KNOW CITIES Ciudades del Conocimiento en el Arco Atlántico INFORMACIÓN FINANCIERA 7-8  Mayo  2009.

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1 KNOW CITIES Ciudades del Conocimiento en el Arco Atlántico INFORMACIÓN FINANCIERA 7-8  Mayo  2009

2 GASTOS ELEGIBLES Reglamento(CE) 1083/2006. Reglamento(CE) 1080/2006. Reglamento(CE) 1828/2006. Reglas Programa Operativo y normativas nacionales  Directamente relacionados con el proyecto  Incluidos en la candidatura aprobada  Eficiencia económica y rentabilidad, razonables y justificados  Período de elegibilidad (2/3/09 – 30/11/09), excepto Gastos de Preparación - realizados en 2008 (9 socios)  Los pagos deben estar apoyados por documentos contables o de valor probatorio equivalente Información Financiera Proyecto Know- Cities

3 ¿Qué gastos no son elegibles? Art. 7 Reglamento(CE) 1080/2006. Entre otros ….  Intereses deudores  Impuesto sobre el valor añadido recuperable (cuando se hacen declaraciones de I.V.A.) ¿Qué gastos son elegibles? Entre otros….  Los derivados de las transacciones financieras transnacionales  Gastos de apertura y gestión de cuentas bancarias Información Financiera Proyecto Know- Cities

4 Partidas presupuestarias (I) RECURSOS HUMANOS  Costes reales soportados documentalmente  Total de la remuneración, incluyendo costes sociales  Calculados de forma individual sobre la base del coste mensual PRESTACIÓN DE SERVICIOS  Costes del trabajo realizado por un consultor o experto independiente  Responsabilidad del socio asegurar que el proceso de selección y adjudicación ha seguido los procedimientos legales  No puede existir subcontratación entre socios que forman parte del mismo partenariado Información Financiera Proyecto Know- Cities

5 Partidas presupuestarias (II) GASTOS OPERACIONALES  Gastos corrientes asociados a la ejecución del Proyecto y que no son específicos de ninguna actuación concreta  Ejemplos: alquiler de oficinas, mantenimiento, electricidad, calefacción, agua, seguros, teléfono, internet, correo, material oficina, otros gastos administrativos VIAJES Y ALOJAMIENTO  Desplazamiento, alojamiento y manutención con algunos requisitos:  Conformes con las reglas internas de los socios y/o con la normativa nacional de los Estados miembros  Soportados por documentos probatorios  Esenciales y relacionados con los objetivos del Proyecto  Razonables ( clase económica y transporte público) Información Financiera Proyecto Know- Cities

6 Partidas presupuestarias (III) REUNIONES Y SEMINARIOS  Costes relativos a encuentros y seminarios (alquiler, equipos, comidas,…)  Los gastos de viaje y alojamiento realizados en el marco de encuentros y seminarios se deben incluir en la partida “viajes y alojamiento” PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN  Gastos cuyo objetivo principal es la promoción del proyecto: web, material promocional, publicaciones impresas,… EQUIPAMIENTO  Los costes de bienes durables pueden ser imputados al proyecto siempre que sean fundamentales para el desarrollo del mismo, que se hayan aprobado. Serán subvencionables si:  las subvenciones nacionales o comunitarias no han contribuido a la compra de los locales o equipos  la amortización se calcula de conformidad con las normas pertinentes de contabilidad  el coste se refiere exclusivamente al período de cofinanciación del proyecto Información Financiera Proyecto Know- Cities

7 UNIDAD MONETARIA  Los informes financieros, las solicitudes de gasto y los gastos de seguimiento del proyecto deben ser presentados en EUROS.  Los Estados que no hayan adoptado el Euro convertirán en Euros los gastos efectuados en moneda nacional, (tipo de cambio contable mensual de la Comisión correspondiente al mes en el que se pagó la factura – http://ec.europa.eu/budget/infoeuro/index.cfm) REGLA DE ANULACIÓN AUTOMÁTICA - Reglamento (CE) nº 1083/2006  La Comisión Europea liberará fondos de los proyectos (anulará) cuando los gastos presupuestados no se traduzcan en gastos pagados y justificados dentro del plazo fijado – Regla N+ 2 (no pagado a 31 de Diciembre del segundo año siguiente a aquel en que se haya contraído el compromiso presupuestario).  Para evitarlo:  iniciar cuanto antes las actividades,  controlar la ejecución de actividades y gastos durante el proyecto  que todos los socios garanticen el envío regular e íntegro de informes de actividades y justificaciones de gastos Información Financiera Proyecto Know- Cities Partidas presupuestarias (IV)

