Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … Presentación Convenio Colaboración Bilbao, 25 Noviembre 2009.

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1 Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … Presentación Convenio Colaboración Bilbao, 25 Noviembre 2009

2 Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … Inés Zalbide Presentación Convenio Bilbao, 25 Noviembre 2009

3 Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … Fernando Vázquez Presentación ERA Bilbao, 25 Noviembre 2009

4 Nuestra empresa Fundada en 1992 en el Reino Unido. Líder mundial en la reducción de gastos no estratégicos. Presente en 43 países. 14.000 proyectos finalizados. Media de ahorro 19,7%. Más de 750 analistas senior ERA. España: 40 socios, 14 delegaciones. Experiencia global y conocimiento local. Metodología y herramientas eficaces para la obtención de resultados.

5 Reducimos los gastos operativos de su empresa, … … minimizando el tiempo dedicado por su personal, … … comprometiéndonos en la implementación, … … control y seguimiento de las soluciones acordadas. Y le proponemos compartir los ahorros reales conseguidos. ¿Qué hacemos?.

6 Algunos clientes

7 Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … Luis Ibarrondo Todos los gastos se pueden optimizar Bilbao, 25 Noviembre 2009

8 ¿Qué debo tener en cuenta antes de empezar?. Por supuesto, una parte depende de nuestro CONOCIMIENTO y EXPERIENCIA - Iniciativa del Director General / Comité Dirección (o Dir. Financiero con apoyo de D.G.) - Definición de un único responsable con autoridad y que reporte al D.G./C.D. - Tarea de todos. Colaboración. - Medir, medir, medir… - Objetivos claros y alcanzables. - Continuidad y sostenibilidad (“carrera de fondo”). - Gestión individualizada de cada proyecto - Comunicar, comunicar, comunicar,….

9 ¿Cuál es mi estructura de costes?.

10 Ejemplo: Un cliente de ERA ¿Cuál es mi estructura de costes?. Total Coste (Grupo 6): 30.164.000 € Materias Primas: 17.367.000 € (57,6 %) Sueldos y Salarios: 4.910.000 € (16,3 %) Amortizaciones, Intereses e Impuestos: 2.085.000 € (6,9 %) Mercaderías: 1.888.000 € (6,3 %) O.G. 13% Otros Gastos: 3.310.282 € (13,0 %) Logística: 1.216.000 € Embalajes: 426.000 € Mantenimientos: 381.000 € Electricidad: 305.000 € Combustibles: 297.000 € Renting vehículos: 212.000 € Seguros: 195.000 € Publicidad / Artes Gráficas 194.000 € Telecomunicaciones: 146.000 € Viajes: 98.000 € Material de Oficina: 64.000 € Mensajería: 50.000 € Consumibles. 42.000 € Resto (Vigilancia, Limpieza, Alq. Maq.: 288.000 €

11 ¿Y voy a perder el tiempo por un 15% del gasto?. ¿Qué gano?. El efecto multiplicador El incremento de beneficios irá en función del peso de los gastos generales y del nivel actual de beneficios. 6%8%10%12%14%16%18%20% 4%30%40%50%60%70%80%90%100% 6%20%27%33%40%47%53%60%67% 8%15%20%25%30 %35%40%45%50% 10%12%16%20%24%28%32%36%40% 12%10%13%17%20%23%27%30%33% 14%9%11%14%17%20%23%26%29% 16%8%10%13%15%18%20%23%25% 18%7%9%11%13%16%18%20%22% 20%6%8%10%12%14%16%18%20% Gastos Generales sobre Ventas Beneficio antes de Int. e Imp. 30% * Para una reducción del 20% de los gastos generales Una empresa con un 12% de gastos generales y un beneficio del 8% sobre ventas, obtendría un incremento en BAII del 30% *

12 ¿Por qué va a poder hacerlo un externo?. LA EMPRESA: Se está encima de lo estratégico y lo importante (80/20). No se puede tener expertos en todo. “No tengo tiempo”. “Siempre se ha hecho así”. Dificultad para hacer cambios “desde dentro”.

13 Por supuesto, una parte depende de nuestro CONOCIMIENTO, EXPERIENCIA Y … PODER DEDICARLE TIEMPO ¿Y cuáles son las claves para conseguirlo?. Foco Tiempo Ideas Trabajo

14 Pero más importante es contar con una METODOLOGÍA DE TRABAJO ¿Y cuáles son las claves para conseguirlo?. Foco Tiempo Ideas Trabajo

15 ¿Qué aspectos debe considerar para tener éxito?. Las 4 P’s del aprovisionamiento: Producto Proveedor Procedimientos o Políticas Precio Estos 4 factores son los indicadores críticos de mejora

16 Ahorros elevados (20% y más). Mejoras en los procesos internos. Valor añadido optimizado del proceso productivo interno. Estrategias de suministro aplicables a los clientes propios. Establecimiento de relaciones “win-win” con sus proveedores. ¿Qué resultados obtendré?.

