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1 PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS Montevideo 23 de junio de 2005 Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento BIRF - Banco Mundial.

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2 1 PROCEDIMENTOS DE DESEMBOLSOS Montevideo 23 de junio de 2005 Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento BIRF - Banco Mundial

3 2 Origen de los Recursos GANANCIAS AMORTIZACIONES (de prestamos) MERCADO CAPITALES BIRF

4 3 Documentos Importantes a) Acuerdo de Préstamo b) Normas de desembolsos c) Manual de Desembolsos d) Carta de Desembolso e) Manual Operativo f) Documento de Proyecto - PAD f) Requisitos de Auditoría Ante cualquier duda, por favor comun í quese con nosotros

5 4 ACUERDO DE PRESTAMO I - CATEGORIAS DE DESEMBOLSO IV – METODOS DE ADQUISICIONES V – CUENTA ESPECIAL III - TABLA DE AMORTIZACIONES II –DESCRIPCION DEL PROYECTO Anexos al Acuerdo de Prestamo Anexos al Acuerdo de Prestamo

6 5 ENMIENDAS Se requieren enmiendas al acuerdo para: Prórroga de la fecha de cierre Cambio en la descripción del proyecto Modificación de los porcentajes de financiamiento de las categorías Cómo se tramitan las enmiendas?

7 6 Fechas importantes Fecha de Aprobación de Préstamo Início/término del plazo de amortizacion Fecha de Firma del Acuerdo de Prestamo 60 días para el cobro de la Comision de Compromiso Fecha de Efectividad Se puede solicitar desembolsos

8 7 Fechas Importantes Fecha de Cierre (CLOSING DATE) Último día para efectuar extracciónes de la cuenta especial Período de Gracia (GRACE PERIOD) Si hubiera necesidad, solicitar al gerente del proyecto

9 8 Categorías de Desembolso – Anexo I 1. Obras % 2. Bienes % 3. Consultoría % 4. Capacitacion % 5. Comision inicial (Front-end-fee) 6. No asignado TOTAL

10 9 Carta de Desembolsos Instrucciones específicas sobre: Financiamento Retroactivo Límites y modelos de Estados de Gastos (SOE), Hoja de Resumen (SS) Operaciones con la Cuenta Especial Condiciones de Efectividad / Carta de Firmas

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12 11 Cuenta en la cual el Banco realiza adelantos de fondos. Es periódicamente conciliada y realimentada (Fondo Rotatorio) Controlada a través de rendiciones de cuenta acompañada de una adecuada conciliación y documentación de los gastos elegibles Usada exclusivamente para para cubrir gastos elegibles de la parte finaciada por el Banco Cuenta Especial

13 12 Flujo de Fondos Cuenta Especial - USD Proyecto Cuenta Operativa Pesos Banco Mundial Cuenta de Préstamo USD Proveedores/Beneficiários 3- PAGA 4 - FACTURAS 5 - Envío de Pedido de extracción (SOEs/SSs/Conciliación) 1 - DEPÓSITO 6 - REALIMENTACION 2 - SALIDA

14 13 Propósito de la Cuenta Especial Agilizar el proceso Reducir el número de transacciones/documentos Mayor control Disponibilidad en moneda extrangera (Obs. Contar con pesos) Los fondos de contrapartida no pueden ser depositados en la misma cuenta No se puede prefinanciar contrapartida No se puede prefinanciar contrapartida

15 14 El valor máximo que puede ser adelantado a la Cuenta Especial: Equivalente a más o menos cuatro meses de gastos o al 10% del valor del préstamo En el caso de FMR, serán seis meses Puede ser depositado en la medida de lo necesario Asignacion Autorizada

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17 16 Son consideradas formas de Desembolso

18 17 Financiamiento Retroactivo antes de la firma del préstamo. Autorización específica para financiar gastos elegibles cuyos pagos fueran efectuados antes de la firma del préstamo. Condiciones preestablecidas en el Anexo I: Período, Monto y Categorías Financiadas

