ETAPA 1 – H-ASE y ACUERDO DE COLABORACIÓN

Presentación del tema: "ETAPA 1 – H-ASE y ACUERDO DE COLABORACIÓN"— Transcripción de la presentación:

1 ETAPA 1 – H-ASE y ACUERDO DE COLABORACIÓN
GUÍA DE INTEGRACIÓN SAP-SPACHS ETAPA 1 – H-ASE y ACUERDO DE COLABORACIÓN MULTISUCURSAL Subgerencia de Metodologías

2 Análisis de Situación de Empresa
Acuerdo de Colaboración La primera parte de la presentación está dirigida a mostrar como registrar e implementar un HASE, recuerde que es importante indicar que en la etapa 1 se conserva el uso integro de la herramienta HASE y acuerdo de colaboración, en donde el experto debe ejecutar el análisis de situación de empresa en conjunto con la empresa y construir un acuerdo de colaboración con actividades que deberán estar dirigidas a las sucursales foco, recuerde que deberá planificar a las sucurrsales, por lo tanto el límite de actividades asignadas a una sucursal es de 1 actividad cada 2 meses, es decir a una sucursal puede asignar un máximo de 6 actividades al año, ya que de esa forma permitirá que el experto pueda ejecutarla ajustándose además a sus tiempos de planificaciónl. Compromisos Actividades

3 Sucursal 3 Empresa A Casa Matriz 1 Empresa B Sucursal 2 Empresa C
H-ASE casa Matriz Acuerdo de Colaboración Casa Matriz 1 Empresa B H-ASE casa Matriz Acuerdo de Colaboración Multisucursal H-ASE casa Matriz Unisucursal Acuerdo de Colaboración Sucursal 2 Empresa C La definición de multisucursal; es cuando existe una casa matriz y de ella se desprenden sucursales de la misma empresa, ejemplo supermercados LIDER de Walmart La definición de unisucursal; es cuando la empresa no tiene sucursales asociadas. H-ASE casa Matriz Acuerdo de Colaboración Sucursal 4

4 Análisis de Situación Empresa
Pinche sobre Análisis de Situación Empresa, para comenzar a planificar la actividad. 1 2 Lo primero es planificar para la casa matriz la ejecución del análisis de situación de empresa

5 Fecha de Inicio y fecha de Termino
3 4 Descripción El Experto debe escribir la siguiente glosa «ASE» Fecha de Inicio y fecha de Termino El Experto debe indicar las fechas en que ejecutará la “actividad planificada” 5 Prioridad El experto debe indicar que es “PRIORITARIA” por tratarse de una etapa del SPACHS 6 Status La actividad debe quedar en status inicial de actividad “planificada”, cuando comience su ejecución el experto debe cambiar el status en “desarrollo” y una vez finalizada cambiar el status a “CERrADA”. Luego de escribir la descripción que hará más fácil su identificación en la búsqueda del total de actividades del experto, el experto debe continuar ingresando los datos de acuerdo a como indica el ejemplo con detalles tales como la fecha que en este caso se refiere a la fecha de inicio y termino de la actividad misma del HASE, a diferencia por ej. de la fecha que debe ingresar en un acuerdo de colaboración que corresponde a la fecha de cuando va a estar vigente el acuerdo de colaboración. 7 8 Categoría Siempre debe decir “PREVENCIÓN”. Tipificación Motivo: Sistema Preventivo Sub Motivo: Elaboración H-ASE

6 Cliente Cliente Ingrese el ID de la casa Matriz, ej. casa matriz Multisucursal de Walmart: a En el siguiente ítem vienen datos que en el caso de Riesgo inicial y riesgo final deben ser completados con la información que arroje la herramienta excel HASE, no hay referencia de datos anteriores. b

