Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA – RENDICIÓN DE CUENTAS.

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1 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA – RENDICIÓN DE CUENTAS Bogotá, marzo de 2011

2 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia OBJETIVO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO La Superintendencia de Notariado y Registro ejercerá la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y Registradores de Instrumentos Públicos, atenderá la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de instrumentos Públicos y asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral ( art.3 Decreto 412 de 2007) Derecho de petición presentados por particulares en general, así como de empleados públicos de cualquier nivel(nacional, departamental, distrital y municipal) Tutelas que se puedan originar de situaciones precedentes Recepción de solicitudes para la creación, fusión y supresión de círculos notariales y registrales, con sus respectivas notarias y oficinas, consecu7entemente realizar estudios técnicos pertinentes Suministrar información acerca de estadísticas, sobre algunos aspectos notariales y registrales DERECHOS CIUDADANOS QUE ATIENDE

3 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Metas del Plan Estratégico Institucional y Publicidad Las metas de plan estratégico establecidas para el 2007-2011, se refleja en el desarrollo de los siguientes focos: Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional Cultura del servicio Proactividad y articulación normativa Sistema de información integrado para la conectividad y la gestión documental Venta de nuevos servicios y actualización tarifaria Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTCGP 1000:2009 e ISO 9001-2008 Capacitación y profesionalización del servidor público

4 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Metas Plan de Desarrollo que debe ejecutar la Entidad y Población Beneficiaria La Superintendencia de Notariado y Registro, está enmarcada dentro de las siguientes políticas del Plan de Desarrollo Desplazamiento forzado, derechos humanos y reconciliación Ciudades amables Registro único de predios. Uno de los objetivos que persigue, es garantizar el derecho a la propiedad y a la información inmobiliaria Las estrategias, adelantadas para lograr este objetivo, son: Modernizar el servicio público registral Registro inmobiliario para la políticas de tierras

5 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Avances y Resultados en el Cumplimiento del Plan de Acción Obtenidos a la Fecha

6 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia NO.OBJETO DEL GASTO APROPIADO EJECUTADO (RP) % EJECUTADO 1 ASISTENCIA TÉCNICA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL A LA SISTEMATIZACIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO 6.000.000.0005.793.857.71097% 2 SISTEMATIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA SNR A NIVEL NACIONAL 29.000.000.00026.862.634.05093% 3 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO TECNOLÓGICO Y DE GESTIÓN PARA LA VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO 5.000.000.0004.779.829.14096% 4IMPLEMENTACIÓN INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO1.623.000.0001.419.330.65787% 5SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y JURIDICOS DE LA SNR9.000.000.0008.366.423.39093% 7 REPOSICIÓN Y RECUPERACIÓN DE OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS OBRAS Y MUEBLES 3.398.966.8533.269.545.22896% 8 ESTUDIOS DE VULNERABILIDAD Y OBRAS DE REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL EN 140 OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS A NIVEL NACIONAL 5.000.000.0004.903.858.93398% 9 CONSTRUCCION DE LA NUEVA SEDE DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO EN BOGOTA D.C. 5.000.000.000 100% SUBTOTAL INVERSIÓN DIRECTA64.021.966.85360.395.479.10894% 10 PROTECCION REGISTRAL A LOS DERECHOS SOBRE LOS BIENES INMUEBLES ABANDONADOS POR LA POBLACION DESPLAZADA CONFORME A LA POLITICA DE TIERRAS EN COLOMBIA (adición recurso 11) 2.500.000.0002.148.547.18186% TOTAL INVERSIÓN DIRECTA66.521.966.85362.544.026.28994% 11 IMPLANTACIÓN CONVENIO LEY 55 DEL 85194.000.000.000 100% TOTAL INVERSIÓN SNR260.521.966.853256.544.026.28998% INVERSIONES Y PRESUPUESTOS ASOCIADOS A LAS METAS Y RESULTADOS DE LA GESTIÓN 2010.

