EL DIRECTIVO FRENTE A LOS PROBLEMAS

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1 EL DIRECTIVO FRENTE A LOS PROBLEMAS
La resolución de problemas que surgen en una organización productiva, generalmente se basan en un proceso que sigue una secuencia lógica. El proceso comienza con la identificación del problema, esto es, lo primero que hay que hacer es darnos cuenta que tenemos un problema y tratar de definirlo, sin que intervengan para esto, supuestos no relacionados con el mismo o información irrelevante que nos lleve a considerandos erróneos. Recordemos que un problema operativo es una desviación o un desequilibro entre lo que debiera suceder y lo que en realidad sucede.

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La siguiente etapa es el análisis de la información relevante que nos permita conocer la causa que lo originó, recordar que en un proceso de manufactura un problema representa la no conformidad del producto o servicio que se espera obtener de dicho proceso. Finalmente, una toma de decisiones racional y correctiva de la causa que originó el problema, permite continuar con el proceso de manufactura que este conforme con especificaciones de calidad esperadas para el producto o servicio procesado.

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Este proceso de toma de decisiones racional será de poca utilidad si el directivo no entiende bien los conceptos y sabe como aplicarlos en su trabajo. Deberá desarrollar capacidad para identificar la información que es relevante para identificar cual es el problema, así como las causas que lo originaron, deberá tener la visión para separar lo pertinente de lo que no viene al caso. Generalmente la información es la principal materia prima de la dirección empresarial. La incertidumbre se origina por falta de información. Información acerca del mundo que lo rodea, de su organización y sus planes, del funcionamiento de aquella parte de la organización de la cual él es responsable de llevar a buen término estos planes, de las personas y los recursos utilizados.

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De acuerdo al principio fundamental de los Sistemas de Gestión de la Calidad relacionado con el “enfoque de sistema para la gestión”. La norma señala: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. Así mismo, otro principio fundamental de los Sistemas de Gestión de la Calidad relacionado con el enfoque basado en hechos para la toma de decisiones, la norma establece: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.

5 EL DIRECTIVO FRENTE A LOS PROBLEMAS
Lo que un directivo requiere para realizar un análisis efectivo de problemas, es un sistema ordenado para procesar la información, un sistema en el que ciertas etapas sigan a otras en un orden fijo. El directivo que comprende los conceptos que fundamentan el análisis de problemas y tiene un método sistemático para seguir el proceso, logra estas ventajas: Sabe dónde se encuentra él y sus subordinados en cualquier momento del proceso. Debido a que este proceso lo entiende y le es visible, el directivo dispone de un entramado que le guía en el manejo de la información.

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El método considera una serie de pasos que enuncian siete conceptos básicos del análisis de problemas, a saber: El que analiza problemas cuenta con una norma (conformidad del producto) establecida de funcionamiento, un “debiera” frente al cual comparar la “realidad” del funcionamiento. Un problema es una desviación de una norma “conformidad” de funcionamiento. La identificación de la norma tiene que identificarse, localizarse y describirse en forma precisa. Siempre hay algo que distingue lo que ha sido afectado por la causa de aquello que no ha sido afectado.

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5. La causa de un problema es siempre un cambio que ha ocurrido a través de alguna característica, mecanismo o condición distintiva para producir un efecto no deseado. 6. Las posibles causas de una desviación se deducen de los cambios pertinentes encontrados al analizar el problema. 7. La más probable causa de una desviación es aquella que explica exactamente todos los datos en la especificación del problema. De manera similar, los conceptos básicos de la toma de decisiones racional siguen una progresión lógica.

8 EL DIRECTIVO FRENTE A LOS PROBLEMAS
Es necesario distinguir diferencias entre los procesos de análisis de problemas y la toma de decisiones racionales; en el caso del análisis de problemas se genera una explicación que se puede verificar debido a que el suceso (la causa) ya ocurrió; pero en la toma de decisiones se ofrecen respuestas que no se pueden verificar debido a que los hechos y consecuencias ocurrirán en el futuro. El tomar la mejor decisión implica seguir una secuencia que se basa en los siguientes siete conceptos: 1. Se deben establecer primero los objetivos de una decisión. 2. Los objetivos se clasifican conforme a su importancia.

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3. Se desarrollan y especifican acciones alternativas. 4. Las alternativas se valoran respecto a los objetivos establecidos. 5. La elección de la alternativa con mejor capacidad para lograr todos los objetivos representa la decisión tentativa. 6. La decisión tentativa se examina para determinar las futuras consecuencias adversas posibles. 7. Los efectos de la decisión final se controlan tomando otras medidas a fin de evitar que las posibles consecuencias adversas se transformen en problemas y deberá asegurarse de que las acciones adoptadas se lleven a cabo.

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El poner en práctica estos catorce puntos (siete para el análisis de problemas y siete para tomar decisiones correctivas) en el trabajo cotidiano, requiere de un esfuerzo diligente, persistente y disciplinado; también implica reflexión inteligente y sistemática. El directivo experto al enfrentar problemas en una organización, aprende a formar equipo con sus subordinados e inclusive con sus superiores. La toma de decisiones es sin duda la tarea más difícil y esencial que desarrolla un directivo.

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Algunas de estas decisiones no están relacionadas necesariamente con problemas, por ejemplo, emprender una acción que establezca patrones de desempeños enteramente nuevos (esto requiere de capacitación y entrenamiento), o que permita alcanzar alguna meta nueva (esto requiere planeación), o estructurar los programas de operación de la empresa que se realizarán en el futuro (esto requiere de desarrollo de estrategias para la manufactura). Muchas Gracias por su atención.