PAOLA ANDREA LLANOS BENÍTEZ Junio 01 de 2013. ESTRATEGIA DE DIRECCION DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEL VALLE DEL VALLE.

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1 PAOLA ANDREA LLANOS BENÍTEZ Junio 01 de 2013

2 ESTRATEGIA DE DIRECCION DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEL VALLE DEL VALLE DEL CAUCA. Para empezar a desarrollar las actividades desde la oficina de control interno se hace necesario estructurar dicha dependencia de la Asamblea Departamental del valle; trazando los objetivos que deben ser de acuerdo a la misión, visión de la entidad, planes de acción de cada área, metas y resultados buscando que esto sea expresado en una cohesión que focalice esfuerzos y acciones en pro del fin común

3 De esta organización básica y la adopción del plan de acción de la oficina de control interno se vera reflejada de manera positiva de la siguiente forma: el trabajo será direccionado para hechos relevantes que guarden relación con los objetivos institucionales de acuerdo a la realidad de esta. reducirá trabajo ineficiente, e improductivo. evitar dispersar esfuerzos en acciones innecesarias. permitirá hacer más eficiente el trabajo, con seguimiento a la labor y metas propuestas por la oficina de control interno. hará más visible y cercano el rol de la oficina con todas las dependencias de la corporación. reducirá el desgaste ineficaz de los propósitos establecidos por ley.

4 Misión Verificar y asesorar permanentemente a la corporación como salvaguarda y consejera de la alta administración como soporte del propósito de la corporación “del oportuno control político en función del desarrollo social, la productividad, la paz, la sostenibilidad y la participación.” Actuando con neutralidad e imparcialidad con el firme propósito de evitar riesgos, verificando que se cumpla con los principios de la función pública y la gestión con calidad.

5 Visión * La oficina de control interno será reconocida en el año 2022 por la alta incidencia en la dinamización de los procesos administrativos de la Asamblea Departamental del Valle que facilitara la articulación interinstitucional que se retroalimentará en pos del mejoramiento, facilitando el cumplimiento de la misión y el logro de los objetivos corporativos con una eficiente estructura como institución, de talento humano calificado comprometido con la entidad y el servicio publico.

6 SEGUIMIENTO, VALORACIÓN Y EVALUACIÓN DEL MECI El decreto 1599 de 2005 y la ley 87 de 1993 establecen cuales son los agentes obligados a cumplir con el modelo estándar de control interno. De igual manera la resolución de la DAFP establece los criterios sobre los cuales se debe basar el modelo estándar del control interno y la Asamblea Departamental del Valle del Cauca mediante Resolución 2431 de 2006 adopta el modelo estándar de control interno.

7 ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL DESARROLLO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Existen unos niveles de responsabilidad que están definidos por la ley y las resoluciones existentes. 1. REPRESENTANTE LEGAL: Para efectos de garantizar la operacionalización y todas las acciones necesarias al desarrollo de implementación y mejoramiento continuo del sistema.

8 2. COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO: Son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo. Esta integrado por todos los servidores públicos y estos a su vez desarrollaran la autoevaluación permanente a los resultados de su labor. CONCLUSIÓN: En la implementación del MECI existe la cadena de valores por lo tanto todos los servidores públicos son responsables en la implementación de este para poder cumplir continuamente con la eficiencia, eficacia y efectividad de la entidad, además de todos los principios de la función publica establecidos en la Constitución Nacional.

9 COMPONENTES DEL MECI 1. Acuerdos y compromisos a. Código de ética y buen gobierno 2. Desarrollo de talento humano a. Inducción b. Re-inducción c. Políticas de desarrollo de talento humano 3. Estilo de dirección 4. Planes y programas a. Plan de desarrollo b. Plan estratégico c. Plan de acción

10 5. Modelo de operaciones y procesos 6. Estructura organizacional 7. Contexto estratégico 8. Identificación de riesgos 9. Análisis de riesgos 10. Valoración del riesgo 11. Políticas de administración de riesgos 12. Políticas de operación 13. Procedimientos 14. Controles 15. Indicadores 16. Manual de procedimientos

11 17. Información primaria 18. Información secundaria 19. Sistema de información 20. Comunicación organizacional 21. Comunicación informativa 22. Medios de comunicación 23. Autoevaluación de control 24. Autoevaluación de gestión 25. Evaluación independiente 26. Auditoria interna 27. Plan de mejoramiento institucional 28. Plan de mejoramiento por procesos 29 Plan de mejoramiento individual

12 DIAGNOSTICO ACTUAL DEL MECI DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DEL VALLE DEL CAUCA De acuerdo a lo exigido por la ley se debe cumplir con los 29 componentes antes mencionados, por lo que se hizo necesario recolectar la documentación existente con el fin de implementar el MECI, encontrando que existe la resolución 2431 de 2006, adoptando el MECI. Posteriormente se encuentra un plan de mejoramiento del año 2006. Se encontró un código de ética, valores y buen gobierno del cual no se halló resolución de adopción e implementación.