7 Escriba el detalle según el criterios seleccionado, ej
Escriba el detalle según el criterios seleccionado, ej. Escriba la dirección si escogió como criterio calle c d | Luego pinche búsqueda Esta lámina se refiere al caso que un experto requiera buscar su empresa o no recuerde el BP de su empresa (código) y al pinchar en el recuadro de búsqueda, tendrá distintas opciones de búsqueda que permite el sistema, por ejemplo calle, nombre de la empresa u otro con esa información es importante que el experto después revise los datos y seleccione la empresa o sucursal principalmente debe fijarse en la dirección, ya que al ser multisucursal podrían ser varias sucursales con el mismo nombre pero distintas direcciones y localidades. e

8 Nivel de Riesgo Inicial y Final
9 Persona de Contacto Si posee el ID de la persona de contacto lo puede ingresar de forma directa, de lo contrario debe realizar la búsqueda con criterios conocidos: Nombre, apellido, dirección, otros datos. 10 Empleado Responsable Es el responsable de la ejecución de la H-ASE, por ej. Jefe de Proyecto. 11 Referencia En esta etapa NO HAY REFERENCIAS de otras actividades. 12 Nivel de Riesgo Inicial y Final Se trata del Nivel de Riesgo Actual y el Nivel de Riesgo Acordado de la planilla Excel de la H-ASE. 13 N° Informe Técnico En este ítem NO se agrega N° de informe técnico El detalle del lado derechM o del cuadro principal del HASE, con los detalles que debe completar el experto NOTA: El N° de Informe Técnico se debe agregar una vez que la actividad pasa de status planificada a en desarrollo y se trata del N° que aparecerá en el cuadrante como “ID de actividad” ASE en este caso, que se encuentra en el cuadrante superior izquierdo. NOTA ACLARATORIA: N° de Informe Técnico Se debe agregar una vez que la actividad pasa de status planificada a en desarrollo y se trata del N° que aparecerá en el cuadrante como “ ID de actividad” que se encuentra en el cuadrante superior izquierdo.

9 14 Anexos Debe subir aquí los documentos asociados a la etapa en este caso: Excel de la H-ASE con la evaluación ejecutada, pero esto debe hacerse cuando la actividad cambió a status en desarrollo Notas En este campo debe ingresar los detalles relacionados a la actividad Se planifica la actividad de elaboración de la H-ASE… Mas abajo se explica que el experto debe completar l campo NOTAS, de lo contrario la actividad no podrá ser cerrada, además se indica que es necesario subir el excel con la evaluación de la herramienta del HASE 15

10 16 Anexos: Ingrese aquí, para subir el EXCEL que contiene el H-ASE de la empresa EN ESTA EATPA ES NECESARIO SUBIR EL EXCEL CON LA EVALAUCIÓN DE LA EMPRESA 17 Seleccionar Archivo:: Seleccione el archivo del plan de acción y pinche en Añadir para subir el archivo. Anexos: Cuando esta correctamente cargado un archivo, lo puede visualizar de esta forma.

11 Copiar 18 N° Informe Técnico: Antes de cerrar la actividad asegúrese de haber anotado correctamente el N° de ID, que será el N° de Informe técnico del Acuerdo de Colaboración 19 Status: El experto debe modificar el status de la actividad a Cerrada, se considera que pasó por los siguientes tres status: 1, Planificada 2, En Desarrollo 3, Cerrada. Pegar En relación a los status; siempre al inicio debe indicar planificada y cuando comience su ejecución cambiar a en desarrollo, ya que además permite que control de gestión realice seguimiento de las acciones que va ejecutando el experto Si la actividad se cierra no podrá hacer correcciones (tratar la actividad), si requiere ejecutar algún cambio será necesario planificar nuevamente la actividad en SAP.

