Sistemas para clasificar y ordenar la documentación

Presentación del tema: "Sistemas para clasificar y ordenar la documentación"— Transcripción de la presentación:

1 Sistemas para clasificar y ordenar la documentación
vamos a conocer... 1. Clasificar y ordenar… ¿Para qué? 2. El sistema alfabético 3. El sistema numérico 4. El método alfanumérico 5. El criterio cronológico 6. El sistema geográfico 7. Clasificación por materias o asuntos 8. Buenos hábitos que simplifican el trabajo… PRÁCTICA PROFESIONAL Guardando documentos…

2 Clasificar y ordenar... ¿Para qué?
ORDENAR POR CLASES

3 Clasificar y ordenar... ¿Para qué?
¿CUÁL ES EL CRITERIO DE CLASIFICACIÓN MÁS ADECUADO? NO EXISTE UN CRITERIO MEJOR QUE OTRO, DEPENDE DE LAS NECESIDADES CONCRETAS EL QUE MEJOR SE ADAPTA A LOS DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN. EL QUE MEJOR RESPONDE A LAS NECESIDADES QUE SE PLANTEAN. EL QUE RESULTE MÁS SENCILLO Y EFICAZ. EL QUE PERMITA UNA LOCALIZACIÓN RÁPIDA DE LOS DOCUMENTOS. EL QUE PERMITA LA INCORPORACIÓN DE NUEVA DOCUMENTACIÓN (QUE SEA ABIERTO Y FLEXIBLE).

4 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
El sistema alfabético CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA SE BASA EN EL ALFABETO REQUIERE PALABRA ORDENATRIZ (CLAVE PARA COMENZAR A ORDENAR) EL PRIMER APELLIDO EN EL NOMBRE DE LAS PERSONAS FÍSICAS DENOMINACIÓN SOCIAL EN EL CASO DE LAS PERSONAS JURÍDICAS

5 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA VENTAJAS DEL MÉTODO ALFABÉTICO
El sistema alfabético CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA VENTAJAS DEL MÉTODO ALFABÉTICO SENCILLO, EL ALFABETO ES CONOCIDO DE TODOS NO REQUIERE APRENDIZAJE ESPECIAL ABIERTO PERMITE AMPLIACIONES SE ADAPTA A LA MAYORÍA DE LOS DOCUMENTOS

6 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA DESVENTAJAS DEL MÉTODO ALFABÉTICO
El sistema alfabético CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA DESVENTAJAS DEL MÉTODO ALFABÉTICO HAY ESTABLECER, PRIMERO, LA PALABRA CLAVE O PALABRA ORDENATRIZ REQUIERE EL USO DE TESTIGOS PARA LA EXTRACCIÓN DE DOCUMENTOS O CARPETAS

7 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA
El sistema numérico CLASIFICACIÓN NUMÉRICA SE BASA EN LOS NÚMEROS, EN LA SUCESIÓN NATURAL DE LOS MISMOS

8 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA VENTAJAS DEL MÉTODO NUMÉRICO
El sistema numérico CLASIFICACIÓN NUMÉRICA VENTAJAS DEL MÉTODO NUMÉRICO SENCILLO NO REQUIERE CONOCIMIENTOS ESPECIALES ILIMITADO CLAVES (NÚMEROS) ÚNICAS POR DOCUMENTO NO REQUIERE EL USO DE TESTIGOS

9 CLASIFICACIÓN NUMÉRICA DESVENTAJAS DEL MÉTODO NUMÉRICO
El sistema numérico CLASIFICACIÓN NUMÉRICA DESVENTAJAS DEL MÉTODO NUMÉRICO CERRADO, NO PERMITE INTERCALACIÓN DE DOCUMENTOS NECESIDAD DE CONOCER LA CLAVE (NÚMERO) PARA LOCALIZAR EL DOCUMENTO REQUIERE EL USO DE ÍNDICES O FICHAS NO SE ADAPTA A CIERTOS DOCUMENTOS

10 SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO
El método alfanumérico SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO COMBINA LAS VENTAJAS DE AMBOS MINIMA LOS INCONVENIENTES DE AMBOS SE BASA EN EL ALFA-NÚMERO: CLAVE COMPUESTA DE PARTE LITERAL Y PARTE NUMÉRICA PERMITE MUCHAS VARIANTES EN FUNCIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL ALFANÚMERO letras + números números + letras letras y números combinados, etc.

11 SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO VENTAJAS DEL SISTEMA ALFANUMÉRICO
El método alfanumérico SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO VENTAJAS DEL SISTEMA ALFANUMÉRICO SENCILLEZ Y RAPIDEZ ES ABIERTO E INDEFINIDO. PERMITE AMPLIACIONES E INTERCALACIONES

12 SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO DESVENTAJAS DEL SISTEMA ALFANUMÉRICO
El método alfanumérico SISTEMA MIXTO ALFANUMÉRICO DESVENTAJAS DEL SISTEMA ALFANUMÉRICO PRESENTA ALGO MÁS DIFICULTAD QUE CADA UNO DE LOS SISTEMAS SIMPLES QUE LO COMPONEN REQUIERE CONOCER EL CLAVE PRECISA EL USO DE TESTIGOS

13 AÑO MES DÍA HORA... CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA
El criterio cronológico CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA EL TIEMPO, LA FECHA ES EL CRITERIO QUE SIRVE PARA ORDENAR AÑO MES DÍA HORA...