13 Se encontraron algunos documentos para caracterizar procesos y procedimientos del año 2008, que no se culminaron y que para el momento actual de la entidad no aplican. Uno de los componentes sobre el cual se ha trabajado de forma mas completa y continuada ha sido el plan estratégico desde el año 2004 al año 2011.

14 ALERTA TEMPRANA # 1. Elaborado el anterior diagnostico, se genera la alerta relacionada con la implementación del modelo estándar de control interno, ya que la ley exige de manera imperativa, para poder cumplir con los principios constitucionales de la función publica, hacerle seguimiento evaluación y verificación al cumplimiento del MECI, con informes periódicos que se deben rendir ante los entes de control, para así mismo evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de la entidad.

15 Sugerencia La oficina de control interno sugiere iniciar con la primera etapa del proceso, teniendo en cuenta la socialización a la mesa directiva, Diputad@s y funcionarios de la entidad para poder generar compromiso total. Primera etapa del proceso: 1. Establecer el compromiso de la alta dirección. 2. definir la organización del equipo de trabajo. 3. Definir los niveles de implementación (elaborar plan de trabajo).

16 4. Definir normas de funcionamiento. 5. Definir actividades de desarrollo e implementación. 6. Asignar responsabilidades 7. Establecer cronograma de actividades 8. Establecer recursos que garanticen la implementación 9. Capacitaciones de grupo

17 avances 1. Elaboración de diagnostico 2. Compromiso de la Presidencia y Secretaria General. 3. Se inicio gestión de apoyo con la Oficina de Control Interno de la Gobernación del Valle del Cauca, con la ESAP y el SICI, con respecto al tema de capacitaciones, las cuales ya iniciaron. 4. El compromiso de todos los funcionarios del área administrativa.

18 ALERTA TEMPRANA # 2 Esta alerta se genera en la investigación para la elaboración de informes sobre legalidad de software. La directiva presidencial No 02 del 2 de febrero del 2002, ordena a las Oficinas de Control Interno verificar el cumplimiento de las disposiciones en materia de derechos de autor en la adquisición y uso de programas de computador de las entidades.

19 SUGERENCIAS Se sugiere realizar inventario de los equipos en funcionamiento de propiedad de la entidad, con marcas, el tipo de software utilizado, y si están debidamente licenciados, si están en red deben tener número de inventario para articularlo con telemática. Se sugiere articular por medio de Ordenanza, la obtención de equipos, licencias, mantenimiento, capacitaciones, todo lo relacionado a las telecomunicaciones y sistemas operativos con la Gobernación del Valle en beneficio de la entidad; ya que el comodato nos otorga la entrega del bien para su uso, pues el comodatario adquiere la responsabilidad del cuidado y custodia por esta razón la Asamblea no tiene soporte tecnológico para equipos de base, ni puede pedir equipos en caso de necesitarlos.

20 alerta temprana # 3. Esta alerta se genera desde el año 2012, con fundamento en la ley general de archivo ( ley 594 de 14 de julio de 2000) que establece en su articulo 2º, que las entidades publicas deben cumplir con lo establecido en esta ya que la Asamblea Departamental del Valle del Cauca según el articulo tercero debe tener un archivo de carácter publico y cumplir con todos los parámetros de la gestión documental. El diagnostico es que la asamblea departamental del valle del cauca no cuenta con un archivo propio No cuenta con el espacio físico para el área de archivo. El archivo de la gestión documental no esta sistematizado.

21 sugerencias Se sugiere adaptar un espacio físico para el archivo. Se sugiere implementar la gestión documental. Se sugiere obtener equipos y software para el archivo. Se sugiere buscar apoyo con entidades como el SENA con estudiantes en pasantía, para que apoyen el trabajo de adopción de la ley general de archivo. Se sugiere destinar una partida presupuestal con este fin.

22 Gracias por su atención