17 Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … Luis Ybarra Unas ideas para la reflexión Bilbao, 25 Noviembre 2009

18 ¿Cómo nace un paradigma?.

19 Un grupo de científicos encerró cinco monos en una jaula, en cuyo centro colocaron una escalera y, sobre ella, un racimo de plátanos.

20 Cuando un mono subía la escalera para coger los plátanos, los científicos lanzaban un chorro de agua fría sobre los que quedaban en el suelo.

21 Después de algún tiempo, cuando un mono iba a subir la escalera, los otros lo golpeaban. Pasado algún tiempo más, ningún mono subía la escalera, a pesar de la tentación de los plátanos.

22 Entonces, sustituyeron uno de los monos. Lo primero que hizo fue subir la escalera, siendo rápidamente bajado por los otros, quienes le propinaron una tremenda paliza. Después de algunas palizas, el nuevo integrante del grupo ya no subió más la escalera, aunque nunca supo el por qué de tal vapuleo. ¿Cómo nace un paradigma?.

23 Quedó, entonces, un grupo de cinco monos que, aún cuando nunca recibieron un baño de agua fría, continuaban golpeando a aquél que intentase llegar a los plátanos. Un segundo mono fue sustituido, y ocurrió lo mismo. El primer sustituto participó con entusiasmo de la paliza al novato. Un tercero fue cambiado, y se repitió el hecho, lo volvieron a golpear. El cuarto y, finalmente, el quinto de los veteranos fueron sustituidos. ¿Cómo nace un paradigma?.

24 Si fuese posible preguntar a algunos de ellos por qué le pegaban a quien intentaba subir la escalera, con certeza la respuesta sería: “No sé, aquí las cosas siempre se han hecho así.” ¿Te suena este “razonamiento”?. ¿Cómo nace un paradigma?.

25 Papel y bolígrafo - 1 ¿Cuáles son los tres conceptos que más gravan su cuenta de pérdidas y ganancias, excluyendo los salarios y las materias primas?. Escriba tres proveedores a los que compra bienes o servicios no estratégicos. ¿Cuándo fue la última vez que negoció un mejor precio o condiciones con ellos?. ¿Quién negoció el precio en su organización?. ¿Cuál fue su posición negociadora?.

26 Papel y bolígrafo - 2 ¿Qué cifra de reducción de costes tiene prevista para el mes, trimestre o año próximos?. ¿Qué ha hecho estas últimas semanas o meses para reducir los costes de su cuenta de explotación?. ¿Cómo sabe que está pagando el precio de mercado correcto o, al menos, el mismo precio que sus competidores más fuertes?. ¿Tiene usted implantado algún mecanismo para recompensar a los departamentos o directivos que logren ahorros de costes?.

27 Papel y bolígrafo - 3 Ahora revise sus respuestas y valore su nivel de comodidad mientras contestaba las preguntas. 1. Nada o muy poco cómodo. 2. Cinco minutos es poco tiempo; necesitaría más. 3. Creía que sabía todas las respuestas. 4. Me he quedado en blanco un par de veces. 5. Ha sido muy fácil y rápido.

28 Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … Fernando Vázquez Casos Prácticos Bilbao, 25 Noviembre 2009

29 Casos Prácticos: Caso 1 Sector: Agroalimentario – Distribución productos ultracongelados Nivel de Facturación: 200 MM€ / año. Empleados: 1.300. Tiendas: 250. Crecimiento: 30 tiendas/año Familias de Gasto analizadas: 16 categorías de gasto con 4,2 MM€ de presupuesto de gasto anual Films y rollos de aluminio Bolsas isotérmicas y bolsas camiseta Material de Oficina Apats (printing) TPVs (Office Supplies) PLVs Mantenimiento Aparatos Frío Seguridad (Vigilancia, CRA y furgones) EPIs Limpieza Reprografía Consumibles informáticos

30 Casos Prácticos: Caso 1 Método seguido: Definición de un responsable global del proyecto (Director Financiero) y de un responsable por categoría de gasto. Definición de un cronograma de trabajo con 4 fases: Recogida de información Análisis de la situación actual y establecimiento de los “valores de referencia” Búsqueda, valoración y selección de mejoras Implantación y seguimiento de las mismas

31 Casos Prácticos: Caso 1 Films y rollos de aluminio / Bolsas de plástico e Isotérmicas: Se analizaron los precios en función de las materias primas y se realizó un intenso estudio de mercado (productos y proveedores). Como consecuencia se consiguieron ahorros iniciales y acuerdos de revisión con precios indexados según materias primas. Seguridad: Se modificaron 140 contratos con proveedor habitual (a mitad de vigencia): cobertura de seguro, tarifa plana de manipulado de efectivo, frecuencia de recogidas. Se cambió vigilancia física por vigilancia electrónica + un servicio de portería. Al tiempo se incrementó el nivel de seguridad mediante un sistema de procesamiento de vídeo “inteligente”. Adecuar las instalaciones de alarmas de nuevas tiendas a los estándares de mercado, en cuanto a elementos y a precios.