7 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Estado implementación MECI y Acciones de Mejoramiento LOGROS ICONTEC Certifica que el Sistema de Gestión de la Calidad de la Superintendencia de Notariado y Registro ha sido evaluado y aprobado con respecto a los requisitos especificados en: NTCGP 1000:2004 ISO 9001:2008 – NTC – ISO 9001:2008 “Prestación del servicio registral y la orientación, inspección y vigilancia y control de la gestión notarial.” aplicable a la “Prestación del servicio registral y la orientación, inspección y vigilancia y control de la gestión notarial.” Fecha de aprobación: junio 21 de 2010. Se desarrollaron los tres subsistemas, los nueve componentes y los veintisiete elementos del Modelo Estándar de Control Interno, con sus correspondientes seguimientos por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión, cumpliendo con los requisitos de Ley estipulados para tal efecto.

8 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia SISTEMA DE INFORMACIÓN SISTEMATIZACIÓN ORIP´S FOLIOS DE MATRICULA % FOLIOS 2008 INGRESO 2009 - 2010 TOTAL FOLIO MAGNETICO57158 8.704.00059% SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRAL (SIR)415091 5.358.82036% MANUALES94 43 646.4064% TOTAL19251192 14.709.226100% 2.1 SISTEMATIZACIÓN OFICINAS DE REGISTRO (ORIP´S) SERVICIO2010 FOLIOS MATRICULA %TOTALFECHA BOTON DE PAGO - EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN Y LIBERTAD A TRAVÉS DE INTERNET CON PAGO ELECTRÓNICO SIR (91) 5.358.820 36%31-mar Bogotá 5.337.00936%30-jun Barranquilla Medellin Cali TOTAL 10.695.82973% Situación que se encontró al inicio del periodo 2010 y proyección 2011

9 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia SERVICIO2010 FOLIOS MATRICULA %TOTALFECHA EXPEDICIÓN CERTIFICADOS DE TRADICIÓN Y LIBERTAD ENTRE CIRCULOS REGISTRALES Bogotá 2.678.577 18%31-mar SIR (52) 4.745.755 32%31 abr Barranquilla 2.658.43218%31-may Medellín Norte Medellín SUR Cali SIR (39) 613.0654%31-jul TOTAL 10.695.82973% SERVICIO20082010 FOLIOS MATRICULA %TOTALFECHA CONSULTAS ENTIDADES EXCENTAS - NODO CENTRAL Bogotá 10.847.22074% 31 abr Barranquilla Medellín 31-jul Cali Palmira SIR (91) TOTAL 10.847.22074% INTERNET, CORREO INSTITUCIONAL73189 98%

10 GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO “Descentralización del servicio registral”.  Reducción de tiempos de usuarios para el tramite registral.  Recepción de documentos electrónicos firmados digitalmente desde las notarias.  Mejorar los tiempos de respuesta a los usuarios internos y externos.  Mejorar la calidad de los procesos de gestión.  Minimizar el uso de documentos físicos en las oficinas.  Aumentar el control sobre la eficiencia administrativa de los funcionarios.  Facilitar la consulta de los documentos.  Organizar los archivos de la entidad. Sistema de Gestión Documental

11 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia OFICINAFOLIOSIMAGNES DIGITALIZADAS OFICINAFOLIOSIMAGNES DIGITALIZADAS Bogotá Centro (septiembre) 935.5971.363.017BUGA (Diciembre) 102.548 20.589 BOGOTA SUR (Marzo 2010) 920.597CALI (Enero) 824.392510.589 FACATATIVA (septiembre) 115.688127.293 CARTAGO (Octubre ) 80.45551.287 FUSAGASUGA (Septiembre) 109.048145.520CHIQUINQUIRA (Octubre ) 78.44345.037 GARZON (Octubre) 60.04049.950 DOSQUEBRADAS ( Noviembre) 63.46656.349 GIRARDOT (Octubre) 74.47170.661DUITAMA (Septiembre) 88.24178.273 Implementación SGD en 37 ORIP´s, para un cubrimiento de 6.398.481 folios de matricula Sistema de Gestión Documental

12 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia OFICINAFOLIOSIMAGNES DIGITALIZADAS OFICINAFOLIOSIMAGNES DIGITALIZADAS GIRARDOTA (Noviembre) 63.44658.753PALMIRA (Diciembre) 164.265 93.200 IPIALES (Noviembre) 88.13842.687PITALITO (Octubre) 74.47053.215 MARINILLA (Noviembre) 120.17653.679 RIONEGRO (Octubre) 71.50061.295 MEDELLIN NORTE 530.08617.750ROLDANILLO (Octubre) 49.98227.419 MEDELLIN SUR (ENERO 15 A FEB 15) 873.86621.320 SABANALARGA (Octubre) 57.40520.445 OCAÑA (Octubre) 57.44743.256SAN MARTIN (Noviembre) 57.73222.354 Sistema de Gestión Documental - Estadísticas de Folios Digitalizados a Febrero del 2010

