Clara Boavida (University of Nottingham) José Carvalho (Universidade do Minho) Repositorios – Gestión, políticas, diseminación y buenas prácticas Curso de capacitación para formadores. Guadalajara (México), de agosto de 2011

Introducción – Definiciones y tipos de repositorios Situación de los repositorios en el mundo Estándares asociados a repositorios Creación y desarrollo Advocacy – concepto y ejemplos Políticas y buenas practicas Evaluación de repositorios

Repositorio Un sitio, o contenedor donde se pueden depositar y almacenar objetos (frecuentemente para seguridad y preservación) Repositorio digital Un sistema para recoger, preservar y dar acceso a objetos digitales Repositorio de Aceso Abierto Un repositorio digital que recoge, almacena y ofrece acceso abierto a resultados (publicaciones y/o datos) de investigación científica

Tipos de Repositorios de Acceso Abierto Institucionales Disciplinares o temáticos Repositorios de datos Repositorios huérfanos (o homeless) Agregadores

Almacenan, preservan, diseminan y dan acceso a la producción intelectual de los miembros de una institución (universidad, centro de investigación, etc.). Pueden contener solamente la producción intelectual/científica (artículos, teses y disertaciones, working papers, datos, etc.) de las instituciones, o reunir también colecciones especiales (se constituyendo como bibliotecas digitales), documentación administrativa, etc. Repositorios institucionales

Reúnen, preservan y dan acceso a contenidos de una disciplina o área temática. Pueden ser creados y mantenidos por instituciones académicas o de investigación, o bien por organismos gubernamentales. Algunos de los repositorios mas conocidos son temáticos como o PubMed en las ciencias de la salud, el RePec en la área de la ciencias económicas, o E-Lis en la área de las ciencias de la información. Repositorios Disciplinares o Temáticos

Repositorios que almacenan y preservan los datos científicos generados en el proceso de investigación (y que pueden originar, o no, publicaciones científicas) Existen como repositorios independientes pero también pueden estar integrados en repositorios institucionales Repositorios de datos científicos

Repositorios establecidos para el archivo de trabajo de autores que no tienen acceso a otro repositorio (institucional o temático). En general, son establecidos a nivel nacional Ejemplos: DEPOT - (UK, pero ahora disponible para cualquiera), Repositorio Comum - (Portugal), OpenAIRE Orphan Record Repository - (solo para publicaciones financiadas por el FP7) Repositorios huérfanos

Agregadores o portales que recolectan sus contenidos de repositorios institucionales o disciplinares. Las agregaciones pueden ser geográficas (regional o nacional), área temática o tipo de documento (por ejemplo, teses y disertaciones). Ejemplos: EThOS - (UK, ElectronicTheses Online Service) RCAAP - (Portugal) Agregadores/Portales

Datos extraídos de OpenDOAR - Directory of Open Access Repositories Por José Carvalho La situación de los repositorios en el mundo

Los Repositorios en el mundo…

Repositorios por continente

Repositorios en Europa

Repositorios en América del Norte

Repositorios en México

Tipos de Repositorios

Software de los Repositorios

Tipos de contenidos de los Repositorios

Crecimiento del número de Repositorios

Crecimiento del número de Repositorios – América del Norte

Red de Repositorios en México REMERI – Red Mexicana de Repositorios Institucionales

CoLaBoRa - Comunidad Latinoamericana de Bibliotecas y Repositorios Digitales

COAR - Confederation of Open Access Repositories – Organización internacional para la creación de una infraestructura global de repositorios de acceso abierto Memorando de Entendimiento para la creación de un COAR regional Latino-América, firmado en Bogotá, en el marco del proyecto BID. Acuerdo regional con COAR

Estándares asociados a repositorios: Creación y desarrollo Advocacy – concepto y ejemplos Políticas y buenas practicas

Definir objetivos y obtener el respaldo institucional Seleccionar la solución tecnológica (infraestructura propia o externa? Software del repositorio) Establecer e ejecutar una estrategia e un plan de implementación y definir responsables por las diferentes tareas Creación de repositorios institucionales

Apoyo e implicación de la dirección de la institución y de los investigadores Obtención de contenidos y promoción del archivo (preferentemente auto-archivo) Definición de políticas de gestión de los repositorios Implementación de repositorios institucionales

Obtener el respaldo institucional Empezar proyectos de demostración o comunidades piloto Promover y apoyar la utilización del repositorio y el auto-archivo por los investigadores/autores Divulgar y promover el repositorio en el interior y el exterior de la institución Implementación de repositorios institucionales

Explicar/ demostrar la ventajas de los repositorios : Para la visibilidad, posicionamiento y prestigio de la institución Para la gestión de la información de la institución Para garantizar la preservación de la producción intelectual de la institución Para la reforma del sistema de comunicación de ciencia Obtener el respaldo institucional

Recoger documentos de páginas de los autores o dos departamentos; Recoger documentos de repositorios de disciplina (PubMedCentral, Arxiv, RePEc); Establecer un programa con comunidades piloto (depósito de documentos en lote, digitalización de documentos, etc.) Empezar proyectos de demostración o comunidades piloto

Por Clara Boavida Promover y apoyar la utilización del repositorio e el auto-archivo junto de los autores

Para que la participación sea voluntaria y efectiva es necesario que: las ventajas de los repositorios y del Open Access sean comunicadas (y se posible demostradas) de manera clara y frecuente; las objeciones y resistencias potenciales al repositorio institucional deben ser anticipadas y comprendidas. Promover y apoyar la utilización del repositorio e el auto-archivo junto de los autores

