La norma ISAAR (CPF) 2ª ed. Vitor Manoel Marques da Fonseca Arquivo Nacional (Brasil) San José, 26/10/2006 San José, 26/10/2006

Las normas internacionales 1992 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Statement of principles regarding archival description. 1. ver. rev. Ottawa: The Secretariat of the ICA Comission on Descriptive Standards. 12 p INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAD (G): General International Standard of Archival Description. Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc Comission on Descriptive Standards INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR (CPF): international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families; proposed by the ad hoc Commission on Descriptive Standards, Paris, France, November Final ICA approved version. Ottawa, ISAD 2 ed.; 2004 – ISAAR 2 ed.

Norma Internacional de Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias   1ª ed. – elaborada de 1993 a 1995, publicada en 1996   2ª ed. – elaborada de 2000 a 2003, publicada en 2004

Objetivos   producción de registros de autoridad de archivos que puedan garantizar puntos de acceso consistentes   crea la posibilidad de intercambiar y compartir registros de autoridad de interese de más de una institución

Que es una autoridad?  concepto originario de la área de bibliotecas  definición: “término normalizado que permite acceder de una forma única a los registros bibliográficos que lo contienen”  exige otros conceptos: control de autoridades – uso consistente de una única forma de nombre, asunto o serie como encabezamiento en un catálogo registro de autoridad – registro de la forma de encabezamiento establecida y información relativa a ella

Registros de autoridad de archivos  forma normalizada del nombre, combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados

Por qué registros de autoridad de archivos?  mejorar las condiciones de pesquisa y acceso a las informaciones deseadas, evitando homónimos y buscas por varias posibilidades de nombres de una institución, persona ó familia (acrónimos, pseudónimos, títulos etc.)  aprovechar las amplias pesquisas establecidas en archivos para establecimiento del nombre, histórico y funciones/actividades de los productores de archivos

Ventajas del uso de registros de autoridad de archivos   descripción de instituciones, personas y familias como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico  aproximación de trabajo común con los profesionales de la área de bibliotecas y museos  elaboración de un nuevo tipo de recurso para la pesquisa en archivos   control de la creación y uso de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas  entradas normalizadas de nombres, haciendo distinción entre homónimos, usando referencias cruzadas para acrónimos, siglas, pseudónimos, títulos etc.

Ventajas del uso de registros de autoridad de archivos (cont.)   documentación de las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen  posibilidades de identificación de parcelas dispersas de un fondo  posibilidades de establecer relaciones entre diferentes entidades  posibilidades de establecer relaciones entre las entidades y materiales relacionados a ellas por producción, propiedad ó asunto, por ejemplo, materiales bibliográficos, museológicos o sitios en la web.

Características generales 1- Área de identificación – identifica la entidad descrita y establece su(s) forma(s) normalizada(s) de nombre 2- Área de descripción – informa acerca de la historia, actividades y contexto de la entidad 3- Área de relaciones – registra y describe relaciones entre la entidad y otras entidades 4- Área de control – identifica y informa acerca de la producción del registro de autoridad de archivos 5- Relación de instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursos – orienta sobre vínculos entre registros de autoridad de archivos y otros recursos informativos

Características generales (cont.)  27 elementos  4 elementos esenciales:  Tipo de entidad  Forma(s) autorizada(s) del nombre  Fechas de existencia  Identificador del registro de autoridad  Exige normas nacionales  Exige un formato de intercambio – Encoded Archival Context (EAC)

1 - Área de identificación 1.1 – Tipo de entidad 1.2 – Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 – Formas paralelas del nombre 1.4 – Formas normalizadas del nombre según otras reglas 1.5 – Otras formas del nombre 1.6 – Identificadores para instituciones

2 - Área de descripción  2.1 – Fechas de existencia  2.2 – Historia  2.3 – Lugar(es)  2.4 – Estatuto jurídico  2.5 – Funciones, ocupaciones y actividades  2.6 – Atribución(es)/Fuente(s) legal(es)  2.7 – Estructura(s) interna(s)/Genealogía  2.8 – Contexto general

Posibilidades  información estructurada en varios elementos o  fechas de existencia y texto libre

3 - Área de relaciones  Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas  3.2 – Naturaleza de la relación  3.3 – Descripción de la relación  3.4 – Fechas de la relación

4 - Área de control  4.1 – Identificador del registro de autoridad  4.2 – Identificador(es) de la institución  4.3 – Reglas y/o convenciones  4.4 – Estado de elaboración  4.5 – Nivel de detalle  4.6 – Fechas de creación, revisión o eliminación  4.7 – Lengua(s) y escritura(s)  4.8 – Fuentes  4.9 – Notas de mantenimiento

Relación de instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursos  1 - Identificadores y títulos de los recursos relacionados  2 - Tipos de recursos relacionados  3 - Naturaleza das relaciones  4 – Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones

Observaciones  no integra el registro de autoridad archivística  carácter pedagógico – propuesta de como hacer ralaciones

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Encoded Archival Context (EAC) - ver en y en - ver en y en