Comité Directivo Focalización: Auditoria Interna de Calidad 03 y 04 de Septiembre de 2013 29 Agosto 2013.

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1 Comité Directivo Focalización: Auditoria Interna de Calidad 03 y 04 de Septiembre de 2013 29 Agosto 2013

2 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social TEMAS 1.Esquema 2.Procesos y Gestores 3.Puntos relevantes

3 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social 1) Esquema La Norma ISO 9001, elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), especifica los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) que pueden utilizarse en aplicaciones interna de la organización, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o privada o el tamaño de esta.

4 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social 1) Esquema La auditoria interna de calidad que llevará a cabo la Dirección de Calidad Institucional de FOSIS busca: -Revisar los resultados de la ultima auditoria interna de calidad (Diciembre de 2012). -Prepararnos para la auditoria de certificación Bureau Veritas (BVQI) a realizarse en el mes de Octubre de 2013. -Permitir el ordenamiento de los procesos por parte de los gestores de procesos tanto como de parte de los funcionarios en FOSIS Valparaíso. -Difundir aspectos de calidad en toda la institución como modo de entregar énfasis a los procedimientos y a la gestión diaria.

5 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social 2) PROCESOS Y GESTORES ProcesosDepartamentoSub-ProcesoCodigoActividadesGestor Selección por postulaciónDGP DifusionPR-SPP-7.2.3-01 Actividades para elaborar, implementar y monitorear el plan de difusión Lucy Nuñez Inscripcion y articulacionPR-SPP-7.5.1-02 Actividades para articularse con terceros para que éstos realicen inscripciones de postulantes Control de inscripcionesPR-SPP-7.5.1-03 Actividades para controlar el proceso de inscripción y reaccionar en los diferentes escenarios PreseleccionPR-SPP-7.5.1-04 Actividades necesarias para obtener una lista de preseleccionados a un evento asociado a un programa Selección beneficiariosPR-SPP-7.5.1-05 Actividades para seleccionar a los usuarios de los programas de entre una lista de preseleccionados/as Comunicación de resultadosPR-SPP-7.5.1-06 Actividades para comunicar a los postulantes los resultados intermedios y finales de sus postulaciones Monitoreo del Desempeño Institucional DAP Diseño del reporte de control de gestion PR-SMDI-7.3-01 Forma de diseñar los reportes períodicos, solicitados por CR, distintos a los elaborados actualmente por la UCG Miguel Montes M. Informes de evaluacion CDCPR-SMDI-7.5.1-01 Preparación matriz de avance, control de avance, elaboración informes, mecanismo de verificación Elaboracion convenio de desempeño colectivo FOSIS-MDS PR-SMDI-7.5.1-04 Definición de responsabilidad, elaboración propuesta, difusión de convenios, modificaciones al convenio Establecimiento de compromisos PMG (plan de mejoramiento de la gestion) y definiciones estrategicas PR-SMDI-7.5.1-05 Método utilizado para establecer las definiciones estratégicas, el programa de mejoramiento de la gestión y los indicadores de desempeño Control de gestion hacia Direccion Regional PR-SMDI-7.5.1-06 Definición de la información, elaboración reporte, proceso de validación, distribución del reporte Elaboracion de informe ejecutivo trimestral de desempeño PR-SMDI-7.5.1-07Análisis de la información, envío del informe, despacho del informe Seguimiento de la gestion institucional PR-SMDI-7.5.1-09 Consolidación de compromisos, planificación del seguimiento, seguimiento de los compromisos, validación y distribución de informes Coordinacion regional de la calidadDAPRevision por la direccionPR-SGC-5.6-01Proceso matriz que permite coordinar el SGCMiguel Montes M. EjecucionDAP Desembolsos de cuotasPR-EJE-7.5.1-01 Activiades para determinar, otorgar y registrar los desembolsos de fondos proyectos Miguel Montes M. RendicionesPR-EJE-7.5.1-02 Actividades para recibir, revisar, aprobar y registrar las rendiciones de fondos de entidades ejecutoras Reintegro de fondosPR-EJE-7.5.1-03 Actividades para recibir, revisar y registrar los reintegros de fondos de los proyectos