8 GASTOS COMUNESGASTOS COMUNES aprobación cambio presupuestariocambio  Actividades conjuntas que se realizan en interés general de los socios y frente al cual, cada socio tiene las mismas expectativas  Suponen además la contratación externa de los servicios o productos que implican  Provocan una serie de gastos comunes que han de ser repartidos entre los socios del Proyecto  ¿Cómo funcionan?  El socio responsable de cada actividad realiza el correspondiente procedimiento de contratación (previa Encomienda de Gestión en España), cuyo importe debe ser, sin embargo, sufragado por todos los socios.Encomienda de Gestión  Cada socio participante, paga directamente a la empresa suministradora la factura emitida contra su entidad relativa a los gastos comunes que le corresponden según el Acuerdo de Reparto. La empresa emite tantas facturas como socios responsables de pago existan.  Cada socio incluye en su justificación la cantidad pagada conforme a la factura emitida por la empresa contratada contra su entidad. Información Financiera Proyecto Know- Cities

9 PAGO ANTICIPO  A petición del Beneficiario Principal  Hasta el 3% de la cuantía máxima de financiación europea  Se descontará a partir del primer pedido de pago INFORME DE ACTIVIDAD INTERMEDIO Y/O FINAL Y SOLICITUD DE PAGO  Los informes de actividad deben acompañar a las solicitudes de pago (semestrales)  Los informes de ejecución deberán ser muy precisos y completos y deberán indicar si se han cumplido las normas de contratación pública, ayudas estatales, protección de medio ambiente e igualdad de oportunidades  El acumulado de los pagos intermedios y el anticipo no pueden exceder del 90% de financiación FEDER.  El pago final es la cantidad máxima de cofinanciación FEDER después de deducir el anticipo y los pagos intermedios – INFORME FINAL DE EJECUCIÓN / SOLICITUD DE PAGO FINAL– plazo límite 90 días a partir del fin del período contractual del Proyecto. Información Financiera Proyecto Know- Cities

10 AUTORIDAD NACIONAL ESPAÑA Socio SECRETARIADO TÉCNICO CONJUNTO VERIFICA SECRETARÍA TRANSNACIONAL – JEFE DE FILAS Los gastos deben estar previamente validados por cada Autoridad Nacional (+ Auditor salvo Irlanda) 2 MESES AUTORIDAD NACIONAL FRANCIA AUTORIDAD NACIONAL IRLANDA AUTORIDAD NACIONAL PORTUGAL AUTORIDAD NACIONAL REINO UNIDO Socio CONSOLIDA AUTORIDAD DE GESTIÓN VERIFICA PAPEL DE LA SECRETARÍA TRANSNACIONAL EN EL CIRCUITO DE JUSTIFICACIONES ECONÓMICAS Los socios elaboran informe de actividad y adjuntan gastos pagados y certificados y envían al jefe de Filas (semestral: 21 de Julio / 21 de Enero) AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN VERIFICA Reembolsa al Jefe de Filas quien a su vez paga a los socios

11 BENEFICIARIO PRINCIPAL DEL PROYECTO BENEFICIARIO AUDITOR EXTERNO/INTERNO Elabora y transmite la solicitud de pago Declara gastos validados Presenta los gastos efectuados 1 3 Valida el gasto SECRETARIADO TÉCNICO CONJUNTO COORDINADOR NACIONAL (DGFC) 2 AUTORIDAD DE GESTIÓN Comprueba la conformidad y elegibilidad de las solicitudes de pago 4 5 Recibe el gasto validado por auditor y comunica la aceptación de la validación o, en su caso, valida el gasto PROCESO DE VALIDACIÓN DE GASTO (SOCIOS ESPAÑOLES) AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN Reembolsa al Jefe de Filas quien a su vez paga a los socios

12 Organización y esquema de control  Cada uno de los socios debe cumplir con las disposiciones y procedimientos establecidos en su Estado miembro  A continuación se presenta a modo de ejemplo y de manera esquemática la situación existente a mes de Marzo de 2009 en cada uno de los Estados  Cada socio deberá ponerse en contacto con las autoridades nacionales para estar al corriente de los últimos acontecimientos o cambios que se puedan producir  Varios estados están en fase de definición del proceso, con lo cual es necesario dirigirse a las autoridades nacionales Información Financiera Proyecto Know- Cities

13 Autoridad responsable :Ministerio de Economía y Hacienda Sistema :Descentralizado Elección del prestador de servicios : Sobre la base del pliego de condiciones y la tabla de evaluación establecida Validación del prestador Previamente validado por la Autoridad nacional. No se efectuará ningún pago al beneficiario hasta que sea realizada la validación por la Autoridad Nacional. Grandes líneas del dispositivo de validación: Preparación del Informe de ejecución incorporando la solicitud de pago por el beneficiario Verificación por los auditores externos sobre la base de las recomendaciones formuladas por la Autoridad Nacional Ministerio de Economía y Hacienda Verificación formal de la coherencia del informe que integra la solicitud de pago Análisis del informe y verificación de la elegibilidad de los gastos Propuesta de validación Envío de los documentos validados al beneficiario español Otro tipo de verificaciones:Verificación in situ por muestreo Lista de documentos a disposición del beneficiario y del auditor externo: En preparación Duración aproximada del proceso :2 meses ORGANIZACIÓN Y ESQUEMA DE CONTROL PARA LOS SOCIOS ESPAÑOLES

