Ruta de gestión de información para la elaboración de fichas de especies Equipo Coordinador del Sistema de Información sobre Biodiversidad de Colombia Instituto Alexander von Humboldt - Entidad Coordinadora Taller "Provisión de datos colombianos al GBIF en el marco del SIB Colombia“ Mayo 27-29 de 2008, Pontifica Universidad Javeriana

¿Qué es una ficha de especie? Información agregada Es un documento electrónico que sintetiza mediante atributos aquella información clave de una especie, permite dar a conocer esta información a través de un sitio web y reconoce plenamente la autoría de la información con base en citaciones y contactos. Es un punto de partida para posteriores búsquedas y facilita la obtención de información más detallada acerca de la especies o de quienes se encargan de su uso, conservación o estudio. Un conjunto de fichas constituye un catálogo.

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

1. Selección de especies El Catálogo incluye a las especies presentes en Colombia, sin importar su origen Identificar el criterio de selección: región, grupo de organismos, visibilidad, etc. Recopilar los nombres científicos y verificar su validez* (AAT y bases de datos nomenclaturales) Recopilar los nombres comunes asociados teniendo en cuenta, sitio de uso y fuente (citación o contacto) Plantas, peces, microorganismos del suelo, especies focales, mamíferos, aves, reptiles, *ecosistemas Ingreso de nombres científicos al AAT Generación de insumos URL para las fichas conexiones con el Sistema Ingreso de nombres comunes al tesauro

Otros sitios relacionados AAT Otros sitios relacionados www.siac.net.co/sib

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

2. Definición de atributos Definir qué se quiere mostrar Precisar las características que se deben describir de acuerdo al grupo de organismos Revisar los atributos actuales y determinar su pertinencia Etimología del nombre científico Nombres comunes Distribución Distribución geográfica en Colombia Distribución geográfica en el mundo Región natural Ecosistema Distribución altitudinal Registros biológicos Historia natural Descripción general Hábitat Alimentación Comportamiento Vocalizaciones Reproducción Ecología Taxonomía Descripción taxonómica Información de tipos Claves taxonómicas Estado de conservación Estado de amenaza según categorías UICN En Colombia En el mundo Estado CITES Estado actual de la población Factores de amenaza Medidas de conservación Uso y tráfico Información de usos Información de alerta Más información Metadatos Otros recursos en Internet Referencias bibliográficas Recursos multimedia Créditos Autor(es) Editor(es) Colaborador(es) Créditos específicos Información básica de la ficha Contacto de la ficha Citación de la ficha

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

3. Selección de fuentes de información Realizar un sondeo inicial de fuentes de información con base en sugerencias de especialistas Dar prioridad a las fuentes secundarias con acceso no restringido Evaluar la pertinencia de incluir información primaria

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

4. Recolección de información secundaria Reportes, informes técnicos, trabajos de grado Fichas de libros rojos Información de especímenes en colecciones biológicas

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

5. Adaptación de textos Revisar la guía de autores* en las secciones de distribución, historia natural, taxonomía, estado de conservación, uso y tráfico, más información, créditos Identificar la información básica de la ficha Ajustar los contenidos con base en las definiciones de cada uno de los atributos Realizar la redacción de los textos teniendo en cuenta el formato y el público a quien van dirigidos Emplear herramientas como diccionarios y manuales de estilo para verificar el correcto uso del español La ortografía es fundamental No olvidar que cada ficha es una publicación electrónica

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

6. Inclusión de formatos Para algunos campos se requiere la inclusión de códigos HTML: Negrilla: <b>texto</b> texto <strong>texto</strong> texto Cursiva: <i>texto</i> texto <em>texto</em> texto Salto de línea: <br> Hipervínculo: <a href="www.siac.net.co">texto</a> texto Viñetas: <ul>texto</ul>, o <li>texto</li> Para otras opciones consulte: http://www.w3schools.com/

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos Revisar la disponibilidad de imágenes y mapas de distribución de la especie Ajustar los formatos de mapas e imágenes de acuerdo con la guía de autores Evaluar la pertinencia de incluir archivos de audio o video

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8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web Formato de autores, compiladores y contactos: Apellido, Nombre Apellido1-Apellido2, Nombre1 Nombre2 - Para contacto (el nombre va completo): Formato de citaciones: Apellido Iniciales Apellido1-Apellido2 Iniciales - Iniciales del nombre con punto - Sin coma entre apellido e iniciales - Sin espacio entre iniciales del nombre - Coma entre varios autores No borrar los elementos 000 en los combos

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

9. Ingreso de contenidos a la herramienta web Ingresar la información taxonómica básica: - Nombre científico válido - URL del la ficha nomenclatural en el AAT - Jerarquía taxonómica con los niveles obligatorios Reino Animalia >> Phylum Chordata >> Clase Aves >> Orden Falconiformes >> Familia Accipitridae >> Género Accipiter >> Especie Accipiter bicolor Documentar un metadato del conjunto de fichas Realizar una citación para el conjunto de fichas teniendo en cuenta: - El (los) autor(es) de la ficha deben quedar definidos desde el principio - Quienes documentan la información cumplen el papel de compiladores - El publicador es el Sistema de Información sobre Biodiversidad de Colombia Identificar un contacto, si se requiere, para el conjunto de fichas Revisar e incluir los créditos específicos de acuerdo con el formato: Función o actividad realizada: Nombre Apellido, Institución, Año. Fotografía: Sandra Pérez, Instituto SER, 2006.

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

10. Revisión de completitud Tres estados de la ficha: - Sin revisar - Revisado por administrador del catálogo. Coherencia (la información de cada campo corresponde a lo que se espera), consistencia, ortografía, gramática - Verificado. Especialista, experto valida la veracidad de la información introducida.

Proceso para la elaboración de fichas de especies 1. Selección de especies 2. Definición de atributos 3. Selección de fuentes de información 4. Recolección de información secundaria 5. Adaptación de textos 6. Inclusión de formatos 8. Documentación de citaciones y contactos en la herramienta web 9. Ingreso de contenidos a la herramienta web 7. Recolección y adaptación de imágenes, mapas, sonidos y videos 10. Revisión de completitud 11. Verificación por expertos 12. Publicación

Ejercicio de documentación de una ficha de especie Paso 0. Registrarse en el portal del SIB