ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS

POLITICAS DE LA FUNCION DE COMPRAS  CONCEPTO: Son los lineamientos preestablecidos por la Dirección, que rigen la conducta y enfoques necesarios para adquirir materiales para la empresa. Es sugerido que se manejen por escrito.

POLITICAS DE LA FUNCION DE COMPRAS  CLASIFICACION:  POLITICAS INTERNAS.  POLITICAS EXTERNAS.

EL PROCESO DE COMPRAS  ELEMENTOS:  Comprador.  Vendedor.  Objetivo o fin.  Acuerdo.

EL PROCESO DE COMPRAS  REQUISICION:  Es la solicitud de compra.  Da origen al proceso de compra.  Formas:  Formato estándar  Memorundum

EL PROCESO DE COMPRAS  REQUISICION:  Elementos:  Principales:  Descripción analítica de la compra.  Fecha de requisición.  Confirmación de la compra, con autorización.

EL PROCESO DE COMPRAS  REQUISICION:  Elementos:  Accesorios:  Volumen solicitado.  Fecha de requisición.  Datos del proveedor.  Tipo de transporte.  Cotización.

EL PROCESO DE COMPRAS  REQUISICION:  Fines:  Conocimiento de una necesidad.  Investigación y selección del proveedor.  Abastecimiento de un producto.  Control.  Tipos:  Específica  Continua.

EL PROCESO DE COMPRAS  COTIZACIÓN: Es el documento que muestra la descripción analítica, exacta, y especificaciones de las características que tienen los productos solicitados.  Contenido:  Número de artículos.  Lugar y tiempo de entrega.  Transporte.  Precio, cantidad y plazo de entrega.  Condiciones de pago.

EL PROCESO DE COMPRAS  COTIZACIÓN:  Análisis de la cotización:  Proveedores que ofrecen de manera óiptima el producto.  Ubicación de los proveedores.  Comunicación con proveedores.

EL PROCESO DE COMPRAS  PEDIDO: Es el documento legal que sierve para solicitar al proveedor el envio formal de los artículos especificados.

EL PROCESO DE COMPRAS  PEDIDO:  Fines:  Comprobante de responsabilidad por parte del proveedor, de abastecer a la empresa.  Información para el área contable.  Preparativos de recepción.  Información al departamento de Control de Calidad.  Aviso para el departamento que giró la requisición.  Seguimiento de la transacción por parte del Departamento de Compras.

EL PROCESO DE COMPRAS  PEDIDO:  Aspectos legales:  Se debe realizar por escrito, y debe contar con los requisitos completos para realizar la compra.  Administrativos:  Se debe girar con copias para: el proveedor, el depto. de Compras, Contabilidad y Calidad.  Se debe justificar la selección del proveedor.

EL PROCESO DE COMPRAS  CONVENIO: Es el contrato legal, referente a la compra-venta de un producto, así como las condicones de adquisición y pago. Se debe establecer por escrito, en forma clara.

EL PROCESO DE COMPRAS  CONVENIO: Es válido cuando:  Es aceptado y autorizado por un funcionarios competente.  Estipula las responsabilidades tanto del proveedor, como del comprador.  SE realiza conforme a la ley.

EL PROCESO DE COMPRAS  SEGUIMIENTO 1. Control de las órdenes. 2. Confirmar la compra cuando la fecha de cumplimiento se aproxime. 3. Si el proveedor no puede enviar la mercancia, decidir si se le espera o si se elgie a otro proveedor. 4. Almacén reportará a Compras cuando reciba la mercancia, así como el departamento que giró la requisición. 5. Compras dará seguimiento al paroceso, de ser necesario.

EL PROCESO DE COMPRAS  TERMINACIÓN DE LA COMPRA 1. Se recibieron efectivamente los productos solicitados. 2. Los productos adquiridos ya están en uso. 3. Se cumplió con las obligaciones pactadas entre el comprador y el vendedor.

EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACION  OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización. 2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario. 3. Mantenimiento de estándares y controlres de calidad adecuados.

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACION 4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes. 5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comprados. 6. Compra de artículos y servicios requeridos al precio final más barato posible. 7. Mejorar la posición competitiva de la organización. 8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización. 9. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel posible de costos de administración.

RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS %FUNCION 98Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento 89Análisis de valores 87Decisión de comprar 86Selección de medio de transporte 81Control de inventarios

ESPECIALIZACIÓN EN LA FUNCION DE COMPRAS 1. Compra y negociación. 2. Seguimiento y expedición. 3. Administración. 4. Investigación de compras.

RELACIONES CON OTROS DEPARTEMENTOS  Finanzas.  Operaciones.  Administración de manteriales.  Ingeniería.  Administración general.  Dirección ejecutiva.