¡¡¡¡Bienvenidos!!!!. Capacitación Administrativa 2014.

Presentación del tema: "¡¡¡¡Bienvenidos!!!!. Capacitación Administrativa 2014."— Transcripción de la presentación:

1 ¡¡¡¡Bienvenidos!!!!

2 Capacitación Administrativa 2014

3 Objetivo Actualizar al personal Administrativo y Académico- Administrativo de la Seccional Bello, sobre los procesos administrativos y financieros requeridos para acceder a los recursos que apoyan el desarrollo de sus actividades.

4 Funciones de la Dirección Administrativa y Financiera

5 Socialización Procesos Administrativos

6 Compras

7 PROCESO GENERAL DE COMPRAS

8 ¿CUANDO ACUDO AL AREA DE COMPRAS? Cuando dentro de su área, equipo de trabajo, surja la necesidad de adquirir un bien o servicio para el desarrollo de actividades académicas y administrativas.

9 ¿ QUÉ DEBO HACER ANTES DE PASAR UN REQUERIMIENTO AL ÁREA DE COMPRAS? Buscar autorización de su jefe inmediato. Tener claro lo que se desea comprar. Verificar si cuenta con presupuesto para tratar su solicitud.(si no tiene acceso a SAP pedir a compras un pantallazo de su presupuesto) Introducir la solicitud de pedido al sistema de información SAP. El proveedor debe estar creado en el sistema ( esta información la da el área de compras.

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11 ¿ CÓMO HAGO LLEGAR LA SOLICITUD DE COMPRA? Enviar correo con el numero de sol pedido, especificando el bien o servicio que se desea adquirir, es importante detallar características y especificaciones que se deben tener en cuenta a la hora de comprar. Además de anexar soporte de autorización. eliana.banol@uniminuto.edu monica.rengifo@ uniminuto.edumonica.rengifo@ uniminuto.edu

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13 Generalidades: Toda solicitud de compra de un bien ó servicio deberá realizarse directamente por el usuario asignado por el Responsable del Centro de Costo, no por terceros y a través del Sistema Información (SAP). Todo empleado de la Institución debe ser responsable del seguimiento, control, consumo, almacenamiento y existencia del producto o bien solicitado y recibido..Para casos en los que la compra sea de un servicio especializado, el responsable de la solicitud deberá sugerir los proveedores a los cuales realizar el pedido..Las compras por caja menor se deben pasar directamente a tesorería con el formato y autorizaciones correspondientes y no deben superar los $60.000.

14 Generalidades: Toda solicitud de compra se hará a través del Sistema de Información SAP con (15) días de anticipación a la fecha en que se requiere el bien o servicio. En caso que sea una compra especializada, realizar la solicitud con una anticipación mayor, con el fin de que el responsable del Grupo de Compras tenga el tiempo suficiente para efectuar el trámite respectivo. Las ordenes de compra de bienes y servicios serán emitidas al proveedor cuando se haya cumplido todo el proceso.

15 IMPORTANTE La Analista de Compras es la única funcionaria facultada para realizar la compra o autorizar servicios ante los proveedores. Las facturas por fuera del proceso (recibidas en áreas diferentes al DAF) no serán recibidas en contabilidad (sin excepción, y en este caso la persona que recibió la factura, deberá asumir el pago de la misma). Los tiquetes aéreos se solicitan a la Asistente de Rectoría con 15 de antelación para viajes nacionales y con 30 días de anticipación para internacional

16 IMPORTANTE En los casos donde la solicitud involucre le área de comunicaciones (piezas gráficas), se deberán acoger a los tiempos definidos por esta área y una vez el proceso de comunicaciones termine, se hace la solicitud respectiva a compras y empezarán ahí a contar los 15 días para la entrega.. Si las compras son necesidades que surgen para la organización y realización de un eventos y actividades tales como: grados, semana de la salud, fiesta de primíparos, semana del emprendimiento, conferencias con invitados externos, semana de la comunicación, etc. y requieran de ayudas especiales como: tarimas, carpas, sonido, luces, paneles, flores, estaciones de café, etc. deben pasar el requerimiento al área de LOGISTICA con 20 días hábiles. El área de LOGISTICA pasa directamente estos requerimientos a el área de compras y no el usuario.

17 Proceso de Compra de Tiquetes Regionales y Nacionales

18 1.Tener aprobación verbal del jefe inmediato y del rector. 2.Verificar presupuesto de la cuenta de viajes. 3.Crear en SAP la solicitud de pedido para la compra del tiquete. En caso de no tener usuario gestionar con el área de compras dicha solicitud de pedido. 4.Diligenciar el formato de solicitud: D:\BACKUP RECTORÍA\FORMATOS\Formato Plan mensual de viajes nacionales 19-09-13.xlsD:\BACKUP RECTORÍA\FORMATOS\Formato Plan mensual de viajes nacionales 19-09-13.xls 5.Hacer firmar el formato de plan de viajes por el responsable del centro de costos de donde se toma el recurso para la compra. 6.Entregar el formato completamente diligenciado y firmado a la asistente de rectoría para su respectiva gestión, mínimo con 15 días de anterioridad a la fecha del viaje.

