Informe sobre Servicios de Idiomas y Medidas de Eficiencia Económica en la Prestación de Servicios de Conferencias para Reuniones de la OEA Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones 30 de noviembre de 2010/AGC

Mandato AG/RES. 1 (XL-E/10) III.A.12.a 12. Servicios de conferencias y reuniones a) Reiterar a la Secretaría General la necesidad de ampliar su estudio de los servicios de interpretación y traducción de la Organización para que incluya toda el área de servicios de conferencias y reuniones y presentar a la consideración de la CAAP, informes de avance sobre los servicios y necesidades actuales del Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones, en los que se incluyan datos sobre los medios más eficientes y rentables de proveer estos servicios, en la sede y fuera de la sede, tomando en consideración los requerimientos de los Estados Miembros, las necesidades generales y las limitaciones de la Organización para cumplir con sus mandatos.

Sección de Idiomas Traduce internamente 45% de los documentos solicitados por todas las áreas de la SG/OEA, dando prioridad al CP y la AG Coordina la traducción externa del 55% restante Identifica los traductores idóneos para las traducciones según experiencia y especialidad Revisa traducciones y/o documentos originales a solicitud de las áreas Realiza un control de calidad del 100% de las traducciones Examina traductores antes de incorporarlos a la nómina de traductores independientes Asesora a las delegaciones de los Estados Miembros durante las Comisiones de Estilo Compila y actualiza glosarios y manuales de estilo para unificar y mantener el vocabulario y el estilo de la OEA

Sección de Idiomas Coordina servicios de interpretación para todas las reuniones de la SG/OEA dentro y fuera de la sede Asesora a las áreas sobre las modalidades más apropiadas y eficientes de contratar intérpretes Identifica intérpretes calificados por asociaciones profesionales en los países miembros Ofrece servicios de interpretación interna para: –reuniones del presidente del CP y coordinadores regionales –reuniones de carácter altamente confidencial –misiones de ministros y/o embajadores –reuniones privadas y de negociaciones de embajadores –reuniones privadas del SG y SGA

TRADUCCIÓN

Flujo de traducción

Estadísticas traducciones Enero-Octubre 2010 MES ESPAÑOLINGLÉSFRANCÉSPORTUGUÉS INTERNOEXTERNOINTERNOEXTERNOINTERNOEXTERNOINTERNOEXTERNO ENERO20,77434,53295,422212,46062,84958,19437,86182,335 FEBRERO36,07753,717158,284142,16486,276104,62020,863174,253 MARZO52,233160,153133,535528,616154,134131,519112,334169,270 ABRIL60,81751,561186,962192,689259,864151,556157,756258,585 MAYO97,28951,923579,901369,600832,795150,457473,984510,934 JUNIO33,4954,561133,371366,861123,24911,04588,53544,698 JULIO12,75517,10129,56085,48527,75317,84826,49812,125 AGOSTO39,62356,28167,980311,30059,34398,60965,51498,925 SEPTIEMBRE44,08272,78792,814276,735110,51519,029100,14329,072 OCTUBRE44,56663,07783,831645,13774,65354,83358,52873,034 TOTAL441,711565,6931,561,6603,131,0471,791,431797,7101,142,0161,453,231

Solicitudes de traducción MESSOLICITUDES ENERO194 FEBRERO230 MARZO416 ABRIL423 MAYO694 JUNIO184 JULIO133 AGOSTO196 SEPTIEMBRE231 OCTUBRE280 TOTAL2981

Traducciones internas vs. externas TRADUCCIÓNESPAÑOL%EINGLÉS%IFRANCÉS%FPORTUGUÉS%P INTERNA 441,71144%1,561,66033%1,791,43169%1,142,01644% EXTERNA 565,69356%3,131,04767%797,71031%1,453,23156% 1,007,404 4,692,707 2,589,141 2,595,247

Traductores de planta por idioma Inglés: 1 traductor/revisorEspañol: 1 traductor/revisor 1 traductor Portugués:1 traductor/revisor de plantaFrancés: 3 traductores/revisores 1 traductor/revisor por contrato

Solicitudes de traducción por idioma

Solicitudes por área de la SG/OEA

Traducciones internas = Ahorro para el área Total de ahorros $879,293.72

INTERPRETACIÓN

Flujo de interpretación

Reuniones con interpretación (mes) MESREUNIONES ENERO25 FEBRERO36 MARZO79 ABRIL65 MAYO78 JUNIO16 JULIO21 AGOSTO11 SEPTIEMBRE60 OCTUBRE45 TOTAL436