13 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia OFICINAFOLIOSIMAGNES DIGITALIZADAS OFICINAFOLIOSIMAGNES DIGITALIZADAS SOGAMOSO (Noviembre) 129.14365.152ZIPAQUIRA (Diciembre) 113.735 42.158 TULUA (Diciembre) 113.11324.154BARRANCABERMEJA (Noviembre) 75.68268.184 TURBO (Noviembre) 73.46638.125 BUCARAMANGA (Marzo 2010) UBATE (septiembre) 75.54757.581CUCUTA (Marzo 2010) VELEZ (Diciembre) 66.31638.145 CARTAGENA (Marzo 2010) YOPAL (Noviembre) 89.98052.839Bogota Zona Norte (Marzo 2010) Sistema de Gestión Documental - Estadísticas de Folios Digitalizados a Febrero del 2010

14 ORIP´S 2010 No.ORIPNo. Folios 1LA CRUZ20.272 2LA PALMA21.397 3LIBANO22.175 4EL COCUY23.044 5FREDONIA16.100 6BOLIVAR ANTIOQUIA18.341 7CHARALA18.509 8SAN JUAN DEL CESAR21.694 9MIRAFLORES22.744 10MOMPOS22.859 11SANTA BARBARA17.544 12SALAMINA18.065 13RIO SUCIO18.192 14PENSILVANIA18.325 15SANTAFE DE ANTIOQUIA19.590 16URRAO22.244 17SOATA22.734 18TAMESIS18.332 19SOCHA19616 total 381.777

15 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.3 IMPLEMENTACIÓN PROYECTO VUR En procura de facilitar, agilizar y reducir los trámites de registro de la propiedad inmueble se montó el programa de la Ventanilla única de registro que tiene dos fases: la básica y la óptima. LOGROS El 64% de las Notarías de Bogotá a la fecha hacen parte del modelo de servicio VUR. Se han otorgado 4.395 escrituras bajo los estándares del modelo VUR y realizado un total de 43.346 consultas, Todo ello, sin promoción masiva, solo in situ. Se logró la firma del Convenio para inicio del proceso de réplica en la ciudad de Barranquilla en diciembre de 2009. En el presente año, esta ciudad tendrá el modelo de Fase Básica en operación en el 100% de las Notarías. Se ha habilitado el portal Nacional del Registro inmueble que permite la interacción on-line gratuita y transparente entre ciudadanos y entidades responsables del registro inmueble. Puesta en operación del servicio de expedición de certificado de tradición y libertad en el Supercade 20 de Julio. Adecuación de las tres oficinas de registro de Bogotá a fin de ampliar los salones de usuarios para asegurar la comodidad de los mismos, se instalaron digiturnos y módulos de información.

16 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.2 IMPLEMENTACIÓN PROYECTO VUR 77 NOTARIAS EN BOGOTÁ El 64% de las Notarías de Bogotá a la fecha hacen parte del modelo de servicio VUR. Fuente: Superintendencia de Notariado y Registro

17 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2.4 INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO El objetivo fundamental del proyecto es regularizar la tenencia de predios en el país y modernizar el sistema de registro-catastro, de manera que permita en ambas bases de datos una descripción clara y coincidente del inmueble y se logre que la transferencia y consulta de información entre la Superintendencia de Notariado y Registro y los catastros del país sea ágil y efectiva en términos de tiempo y calidad. LOGROS Implementación del modulo ICARE (Interrelación Inicial de las bases de datos del registro y el catastro) en 676 municipios equivalentes a 7.240.680 folios de matricula inmobiliaria. Apoyo al desarrollo del Sistema Único Registral Inmobiliario Colombiano con el objeto de incluir los desarrollos necesarios para cubrir las necesidades de procesamiento de información del proyecto de interrelación Registro - Catastro. Actualmente en ejecución contrato COLVISTA. Incorporación de los libros del Antiguo Sistema al Folios de Matrícula Inmobiliaria, 7000 Folios Tramitados. Inclusión del número catastral a 1.700.000 Folios de Matricula Inmobiliaria equivalentes a 201 municipios.