19 Proceso de Solicitud de Servicio de Transporte al Aeropuerto José María Córdoba

20 1.Tener tiquetes comprados. En caso de ser una solicitud de servicio de transporte para un lugar diferente al aeropuerto José María Córdoba debe ser autorizado por la dirección administrativa y financiera. 2.Diligenciar el formato de solicitud de servicio de transporte:..\..\..\FORMATOS\Solicitud transporte Don Sixto en blanco.xls..\..\..\FORMATOS\Solicitud transporte Don Sixto en blanco.xls 3.Enviar con anterioridad el formato de solicitud de servicio de transporte debidamente diligenciado para su respectiva gestión al siguiente correo: myriam.jaramillo@uniminuto.edumyriam.jaramillo@uniminuto.edu

21 Contabilidad

22 SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES

23 ANTICIPO Y LEGALIZACIONES ANTICIPO : Es la acción o efecto de anticipar. Para nuestro caso es la solicitud del desembolso de dinero para un viaje. LEGALIZACION: Es el proceso de certificación de un documento, de forma que sea reconocido oficialmente por un sistema legal, es decir soportar los gastos incurridos en el viaje mediante soportes físicos facturas. PROCESO PARA VIAJE: - TKT Aéreo - Hospedaje - Solicitud de Anticipo

24 ANTICIPO Y LEGALIZACIONES Que tengo en cuenta para solicitar un anticipo? POLITICAS PARA SOLICITAR ANTICIPO: - FORMATOS\fr-fi-cxp-01 solicitud de anticipos.xls FORMATOS\fr-fi-cxp-01 solicitud de anticipos.xlsFORMATOS\fr-fi-cxp-01 solicitud de anticipos.xls -Realizar presupuesto para gasto de viaje. - Obedecer la misión institucional - Solicitar anticipo con mínimo con 5 días hábiles antes del viaje. - Anticipos son solo para gastos de viaje. - No se podrá entregar un anticipo a un empleado que presente otro anticipo vigente sin legalizar.

25 ANTICIPO Y LEGALIZACIONES POLITICAS PARA SOLICITAR ANTICIPO: -Los desembolsos de anticipos se realizarán en Bogotá los días martes y viernes de cada semana, por transferencia electrónica. -Pasar la planeación mensual debidamente firmada en los primeros 5 días hábiles del mes a Asistente de Rectoría. -Solicitar tiquetes de viajes nacionales con 15 días calendario de anterioridad -Solicitar tiquetes de viajes internacionales con 30 días calendario de anterioridad

26 ANTICIPO Y LEGALIZACIONES POLITICAS PARA LEGALIZAR ANTICIPO - FORMATOS\fr-fi-cxp-02 leg anticipos y viaje v1 ago 1601.xls FORMATOS\fr-fi-cxp-02 leg anticipos y viaje v1 ago 1601.xls FORMATOS\fr-fi-cxp-02 leg anticipos y viaje v1 ago 1601.xls - Para legalizar los gastos del anticipo son máximo cinco (5) días hábiles después de terminar la misión. - Anticipo no legalizado en el tiempo requerido, se descontará por nómina el valor de éste, con previo aviso. - El responsable que no legaliza queda sancionado no podrá recibir anticipos durante los siguientes seis (6) meses. - Inscripción en Congresos y seminarios se debe hacer el proceso en compras. Informe, formato, soportes, firmas.

27 ANTICIPO Y LEGALIZACIONES POLITICAS PARA LEGALIZAR ANTICIPO - Los gastos de viaje que incluyan taxis o transporte urbano, deben presentar soporte con factura o recibo de caja con los siguientes datos: NIT o Cédula de Ciudadanía, Nombre, dirección, ciudad y teléfono del beneficiario, Lugar de salida y de destino. Los demás soportes, deben venir sustentados con factura, justificando y detallando claramente el gasto. (Servicio Restaurante) condiciones factura art 617 y 618 E.T - Los demás soportes, deben venir sustentados con factura, justificando y detallando claramente el gasto. (Servicio Restaurante) condiciones factura art 617 y 618 E.T - Contabilidad no podrá generar los anticipos solicitados cuando ya haya ocurrido el hecho. - La falsedad de los soportes, es causal de despido. - Cada semana se elaborará Informe anticipos no legalizados.

28 ANTICIPO Y LEGALIZACIONES Gastos de viaje autorizados Hospedaje: Son los hoteles que se encuentran ya registrados en el sistema SAP y la reserva se hace por el proceso de compras. Transportes: Se reconocerán los que sean para el objeto de la misión del viaje. Manutención: Se reconocerá el valor de las facturas que se entreguen como soporte de la transacción. Inscripciones: a seminarios, congresos por proceso de compras.

29 Tesorería

30 TESORERÍA PAGO A PROVEEDORES CAJA MENOR

31 PAGO A PROVEEDORES Medio de pago: Transferencia Bancaria Política de pago: 30 días Días de pago: Martes y Viernes Nota: Los pagos inmediatos deben ser solicitados con tiempo y mediante correo electrónico justificar la prontitud de estos para hacer la solicitud a Tesorería Bogotá.