Reuniones con interpretación (área)

Modalidades utilizadas en CP/CEPCIDI

Modalidades de interpretación Idiomas hablados en la reunión (ORIGEN) Número de intérpretes Idiomas reproducidos por los intérpretes (META) Inglés, Español, Francés, Portugués (Equipo completo) 8Inglés, Español, Francés, Portugués 4Inglés, Español Inglés, Español, Francés/Portugués6 Inglés, Español (Bidireccional) 2Inglés, Español (Bidireccional) 3Inglés, Español

Programa de expansión regional de intérpretes y traductores Objetivo: Identificar traductores e intérpretes calificados en los Estados Miembros para reducir el costo de brindar servicios de traducción e interpretación en reuniones fuera de sede y atender las solicitudes de los gobiernos de contratar profesionales locales.

Programa de expansión regional de intérpretes y traductores Resultados: Perú PerúIntérpretes, junio 2009: 10 Brasil BrasilIntérpretes, diciembre 2009: 12 Colombia ColombiaIntérpretes, julio 2010: 7 Colombia ColombiaTraductores CITEL, nov. 2010: 5 México MéxicoTraductores e intérpretes, noviembre 2010: en proceso de evaluación Ecuador Ecuador Traductores e intérpretes, febrero 2011: en proceso de organización

Servicios de conferencias

Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias Reuniones amigables con el medio ambiente Promoción de la política de reducción del uso de papel, “ Paper Light Policy ”, distribuyendo los documentos de manera electrónica. Promoción de la implementación de la política de “ Printing on Demand " y las impresiones a doble cara. Minimización de la cantidad de materiales para los participantes (libretas de apuntes, documentos impresos, lapiceros, carpetas, etc.) Uso de materiales de fácil biodegradación o que cuenten con el sello del Forest Stewardship Council (FSC).

Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias Reuniones amigables con el medio ambiente Implementación en la sede de la reunión del sistema de recolección por separado y reciclaje o reutilización. Control del aire acondicionado de los salones en el nivel de menor consumo de energía posible. Promoción del seguimiento de las reuniones a través de herramientas como los medios sociales (social media): Twitter, Facebook, Youtube o RSS. Mayor uso de la tecnología como herramienta de apoyo (Links documentos, página web por reunión, laptops por participante). Involucrar a los participantes de manera directa y promover su papel como multiplicadores de este esfuerzo para generar mayor conciencia ambiental.

Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias N ú mero de videoconferencias Asistencia en Sede Costo estimado por pasaje de avi ó n ahorrado Valor de vi á ticos ahorrado Costo total ahorrado (ROI) *319$ 90,700.00$ 114,624.00$ 205, **415$ 161,870.00$ 140,909.00$ 302, VIDEOCONFERENCIAS Salón Multimedia “Sir Arthur Lewis” * Desde abril de 2009, fecha en la que el Salón Sir Arthur Lewis fue inaugurado. ** Hasta el 15 de octubre de Observaciones importantes Observaciones importantes: El cálculo del ahorro se ha hecho con base en un estimado conservador de 4 personas viajando por videoconferencia. Un estimado máximo de 3 días de estadía por videoconferencia. En los casos en los que más de un país está involucrado, el cálculo se ha hecho con base en el país que ofrece los menores costos.

Asignaciones presupuestarias DGCR

Personal DGCR ProfesionalesServicios Generales Año D2D1P5P4P3P2P1Sub- Total G7G6G5G4G3G2G1Sub- Total

Medidas de eficiencia en la prestación de los servicios de conferencias Nuevas capacidades para videoconferencias en el Salón Simón Bolívar Esfuerzo conjunto entre DOITS y DGCR Algunas de las nuevas capacidades del salón incluyen:  Video / Teleconferencia (VTC) con capacidad de hasta 5 conexiones simultáneas: Seis cámaras en la sala Cada delegado puede hablar desde su propio micrófono Visualización de las otras partes en todas las pantallas y monitores del salón. Conexiones a través de IP (por Internet) e ISDN (vía línea telefónica)  Audio Teleconferencia (ATC)  Paneles de control para las video - teleconferencias y presentaciones locales  Capacidad de grabación  Capacidades de realizar presentaciones locales

Propuestas Actualizar la resolución 872 : “Actualización de Costos de Conferencias y Reuniones” Limitar número de páginas de informes: páginas: Práctica común en organismos internacionales Costos traducción: 10 Págs. = 2,500 palabras = US$ Págs. = 3,750 palabras = US$