6 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social 2) PROCESOS Y GESTORES ProcesosDepartamentoSub-ProcesoCodigoActividadesGestor Gestion y desarrollo de personasRRHH Planificacion e ingreso - Selección de personal Perfiles de cargoPR-GDP-6.2.2-01 Actividades para la creación y actualización de la estructura orgánica FOSIS con los organigramas de cada centro de responsabilidad Claudia Alvarado Promociones y trasladosIT-GDP-6.2.1-01 Detalla los pasos a seguir para gestionar una promoción y/o movilidad interna en los/as trabajadores/as; estableciendo criterios trasparentes, objetivos, estándares y libres de discriminación Pasantias y practicasIT-GDP-6.2.1-02Objetivos para los solicitantes de prácticas profesionales y pasantías Requisicion de personalPR-GDP-6.1-01Solicitud de requisición, análisis de la información, control anual Busqueda y selección contratas y honorariosPR-GDP-6.1-02 Recepción de requisición, búsqueda, evaluación curricular, evaluación técnica,entrevista de evaluación, evaluación psicolaboral, entrevista final, elección del/la ocupante, control del proceso Concurso de plantaPR-GDP-6.1-03Acciones, procedimientos y responsabilidades asociadas a los concursos de planta Gestion y desarrollo de personasRRHH Planificacion e ingreso - Contratacion de personal Contratacion planta y contrataPR-GDP-6.1-04 Comunicación y envío de antecedentes, gestión de los antecedentes, resolución de nombramiento, toma de razón Claudia Alvarado Contratacion honorariosPR-GDP-6.1-05 Comunicación y envío de antecedentes, gestión de los antecedentes, resolución y tramitación Planificacion e ingreso - Induccion de personas Induccion del trabajadorPR-GDP-6.2.2-02 Preparación de la inducción, inducción, seguimiento y evaluación, funciones de el/la gestor/a nacional Claudia Alvarado Gestion y desarrollo de personasRRHH Mantencion y desarrollo de personas - evaluacion del desempeño Evaluacion del desempeñoIT-GDP-6.2.2-01Metodología para realizar actividades asociadas al proceso de Evaluación del Desempeño Claudia Alvarado Actualizacion del reglamentoPR-GDP-6.2.2-03Análisis de evaluaciones, validación de las propuestas, aprobación y difusión Elaboracion de informe de desempeñoPR-GDP-6.2.2-04Actividades para la elaboración y/o notificación del Informe de Desempeño Calificacion anualPR-GDP-6.2.2-05Actividades que involucra el proceso de calificaión anual Gestion y desarrollo de personasRRHH Mantencion y desarrollo de personas - capacitacion de las personas Plan anual de capacitacionPR-GDP-6.2.2-06 Metodología para la detección de necesidades, Elaboración del Diagnóstico, Plan Anual e Informe Final Claudia Alvarado Ejecucion de actividades de capacitacionPR-GDP-6.2.2-07 Actividades referidas a la preparación, gestión de la compra, coordinación y seguimiento de las actividades de capacitación Evaluacion eficacia de la capacitacionPR-GDP-6.2.2-08 Aplicación de la evaluación, resultados evaluación, preparación del consolidado, difusión de los resultados Gestion y desarrollo de personasRRHH Mantencion y desarrollo de personas - Higiene y Seguridad Prevencion de riesgos, prevencionPR-GDP-6.4-01 Actividades para la elaboración del Plan Anual de prevención de riesgos; requerimientos técnicos para solicitar el cambio de oficinas Claudia Alvarado Plan anual de prevencion de riesgosPR-GDP-6.4-02Plan anual Postulacion concursosIT-GDP-6.4-02Elaboración de propuesta, ejecución y rendición Gestion comité paritarioPR-GDP-6.4-03 Actividades para la designación, elección, constitución y funcionamiento de los comités paritarios Accidentes del trabajo, actuacionPR-GDP-6.4-04 Actividades a realizar para la atención y/o actuación de los(as) trabajadores(as) que cumpliendo sus labores sufra un accidente del trabajo Formulacion plan de emergenciasPR-GDP-6.4-05Metodología para la formulación, evaluación y actualización del plan de emergencias