14 ORGANIZACIÓN Y ESQUEMA DE CONTROL PARA LOS SOCIOS PORTUGUESES Autoridad responsable : Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional (IFDR) Sistema :Descentralizado Elección del prestador de servicios : Utilización de auditor externo ya presente en la organización con un contrato específico para el proyecto o contrato de un nuevo auditor externo específico para el proyecto Validación del prestador Previamente validado por el IFDR sobre la base de un cuestionario especifico. Grandes líneas del dispositivo de validación: Preparación del Informe de ejecución incorporando la solicitud de pago por el beneficiario Verificación por los auditores externos sobre la base de las recomendaciones formuladas por la Autoridad Nacional IFDR Verificación formal de la coherencia del informe que integra la solicitud de pago Análisis del informe y verificación de la elegibilidad de los gastos Propuesta de validación Envío de los documentos validados al beneficiario portugués Otro tipo de verificaciones:Verificación in situ por muestreo Lista de documentos a disposición del beneficiario y del auditor externo: Especificaciones técnicas para la adquisición del servicio de control de gastos.. Modelo de contrato de prestación de servicios para la verificación de los gastos del proyecto (auditor externo).. Orientaciones del IFDR para la verificación de los gastos realizados por el auditor externo.. Fichas del tiempo mensual de las personas que trabajan en el proyecto.. Lista consolidada de los gastos relacionados con una solicitud de pago. Duración aproximada del proceso :2 meses

15 Autoridad responsable :BMW Regional Assembly Sistema :Centralizado Elección del prestador de servicios :No aplicable Validación del prestadorNo aplicable Grandes líneas del dispositivo de validación: Preparación del Informe de ejecución incorporando la solicitud de pago por el beneficiario Envío a BMW Regional Assembly Unidad de control de primer nivel Verificación de los gastos y de los documentos justificativos a través de un procedimiento de muestreo Los errores detectados son identificados y corregidos. El beneficiario es informado de todas las modificaciones realizadas sobre la solicitud de pago que identifique la unidad de control que realice la validación. El beneficiario no tiene que volver a presentar la solicitud de pago. Edición de un « Certificado de gastos » para los gastos considerados elegibles. Otro tipo de verificaciones:Verificación in situ por muestreo Lista de documentos a disposición del beneficiario y del auditor externo: Las reglas nacionales de elegibilidad, el documento de solicitud de pago, así como los documentos relacionados con las directrices de validación. Duración aproximada del proceso :1 mes ORGANIZACIÓN Y ESQUEMA DE CONTROL PARA LOS SOCIOS IRLANDESES

16 ORGANIZACIÓN Y ESQUEMA DE CONTROL PARA LOS SOCIOS FRANCESES Autoridad responsable : Préfecture de la Région Pays de la Loire Sistema :Descentralizado Elección del prestador de servicios : Sobre la base del pliego de condiciones y la tabla de evaluación establecida Validación del prestador Previamente validado por la Autoridad nacional. No se efectuará ningún pago al beneficiario hasta que sea realizada la validación por la Autoridad Nacional. Grandes líneas del dispositivo de validación: Preparación del Informe de ejecución incorporando la solicitud de pago por el beneficiario Verificación exhaustiva por parte del auditor externo. Edición de un informe de control que excluya y justifique los gastos considerados no elegibles. Otro tipo de verificaciones: Verificación in situ por muestreo Lista de documentos a disposición del beneficiario y del auditor externo: En preparación Duración aproximada del proceso :2 meses Envío del informe al beneficiario Envío del informe a la Autoridad Nacional

17 Autoridad responsable : Communities & Local Government (Corresponsal Nacional) Sistema : Descentralizado Elección del prestador de servicios : Una vez recibida la aprobación del proyecto, el controlador de primer nivel será designado/escogido por cada socio británico sobre la base de una lista de organismos profesionales aprobados que desarrollarán los procedimientos de control de primer nivel en línea con los standards internacionales de auditoría. Validación del prestador Los controladores de primer nivel requerirán, previamente, la aprobación de los Autoridades de las colectividades territoriales para ser indicados. El modelo de aprobación del controlador de primer nivel será cumplimentado y devuelto a las autoridades de las colectividades territoriales para validación. La misma puede ser requerida a través de dichas Colectividades o por su Corresponsal Nacional. Tras un acuerdo, éste será formalizado a través de una “carta de acuerdo” tripartita firmada por el controlador, el socio y por las Autoridades de las Colectividades territoriales correspondientes. Grandes líneas del dispositivo de validación: Todavía no está definido Otro tipo de verificaciones: Todavía no está definido Lista de documentos a disposición del beneficiario y del auditor externo: Todavía no está acordado Duración aproximada del proceso :Todavía no está acordado ORGANIZACIÓN Y ESQUEMA DE CONTROL PARA LOS SOCIOS BRITÁNICOS

18 Presupuesto Proyecto Know-Cities Formulario aprobado Proyecto Know-Cities EjemploEjemplo Jerez Información Financiera Proyecto Know- Cities

19 SECRETARIA TRASNACIONAL Ayuntamiento de Jerez. Plaza Compañía, 7 JEREZ Tel.: +34 956 14 98 70 7-8  Mayo  2009