19 o. Adelanto/Anticipo Depósito Inicial (formulario 1903) no superior al valor de la asignacion autorizada 2. Realimentación Reposición de la cuenta por el valor de lo que está documentado o justificado 3. Recupero No hay reembolso. Disminuye saldo de la cuenta a documentar 4. Recomposición Depósito para recuperar el saldo de la cuenta al valor inicialmente autorizado (no hay documentación) 5. Aumento de la Asignación Autorizada Nuevo depósito (no hay documentación) Desembolsos a través de la Cuenta Especial

20 19 Reposición de fondos en laCuenta Especial Reposición de fondos en la Cuenta Especial Debe ser solicitada periódicamente – máximo 3 meses * Formulário 1903 preparado y firmado por la persona autorizada (01 copia) 1 copia del Formulario de Declaración de Gastos /Hoja de Resúmen (SOE/SS) Observar los límites contractuales del uso de la Carta de Desembolso (diferente de los límites de licitación) Extracto bancario y conciliación de la cuenta especial Anexar comprobantes de gastos (para SS): copias de las facturas/recibos de los proveedores y consultores

21 20 Anexar al pedido: Formulario de Reconciliación de la Cuenta Especial y Extracto Bancario Reposición de fondos en la Cuenta Especial En caso de que la Cuenta Especial se encuentre inactiva por más de seis meses, el Banco se reserva el derecho de solicitar la devolución del valor anticipado

22 21 A pedido del cliente: Demostrar que el monto anticipado fue utilizado para pagar los gastos elegibles Devolución de fondos Automática y Obligatoria: Cuando el saldo no desembolsado de la cuenta prestamo es igual al doble del saldo existente en la cuenta especial, o 6 meses antes de la fecha de cierre (Closing Date) Recuperación de la Cuenta Especial

23 22 Reembolso en Moneda Local Deben ser enviados al BIRF como documentación de respaldo: 01 copia del formulario copia del SOE o SS Para SS, anexar: copia de las facturas/recibos de los proveedores y consultores

24 23 Pago Directo Pago a proveedores de bienes y servicios localizados en el exterior y cuando el monto es superior al 20% del valor anticipado a la cuenta especial. Deberan ser enviados como documentación comprobatoria: 01 copia de formulario 1903 Comprobantes de gastos: copias de las facturas/recibos de los proveedores o consultores contratados.

25 24 DECLARACION DE GASTOS (SOE) Y HOJA DE RESUMEN (SS) Documentación de Respaldo

26 25 Procedimentos de Extracción - SOE/SS Límites para uso de SOE ou SS Valores establecidos para cada Carta de Desembolso Elegibilidad para el uso de SOE o SS Depende del valor total DEL CONTRATO y no del monto de cada pago Valores superiores al límite Es obligatoria la revisión previa Enviar copia de los comprobantes al BIRF

27 26 Declaración de Gastos - SOE PROPÓSITO Diminuir envío de documentación de respaldo DOCUMENTACION DE APOYO DEBE: Ser archivada por el ejecutor por 5 años; Estar disponible para la supervisión y revisión por parte de los auditores y las misiones del Banco Mundial.

28 27 Declaración de Gastos - SOE OBSERVAR: Separar SOEs por categoría Informar subtotal por página y total por categoría

29 28 DECLARACION Los CANTIDADES arriba mencionadas s ó lo han sido utilizadas para la ejecuci ó n del proyecto de acuerdo con los t é rminos y condiciones del contrato de pr é stamo. Toda la documentaci ó n de respaldo de estos gastos es mantenida por la unidad ejecutora y previa solicitud ser á puesta a disposici ó n de los auditores y de las misiones del Banco Mundial

30 29 Hoja de Resumen – SS PROPÓSITO Usada para contratos sujetos a revisi ó n previa (chequear Client Connection) DOCUMENTACION DE RESPALDO DEBE Ser anexada al pedido de desembolso (faturas/recibos)

31 30 Hoja de Resumen – SS OBSERVAR Incluir número de contrato Incluir subtotal por contrato Informar número de factura Informar reajustes Si el contrato todav í a no estuviera registrado, enviar copia al Gerente del Proyecto o persona de contacto en Adquisiciones

32 31 Gasatos no elegibles CASO EXISTAN, SE DEBE Devolver los recursos a la Cuenta Especial y remitir comprobante de depósito al BM Substituir por otros gastos pagados por la contrapartida Presentar documentación que demuestre la elegibilidad de esos gastos

