מטלה 1-A-5 חוזים והזמנות – מזכייה ועד סיום Administer contracts/purchase orders from award to completion or termination יניב רובינשטיין

מושגים בניהול חוזים Contract administration concepts ניהול חוזים – מטרה: להבטיח מילוי חלקו של הרוכש בהסכם. להבטיח ביצועי הספק אל מול התחייבויותיו החוזיות. הגנה על האינטרסים של הקונה, ע"י מתן מענה מהיר לבעיות במהלך הביצוע. לקבוע מי נושא בתוספת עלויות. הגדרת פעילויות אדמיניסטרטיביות לתיעוד.

מושגים בניהול חוזים Contract administration concepts א) בקרת עבודה (Work control) חוזי Time & Material כמות שנתית לא ידועה, מחיר ליח' מוסכם וכתוב בחוזה. רצוי להכין תוכנית עבודה שנתית (AWP-Annual Work Plan). AWP יכלול בין השאר: מטרות, צפי עתידי, סקירת תוצאות, אישורי עבודה, לו"ז, תוכנית כ"א ונוהל אישורי עבודה (NTP – Notice To Proceed).  

מושגים בניהול חוזים Contract administration concepts ב) בחינת ביצוע לתנאי הסכם (Compliance) האחריות – מחלקת הרכש. השגחה וניהול בפועל – המחלקה הרלוונטית העובדת מול הספק. נדרש מהרכש - להעביר לגורם המנהל את הספק הכשרה בסיסית הכוללת:  קריאת והבנת החוזה פיתוח יחסים ישירים עם הספק, כולל הבנת נהלי ארגון הספק הבנת דרישות ההסכם זיהוי בעיות אפשריות שלבי האסקלציה פעולות מהן יש להמנע תחומי סמכות ואחריות

מושגים בניהול חוזים Contract administration concepts באחריות ה CPSM לבדוק לאורך כל תקופת ההתקשרות את הנושאים הבאים: האם הספק יעמוד בלו"ז שנקבע בהסכם? האם תהיה חריגה מהעלות המתוכננת? האם המשאבים שהקצבנו מנוצלים? האם איכות המוצר הסופי תתאים לדרישות במפרט? האם תשלומי ההתקדמות מוצדקים? האם נדרש להערך לטכנולוגיה חדשה אשר תוטמע ע"י הספק במוצר? האם כל הנחיות החוזה מבוצעות? האם בוצע תיעוד לשינויים?

מושגים בניהול חוזים Contract administration concepts ג) אחריות כספית (Financial responsibility) דאגתו העקרית של הספק – קבלת תשלום, בזמן ככל האפשר, בגין עבודה שבוצעה. ד) מערכת אישורים (Approving systems) יש ליידע את הגורמים הרלוונטיים בארגון לגבי ההסכם ותנאי ההסכם ולוודא קבלת אישור המחלקה המשפטית לפני ביצעו ההתקשרות.

מושגים בניהול חוזים Contract administration concepts ה) אחריות מנהלית (Administrative responsibilities) מנהל ההסכם יוודא כי המומחים הרלוונטיים בארגון יהיו מעורבים בנושאים: 1.0 התאמת תמחור (הצמדות) Price adjustment clauses תנודות מחיר - שינויים בעקבות תנודות מחירון היצרן או הצמדה לתשומות עבודה. התאמות תשלום בהתאם לעלויות בפועל - ח"ג, שעות וכד' התאמות בהתאם להצמדה למדד רשמי ידוע ומפורסם. 2.0 נוהל שינויים Administration of change orders רצוי לכלול סעיף המאפשר ביצוע שינויים ותוספות עתידים, כדוגמת - כמויות, מחיר, מוצרים נוספים, לו"ז.

מושגים בניהול חוזים Contract administration concepts ו) תנאים והתניות Contract terms and conditions סעיף אשר יכלול בין השאר מידע לגבי: איכות מחיר משלוח דרישות תנאי תשלום מפרטים ושרטוטים תנאים לקבלה ניסוח משפטי להגנה משפטית עבור הקונה עבור כל תביעה אפשרית.