18 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 3. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - 2010 3.1 INGRESOS INGRESOS A MARZO DE 2010 RUBROSAPROPIADORECAUDADODIFERENCIA % Venta de Bienes y Servicios388.000.000.00088.446.300.001299.553.699.99922,8 Otros Ingresos7.128.000.000488.492.0166.639.507.9846,853 Aportes otras entidades1.500.000.0002.030.041.156-530.041.156135,3 Fondos Especiales48.271.819.00011.849.677.03836.422.141.96224,55 Rendimientos financieros SNR15.000.000.000948.80514.999.051.1950,006 excedentes financieros86.438.400.000 0 otros recursos del Balance SUBTOTAL546.338.219.000102.815.459.016443.522.759.9840,19

19 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 3.2 GASTOS

20 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 3.3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - 2010 PRESUPUESTO SUPERINTENDNECIA DE NOTARIADO Y REGISTRO EJECUCIÓN GASTOS A FEBRERO DE 2010 RUBROSAPROPIADOEJECUTADO% EJEC.DIFERENCIA% PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO275,218,271,83850,703,042,27118%224,515,229,56782% GASTOS DE PERSONAL75,869,098,00010,012,843,37713%65,856,254,62387% GASTOS GENERALES19,738,174,0006,035,971,14731%13,702,202,85369% TRANSFERENCIAS179,610,999,83834,654,227,74719%144,956,772,09181% PRESUPUESTO DE INVERSIÓN271,119,947,16210,489,101,0454%260,630,846,11796% INVERSIÓN DIRECTA77,119,947,16210,118,379,79613%67,001,567,36687% LEY 55 DE 1985194,000,000,000370,721,2490.2%193,629,278,75199.8% TOTAL546,338,219,00061,192,143,31611%485,146,075,68489% PRESUPUESTO SUPERINTENDNECIA DE NOTARIADO Y REGISTRO RECAUDO DE INGRESOS A FEBRERO DE 2009 RUBROSAPROPIADO RECAUDADO A FEBRERO %REC.DIFERENCIA% VENTA DE BIENES Y SERVICIOS388,000,000,00058,896,505,24815%-329,103,494,752-85% APORTE DE OTRAS ENTIDADES1,500,000,000840,648,79156%-659,351,209-44% OTROS INGRESOS7,128,000,000339,345,0295%-6,788,654,971-95% FONDOS ESPECIALES48,271,819,0008,140,621,93717%-40,131,197,063-83.1% RENDIMIENTOS FINANCIEROS15,000,000,000948,8050.01%-14,999,051,195-99.99% EXCEDENTES FINANCIEROS86,438,400,00000.00%-86,438,400,000-100% OTROS RECURSOS DEL BALANCE TOTAL546,338,219,00068,218,069,8100.12-478,120,149,190-88%

21 Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 5. FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS E INFRAESTRUCTURA FÍSICA 1.Se garantizó la adecuación y el mejoramiento de la infraestructura física en 22 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en lo referente a la instalación de rampas de acceso para discapacitados, ampliación de salones de usuarios, adecuación puestos de trabajo para atender ciudadanos en silla de ruedas y personas con baja estatura, a través de los proyectos de inversión de Reposición y Recuperación de la Infraestructura Registral del Orden Nacional y Ventanilla Única de Registro. 2.Construcción de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Zipaquirá. 3.Con el fin de mantener comunicación con los usuarios que requieren información frecuente y especializada del servicio registral y notarial se implementaron canales de comunicación a través de: Chat Institucional, pagina web institucional, el boletín Electrónico de servicio al ciudadano y línea 018000911616. 4.Durante el año 2009 se desarrollaron los lineamientos establecidos en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000:2004, por lo que a la fecha contamos con la caracterización de los macroprocesos y procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de control, mapas de riesgos e indicadores; se logró certificar a 150 funcionarios como auditores del sistema de gestión de la calidad, fue así que la entidad adelantó una auditoría amiga previa a la preauditoria de calidad programada para el primer trimestre de 2010, la cual fue realizada por la firma ICONTEC a fin de determinar las debilidades y fortalezas del Sistema. 5.Implementación del Sistema de Gestión Documental en 37 oficinas de Registro de Instrumentos públicos en los procesos de Gestión Registral y Correspondencia Administrativa.