14 CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA VENTAJAS DEL SISTEMA CRONOLÓGICO
El criterio cronológico CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA VENTAJAS DEL SISTEMA CRONOLÓGICO SENCILLEZ RAPIDEZ ABIERTO, PERMITE AMPLIACIÓN E INTERCALACIÓN NO REQUIERE LA UTILIZACIÓN DE ÍNDICES NI FICHEROS AUXILIARES

15 CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA DESVENTAJAS DEL SISTEMA CRONOLÓGICO
El criterio cronológico CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA DESVENTAJAS DEL SISTEMA CRONOLÓGICO REQUIERE CONOCER LA FECHA DEL DOCUMENTO QUE SE BUSCA ES NECESARIO USAR TESTIGOS

16 SE BASA EN EL NOMBRE DEL LUGAR GEOGRÁFICO
El sistema geográfico SISTEMA GEOGRÁFICO SE BASA EN EL NOMBRE DEL LUGAR GEOGRÁFICO SE APOYA EN EL CRITERIO ALFABÉTICO

17 SISTEMA GEOGRÁFICO VENTAJAS DEL SISTEMA GEOGRÁFICO
SENCILLEZ ABIERTO. PERMITE AMPLIACIONES NO NECESITA ÍNDICES NI FICHEROS AUXILIARES SE FORMAN GRUPOS DE DOCUMENTOS FACILMENTE INDENTIFICABLES INDICADO EN LA GESTIÓN GEOGRÁFICA

18 SISTEMA GEOGRÁFICO DESVENTAJAS DEL SISTEMA GEOGRÁFICO
HAY QUE DESIGNAR PALABRA ORDENATRIZ REQUIERE EL USO DE TESTIGOS NO ES ADECUADO EN ARCHIVOS MUY VOLUMINOSOS

19 CLASIFICACIÓN POR MATERIAS O ASUNTOS
SE ORDENA LA DOCUMENTACIÓN POR LOS ASUNTOS O MATERIAS SE BASA EN EL SISTEMA ALFABÉTICO

20 CLASIFICACIÓN POR MATERIAS O ASUNTOS ABIERTO. PERMITE AMPLIACIONES
VENTAJAS DEL SISTEMA SENCILLEZ MEDIA ABIERTO. PERMITE AMPLIACIONES LOCALIZACIÓN RÁPIDA

21 CLASIFICACIÓN POR MATERIAS O ASUNTOS DESVENTAJAS DEL SISTEMA
DUPLICIDAD CUANDO UNA DOCUMENTACIÓN AFECTA A MÁS DE UN ASUNTO O MATERIA ELECCIÓN PREVIA DE LOS ASUNTOS O MATERIA QUE TENDRÁN UNA CATEGORÍA REQUIERE (EN LA MAYORÍA DE CASOS) EL USO DE ÍNDICES O FICHEROS AUXILIARES

22 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…
EN NUESTRA RELACIÓN CON “LOS PAPELES” CONVIENE TENER EN CUENTA: Clasificar Archivar 1º) NO ACUMULAR PAPEL INNECESARIO Conservar sólo lo necesario No hacer copias si no se necesitan Expurgo: seleccionar y eliminar la documentación innecesaria y obsoleta Carpetas 2º) LA IMPORTANCIA DEL ORDEN Expedientes Nunca los papeles sueltos e incontrolados

23 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…
EN NUESTRA RELACIÓN CON “LOS PAPELES” CONVIENE TENER EN CUENTA: 3º) EMPLEAR ELEMENTOS DE SUJECIÓN (PARA NO PERDER LOS PAPELES) Pinzas de escritorio Grapas Clip, etc. Antes de abrir carpeta o expediente nuevo, comprobar que no existe otro anterior 4º) NO DUPLICAR

24 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…
EN NUESTRA RELACIÓN CON “LOS PAPELES” CONVIENE TENER EN CUENTA: Colores diferentes para carpetas 5º) USAR CÓDIGOS VISUALES PARA LOCALIZACIÓN Carátulas de identificación en cajas y carpetas Pestañas Separadores, etc. 6º) CONTROLAR LA RETIRADA DE DOCUMENTOS Testigo: Marca que se deja en el lugar de donde se extrae un documento, expediente o carpeta

25 Buenos hábitos que simplifican el trabajo…
EN NUESTRA RELACIÓN CON “LOS PAPELES” CONVIENE TENER EN CUENTA: PORQUE ARCHIVAR NO ES ACUMULAR ARCHIVAR NO ES ACUMULAR ARCHIVAR NO ES ALMACENAR ARCHIVAR NO ES ALMACENAR EL ARCHIVO ES: UN LUGAR DONDE SE GUARDA DOCUMENTACIÓN SIGUIENDO UN ORDEN Y UN MÉTODO