7 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social 2) PROCESOS Y GESTORES ProcesosDepartamentoSub-ProcesoCodigoActividadesGestor Atencion ciudadana y transparenciaDAP Publicación de resolucionesPR-SIAC-4.2.4-01Generación de resoluciones, creación de formulario, digitalización de resoluciones Solange Ferra IT para aplicación del formulario unico IT-SIAC-7.2.3-01Define el FUAC, con respecto a consultas, reclamos y sugerencias Atención ciudadanaPR-SIAC-7.2.3-01Registro de la atención ciudadana, seguimiento y respuesta Solicitudes ciudadanas acceso a información PR-SIAC-7.2.3-02Actividades para la gestión de requerimientos ciudadanos, recepción de solicitudes Gestión de información, transparencia activa PR-SIAC- 7.2.3-03Actividades a desarrollar para dar cumplimiento al Art. 7º sobre Transparencia Activa Gestión de cartas PR-SIAC-7.2.3-05Ingreso, registro y derivación; registro y finalización Registro de postulaciones PR-SIAC-7.5.1-02Registro de postulación, actuación frente a sobredemandas Elaboración de informes de gestión regional trimestrales PR-SIAC-7.5.1-03 Elaboración del informe trimestral, emisión y distribución del informe trimestral/del reporte mensual Elaboración de informes de gestión generales PR-SIAC-7.5.1-04Elaboración de informes semestral, emisión y distribución del informe Coordinación, control y seguimiento SIAC, plan anual atención ciudadana PR-SIAC-7.5.1-05 Coordinación del sistema integral, control del sistema integral, seguimento del sistema integral Medición, evaluación satisfacción clientesPR-SIAC-8.2.1-01 Criterios de evaluación, solicitud de estudio, ejecución y supervisión, análisis de resultados, ejecución del plan anual Compras y contrataciones públicasDAP Elaboración del plan anual de comprasPR-ADQ-7.1-01 Generar la planificación Anual de Compras de cada una de las Unidades de Compras existentes en la Institución Ariel Gardaix Definición requerimiento, selección del mecanismo de compra PR-ADQ-7.4.2-01Generar la planificación anual de compras de cada una de las unidades de compras Compras por catálogo electrónico Chilecompra Express PR-ADQ-7.4-01Actividades y etapas de las unidades de compras Publicación y cierre de licitacionesPR-ADQ-7.4-02 Actividades que permitan establecer las etapas del proceso de publicación y cierre de las licitaciones Apertura, evaluación, decisión y contratación del proceso PR-ADQ-7.4-04 Actividades que las unidades de compras deben ejecutar para el cierre, la evaluación, la decisiòn de los procesos de adquisición y su contratación Adquisición de trato o contratación directaPR-ADQ-7.4-03Solicitud del trato, autorización y publicación, tratos o contrataciones directas Recepción de adquisiciòn, evaluación del proveedor PR-ADQ-7.4-05actividades para la recepción de los productos y/o servicios adquiridos Emisión del pago a proveedoresPR-ADQ-7.5.1-01 Actividades para la recepción de los productos y/o servicios adquiridos; evaluación de los respectivos proveedores Administración de bodegas de materialesPR-ADQ-7.5.5-01 Actividades que se deben llevara cabo para controlar el ingreso y despacho de materiales e insumos Gestión de contratosPR-ADQ-7.5.1-02 Actividades necesarias para gestionar los contratos de bienes y servicios; información ordenada y oportuna de sus contratos vigentes Tratamiento de reclamos, consultas, sugerencias del SCCP PR-ADQ-7.5.1-04 Actividades necesarias que permitan dar respuesta oportuna a los reclamos, consultas y/o sugerencias Elaboración de inf., reportes del sist. compras, contrataciones públicas PR-ADQ-7.5.1-03 Informe mensual del sistema de compras, informe de transparencia activa, informe mensual de control de gestión