מושגים בניהול חוזים Contract administration concepts ז) תיעוד Documentation requirements יכלול סעיף הדורש תיעוד של כל הניירות והאישורים הקשורים לפרוייקט, בין השאר: העתקי הזמנות רכש העתקי חשבוניות תוכניות עובדה מדדי ביצוע ביטוחים דרישה לערבויות והערבויות עצמן אישור תשלומי מיסי יבוא / אחרים

מושגים בניהול חוזים Contract administration concepts ח) סיום החוזה Contract closeout יכלול את פרוט הפעולות אותן יבצעו שני הצדדים לאחר סיום חובותיהם בחוזה. בין השאר: העברת כל המסמכים לידי הרוכש העברת מסמכי אחריות הסכמי ערבות ושחרור ערבויות קיימות אישורי מסירה וקבלה.

2. מושגים בניהול הספק Supplier management concepts א) מסמך תכולת עבודה (Statement of work - SOW) הצהרה המפרטת את שירותי הספק וכוללת – סוג, רמת ואיכות השרות ופרק הזמן לביצוע. כמו כן הבהרה לגבי אחריות כל אחד מהצדדים. ב) תוכנית עבודה שנתית AWP) – (Annual work plan הגדרת כלל המשימות לביצוע בשנת התקציב הראשונה ולו"ז הפרוייקט. ג) סטנדרט ביצוע (Standards of performance) הגדרת מדדי ביצוע המוסכמים על שני הצדדים

2. מושגים בניהול הספק Supplier management concepts ד) משוב מהספק (Supplier feedback) לצורך שיפור היחסים עם הספק ווידוא כי התקבלו החומרים והשירותים באיכות גבוהה. המשוב יכלול שאלות כגון – עד כמה עורך החוזה היה בעל הידע הנדרש? עד כמה מדוייקים היו מפרטי הרוכש? ברירות מפרטי האיכות של הרוכש? עד כמה היו המטרות והתוצאות שלהן ברורות? האם התשלומים לספק בוצעו בזמן?

2. מושגים בניהול הספק Supplier management concepts ה) פיקוח על הספק (Supervision of supplier) מיועד לצורך הערכת ביצועי התקדמות הספק, מבוצע באתר (On Site) או מרחוק (Remote). ו) ניהול לפי חריגים (Management by exception) מיועד כאשר נדרש פיקוח הדוק לגבי התקדמות הספק ועל מנת לוודא הגעה בזמן ובאיכות הנדרשת. פיקוח פשוט – קבלת המשלוח ובדיקת הדוחות פיקוח על לו"ז ואיכות – כאשר הפריט הינו קריטי פיקוח על התלונות או מתן שירות מושהה

2. מושגים בניהול הספק Supplier management concepts ז) דוחות התקדמות (Progress reports) דוחות אותם ינפיק הספק ויכללו מצב קיים לעומת דרישות בחוזה, בצמוד לתרשימים נדרשים אחרים כגון PERT גאנט ואחרים (כגון – מע' ניטור באתר הספק). ח) משוב לקוחות (Customer feedback) חוות דעת לקוחות פנימיים ולקוחות חיצוניים, לגבי ביצועי ואיכויות הספק.

3. פתרון סכסוכים / ויכוחים Conflict / dispute resolution עורך החוזה הינו האוזן הקשבת לתרעומות בין הספק לארגון ומטרתו למצוא פתרון win-win תוך התמקדות במטרות ההתקשרות וסיום כלל ההתחייבויות החוזיות. יש להתחשב בהבדלים תרבותיים וחברתיים בהתקשרות בינלאומיות. מנהגי ועידות מקדימות להענקת חוזה ומעקב תדיר לאחר מסירת החוזה ימנעו ויכוחים מיותרים.

4. אפשרויות סיום Termination options בגין עילה או מחדל (For cause or default) – הסיבה הנפוצה ביותר. במילים אחרות – הפרת הסכם. מטעמי נוחות (For convenience) – הזכות לסיים את התקשרות מטעמי נוחות בכל זמן נתון עם או בלי סיבה. תסכול של תכלית ההסכם (Frustration of purpose) – במקרה שהסכם נהפך ל"לא מעשי מסחרית" עבור אחד הצדדים. הספק חייב להודיע לפני ובמקביל להמשיך בפרוייקט עד מתן אישור (סיום מפאת הפסד לספק לא כלול בסעיף זה). תחת סעיף זה ייכנס – מלחמה ואסונות טבע / Force Majeure עיכוב בלתי נסלח (Inexcusable delay) – בד"כ נובע כתוצאה מניהול לקוי ויכול להגרם ע"י כל צד.