Hacia la gestión eficiente de las facturas electrónicas y los documentos Digitales Preparado para: Jornada sobre Factura electrónica y Digitalización Documentaria Claudio De Siervi Especialista Senior Xerox Global Services Octubre de 2009

© 2009 Xerox Global Services AGENDA Mito #1: Oficina sin papeles Mito #2: Digitalizar documentos Gestión Eficiente de Documentos Digitales CONFIDENCIAL: Esta propuesta es de uso exclusivo de los asistentes al evento del CPCE - Jornada sobre Factura electrónica y Digitalización Documentaria. Ninguna parte de este documento puede circularse, citarse o reproducirse para ser distribuido sin previa autorización por escrito de Xerox Argentina ICSA. © 2009 Xerox Global Services

Saben Ustedes? Did You know ?

China será muy pronto el pais No China será muy pronto el pais No. 1 en habla del idioma inglés en el mundo

Los 10 principales puestos de trabajo a ser demandados en 2010

no existían en 2004

Actualmente se preparan a los estudiantes para trabajos que hoy no existen

Existen 7 billones de búsquedas en google…..

...Semanalmente

10% de toda la población mundial está comprando Online - 627 millones de personas lo han hecho

Se estima que para el 2018 las compras por Internet representarán el 50% de las ventas de retail

¿ Que significa todo esto ? ya empezó y no se detiene… El Cambio Ocurre ya empezó y no se detiene…

© 2009 Xerox Global Services MITO #1 OFICINA SIN PAPELES © 2009 Xerox Global Services

Algunas estadísticas (*) 90% de la memoria corporativa se encuentra en papel. 7.5% de todos los documentos se pierden 3% del resto son mal almacenados (y por lo tanto difícil o imposible de hallar) (*) Fuente: “World Research by Cooper & Lybrand, 2007 “ Un profesional gasta 5-15% del tiempo leyendo información y el 50% de buscándola ... Archivar un documento: 1 encontrar un documento mal archivado: 6 reproducir un documento que se perdió: 11

X X Mito #1 “NOS FOCALIZAREMOS EN ALCANZAR UNA OFICINA SIN PAPELES” EMPRESA DOCUMENTOS “NOS FOCALIZAREMOS EN ALCANZAR UNA EMPRESA CON DOCUMENTOS ORDENADOS” © 2009 Xerox Global Services

Elementos a Considerar No guardar fotocopias Rediseño de Formularios (código de barras) Integración de la digitalización a los procesos Utilización del reconocimiento inteligente Cumplimiento de regulaciones (BCRA, AFIP, Código Civil, Sarbanes-Oxley, etc.) Factura electrónica Costos de logística y archivo Mejora procesos de Auditoría Integración con áreas: Call Center, Comercial, Cobranzas © 2009 Xerox Global Services

INDEXADO Y CATEGORIZACION © 2009 Xerox Global Services

MITO #2 DIGITALIZAR DOCUMENTOS 19 © 2009 Xerox Global Services

“DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS PROCESOS Mito #2 “DIGITALIZAR LOS DOCUMENTOS DISMINUYE LOS COSTOS” X X X INCREMENTA PRODUCTIVIDAD “DIGITALIZAR LOS PROCESOS INCREMENTA LA PRODUCTIVIDAD DE LAS ORGANIZACIONES” © 2009 Xerox Global Services

Elementos a Considerar Método & Proceso Tecno logía Cambio Cultural Produc tividad Situación actual Software Piloto real Servicios Dar el Ejemplo Normas & Procedimientos Integración © 2009 Xerox Global Services

DOCUMENTOS INTELIGENTES 22 © 2009 Xerox Global Services

La tecnología es un habilitador © 2009 Xerox Global Services

© 2009 Xerox Global Services ... o un deshabilitador © 2009 Xerox Global Services

© 2009 Xerox Global Services LO IMPORTANTE ES NO FRUSTRARSE E INTENTARLO © 2009 Xerox Global Services

© 2009 Xerox Global Services Xerox puede ayudarlo ... Generando y Gestionando sus facturas electrónicas Con servicios que digitalicen sus procesos Con tecnología que agregue orden los documentos de su empresa. Con mas de 40 años en el país entendiendo mas que nadie la importancia de los documentos en los negocios. Con el respaldo de una empresa líder en servicios. © 2009 Xerox Global Services

© 2009 Xerox Global Services Claudio De Siervi Especialista Senior Xerox Global Services c el 15-6221-7811 m claudio.desiervi@xerox.com GRACIAS!!! © 2009 Xerox Global Services