Procedimientos de Reservas y Recepcion

Tipos de plannings Objetivo: Reconocer y comprender la utilización de los distintos tipos de plannings en el área de reservas hoteleras

El planning es un documento con el que se planifica la ocupación futura del hotel. Su ubicación en recepción ha de ser de fácil consulta para el personal de reservas, pero se ha de procurar que este fuera de la vista de los clientes. Nos dará información sobre: Habitaciones libres y disponibles para la venta Habitaciones ocupadas Habitaciones bloqueadas o fuera de servicio Habitaciones ofrecidas en cupo

Existen tres tipos de planning Planning nominal Planning numérico Planning fore – cast o acumulativo

Planning Nominal Se trata de un documento válido sobre todo en hoteles con clientela de larga estadía. Se trata de conjugar las habitaciones (situadas en vertical) y los días del mes en cuestión (en situación horizontal). Las reservas se irán anotando marcando una línea en la habitación pre asignada desde la fecha de entrada hasta el día de salida. Sobre esta línea se indicara el nombre del cliente y número de personas que ocuparan la habitación. En caso de grupos, cada línea puede ser de un color diferente distinguiendo el nombre de la agencia que contrata los servicios. Este tipo de planning nos da información inmediata con un golpe de vista de las habitaciones disponibles cada día del mes, número de personas, así como las llegadas y salidas previstas y el nombre del cliente sin necesidad de consultar ningún otro tipo de documento. La desventaja de este sistema es que se ha de predeterminar el número de habitación reservada, aunque también es verdad, que se puede, no ordenar las habitaciones por su número, sino por tipos (dbl, sgl, etc.)

Planning Numérico Su desventaja principal es que se ha de utilizar una hoja para cada día, si se trata de un hotel de gran capacidad. Tampoco nos da la información del número de personas por habitación reservada o el nombre del cliente, tan solo información actualizada del número de habitaciones reservadas por tipo y día y las que aun tenemos libres. En este tipo de planning, se anotaran en orden descendiente todas y cada una de las habitaciones de las que dispone el hotel, ordenadas por tipo de habitación (dbl, sgl, mat, suites, etc.) y se irán tachando según vayamos recibiendo reservas en tantas hojas como duración de la estadía.

Ejemplo de este planning seria DIA 08 MES 10 AÑO 2012 Habitación Single Habitación Doble Habitación Suite 29-28-27-26-25-24-23-22-21-20 40-39-38-37-36-35-34-33-32-31-30 19-18-17-16-15-14-13-12-11-10 En este caso, y para el día correspondiente, estarían reservadas: 3 habitaciones single, 2 dobles y 1 habitación individual

Planning Fore-Cast o acumulativo Este tipo de planning utiliza una hoja por cada mes. En él se van anotando los días del mes, desglosando por cada uno de ellos los tipos de habitaciones que existen en el hotel, y en sentido horizontal las siguientes columnas: habitaciones, cancelaciones de habitaciones, llegadas, cancelaciones de llegadas, salidas y cancelaciones de salidas. Aunque este tipo de planning nos dice de forma inmediata el número de habitaciones reservadas, no ofrece información sobre el número de personas ni el nombre de los huéspedes. Por el contrario, sí que da una información muy importante, sobre todo en los hoteles de estadías cortas, acerca de las cancelaciones que se producen sobre las reservas. De esta forma, se puede llevar un mejor seguimiento de por qué y estudiar qué formas son las apropiadas para evitarlas. Así, si un cliente solicita una habitación doble del 1 al 3, debemos anotar en los días 1 y 2 como habitación doble, en la columna de llegada otra anotación el día 1 y en la columna de salida otra anotación el día 3.

Un planning de este tipo seria: DIA DOB/SGL HABITACION CANCELACION LLEGADA SALIDA 01 DOB X SGL 02 03 04 05

1.- El día 5 de dicho mes, ¿Cuántas personas hay alojadas en el hotel? Actividad Objetivo: el alumno debe ser capaz de marcar en un planning una reserva y saber interpretarla Realizar las siguientes reservas en un planning nominal y forecast contando los primeros 10 días del mes y con una capacidad hotelera de 10 habitaciones (7 dbl. Y 3 sgl.) IN OUT NOMBRE TIPO HAB. REGIMEN ALIMENTICIO 02 04 Manuel Gil 1 Dbl SA 10 Joaquín Ruiz 06 09 Luis Ramírez AD 05 José García 1 Sgl 01 Juan Márquez Inés Garrido Enrique Gálvez 2 Dbl – 1 Sgl MP 07 Serafín Llopis 3 Sgl Sara Muñoz 2 Dbl Preguntas 1.- El día 5 de dicho mes, ¿Cuántas personas hay alojadas en el hotel? 2.-El día 4, ¿Cuántas habitaciones por tipo hay ocupadas? 3.-El día 8, ¿Cuántas habitaciones libres tenemos y de qué tipo?