12 Acuerdo de Colaboración
Análisis de Situación de Empresa Acuerdo de Colaboración La primera parte de la presentación está dirigida a mostrar como registrar e implementar un HASE, recuerde que es importante indicar que en la etapa 1 se conserva el uso integro de la herramienta HASE y acuerdo de colaboración, en donde el experto debe ejecutar el análisis de situación de empresa en conjunto con la empresa y construir un acuerdo de colaboración con actividades que deberán estar dirigidas a las sucursales foco, recuerde que deberá planificar a las sucurrsales, por lo tanto el límite de actividades asignadas a una sucursal es de 1 actividad cada 2 meses, es decir a una sucursal puede asignar un máximo de 6 actividades al año, ya que de esa forma permitirá que el experto pueda ejecutarla ajustándose además a sus tiempos de planificaciónl. Compromisos Actividades

13 Operación Subsiguiente Operación Subsiguiente
Acuerdo de Colaboración 1 Operación Subsiguiente Después de Cerrar la actividad H-ASE debe pinchar el ítem “sigue” y seleccionar la opción “operación subsiguiente”, lo que permitirá que se despliegue un listado de opciones. Para planificar el acuerdo de colaboración, primero ingrese a la actividad ASE ya cerrada y ejecute lo denominado como operación subsiguiente, está operación en todos los casos permitirá hacer un seguimiento unificado de todas las acciones ejecutadas en la empresa, es por eso que es relevante que los expertos de sucursal comprender que deben referenciar sus actividades en alguna parte del acuerdo de colaboración de la casa matriz, más adelante se indicará el cómo 2 Operación Subsiguiente Seleccione pinchando Acuerdo de Colaboración

14 Referencia de la actividad
Esta es la primera pantalla después de hacer operación subsiguiente: llegamos al acuerdo de colaboración Verifique estos datos a b Tipo de actividad Verifique siempre que el tipo de actividad sea el correcto, en este caso ACUERDO DE COLABORACIÓN de la empresa Referencia de la actividad Verifique siempre la referencia de la actividad en este caso ASE de la empresa Aquí debe asegurarse de que la referencia sea la correcta y que provenga del ASE de la casa matriz Por defecto SAP le entregará campos que el experto deberá borrar y completar con los datos relacionados a la actividad que está planificando, ej. DESCRIPCIÓN; en el caso del acuerdo de colaboración viene con los datos de la actividad ASE.

15 Fecha de Inicio y Fecha de termino Fecha de Inicio y Fecha de termino
1 2 Tratar Para modificar la Descripción de la actividad que por defecto proviene de la actividad de Referencia. Descripción En esta etapa el experto debe escribir: AC 3 Fecha de Inicio y Fecha de termino En esta etapa corresponde al AÑO DE APLICACIÓN DEL ACUERDO. 3 Fecha de Inicio y Fecha de termino En esta etapa corresponde al tiempo de implementación del acuerdo de colaboración Alcance: si el acuerdo es a más de dos años, igual debe planificar siempre a 1 año y terminado ese periodo deberá planificar las actividades del siguiente año, hasta completar lo pactado con la empresa. 4 Importancia: Para el sistema preventivo es siempre prioritaria. Status: 1° Planificada. 2° En desarrollo. 3° Cerrada. Categoría: Para el sistema preventivo es siempre prevención. Ingrese los datos asociados a la empresa, es importante dejar la actividad abierta ya que el status cerrado sólo debe ser utilizado una vez que el experto casa matriz verifico pasado un año que todos los compromisos y actividades fueron cerrados 4 5 Tipificación MOTIVO: Prevención. Submotivo: Sistema Preventivo. No olvide agregar siempre una breve descripción en el campo NOTAS.

16 Los datos del cliente y persona de contacto aparecen por defecto
Verifique siempre los antecedentes de la Referencia 6 7 8 N° DE INFORME TÉCNICO: Copie el ID de la actividad AC y este será el número que deberá agregar en el IT 9 Pinche en el icono grabar, en el extremo superior izquierdo de la pantalla .