33 32 IMPORTANTE En caso de substitución de gastos no elegibles, MENCIONAR en SOE/SS QUE SE ESTA REGULARIZANDO EL RECHAZO OCURRIDO EN EL PEDIDO Nº....X SUGESTÃO PARA VALORES ELEVADOS REALIZAR UN NUEVO VALOR Y CON EL MISMO NUMERO DEL PEDIDO ANTERIOR AGREGANDO UNA LETRA EX.: 046 -A

34 33 Mayores problemas Porcentaje equivocado o saldo insuficiente en la categoría * Porcentaje equivocado o saldo insuficiente en la categoría * Inclusión de itemes inelegibles * Gastos anteriores a la fecha de retroactividad o posteriores a la fecha cierre de préstamo Inclusión de impuestos * Inclusión de impuestos * División del contrato para evitar revisión previa * Solicitud de adelanto (contratos) valores elevados * Gastos duplicados * Contratos no registrados

35 34 SUSPENSION Y CANCELACION DE DESEMBOLSOS

36 35 Suspensión Supención sucede cuando: No se cumplen las condiciones del acuerdo No se cumplen las condiciones del acuerdo Puede ser: Por categoría Por categoría Por préstamo; para todos los préstamos del país miembro Por préstamo; para todos los préstamos del país miembro Integral – No se realizaran alimentaciones de fondos a la cuenta especial Integral – No se realizaran alimentaciones de fondos a la cuenta especial Parcial - Sólo serán elegibles para reembolso los gastos de las categoría (s) o entidades no afectadas por la suspensión Parcial - Sólo serán elegibles para reembolso los gastos de las categoría (s) o entidades no afectadas por la suspensión

37 36 Suspensión Por atraso en el pago del Servicio de Deuda 45 dias después del vencimiento => Aviso 45 dias después del vencimiento => Aviso Uma semana después => Aviso a los cofinanciadores Uma semana después => Aviso a los cofinanciadores 60 dias após del vencimiento => Aviso de Suspensión 60 dias após del vencimiento => Aviso de Suspensión

38 37 Problemas m á s comunes que llevan a la suspensión Por apertura de subcuentas no autorizadas Por apertura de subcuentas no autorizadas Pagos efectuados a contratos no autorizados por el BIRF (no objeción) Pagos efectuados a contratos no autorizados por el BIRF (no objeción) No utilización de la cuenta especial No utilización de la cuenta especial Por problemas en la declaración de gastos (SOE) Por problemas en la declaración de gastos (SOE) Auditorias atrasadas o no aceptables Auditorias atrasadas o no aceptables Por problemas en la ejecución del proyecto Por problemas en la ejecución del proyecto

39 38 Cancelaciones Ocurren por: Suspensión de extracciones por período de > 30 dias Valor asignado es mayor a la necesidad del préstamo; No cumplimiento de las condiciones de adquisiciones Saldo no desembolsado después de la fecha de cierre de préstamo.

40 39 EJERCICIO PRÁCTICO

41 EXERCÍCIO IV – Observando el acuerdo de préstamo BIRF 7260-BR, prepare una solicitud de rrellenado de la cuenta especial sabiendo que: El proyecto extrajo dos veces de la cuenta especial, tranfiriendo los recursos a la cuenta operatica, para cubrir gastos: El 01/02/05, USD , tasa de cambio del día de la extracción: $2,50 El 20/02/05, USD , tasa de cambio del día de la extracción: $3,00 Fue firmado un contrato con Construcity Industrial Ltda. para la realización de la obra por un valor total de $ ,00 en la fecha de 12/07/2004. A tasa de cambio de ese día era de $ 3,00. El valor total del contrato con Paulo Coelho ConsultoresLtda. es de $ ,0. La fecha de firma del mismo: 20/01/2005, La tasa de cambio del día era de $ 2,80.

42 Fue realizado el pago único al consultor Lulu Santos por el valor de $ ,00, el día 05/02/05, elegible bajo la Cat. 3. Fueron efectuados los siguientes pagos a consultores contratados por el período de un año, por servicios prestados en el mes de enero, el 05/02/05: Luisa Thomé – $ 3.000,00 Susana Vieira – $ 7.000,00 Tiago Lacerda – $ 2.500,00 Fueron abonadas las facturas nos e 4790 por valores de $ ,00 e $ ,00 referente al servicio elegible de estudio de viabilidad ejecutada por la Consultora Paulo Coelho el día 21/03/05. Fue realizado un pago a Construcity Industrial Ltda por el valor de $ ,00, el día 23/03/05.

