GESTIÓN DE CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES.

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1 GESTIÓN DE CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES

2 ASPECTOS OPERATIVOS 24 DE FEBRERO DE 2015 GRUPO DE CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES

3 “ Muchos de nosotros somos más capaces que algunos de nosotros, pero ninguno de nosotros es tan capaz como todos nosotros”. Tom Wilson.

4 Equipo de asesores GCCL

5 1. Nuevos Indicadores 2. Funciones de los actores 3. Planeación 4. Ejecución 5. Verificación 6. Certificación 7. Novedades del aplicativo AGENDA

6 1. Nuevos Indicadores Personas evaluadas: Se contabiliza por número de cédula, personas atendidas en una o más evaluaciones. Número de evaluaciones: Se contabiliza por número de juicios emitidos

7 2. Funciones de los actores

8 FUNCIONES DE LOS ACTORES DEL PROCESO COORDINADORES MISIONALES 1.Liderar el equipo de trabajo para lograr el cumplimiento de las metas de los centros de la regional. 2.Registrar en el aplicativo para aprobación, las áreas claves de cada uno de los centros de la regional. 3.Registrar en el staff Regional los instrumentadores de la regional. 4.Registrar en el staff Regional los auditores de la regional. 5.Registrar concertación de metas de los centros en el aplicativo.

9 FUNCIONES DE LOS ACTORES DEL PROCESO LIDER 1.Liderar el equipo de trabajo para lograr el cumplimiento de los proyectos del proceso. 2.Promover el proceso de evaluación y certificación de competencias laborales para trabajadores, desempleados e independientes en los escenarios pertinentes. 3.Preparar la oferta para el sector productivo y la comunidad de la región. 4.Elaborar la programación anual de evaluación y certificación, una vez aprobadas las áreas claves. 5.Gestionar el desarrollo del proceso de evaluación de competencias laborales. 6.Gestionar y administrar los instrumentos de evaluación requeridos ante el Banco Nacional de Instrumentos. 7.Gestionar la construcción y corrección de ítems e indicadores según la programación del Banco Nacional de Instrumentos. 8.Atender e informar oportunamente las anomalías, inconsistencias, novedades y hallazgos en el registro de la información, al Grupo de Evaluación de Competencias de la Dirección General 9.Garantizar la confidencialidad del material resultado del cumplimiento de sus funciones. 10.Registrar la información requerida por su rol en el aplicativo. 11.Orientar las solicitudes que no puedan ser atendidas por el Centro. 12.Participar en las auditorias. 13.Atender las comunicaciones oficiales y derechos de petición en cualquiera de sus modalidades, que sean formulados ante el SENA.

10 FUNCIONES DE LOS ACTORES DEL PROCESO EVALUADORES 1.Realizar sensibilización e inducción a los candaditos a evaluar. 2.Construir ítems e indicadores de evaluación de competencias (Conocimiento, desempeño y producto) - 1 batería bimensual. 3.Verificar instrumentos antes de ser aplicados 4.Ejecutar el Plan de Ejecución y Valoración de evidencias de los candidatos a evaluar 5.Valorar las evidencias de conocimiento, desempeño y producto presentadas por los candidatos. 6.Entregar informes, reportes y demás documentos relativos a los proyectos adelantados. 7.Registrar en el APP SECCL toda la información relativa a los proyectos adelantados 8.Realizar informe cualitativo de las debilidades presentadas por los candidatos en los proyectos adelantados, según periodicidad indicada. 9.Devolver los cuestionarios impresos de las pruebas de conocimiento debidamente numeradas 10.Emitir concepto de competencia, de acuerdo a la valoración de las evidencias presentadas 11.Comunicar al candidato los resultados obtenidos de la valoración de evidencias.

