CREACIÓN, MODIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE LOS SISTEMAS DE DATOS PERSONALES MÓDULO V.

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1 CREACIÓN, MODIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE LOS SISTEMAS DE DATOS PERSONALES MÓDULO V.

2 Objetivo Al finalizar el Taller, el participante identificará los elementos necesarios para la adecuada elaboración de Acuerdos de Creación, Modificación y Supresión de Sistemas de Datos Personales.

3 Temario. Definición de sistema de datos personales. Supuestos para la creación de un sistema de datos personales. Estructura del Acuerdo de Creación de un sistema de datos personales. Rubros que no requieren publicación en GOCM, en caso de actualización. Estructura de Acuerdo de Modificación de sistemas de datos personales. Supuestos para la Supresión de un sistema de datos personales. Estructura de un Acuerdo de Creación de Sistema de Datos Personales. Actividad lúdica. Examen

4 Definición creación, almacenamiento, organización y acceso. En la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, se establece como; todo conjunto organizado de archivos, registros, bases o bancos de datos personales de los entes públicos, que permita el acceso a datos con arreglo a criterios determinados cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

5 Supuestos para la creación de un sistema de datos personales Cuando Ente Público tiene nuevas atribuciones que implican tratamiento de datos personales. Realizo trámites o proporciono un servicio en el que obtengo datos del solicitante y me entrega documentos como credencial de elector, acta de nacimiento, CURP, etc. Detecto que realizo tratamiento a información que contiene datos personales y la misma no forma parte de un SDP registrado

6 Publicar la creación, modificación y supresión de sistemas de datos personales es una obligación de Ley Artículos 6 y 7 de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. Numerales 6, 7, 8 y 9 de los Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal. El Acuerdo de creación deberá dictarse y publicarse con al menos 15 días hábiles previos a la creación del sistema correspondiente. A partir del 31 de octubre de 2013, todo sistema de datos personales nuevo, deberá publicarse en la GOCM. Obligación de publicar

7 La creación debe ser determinada por el titular del Ente Público Artículo 6.- Artículo 6.- Corresponde a cada ente público determinar, a través de su titular o, en su caso, del órgano competente, la creación, modificación o supresión de sistemas de datos personales, conforme a su respectivo ámbito de competencia. 15 días antes de recolectar

8 Acuerdo de creación

9 Acuerdo de creación en GODF Ejemplo: Con fundamento en los artículos 6 y 133 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; primer párrafo del 63 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal; 6, 7, 8 y 9 de la Ley Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, en relación con el artículo __, fracción __ del Reglamento Interior _______________________________________________________; Justificación que motiva la publicación del Acuerdo de Creación del SDP. Fundamento Nombre del Ente Público Considerandos Acuerdo por el que se Crea el Sistema de Datos Personales Indicar el fundamento legal para realizar la publicación. Ejemplo: Acuerdo de Creación del Sistema de Datos Personales de los Recursos Humanos

10 Acuerdo de creación en GODF Denominación (Nombre del SDP) El nombre del SDP debe dar una idea del contenido del mismo. Debe de corresponder a la finalidad. Evitar nombres de unidades administrativas, aplicaciones informáticas, siglas, acrónimos. Ejemplo Ejemplo: Recursos Humanos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal Normatividad Aplicable. Indicar la normativa que da atribuciones al Ente Público para tratar datos personales (Leyes, Estatutos, Reglamentos, Lineamientos, Reglas de Operación, Manuales de Operación, etc. Normativa que garantiza la protección de datos personales (LPDPDF, LTAIPDF, Ley de Archivos, LPPDPDF, RLTAIPAPDF) I. Identificación del Sistema de Datos Personales

11 Acuerdo de creación en GODF Finalidad y uso previsto. Debe de estar asociada al nombre del sistema de datos personales. Establecer las razones jurídicas y procedimentales que motivan el tratamiento de datos personales. Debe de ser clara. Responder a 3 preguntas ¿Por qué recabo la información? ¿De quién la obtengo? y ¿Que voy a generar con ella?Ejemplo: La finalidad es la integración de expedientes personales de cada uno de los empleados y/o prestadores de Servicios Profesionales que laboran en el Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, así como la administración de la nómina, prestaciones y movimientos del personal.

12 Acuerdo de creación en GODF Personas sobre las que se pretenden obtener datos de carácter personal o que resultan obligadas a suminístralos.Ejemplo: Trabajadores del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, y beneficiarios de los mismos. Procedencia: Indicar quien proporciona los datos personales. Puede ser: interesado, Representante legal, Unidad Administrativa o Ente Público. Procedimiento de obtención datos: indicar las acciones u operaciones que tienen que realizarse en la obtención de los datos.Ejemplo: Se obtendrán del formulario de solicitud de escrito material de empleo, de cada currículum vitae presentado, así como de los documentos en original y/o copia presentados por el interesado ante la Dirección de Recursos Humanos. II. Origen de los datos

13 Acuerdo de creación en GODF EjemploDatos identificativos:Ejemplo: nombre, edad, etc. Datos especialmente protegidos: Datos sobre la salud: Datos académicos: Datos Patrimoniales: Datos de carácter obligatorio: Son los datos estrictamente necesarios para realizar el trámite o proporcionar el servicio o cualquier otro procedimiento. Datos de carácter facultativo: Son los datos opcionales. Éstos pueden recabarse para fines estadísticos. Modo de tratamiento utilizado: Manual, automatizado o mixto. Los datos deben ser cotejados con los medios empleados para obtener datos Indicar por Categoría el Tipo de datos personales que se obtienen. III. Estructura básica del sistema de datos personales