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46 RECONCILIAÇÃO DA CONTA ESPECIAL No. do Empréstimo/Doação: BIRD 7260-BR No. da Conta: Banco: BANCO DO BRASIL, AG X 1. TOTAL ADIANTADO PELO BANCO MUNDIAL:$ 2,000, MENOS: VALOR TOTAL RECUPERADO PELO BANCO MUNDIAL$ 0,00 3. SALDO A DOCUMENTAR DA CONTA ESPECIAL $ 2,000, (número 1 menos número 2) 4. SALDO DA CONTA ESPECIAL DE ACORDO COM O EXTRATO BANCÁRIO ANEXO, NA DATA DE 20/02/05$ 1,780, MAIS: VALOR TOTAL DESTE PEDIDO DE SAQUE No. 03$ 213, MAIS: VALOR TOTAL RETIRADO DA CONTA ESPECIAL E AINDA NAO SOLICITADO AO BANCO MUNDIAL:$ 6, MAIS: PEDIDOS SUBMETIDOS AO BANCO MUNDIAL E AINDA NÃO CREDITADOS NA CONTA ESPECIAL NA DATA DO EXTRATO BANCARIO: PEDIDO DE SAQUE No:VALOR: _________________________________ _________________________________ SUBTOTAL DE PEDIDOS ENVIADOS E AINDA NÃO CREDITADOS$ ________________ 8. MENOS: JUROS ACUMULADOS (SE HOUVER):$ ________________ 9. TOTAL DO ADIANTAMENTO : (No – 8 ):$ 2,000, EXPLICAÇÃO DE QUALQUER DIFERENÇA ENTRE OS TOTAIS QUE APARECEM NAS LINHAS 3 E 9: O valor de USD USD 6, será utilizado para pagamentos de despesas a serem efetuadas na próxima semana e documentadas no próximo pedido de realimentação d a conta especial. 11. DATA________________________ASSINATURA: ___________________ TITULO: ________________________ OBS. O EXTRATO BANCÁRIO DEVE ABRANGER O PERÍODO DA REALIZAÇÃO DAS DESPESAS QUE ESTÃO SENDO DOCUMENTADAS.

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48 47 EJERCICIO PRACTICO V

49 48 Ejercicio – Preparar Pedido Grupo 1 – Pago Retroativo Grupo 2 – Realimentación de la CE Grupo 3 – Realimentación de la CE Grupo 4 – Recuperación de la CE Grupo 5 – Pago Directo al exterior Obs: El grupo debe anexar toda a documentación necesaria (faturas, extratos).

50 49 Categorías de Desembolsos – Anexo I 1.Obras21,000,00075% 2. Bienes 2,000,00080 % 3. Consultoria 8,000, % 4. Gastos Admin. a) Incrementos 500,000 20% b) Supervision 500,000 50% TOTAL32,000,000

51 50 INFORMACION ADICIONAL Fecha de Efectividad: 15/06/2004 Fecha de firma: 20/07/2004 Data de Efetividade: 10/08/2004 Fecha de cierre: 15/06/2008 Periodo de gracia: 15/10/2008

52 51 INFORMACION ADICIONAL LIMITES DE USO DE SOE Bienes – igual o menor a USD 200, Consultoría Individual – igual o menor a USD 50, Firmas – igual o menor a USD 100,000.00

53 52 Informaci ó n Adicional Pago Retroactivo hasta USD 5,000,000 na Cat. 3 a 12 meses anterior a la fecha de firma del acuerdo de préstamo Deposito Inicial ya efectuado en la Cuenta Especial por valor de 10% del préstamo

54 53 Instrucciones para la presentación Se debe entregar un pedido por grupo Utilizar modelos de SOE/SS/Reconciliacion anexos Resumen por grupo sobre los puntos relevantes Elegir un orador Utilizar flipchart si lo desean Máx. 15 minutos 10 minutos para comentários

55 54 Finalizamos


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