Proyecto de Implementación de Alma y Primo en la US Proyecto de Implementación de Alma y Primo en la US. (Abril/Noviembre 2018) Mª VICTORIA JIMÉNEZ CIVIDANES XI JORNADAS DE BUENAS PRÁCTICAS Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO SEVILLA, 12 DICIEMBRE 2018

FASE 1 NOS PREPARAMOS

FASE 1 NOS PREPARAMOS ❷ Preparamos la base de datos para la migración: limpieza de la base de datos (1 marzo/ 4 abril)

FASE 1 REUNIONES PREPARATORIAS Universidad de Córdoba, 6 de Marzo 2018 ❸ Reunión pre-inicio del proyecto con Proyect Management del Exlibris Universidad de Córdoba, 6 de Marzo 2018 ❹ Reunión pre-inicio del proyecto con equipo de ExLibris. Universidad de Córdoba, 20 de marzo 2018 ❺ Reunión Inicio proyecto “Kick-off” . consultores de Exlibris, equipo de implementación U. S y coordinadores del proyecto del resto de Universidades andaluzas. Universidad de Sevilla 4 y 5 de abril 2018 FASE 1 1- Secretario del CBUA, coordinadores sistemas Granada y Sevilla. 2- Secretario del CBUA, Secretaria técnica CBUA, todos los coordinadores de sistemas del CBUA

FASE 1 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN - Herramienta de gestión de proyectos basecamp, sólo en el basecamp de la US he contado 2.624 mensajes intercambiados con Exlibris por un total de 14 personas de la US, en seis meses.

FASE 1 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ❻ Reuniones de seguimiento quincenales (WebEx): coordinador proyecto ExLibris y coordinadores proyecto universidades del CBUA, primera ola ❼ Reuniones de seguimiento quincenales (WebEx) coordinador proyecto Exlibris y coordinadora proyecto US ❽Reuniones de seguimiento primero semanales, luego quincenales, coordinadora proyecto US y equipo de implementación. FASE 1 83 reservas en las salas de reuniones de la US en seis meses, dado que a las ya mencionadas se unen las sesiones de formación que mencionaré después.

FASE 1 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN ❽ Reuniones con el equipo de Primo, dos reuniones resto de comunicación por email. ❾ Reunión de formación del equipo base de implementación al equipo de implementación completo . ❿ Reunión equipo de implementación con los directores de las bibliotecas de la US, resto de comunicación por email. ⓫ Lista de distribución Alma, carpeta compartida Alma en portobus FASE 1 83 reservas en las salas de reuniones de la US en seis meses, dado que a las ya mencionadas se unen las sesiones de formación que mencionaré después.

FASE 2 DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS ❶ Formación del equipo de implementación (WeBex): 27 de abril: Orientación, navegación y búsqueda en Alma  - 9 de mayo: Configuración de Primo VE    - 11 Mayo: Gestión de usuarios en Alma  - 29 de mayo: Formación en circulación  7 de junio: Formación en gestión de recursos electrónicos  FASE 2

FASE 2 DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS ❶ Formación del equipo de implementación (WeBex): 19 de junio: Formación temas informáticos (SSO, sincronización de usuarios, máquinas de autopréstamos, etc.)   21 de junio: Configuración de Primo VE  26 de junio: Formación en adquisiciones - Julio: 6 sesiones formación adicionales sobre aspectos concretos FASE 2

FASE 2 DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS ❷Empezamos a probar Alma y Primo: 6 marzo entrega Sandbox de Alma y Primo FASE 2 El sandbox es un entorno de pruebas que permite probar Alma y Primo y hacer pruebas de configuración, mapeo y extracción de datos pero con datos ficticios, no con datos de nuestra base de datos

FASE 2 DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS ❸ Definimos el mapeo de los campos y datos de Sierra a Alma mediante formularios: 8 formularios entregados. - Una reunión de formación con Exlibris para los formularios más complejos (WeBex) - Una reunión del equipo de implementación US para coordinar la realización cada formulario. - Cada miembro del equipo remitía su parte a la sección del SIGB que unificaba el formulario. FASE 2

FASE 2 DEFINIR: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS - Una reunión del equipo de implementación para consensuar cada formulario antes de entregarlo - Tras la entrega una sesión de revisión de cada formulario con Exlibris (WebEx) FASE 2

FASE 2 DEFINIR: 1ª MIGRACIÓN DE LA BASE DE DATOS - 5.341.61 registros ❹ Preparamos y enviamos mediante SFTP 14 ficheros con los datos de nuestra base de datos de Sierra [15 de mayo] - 5.341.61 registros - Otra información adicional: pagos, préstamos y fondos   Este proceso duró dos semanas dado que hubo que enviar los ficheros varias veces por cambios de opinión sobre su formato de la Empresa ExLibris