Crear guías y ayudas al proceso de depósito/archivo de documentos; Realizar presentaciones para los autores sobre el proceso de auto-archivo; Crear y ofrecer un servicio de apoyo y esclarecimiento sobre los derechos de autor; Crear y ofrecer servicios de valor añadido para los autores (listados, reportes, estadísticas, etc.) Promover y apoyar la utilización del repositorio e el auto-archivo junto de los autores

Crear documentos y materiales de presentación y divulgación del repositorio Presentar el repositorio en reuniones de facultad o departamento, seminarios e conferencias, etc. Publicar artículos y noticias sobre el repositorio en revistas, boletines e otros medios de comunicación (sitios Web, etc.) de la institución Identificar comunidades y personas ejemplares, líderes de opinión y garantizar su adhesión. Divulgar casos de suceso Divulgar y promover el repositorio

Promover y apoyar el repositorio - Advocacy – Repositories Support Project ( Las líneas de la evolución de los repositorios (UK): REF – Research Excellence Framework Integración de los repositorios Advocacy y aumentar los contenidos Estadísticas (informes) Inclusión de otro tipo de contenidos más allá de los textuales La reutilización de la documetación contenida en los repositorios

La reutilización de la información de los repositorios publications.aspx publications.aspx Promover y apoyar el repositorio - Advocacy

CAIRSS – Caul Australian Institutional Repository Support Service ( Recursos para gestionar repositorios RUBRIC Toolkit -

Promover y apoyar el repositorio - Advocacy Proyecto RCAAP – (Portugal) ¿Cómo crear un repositorio? ¿Cómo administrar un repositorio? ¿Cómo autoarchivar documentos? Recursos de apoyo: kit de políticas

Política de contenidos Políticas y procesos de depósito Licenciamiento y políticas de copyright Políticas de preservación Políticas y mandatos de auto-archivo OpenDOAR Policies Tool Políticas y gestión de repositorios

Que contenidos pueden tener los repositorios? Hay repositorios con políticas muy diferentes: Literatura científica Artículos de revistas (postprints,preprints) Otros tipos de documentos (literatura gris) Materiales de enseñanza Trabajos de alumnos Publicaciones institucionales Definir que tipos de documentos pueden ser archivados y eventuales restricciones o recomendaciones en cuanto a los formatos Políticas de contenido

Quien puede archivar/depositar? Reglas del depósito (depósito de texto completo obligatorio?) Procesos de aceptación/moderación y control de cualidad (los documentos depositados van a ser verificados antes de se quedaren disponibles públicamente?) Los procesos y reglas de depósito pueden variar en el mismo repositorio dependiendo de los tipos de documentos o departamentos. Políticas y procesos de depósito

Licencias de depósito Licencia a perpetuidad Licencia no exclusiva para dar acceso y preservar (incluyendo migrar el suporte/formato) Embargos y restricciones de acceso Política de copyright (quien es el responsable de su cumplimiento?) Sherpa/Romeo - Dulcinea - Licencias para los usuarios finales Licencia Creative Commons – Licencias y políticas de copyright

Período de retención Preservación funcional (migración de formatos, etc.) Preservación de los ficheros (backups, etc.) Política de retirada (en que condiciones pueden ser retirados los ficheros) Control de las versiones (alteración de documentos, depósito de varias versiones, etc.) Política de cierre (que pasará se el repositorio cierre?) Políticas de preservación

Evaluación de repositorios Por José Carvalho

La evaluación de puede ser útil desde diversos puntos de vista: Evaluar la calidad del trabajo realizado en el repositorio Monitorizar el progreso/éxito Certificar la calidad de los repositorios Benchmarking o comparación entre repositorios Evaluación de repositorios

Varios métodos y herramientas de evaluación: Guías y directrices Certificados Rankings Evaluación de repositorios

Certificado DINI (Deutsche Initiative für Netzwerkinformation E.V.) Diseñado como una guía para la configuración general de un repositorio con unos criterios mínimos, cuyo cumplimiento es, y unas recomendaciones adicionales Examina si están en uso las normas técnicas (servidor, la interfaz, formatos, metadatos, etc) y las mejores prácticas establecidas para los servicios de apoyo (Política, ayuda a los autores, indexación, archivo, etc.) Al otorgar un certificado, DINI efectúa un control de calidad sobre los repositorios y constituye una herramienta de evaluación e inicio de procesos de mejora. Evaluación de repositorios

Guía para la evaluación de repositorios institucionales de investigación onRecolectav1.0-1.pdf Elaborada por REBIUN-FECYT-RECOLECTA Basada en Proyectos y directrices de referencia (DINI, DRIVER) Evaluación de repositorios

La Guía se estructura en un total de siete secciones que definen en conjunto 31 criterios de evaluación Visibilidad Políticas Aspectos legales Metadatos Directrices DRIVER Logs y estadísticas Seguridad, autenticidad e integridad de los datos Guia para la evaluación de repositorios

Ranking Web of World Repositories Elaborado por lo Cybermetrics Lab del CSIC Metodologia: Evaluación de repositorios

DINI Certificate - DRIVER Support website - Institutional Repository Bibliography - Projecto repositorio Científico de Acesso Aberto de Portugal Ranking Web of World Repositories - Recolecta - Repositories Case Studies - Repositories Support Project - Recursos adicionales

Muchas gracias ¿Preguntas?