SISTEMA DE PROYECTOS PS_SAP PROCESO GENERAL 23 DE ABRIL DE 2008

Sistema de Proyectos PS_SAP FLUJOGRAMA GENERAL DE UN PROYECTO Inicio Radicación del Proyecto CJV1 Formular/ajustar BPIN, EBI y FF-01 CJV2 - ZPSPROJ Revisión Planeación CJV2 - ZPSPROJ Viable? Si No Bloqueo cambios Solicitante CJV2 Bloquear versión observada CJV6 Crear nueva versión CJV4 Formulación Plan de Acción CJS2 Liberación Elemento PEP CJ02 ó CJ12 Asignación Área funcional CJ02 ó CJ12 Bloqueo ejecución Elemento PEP CJ02 Transferencia de Proyectos CJV4 Disponibilidad Presupuestal FMX1 Solicitud de Pedido ME51N Elaboración Pedido ME21N Ingreso de Mercancía MIGO Evaluación Plan de Acción KB31N Fin Dependencias Banco de Proyectos Analistas Logísticos 23 DE ABRIL DE 2008

Sistema de Proyectos PS_SAP Radicación del Proyecto – CJV1 Responsabilidad de las dependencias Equivalente a la anterior radicación en el Banco de Proyectos. Se crea la primera versión del proyecto (V0001) Se define metodología de formulación Se asigna en el campo solicitante de proyecto el responsable de la información. 23 DE ABRIL DE 2008

Sistema de Proyectos PS_SAP Formulación BPIN – CJV2 Responsabilidad de las dependencias Trabajar siempre la última versión activa del proyecto Utilizar integración con office, permite copiar y pegar Proteger el documento para la posterior revisión del Banco de Proyectos. Se pueden anexar documentos en word, excel y presentaciones power point. 23 DE ABRIL DE 2008

Sistema de Proyectos PS_SAP Formulación y/o ajuste EBI y FF-01 – ZPSPROJ Responsabilidad de las dependencias Asociar a la estructura del Plan de Desarrollo vigente Asignar el tipo de presupuesto del proyecto, institucional o participativo. Para presupuesto participativo utilizar el procedimiento definido. Para la FF-01 apoyarse en el procedimiento en excel que facilita diligenciamiento. 23 DE ABRIL DE 2008

Sistema de Proyectos PS_SAP Revisión BPIN – CJV2 Responsabilidad Banco de Proyectos-Unidad Financiera DAP Revisar metodología e insertar comentarios Revisar documentos anexos en word, excel y presentaciones power point. 23 DE ABRIL DE 2008

Sistema de Proyectos PS_SAP Revisión EBI y FF-01 – ZPSPROJ Responsabilidad Banco de Proyectos-Unidad Financiera DAP Diligenciar observaciones por transacción CJV2, o en documento externo de word. Utilizar texto PS “OBSERV. EBI Y FF-01”, formato word. 23 DE ABRIL DE 2008

Sistema de Proyectos PS_SAP Proyectos observados – CJV4 y CJV6 Responsabilidad Banco de Proyectos-Unidad Financiera DAP Por CJV2 haber salvado comentarios BPIN y observaciones a fichas EBI y FF-01. Crear nueva versión del proyectos (versión siguiente) para ser tratada por el formulador - CJV4. Inhabilitar (bloquear) la versión observada – CJV6, evita modificaciones a la metodología BPIN.

Sistema de Proyectos PS_SAP Proyectos observados – CJV4 Proyectos observados – CJV6

Sistema de Proyectos PS_SAP Proyectos viabilizados – CJV4 Responsabilidad Banco de Proyectos-Unidad Financiera DAP. Transferir versión aprobada de SIMULACIÓN a DATOS OPERATIVOS. El sistema inactiva automáticamente la versión origen de la transferencia. De datos operativos a simulación, verificar inactividad, mensaje importante “Existen simulaciones para el proyecto”

Sistema de Proyectos PS_SAP Bloqueos a Proyectos – CJV2 y CJ02 Bloquear modificaciones EBI y FF-01 – CJV2 Este proceso brinda tranquilidad a grupos logísticos y a los analistas presupuestales. Evitar modificaciones a las fichas mientras no haya proceso de ajuste a los proyectos. Bloquear ejecución de proyectos – CJ02. Primer paso luego de transferir proyectos nuevos Evita la “ágil” creación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal. Se recomienda para proyectos que deben incurrir en grandes ajustes

Sistema de Proyectos PS_SAP Asignar área funcional y liberar Proyecto (PEP) – CJ02 ó CJ12 La falta de área funcional impide la creación de cualquier documento presupuestario. Un vez creado un Doc. Prespt. no se puede cambiar el área. Luego de asignada el área, la ejecución se controla por bloqueo de proyecto. Liberar proyecto complementa el proceso de ejecución

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN TENGAN FELIZ DÍA 23 DE ABRIL DE 2008