FASE 3 CONSTRUIR: NUEVO CATÁLOGO ❶ Acceso a producción Primo 18 de junio: la Biblioteca inicia el trabajo de configuración de Primo, vista inicial: FASE 3 - La Biblioteca inicia el trabajo de configuración de primo: diseño, creación de perfiles de búsqueda, facetas, integración de IDUS. Primera reunión del grupo de trabajo de Primo 27 de julio

FASE 3 CONSTRUIR: NUEVO SISTEMA ❷ ExLibris crea la base de datos Alma con nuestros datos remitidos mediante los ficheros y con la configuración y mapeo de datos diseñados mediante los formularios . Tenemos acceso a Alma en producción el 14 de junio. ❸ El equipo de implementación realiza el test de la base de datos, remite las incidencias a exlibris y va cambiando la versión final de los formularios -Se enviaron 300 mensajes sobre la corrección de la base de datos, el proceso de corrección duró hasta el 15 de agosto

FASE 3 CONSTRUIR : NUEVO SISTEMA ❹ Comienza la integración en Alma de las aplicaciones de terceros ❺Continuamos recibiendo la Formación en línea profundizando en aspectos concretos de cada flujo de trabajo ❻ Worshop con los consultores de ExLibris (12, 13 y 14 septiembre) Integración de aplicaciones de terceros: Integración de Alma y Primo con el SSO de la US (UVUS), Máquinas de autopréstamos, servidores z39.50, correo electrónico de Alma, impresoras, servidor Proxy para los recursos electrónicos (Debiblio), protocolo EDI, Sincronización de cargas de datos de usuarios con las aplicaciones corporativas, etc.. - Worshop, sólo dos reuniones presenciales con exlibris, la de inicio y el worshop, Exlibris realiza una auditoria de lo configurado por la biblioteca y analiza con nosotros las dudas sobre los procesos.

FASE 4 CONSTRUIR : 2ª MIGRACIÓN DE LA BBDD ❼ Realización y entrega formularios finales [17 octubre] ❽ Preparamos y enviamos mediante SFTP 13 ficheros con los datos de nuestra base de datos de Sierra [17 de octubre] 5.673.811 registros y otra información adicional: pagos, préstamos, fondos

FASE 3 CONSTRUIR : NUEVO SISTEMA ❾ Se inicia la formación del personal de la biblioteca: 1 curso de adquisiciones y 4 cursos de refuerzo. 55 asistentes 5 cursos de servicios al usuario. 163 asistentes 3 cursos de catalogación, recursos-e y seriadas. 83 asistentes 4 cursos de Primo. 140 asistentes Total 441 asistentes

FASE 3 CONSTRUIR : NUEVO SISTEMA ❿ Se crean los perfiles de trabajo para el personal en Alma y se da de alta a todo el personal de la Biblioteca y a los becarios [278 personas] ⓫ Según acuden a los cursos de formación se da acceso al personal de la Biblioteca a la base de datos de prueba de Alma (10 octubre-12 noviembre)

FASE 4 DESPLIGUE: CUTOVER Y PUESTA EN PRODUCCIÓN ❶ Cierre escalonado de Sierra ❷ Puesta en producción escalonada de los módulos de Alma ❸ Puesta en producción de Primo: traspaso del nombre fama.us.es de un catálogo a otro: en dos horas visible en el entorno de la US 22 de octubre cerramos sierra catalogación y seriadas, 19 de octubre cortamos las reservas en Fama y Fama+, 15 de noviembre cerramos circulación, Cierre definitivo de Sierra 13 de diciembre. Servicios centrales acceso a Sierra hasta el 28 de febrero (copia de seguridad de datos, estadísticas, etc.). Circulación (16 y 19 noviembre Alma Offline), puesta en producción 20 noviembre Catalogación 20 de noviembre Seriadas según se iban creando los patrones de las revistas y los ejemplares se ha ido dando acceso a cada biblioteca - Adquisiciones puesta en producción el próximo diez de enero.

FASE 4 DESPLIEGUE: CUTOVER Y PUESTA EN PRODUCCIÓN ❹ Certificación de administradores de Alma ❹ Transición de implementación a soporte [fase actual] ❻Fin del proyecto

CI ❻ +50 4/63 +50 COMUNICACIÓN INTENA Seis noticias publicadas en la intranet de la Biblioteca: innumerables mensajes enviados a las listas de distribución de la BUS (biblus, busdirce, buscat, buspre y busadq) 4 manuales, seis guiás rápidas y tres presentaciones en powerpoint, disponible todo en la intranet

CE COMUNICACIÓN EXTERNA ❸ ❿ ❸ ❺ ❼

¿? ¿QUÉ FALTA? ❺ Integración en Alma y Primo del resto de Universidades del CBUA ❻ Catálogo colectivo CBUA ❼ Préstamo CBUA

¿? ¿BUENA PRÁCTICA?

¿? ¿BUENA PRÁCTICA?

¿? ¿BUENA PRÁCTICA?