17 N° DE INFORME TÉCNICO DEL ACUERDO DE COLABORACIÓN
10 N° de Informe Técnico Para determinar el N° del informe técnico, el experto deberá extraer el número de ID de SAP relacionada a la actividad aC y copiar ese N° de ID en el IT del acuerdo de colaboración COPIAR PEGAR

18 ANEXAR EL INFORME TÉCNICO DEL ACUERDO DE COLABORACIÓN
11 Anexos Suba el informe técnico de AC, no olvide grabar después de ejecutada esta acción. El número de informe técnico que debe traspasar al formato, es siempre el ID de la actividad.

19 Historial de operaciones
Cómo visualizar un acuerdo de colaboración correctamente planificado 1 2 Anexos Cuando un acuerdo de colaboración está correctamente cargado, figura el anexo con el informe técnico en pdf, aprobación y programa de acuerdo de colaboración. Historial de operaciones Todo acuerdo de colaboración debe tener la actividad de referencia del ASE ejecutado con la empresa. Cuando el experto ya planificó la actividad de acuerdo de colaboración en una casa matriz, puede verificar esta actividad en el historial de operaciones de la empresa, al ingresar con el ID de la empresa puede ver todas las actividades asociadas a esa empresa La actividad está OK. debe dejarla en status “en desarrollo”, hasta cumplir el año de implementación. Ahora podrá comenzar a subir los compromisos y las actividades

20 Compromisos Análisis de Situación de Empresa Acuerdo de Colaboración
La primera parte de la presentación está dirigida a mostrar como registrar e implementar un HASE, recuerde que es importante indicar que en la etapa 1 se conserva el uso integro de la herramienta HASE y acuerdo de colaboración, en donde el experto debe ejecutar el análisis de situación de empresa en conjunto con la empresa y construir un acuerdo de colaboración con actividades que deberán estar dirigidas a las sucursales foco, recuerde que deberá planificar a las sucurrsales, por lo tanto el límite de actividades asignadas a una sucursal es de 1 actividad cada 2 meses, es decir a una sucursal puede asignar un máximo de 6 actividades al año, ya que de esa forma permitirá que el experto pueda ejecutarla ajustándose además a sus tiempos de planificaciónl. Compromisos Actividades

21 Lenguaje SAP (En rojo) = COMPROMISOS = EJEC. PLAN DE ACCIÓN
Alcances El experto de casa matriz deberá informar a cada sucursal y experto RED sobre los ID de las actividades relacionadas al compromiso, de esta forma el experto de sucursal se podrá planificar con esa directriz y puede hacer la Referencia a la actividad de la casa matriz. Procesos Los procesos considerados en la H-ASE, se cargarán como compromisos en SAP. = COMPROMISOS = EJEC. PLAN DE ACCIÓN En el formato del acuerdo de colaboración cuando el experto de casa matriz o jefe de proyecto planificó las actividades y seleccionó las sucursales en las que debiesen ser aplicadas esas actividades, debe traspasar a sap a continuación se detalla como en sap el proceso del acuerdo se llama en el sistema “compromiso”, la actividad asociada es “actividad del acuerdo de colaboración” y son esas actividades las que el experto casa matriz o jefe de proyecto debiese planificar a la sucursal asociada y designar al experto achs de esa sucursal por medio de sap

22 Acuerdo de Colaboración
Lógica SAP Casa Matriz 1 H-ASE casa Matriz Acuerdo de Colaboración El experto de casa matriz informa a la Red los ID de las actividades definidas como foco desde casa matriz EJEC. PLAN DE ACCIÓN ASE ACUERDO COMPROMISO Operación Subsiguiente Operación Subsiguiente Operación Subsiguiente El experto de sucursal debe subir su actividad y hacer referencia al ID de la actividad definida en casa matriz. Sucursal 2 Sucursal 3 Sucursal 4 Plan de Acción 2 Plan de Acción 3 Plan de Acción 4