8 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social 2) PROCESOS Y GESTORES ProcesosDepartamentoSub-ProcesoCodigoActividadesGestor Planificación de la intervención programática DGP Elaboración lineamientos estratégicos programáticos PR-PIP-7.1-01 Actividades y responsabilidades asociadas a la elaboración de los lineamientos estratégicos programáticos Juan Vergara Elaboración presupuesto exploratorio inversión programática regional PR-PIP-6.1-01 Actividades y responsabilidades asociadas a la elaboración del presupuesto exploratorio de la Inversiòn programàtica regional Elaboración definiciones programáticas PR-PIP-7.1-02 Actividades y responsabilidades asociadas a la elaboración de las definiciones programáticas Elaboración proyecto presupuesto inversión prog. nacional PR-PIP-6.1-02 Actividades y responsabilidades asociadas a la elaboración del proyecto de presupuesto de la invesión programática nacional Elaboracíón pre asignación inversión programática regional PR-PIP-6.1-03 Actividades y responsabilidades asociadas a la elaboración de la pre- asignación de la inversión programática regional Elaboración orientaciones planif. intervención prog. regional PR-PIP-7.1-03 Actividades y responsabilidades asociadas a la elaboración de las orientaciones para la planificación de la intervención programática regional. Elaboración planificación intervención programática regional PR-PIP-7.1-04 Actividades y responsabilidades asociadas a la elaboración de la planificación de la intervención programática regional Modificación, ajuste planif. inver. prog. reg. PR-PIP-7.1-05 Actividades y responsabilidades asociadas a la elaboración de la planificación de la intervencíón programática regional Presupuesto institucionalDAP Procedimiento presupuestación de caja PR-SAF-6.1-01Actividades y responsabilidades para la presupuestación de la caja Ariel Gardaix Procedimiento distribución presupuestaria inicial PR-SAF-6.1-02 Actividades y responsabilidades para distribuir los presupuestos para los distintos centros de costo Procedimiento ejecución y control presupuestario PR-SAF-6.1-03 Actividades y responsabilidades para la generación de las imputaciones y devengos del presupuesto aprobado Procedimiento elaboración presupuesto exploratorio PR-SAF-6.1-04 Actividades y responsabilidades para le elaboración del presupuesto exploratorio y sus justificaciones Procedimiento elaboración proyecto presupuesto PR-SAF-6.1-05 Actividades y responsabilidades para la elaboraciòn del proyecto de presupuesto para su anàlisis con MIDEPLAN y DIPRES Procedimiento modificaciones presupuestarias PR-SAF-6.1-07 Actividades y responsabilidades para realizar modificaciones en el presupuesto aprobado Procedimientos equidad de géneroDGPEquidad de géneroPR-EDG-7.5.1-01 Actividades necesarias para la incorporación de Enfoque de Género en los procesos de provisión de bienes y servicios Marina Pinto

