MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Caso Exitoso Municipio de Sabaneta.

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1 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO Caso Exitoso Municipio de Sabaneta

2 ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. ESTILO DE DIRECCIÓN. SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN COMUNICACIÓN PÚBLICA AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. CONTEXTO ESTRATÉGICO. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. ANÁLISIS DE RIESGOS. VALORACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE OPERACIÓN. INFORMACIÓN PRIMARIA. INFORMACIÓN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA. COMUNICACIÓN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIÓN. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL AUTOEVALUACION DE LA GESTION. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. AUDITORIA INTERNA (AI). INSTITUCIONAL. FUNCIONAL. INDIVIDUAL. ELEMENTOS COMPONENTES

3 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO AMBIENTE DE CONTROL Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. Desarrollo del Talento Humano. Estilo de Dirección. Planes y Programas. Modelo de Operación. Estructura Organizacional. Contexto Estratégico. Identificación de Riesgos. Análisis de Riesgos. Valoración de Riesgos. Políticas de Administración de Riesgos. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ELEMENTOS COMPONENTES

4 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO AMBIENTE DE CONTROL Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos. Desarrollo del Talento Humano. Estilo de Dirección. 1.Carta de valores y políticas éticas. 2.Acta de elección de valores por concertación entre las diferentes dependencias. 3.Decreto 027 del 27 de enero de 2006 "Por el cual se adopta la carta de valores y políticas éticas de la Administración Municipal de Sabaneta“. 4.Adopción pública de los valores y políticas éticas y difusión de la cartilla. 5. Mensajes semanales en boletines internos. 6.Concursos sobre valores (sopas de letras, crucivalores, rompecabezas, apareamientos, etc.) 1.Manual de funciones 2.Plan de Formación y Capacitación. 3.Programa de Inducción. 4.Programa de Reinducción. 5.Programa de Bienestar Laboral. 6.Plan de incentivos. 7.Ejercicio de selección a través de ternas o postulados de los aptos para cada cargo. 8.Los servidores públicos son evaluados de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley. 9.Capacitación y acompañamiento de manera individual para la concertación de los objetivos y para la verificación del cumplimiento de estos. 1.Existen acuerdos de gestión de acuerdo con el formato y la guía que para tal fin dispuso el DAFP. 2.Conformación de los diferentes comités de MECI. 3.Elaboración del proyecto de Implementación del MECI y su inclusión en el Banco de Programas y Proyectos del Municipio. 4.Asignación de recursos financieros dentro del presupuesto Municipal, 5.La edición de plegables y la difusión de una imagen institucional entorno al Modelo.

5 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planes y Programas Modelo de Operación Estructura Organizacional 1.Diagnóstico de la situación de los Sistemas de control interno y de gestión de la calidad. 2.Adopción y divulgación de la Misión y Visión Institucionales. 3.Planes de acción anuales que definen las metas a cumplir con respeto al Plan de desarrollo. 4.Plan Anual mensualizado de Caja (PAC) 5. Acuerdos de gestión donde se definen las responsabilidades y metas de los gerentes públicos. 6.Cronogramas de los diferentes comités de trabajo. 7.Construcción de indicadores de eficiencia y efectividad para verificar su ejecución, tablero y ficha de indicadores. 8.Procedimientos de retroalimentación con el cliente y el de medición de la satisfacción de los usuarios. 1.Caracterización de todos los procesos donde se interrelacionan estas variables a través del ciclo PHVA. 2.Mapa de procesos donde se evidencia la interrelación de estos, articulados entre estratégicos, misionales, de apoyo y evaluativos, con los que se evidencia el trabajo por procesos y la búsqueda permanente de la satisfacción de la comunidad. 1.Estructura definida para trabajar por procesos, por esta razón se establecen los secretarios de despacho como los líderes de los procesos y sus equipos como el grupo de apoyo para poder ejecutar los procesos. 2. Definición de una planta de cargos globalizada que permite el movimiento de aquellos empleados por niveles que se requieren en determinados momentos.