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24 Operación Subsiguiente Operación Subsiguiente
Después de dejar en status En Desarrollo la actividad de acuerdo de Colaboración debe pinchar el ítem “sigue” y pinchar la opción “operación subsiguiente”, lo que permitirá que se despliegue un listado de opciones. 1 Lo primero es hacer nuevamente operación subsiguiente desde el acuerdo de colaboración y comenzar ingresando los compromisos. Tal como lo detalla la imagen. 2 Operación Subsiguiente Seleccione pinchando COMPROMISO

25 3 4 7 6 5 : Ingreso de Compromiso = Proceso Descripción
El experto deberá completar de la siguiente forma: Proceso del acuerdo= COMP 1 + Nombre del proceso Ej. COMP 1 LIDERAZGO ALTA DIRECCIÓN COMP 2 HIGIENE OCUPACIONAL 4 Cliente Ingrese el mismo ID de la casa matriz : Ingreso de Compromiso = Proceso 7 6 5 Fecha Los compromisos deben planificarse por la misma periodicidad del acuerdo de colaboración en referencia Datos En el caso de los compromisos, debe quedar de la siguiente manera: PRIORIDAD: Prioritaria STATUS: Pendiente MOTIVO: Prevención Referencia Verificar que la referencia del compromiso sea la del acuerdo de colaboración

26 Ingreso de Compromiso = Proceso
Cierre del Compromiso : Status Para cerrar un compromiso y dejarlo en status cumplido, el experto de casa matriz debe verificar que todas las actividades asociadas se encuentren en status cerrado. Al igual que en los ingresos anteriores asegurese de que la referencia es la adecuada, los compromisos se planifican durante el mismo año del acuerdo de colaboración ya que se cierran al momento de verificar que las actividades asociadas a ese compromiso están cerradas por parte del experto de la red de las sucursales, NOTA: es posible que un experto de la RED asocie una de sus actividades a un compromiso de la casa matriz, lo cual está bien ya que de esa forma enlazará sus actividades a la empresa

27 Actividades Análisis de Situación de Empresa Acuerdo de Colaboración
La primera parte de la presentación está dirigida a mostrar como registrar e implementar un HASE, recuerde que es importante indicar que en la etapa 1 se conserva el uso integro de la herramienta HASE y acuerdo de colaboración, en donde el experto debe ejecutar el análisis de situación de empresa en conjunto con la empresa y construir un acuerdo de colaboración con actividades que deberán estar dirigidas a las sucursales foco, recuerde que deberá planificar a las sucurrsales, por lo tanto el límite de actividades asignadas a una sucursal es de 1 actividad cada 2 meses, es decir a una sucursal puede asignar un máximo de 6 actividades al año, ya que de esa forma permitirá que el experto pueda ejecutarla ajustándose además a sus tiempos de planificaciónl. Compromisos Actividades

28 1 LIDERAZGO ALTA DIRECCIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
COMPROMISO 1 LIDERAZGO ALTA DIRECCIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ACTIVIDADES ACT CAPACITACIÓN “LIDERAZGO EN PREVENCIÓN DE RIESGOS” ACT CAMINATA MENSUAL CON PARTICIPACIÓN DEL GERENTE DE VENTAS DEL LOCAL ACT X ………………….. ACTIVIDAD N° X DE COMPROMISO N° 1 Ejemplo de cómo debe anotar la actividad, o sea actividad 1 del compromiso 1, luego actividad 2 del compromiso 1

29 Operación Subsiguiente
: 1 Operación Subsiguiente Después de dejar el compromiso en status pendiente debe pinchar el ítem “sigue” y pinchar la opción “operación subsiguiente”, lo que permitirá que se despliegue un listado de opciones. 2 Es importante indicar que el experto de casa matriz debe informar los ID de cada actividad a los expertos de la RED a si mismo debe establecer que sucursales aplicarán la actividad, recuerde que es importante no sobrecargar de actividades la cartera de un experto, se recomienda comprometerse con la casa matriz con 1 actividad por sucursal cada dos meses, lo que hará un total de 6 actividades en el año, es importante recordar que los expertos de la RED ven más de una sucursal roja por cartera. Actividad Seleccione pinchando EJEC. PLAN DE ACCIÓN, recuerde que es una actividad del acuerdo de colaboración