32 Casos Prácticos: Caso 1 Material de Oficina: Se compuso un catálogo de 90 referencias, a partir de las +300 que el cliente consumía. Se pasó de 6 a 1 proveedores y se habilitó un sistema de pedidos on-line. Artes Gráficas (Printing / PLVs): Se pasaron tirajes de imprenta plana a imprenta rotativa. Se modificaron las especificaciones técnicas de algunos materiales PLV. Se utilizó una parte de imprenta digital y se eliminaron procesos de manipulado. Material de Limpieza: Se ajustaron las calidades de los productos, se cambió el color de las bolsas de basura y se pasó a productos químicos concentrados.

33 Casos Prácticos: Caso 1 Resultado alcanzado: Ahorro global anual de 700 m€. (16,23%). Las 3 primeras categorías analizadas no provocaron ahorros. Establecimiento de unas políticas de control y gestión conocidas por toda la compañía, por sus proveedores y por sus clientes finales.

34 Casos Prácticos: Caso 2 Sector: Auxiliar Automoción - Decoletaje Nivel de Facturación: 6 MM€ /año Familia de Gasto: Transporte Urgente Situación de partida: 5 proveedores distintos (sin contratos). 7 Países distintos en España, Europa y América Tipo transporte: carretera y aéreo Desde 1kg a más de 500 kg

35 Casos Prácticos: Caso 2 Método seguido: Análisis de las necesidades reales de transporte urgente entre nuestro cliente y sus clientes. Establecimiento de presupuestos anuales. Análisis de las fortalezas de cada proveedor (por destino, por peso,…) Obtención de unas tarifas “homogéneas” (precios de referencia) que pudieran ser comparables entre proveedores. Establecimiento de escenarios y simulación. Establecimiento de acuerdos de colaboración estables.

36 Casos Prácticos: Caso 2 Situación actual: 3 proveedores con contratos estables revisables anualmente. Para cada destino y tipo de envío se utiliza al mejor proveedor del mercado. Establecimiento de un procedimiento de pedido conocido por toda la empresa. Ahorro del 34% anual.

37 Casos Prácticos: Caso 3 Sector: Agroalimentario – Producción de queso Nivel de Facturación: 16 MM€ /año Familia de Gasto: Fuel-Oil Situación de partida: 1 único proveedor (sin contrato). Pedidos estables cada 3 semanas. Precios establecidos por el proveedor, sin control por parte del cliente.

38 Casos Prácticos: Caso 3 Método seguido: Análisis de precios frente a la evolución de la materia prima (petróleo). Obtención de los márgenes del proveedor. Análisis de los niveles de servicio necesarios para el cliente. Eliminación de servicios innecesarios (24 h, asistencia técnica, siempre carga completa,…). Análisis de las fortalezas de cada proveedor y de su producto (características técnicas del combustible, distancia a punto de servicio, …) Análisis y realización de pruebas con combustibles alternativos (calderas antiguas).

39 Casos Prácticos: Caso 3 Situación actual: Establecimiento de acuerdo de colaboración estable y transparente con un proveedor. Se recogieron niveles de servicio necesarios y forma de actualización de precios. Mejora en el rendimiento de las instalaciones (calderas) Ahorro del 7,34% anual

40 Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … Luis Ybarra Algunas Orientaciones Bilbao, 25 Noviembre 2009

41 Algunas ideas por Categorías de Gasto 1

42 Algunas ideas por Categorías de Gasto 2

43 Expense Reduction Analysts – Spainwww.expensereduction.com Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla, Vizcaya, Zaragoza, Oviedo, Alicante, Córdoba, Palma de Mallorca, Navarra, Castellón, Murcia, Valladolid, Guipúzcoa. Acumulamos experiencias que compartimos con nuestros clientes. Ayudamos a nuestros clientes a obtener ahorros y compartimos el éxito de los resultados obtenidos. Proponemos un asociación temporal con el cliente de intensa confianza. Desarrollamos sólo los proyectos que usted autorice y en los que el ahorro a obtener merezca el esfuerzo. Los ahorros contrastados son la única base de cálculo de nuestros honorarios. En caso de no encontrar ahorros, la intervención de ERA no le costará nada. Nuestra propuesta de valor

44 Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … Luis Ybarra Desarrollo del Convenio Bilbao, 25 Noviembre 2009

45 Objetivos del Formulario. Desarrollo del Convenio 1

46 Desarrollo del Convenio 2

47 Desarrollo del Convenio 3 Objetivos del Formulario. ¿En qué Categorías estoy interesado?. ¿Cuál es mi volumen anual?.

48 Expense Reduction Analysts Descubriendo beneficios ocultos … GRACIAS- MIL ESKER