6 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Contexto Estratégico Identificación de Riesgos Análisis De Riesgos. Valoración de RiesgosPolíticas de Admón. de Riesgos 1.Definición de un instrumento para el manejo administrativo de los riesgos. 2.Aplicación de matriz DOFA a los procesos, con la cual se establece los principales factores que más generan riesgos a la Administración. 1.Identificación de riesgos de cada proceso a partir de la matriz DOFA, con cada equipo de trabajo. 1.El Decreto Municipal 111 de 2006, establece la metodología de análisis de riesgos. 2.Manual de Riesgos por Dependencia. 3.Definición por proceso de posibles riesgos y se proyecta su análisis en el Manual de cada dependencia. 1.Diseño de matriz de evaluación de controles de valoración de riesgo. 2.Establecimiento de plan de acción para el manejo del riesgo. 3.Definición de Mapa de riesgos por proceso 1.Mapa de riesgos en matriz de excell, actualizado. 2.Establecimiento mediante Decreto de las políticas en materia de administración del riesgo. 3.Divulgación entre líderes de proceso y equipos de trabajo.

7 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION ACTIVIDADES DE CONTROL Políticas de Operación. Procedimientos. Controles. Indicadores. Manual de Operación. Información Primaria. Información Secundaria. Sistemas de Información. Comunicación Organizacional. Comunicación Informativa. Medios de Comunicación. INFORMACIÓN COMUNICACIÓN PÚBLICA ELEMENTOS COMPONENTES

8 ACTIVIDADES DE CONTROL Políticas de Operación Procedimientos Controles SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION IndicadoresManual de operación 1.Se adopto a través de decreto el Manual de calidad y el manual operacional del Municipio, el cual permite actualizaciones permanentes, su divulgación ha sido en jornadas académicas por grupos de estudio de las diferentes dependencias. 1.Tablero de indicadores por proceso que permite conocer la eficiencia, eficacia y efectividad de los mismos, así como plantear análisis para la mejora, cuando se requiere. 1.Cada procedimiento tiene sus puntos de control definidos y con estos se divulga el autocontrol como estrategia de trabajo permanente. 1.Procedimiento para la elaboración de documentos del Municipio. 2.La oficina de Control Interno en asocio con el representante de la Dirección del Sistema de gestión de la calidad divulga los procedimientos, a través de talleres y ejercicios prácticos. 3.Concursos y trabajos didácticos para dar a conocerlos. 1.Política de administración por procesos establecida en manual. 2.Divulgación a través de los diferentes medios de comunicación de la entidad.

9 INFORMACIÓN Información Primaria Información Secundaria Sistemas de Información SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION 1.Línea de atención al usuario, página web, y buzones de sugerencias para PQRS, tiempo máximo de respuesta 10 días hábiles, la dirección de convivencia ciudadana verifica la respuesta y satisfacción del usuario. 2.Identificación de información Primaria: PQRS, Pagina web, Línea de atención al usuario, Buzones de sugerencias, Visitas a los sectores, Encuestas a los usuarios, Evaluación de los procesos, Derechos de petición 3.Identificación con los usuarios de las necesidades y prioridades de la comunidad 4.Para la gestión de la entidad se cuenta con los proyectos de desarrollo que se presentan y tramitan ante diferentes organismos, con los que se busca realizar gestión en beneficio de la comunidad. 5.Presentación de propuestas al sector productivo. 6.Sondeos de opinión 7.Estudios de los diferentes sectores sociales, culturales, económicos, etc. 1.Se cuenta con un procedimiento documentado para atender la retroalimentación con el cliente. 2.La entidad tiene las tablas de retención documental certificadas por el archivo Histórico del Departamento, cuenta con procedimientos documentados para el tema y una guía de gestión documental. 3.Internamente se tiene la información sistematizada en el Intranet, donde aparecen todos los manuales, actos administrativos, programación de actividades, guías, formatos y reglamentos de los distintos comités o actividades reguladas. 4.Con respeto al acceso, este es fácil y con algunos niveles de seguridad para evitar la manipulación indebida de la información. 5.Igualmente se estableció una matriz de rendición de cuentas donde se prevé esta situación. 1.Se Estableció un sistema documental denominado Panal, donde se maneja todo el sistema de gestión documental de acuerdo con las tablas de retención documental, que además permite la digitalización de la correspondencia recibida, y se lleva el control de respuesta y tiempo de atención. 2.Los recursos físicos y humanos de la organización cuentan con procesos, procedimientos y guías donde se establece el manejo de estos y su adecuada utilización, además se tiene software para agilizar el control y la evaluación de sus resultados. 3.Se ha dispuesto por parte de la entidad de los siguientes medios: Línea de atención al usuario, Portal de PQRS en la página web, Buzones en 15 diferentes sedes Municipales, Ventanilla única disponible Para la recepción de las PQRS.