14 Acuerdo de creación en GODF IV. Cesión de datos. V. Unidad Administrativa y responsable del sistema. DestinatariosFinalidad genéricaFundamento legal UsuariosFinalidad permitidaActo Jurídico y Vigencia Unidad Administrativa Responsable: Indicar el nombre del área que detenta el SDPEjemplo: Dirección de Administración y Finanzas. Cargo del Responsable del Sistema de Datos Personales: Indicar el cargo del titular del área que detenta el SDPEjemplo: Director de Administración y Finanzas. Se deben de indicar los 5 Destinatarios Básicos cuando apliquen.

15 Acuerdo de creación en GODF VI. Unidad Administrativa ante la cual se presentarán las solicitudes para ejercer derechos ARCO, así como la revocación de consentimiento. Indicar la dirección física y electrónica de la OIP VII. Nivel de seguridad Nivel de Seguridad aplicable: Se establece de acuerdo al Numeral 16 de los Lineamientos. Datos identificativos. Datos electrónicos. Datos laborales Datos identificativos. Datos electrónicos. Datos laborales Datos de tránsito y movimientos migratorios. Datos académicos. Datos sobre procedimientos administrativos y/o jurisdiccionales. Datos patrimoniales. Datos de tránsito y movimientos migratorios. Datos académicos. Datos sobre procedimientos administrativos y/o jurisdiccionales. Datos patrimoniales. Datos sobre la salud. Datos biométricos. Datos especialmente protegidos (sensibles) Datos sobre la salud. Datos biométricos. Datos especialmente protegidos (sensibles) Básico Medio Alto

16 Acuerdo de Modificación

17 El Acuerdo de modificación deberá dictarse y publicarse con al menos 15 días hábiles previos a la modificación del sistema correspondiente. En caso de que la modificación no afecte alguno de los rubros establecidos en el Artículo 7, fracción II, de la LPDPDF y de los numerales 7 y 8 de los Lineamientos, bastará con que la modificación se realice en el RESDP del INFODF. Rubros que no necesitan publicación en GODF Acuerdo de modificación

18 Acuerdo de Modificación Numeral 8. El acuerdo mediante el cual se determine la modificación de un sistema de datos personales deberá indicar los cambios producidos en cualquiera de las fracciones a que se hace referencia en el numeral 7 de los Lineamientos. Toda modificación que afecte la integración y tratamiento de un sistema de datos personales debe publicarse en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México. Numeral 8 Lineamientos

19 Modificación de SDP, Plazos NOTIFICACIÓN AL INFODF diez días hábiles siguientes NOTIFICACIÓN AL INFODF. Todo acuerdo de modificación ser notificado al INFODF dentro de los diez días hábiles siguientes a su publicación. REGISTRO EN RESDP diez días hábiles siguientes REGISTRO EN RESDP. Dicha modificación también deberá ser realizada por el Responsable en el Registro Electrónico de Sistemas de Datos Personales, dentro los diez días hábiles siguientes a su publicación

20 Acuerdo de supresión de SDP

21 Supresión Supresión. Se entiende como la eliminación de un sistema de datos personales, a cargo de un Ente Público, mediante acuerdo publicado en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. En los acuerdos que se emitan para la supresión de sistemas de datos personales se establecerá el destino que vaya a darse a los datos contenidos en los mismos o, en su caso, las previsiones que se adopten para su destrucción. No procederá la supresión de los sistemas de datos personales cuando exista una previsión expresa en una Ley que exija su conservación.

22 Supresión de los sistemas de datos personales También procede la supresión cuando el Ente público ya no tenga facultades para recabar y dar tratamiento a información que contiene datos personales. Además, procederá la supresión de los sistemas de datos personales en posesión de un ente público cuando por Acuerdo de extinción el Ente desaparezca. En este caso se deberá especificar claramente el destino de los archivos que componen el sistema de datos personales. Asimismo, el Ente que recibe los archivos deberá publicar la creación de los sistemas de datos personales. Un sistema será suprimido cuando se proceda al acto de baja documental, en términos de la Ley de Archivos del Distrito Federal, del sistema de datos personales completo; o cuando con base a la valoración documental, se determine transferir los documentos que contengan datos personales al archivo histórico, previo procedimiento de disociación.

23 notificar al InfoDF dentro de los diez días hábiles siguientes Una vez publicado el Acuerdo de Supresión, el Ente Público, deberá notificar al InfoDF dentro de los diez días hábiles siguientes, a efecto de que se proceda a la cancelación de inscripción en el registro correspondiente. treinta días hábiles previos La publicación del acuerdo de supresión en la GODF deberá ser, al menos, treinta días hábiles previos la supresión del sistema de que se trate. Supresión de los sistemas de datos personales, Plazos

24 GRACIAS POR SU ATENCIÓN Andrés Espinosa Castellanos. andres.espinosa@infodf.org.mx Alejandra Rocío Malagón Martínez alejandra.malagon@infodf.org.mx David Alejandro Otero Dávila david.otero@infodf.org.mx david.otero@infodf.org.mx 56362120 ext. 189