9 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social 3) PUNTOS RELEVANTES Jornada de días 20 y 21 de Agosto de 2013 Reforzamiento del rol del coordinador regional de calidad Refuerzan equipos regionales para exponer de fortalezas y debilidades de los procedimientos en la actualidad Fortalezas: Orden y sistematización Debilidades: El cargo de coordinación de calidad amerita dedicación exclusiva Oportunidades: Constante revisión de procesos y certificaciones 2014 Amenazas: Rotacion de personal Presentación de unidad de control de gestión nacional; se expone sobre la calidad de los datos en variables programáticas que involucran “YO EMPRENDO 2012”. Desafío; como mejorar el indicador de grado de formalización de los usuarios. SQM: Sistema de información web que reemplazará paulatinamente la documentación tradicional para sistematizar el SGC. Determinación de compromisos: Auditorias a realizarse el mes de Septiembre de 2013 en cinco regiones. Auditoria

10 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social 3) PUNTOS RELEVANTES Importante – Resumen de los procesos que se auditan: Capacitación – Claudia Alvarado Evaluación del Desempeño – Claudia Alvarado Higiene y Seguridad y MAT – Claudia Alvarado Gestión y Desarrollo de las Personas – Claudia Alvarado Compras y Contrataciones Públicas – Ariel Gardaix Sistema Monitoreo del Desempeño Institucional – Miguel Montes Presupuesto Institucional – Ariel Gardaix Planificación de la Intervención Programática – Juan Vergara Selección por Postulación – Lucy Nuñez Equidad de Género – Marina Pinto SIAC – Solange Ferra Ejecución – Miguel Montes Procesos Transversales (Sistema de Gestión de la Calidad) - Miguel Montes

11 Gobierno de Chile | Ministerio de Desarrollo Social 3) PUNTOS RELEVANTES TematicaImportanteCompromisosObservaciones Procesos que se auditan dias 03 y 04 de Septiembre de 2013 Renuncia de las dos auditoras de calidad de FOSIS Valparaiso; Astrid Olsen y Elizabeth Arias. Motivo: Sobrecarga de funciones Informado a la Direccion de Calidad Institucional los meses de Marzo y Agosto de 2013 respectivamente. Hugo Roa y Miguel Montes con posibilidades de quedar en funciones de auditores internos el año 2014 Es una decisión regional Planificacion de la auditoria Reunion con gestores de procesos para planificar la auditoria interna del 03 y 04 de Septiembre Jueves 29 de Agosto comienzan las reuniones con el equipo DAP, revision de pormenores de procedimiento de compras, presupuesto institucional y ejecucion (rendiciones). Este procedimiento de ejecución es nuevo y se certificará con solo dos meses de marcha blanca Procedimiento de ejecucion (considera procedimiento de rendiciones, desembolsos, reintegros) se lleva a cabo recien este año 2013, segundo semestre Acciones preventivas a ejercer Se planifican acciones preventivas para el procedimiento de ejecucion (particularmente rendiciones) El objetivo es informar a la direccion de calidad nacional, a través de acciones correctivas, que no se cumplirán aquellos procesos que estan recien implementándose como es el caso de ejecución (principalmente rendiciones). Riesgo: Sobrecarga de revision de rendiciones dentro de los primeros 5 dias del mes en curso, contamos con una persona revisando rendiciones (74 rendiciones en Agosto) Plan de acción: Estas medidas se manifiestan a través de informes de "no conformidad" como primera herramienta y como "solicitudes de acciones preventivas" como segunda herramienta. Esto se encuentra en aplicación en estos momentos y se envía a FOSIS Central, dirección de calidad. Se informa a ComitéAuditoria interna - auditores 03 de Septiembre no se encuentra Hugo Roa y Miguel Montes asumirá como gestor de procesos, coordinador de calidad y auditor interno. El día 04 se restablecen actividades con Hugo Roa en apoyo de esta auditoria. Dirección nacional de calidad notificada con anticipación mediante correo electrónico Agenda de los temas a tratar en auditoría interna Calendario desde la dirección nacional de calidad Con fecha de hoy, 29/08/13 solo se ha recibido un temario con los procesos a revisar y auditar, pero no una planificación oficial en la cual conste la participación del Director Regional Objetivo de la auditoría: Preparar la certificación de Octubre 2013

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