10 COMUNICACIÓN PÚBLICA Comunicación Organizacional Comunicación Informativa Medios de Comunicación SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION 1.Se diseñaron diferentes mecanismos entre los que se cuenta con: Matriz de Comunicaciones, Plan de Comunicaciones, Guía de Comunicación, Cartilla de Protocolo, Modelo de presentaciones institucionales, Plan de Medios de Difusión, Proceso de comunicación organizacional definido, Procedimiento de divulgación y Convocatoria 1.El proceso de comunicación organizacional está definido y tiene interrelación directa con los ciudadanos y grupos de interés a través de los diferentes procedimientos y guías elaboradas para este fin. 2.Emisión anual de un informe de gestión de la entidad a la comunidad, al Concejo Municipal, y a los órganos de Control 3.Publicación en carteleras de la información financiera relacionada con programas, proyectos, obras, etc. 4.Rendición anual de cuentas a la comunidad y a todos los grupos de veeduría ciudadana. 5.Publicación de trámites y formularios oficiales a través de la página web. 1.Con los grupos de interés y los órganos de control se tiene acceso vía Internet, vía correo electrónico y por medios tales como reuniones informativas con los comunicadores de otras entidades y con la emisión de boletines de prensa. 2.Se cuenta con diversos medios: página web, carteleras comunitarias, periódico oficial, programación de eventos, línea de atención al usuario, buzones de sugerencias, reuniones del alcalde con la comunidad. 3.Página web con acceso a los actos administrativos más importantes.

11 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación del Control. Autoevaluación de Gestión. Evaluación del SCI. Auditoría Interna (AI). Institucional. Proecesos. Individual. EVALUACION INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO ELEMENTOS COMPONENTES

12 AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación del Control Autoevaluación de Gestión SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION 1.En los procesos se definen las herramientas para la autoevaluación 2.Se cuenta con un software que permite establecer acciones de mejora que cada servidor puede sugerir para mejorar sus actividades 3.En el decreto de estímulos e incentivos se plantea el reconocimiento a quienes mejoran sus actividades, reducen costos o tiempos en la prestación de los servicios. 4.Las actividades de sensibilización sobre cultura de autoevaluación son difundidas permanente por la Intranet y por los medios internos de comunicación que se realiza desde la oficina de control interno. 1.Se realizan campañas como: excelente ciudadano y excelente servidor público. 2.Se entregan boletines semanales donde se recuerdan los valores y los principios de control. 3.Se emiten comunicados por el correo interno difundiendo la cultura de auto control. 4.Se elaboran plegables con temas especiales de autocontrol.

13 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION Evaluación del SCI.Auditoría Interna (AI). 1.Se elabora de acuerdo con los parámetros definidos por el Departamento Administrativo de la Función pública, este se construye con la participación de un alto número de funcionarios, de los cuales se consolida el informe y se extraen las oportunidades de mejora. 1.Se definió un procedimiento de auditorías internas y de control permanente a la gestión administrativa. 2.Se define cada semestre con el alcalde y el comité coordinador de control Interno el programa de auditorías internas que se llevara a cabo en el periodo respectivo.

14 PLANES DE MEJORAMIENTO Institucional Procesos Individual SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION 1.Se diseño un formato con su respectivo instructivo para la elaboración de los planes de mejoramiento institucional. 1.Para los procesos se cuenta con un procedimiento documentado que permite los planes de mejoramiento por procesos, donde se realiza el seguimiento a las acciones emprendidas los responsables y la verificación de estas. 1.Se diseño un formato con su respectivo instructivo para la elaboración de los planes de mejoramiento individual, direccionado para los servidores que son evaluados por estar dentro de la carrera administrativa. 2.Con respeto a los contratistas estos se evalúan en un formato del Sistema de gestión de la calidad, donde se socializa las acciones que debe mejorar, para permitir su mejoramiento.

15 Gracias!