30 Acuerdo de Colaboración
H-ASE casa Matriz Experto Casa Matriz Acuerdo de Colaboración Suc 1 Suc 2 Suc 3 Suc n Plan de Acción 1 Plan de Acción 2 Experto RED ACHS Experto RED ACHS Experto RED ACHS Plan de Acción 3 Experto RED ACHS Plan de Acción n Compromisos con sus respectivas actividades QUE DEBE registrar en SAP son de tres tipos: Los Compromisos acordados provenientes de los procesos del acuerdo de colaboración. Compromiso de identificación de Peligros Compromiso de HO Los tres tipos son de carácter obligatorio. Para que el experto de la RED pueda enlazar la actividad de identificación de peligros y evaluación de riesgos de sus sucursales con las actividades del acuerdo de colaboración es necesario que el experto de casa matriz cree una actividad de construcción de identificación de peligros proveniente del proceso 9 de la H-ASE (identificación de peligros y evaluación de riesgos), de esta forma podrá generar un plan de acción de sucursal con todas las actividades debidamente asociadas * Identificación de Peligros y evaluación de Riesgos de la sucursal + = Acuerdo de Colaboración Plan de Acción Experto RED ACHS Experto Casa Matriz

31 Fecha de Inicio y Fecha de termino
1 Descripción En esta etapa el experto debe escribir: ACT + EL NÚMERO DE LA ACTIVIDAD . + EL NÚMERO DE LA REFRENCIA DEL COMPROMISO Y EL NOMBRE DE LA ACTIVIDAD. 2 Fecha de Inicio y Fecha de termino En esta etapa corresponde al tiempo de ejecución de la actividad, mes de ejecución de la actividad. 3 PRIORIDAD: Para el sistema preventivo es siempre prioritaria. Status: 1° Planificada. 2° En desarrollo. 3° Cerrada. Categoría: Para el sistema preventivo es siempre prevención. Así es como se visualiza el ingreso de una actividad en donde el experto de casa matriz debe comenzar la búsqueda de la sucursal que debe asignar, si esa actividad se repite para varias sucursales, debe repetir entonces esa acción cuantas veces sea necesaria. 4 MOTIVO: Sistema Preventivo SUBMOTIVO: debe asociar la actividad a una opción del submotivo. 5 Notas Describir la referencia de la actividad

32 6 Ingrese los datos correspondientes a la casa matriz, asociado al compromiso de Referencia 7 Referencia El experto RED de casa matriz deberá verificar que la referencia del compromiso sea la correcta. 8 Pinche en el icono grabar, en el extremo superior izquierdo de la pantalla .

33 Después de grabar el experto de casa matriz debe informar sobre los ID de las actividades:
El experto de la RED cuando planifique la actividad en su sucursal debe hacer referencia al ID de esta actividad proveniente de casa matriz. Para verificar si su sucursal debe planificar, diríjase al acuerdo de colaboración y vea si esta dentro del alcance.

34 Distribución de actividades
Sucursal Proyecto 1 Sucursal Proyecto 1 Sucursal Proyecto 1 Sucursal Proyecto 2 Jefe de Proyecto 1 Sucursal Proyecto 2 Sucursal Proyecto 2 Jefe de Proyecto 2 Experto Red Sucursal Proyecto 3 Jefe de Proyecto 3 Sucursal Proyecto 3 SE EXPLICA EL PORQUE ES RELEVANTE QUE LOS JEFES DE PROYECTO EJECUTEN UNA DISTRIBUCION DE LAS ACTIVIDADES EN EL AÑO, QUE ESTAS ACTIVIDADES SEAN FOCALIZADAS Y COMO RECOMENDACIÓN NO MÁS DE UNA ACTIVIDAD CADA 2 MESES, PARA ASEGURAR LA EJECUCIÓN DE LA MISMA Sucursal Sucursal