32 CAJA MENOR ¿PARA QUÉ? Atender necesidades institucionales como: Reparaciones locativas menores y urgentes Gastos notariales por autenticación, reconocimiento de firmas, etc. Transporte urbano que se requiera en desarrollo de las operaciones de la Universidad. Gastos menores de papelería y útiles de oficina. Gastos menores de cafetería. Otros gastos autorizados.

33 CAJA MENOR MONTO MAXIMO: $61.600 AUTORIZAN:Responsables centros de costos DAF / CAF Seccional ¡NO PERMITIDO! Gastos que exijan retención en la fuente como: Hotel y hospedaje Honorarios Arrendamiento de bienes muebles Y todos aquellos servicios eventuales que sean constantes.

34 POLITICAS CAJA MENOR Recibo provisional debe ser utilizado sólo para el objeto que se solicitó. Una persona sólo puede tener un recibo provisional, y un Centro de Costo máximo dos vales provisionales. Un Empleado con poder de autorización de gastos por caja menor no podrá autorizarse gastos a beneficio de él mismo. El soporte debe ser original y cumplir con los requisitos legales. Los soportes pueden ser facturas, tiquetes de registradora, cuentas de cobro y vales de Caja Menor (transporte).

35 POLITICAS CAJA MENOR Requisitos legales de una factura: Estar denominada expresamente como Factura de Venta. Contener apellidos, nombre y cédula o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. Razón social y NIT de quien adquiere los bienes o servicios (En este caso deberá aparecer la razón social y NIT de la Universidad). Discriminar el IVA facturado. Llevar el número que corresponde a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de expedición Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y cédula o NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad del retenedor del Impuesto sobre las Ventas.

36 SOLICITUD RECURSOS DE CAJA MENOR, CAFETERIA Y RESTAURANTE SECCIONAL BELLO SOLICITANTE:DIANA SUAREZ AREA:TESORERIA - DAF CENTRO DE COSTO:25208210 FECHA:21/05/2014 DESCRIPCIONCANTIDADVALOR UNDVALOR TOTAL Autenticacion notarial13.500 TOTAL RECURSO SOLICITADO3.500 _______DS_________________ FIRMA SOLICITANTE _______MIR___________ _______LEV_____________ FIRMA AUTORIZACION Director Centro de Costos Director Administrativo y Financiero

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38 TRANSPORTE

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40 TRANSPORTE CON TAXIS COOPEBELLO

41 Activos Fijos

42 Bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no esta destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la organización y se usa con la intensión de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. (Decreto 2649 de 1993). ACTIVOS FIJOS

43 BIENES INMUEBLES BIENES MUEBLES

44 RESPONSABILIDAD DE LOS ACTIVOS Toda persona que tenga a su cargo un activo será responsable de este. Docentes y administrativos, entre otros ya sean permanentes o temporales serán entregados con “Acta de entrega de activos fijos” o “Acta de inventario inicial” C:\Users\Uniminuto\Desktop\fr-ad-aca-03 acta recibo de activo fijo seg ajustado0.xls C:\Users\Uniminuto\Desktop\fr-ad-aca-03 acta recibo de activo fijo seg ajustado0.xls

45 ASIGANCION Y ENTREGA DE RESPONSABILIDAD Al momento de vincularse a Uniminuto o del inventario Al momento de su desvinculación de Uniminuto o cambio de cargo

46 AUTORIZACIÓN DE MOVIMIENTO LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES Puestos de trabajo Sillas Ventiladores Mesas Archivadores Tableros INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA Computadores Teléfonos Televisores Video beam Ups Impresoras

47 TIPOS DE MOVIMIENTOS DE ACTIVOS

48 Ejercicio de Aplicación Caso: Viaje de Tatiana de los Ríos colaboradora de la Facultad de Ciencias Humanas y Sociales a Uniminuto Bucaramanga. La señora Tatiana de los Ríos viajará a la ciudad de Bucaramanga el día 30 de junio de 2014, estará allí por 3 días, será Ponente del Congreso de pensamiento Latinoamericano 2014 adscrito a la facultad en la que ella labora, requiere que usted le ayude a tramitar: 1. Solicitud de anticipo de gasto de viaje. 2. Tiquetes 3. Hospedaje 4. Transportes desde y hasta el aeropuerto 5. Requiere llevar los siguientes materiales: a) Fotocopias b) Marcadores que compra por caja menor c) Cámara Fotográfica d) Tablet e) Grabadora de periodista f) Cuadernos institucionales 6. Al regreso del viaje, usted le debe ayudar con la legalización de gastos de viaje.

49 Ejercicio de Aplicación Usted y su equipos deben desarrollar los siguientes punto: 1. Identifique en donde puede consultar los procedimientos y formatos requeridos. 2. Desarrolle todo el proceso en cada una de las áreas responsables. 3. Determine los formatos que debe diligenciar. 4. Determine los tiempos requeridos para cada proceso. 5. Identifique a las personas que manejan el proceso dentro de cada área. 6. Aclare los presupuestos y los controles sobre los mismos para el desarrollo de la tarea.

50 ¡¡¡¡Gracias!!!!