11 1.Atender y dar información del proceso a clientes internos y externos 2.Recepcionar las comunicaciones dirigidas al SENA, por cualquiera de sus vías de ingreso, correos electrónicos, onbase, telefónicas, entre otros, relacionadas con el proceso de Evaluación de Competencias Laborales. 3.Administrar y archivar la documentación soporte del Proceso, de forma electrónica y física. 4.Consolidar las solicitudes de empresas 5.Mantener actualizado los registros del Aplicativo dispuesto para el proceso. 6.Apoyar en la reproducción de instrumentos para la aplicación de pruebas. 7.Apoyar al líder con la elaboración de actas de entrega y devolución de instrumentos. 8.Apoyar al líder en revisión documental de auditorías internas y externas del proceso de ECCL. 9.Informar a los candidatos de la citación a las actividades de: valoración de evidencias de conocimiento, desempeño y producto. 10.Mantener la documentación del proceso de ECCL, organizada de acuerdo con los lineamientos institucionales. 11.Verificar el cumplimiento de requisitos de la ejecución del PECCL por cada candidato para generar la certificación respectiva. FUNCIONES DE LOS ACTORES DEL PROCESO APOYOS ADMINISTRATIVOS

12 1.Indagar por necesidades puntuales de construcción de instrumentos en cada centro de formación de la Regional. 2.Solicitar a los centros, expertos técnicos para conformar equipo de constructores. 3.Conformar equipos técnicos para la construcción y verificación técnica de ítems e indicadores. 4.Gestionar y orientar la construcción de ítems e indicadores asignados por el Grupo de Evaluación de Competencias Laborales, para proyectos de Evaluación y Certificación, teniendo en cuenta la solicitud, demanda y prioridad. 5.Revisar metodológicamente los ítems e indicadores construidos por los expertos técnicos. 6.Registrar los hallazgos de la verificación en los formatos indicados para tal fin. 7.Realizar los ajustes solicitados a los instrumentos de evaluación. 8.Registrar en el aplicativo, la información que se requiera para la gestión de sus funciones 9.Remitir al Grupo de Evaluación de Competencias Laborales, según lineamientos establecidos el Kit verificado y completo. 10. Conformar y administrar la red Regional de Constructores de ítems e indicadores. 11.Registrar informes de gestión de instrumentos en el plan de calidad (producto No conforme). 12.Salvaguardar la cadena de custodia de los instrumentos. FUNCIONES DE LOS ACTORES DEL PROCESO INSTRUMENTADOR

13 STAFF REGIONAL DE INSTRUMENTADORES 1.Depende del Coordinador Misional Regional. 2.Atiende todos los centros de la regional en construcción de instrumentos. Puede atender otros centros o regionales según sean asignadas por el Grupo de Certificación. 3.Elaboran Plan de trabajo mensual. 4.Lidera red de constructores nacional por mesa. 5.Responde por instrumentos de Proyectos Nacionales. 6.Aporta en la construcción de herramienta para la construcción de ítems e indicadores. 7.Remiten informes mensuales de avance y construcción por centro y red de constructores. 8.Analizan comportamientos de ítems y pruebas por proyectos. 9.Acompañan la construcción de pruebas por esquemas 10.Realizan reuniones de constructores de instrumentos.

14 1.Realizar su labor con base en la NTC/ISO/19011 vigente. 2.Dar respuesta a comunicaciones oficiales que le sean entregadas en los términos definidos por la entidad. 3.Realizar las auditorías asignadas garantizando el cumplimiento de lo expuesto en la Guía Vigente. 4.Realizar la revisión documental previa, relacionada con los proyectos a auditar. 5.Realizar las auditorias de sistema asignadas por el Coordinador del Grupo de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales. 6.Realizar las auditorias por proceso, por evaluador y por cada norma de competencia evaluada y asociada a un grupo de candidatos. 7.Confirmar que la evidencia de la Auditoria es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la Auditoria. 8.Gestionar y mantener al día los registros (físicos y/o electrónicos) generados en el desarrollo de sus actividades; de acuerdo a los lineamientos de gestión documental. 9.Presentar los informes de la auditoría, dentro de los tiempos establecidos y de acuerdo a los lineamientos. 10.Seguimiento a los planes de acciones d mejora derivados de la certificación de calidad ICONTEC 11.Realizar seguimiento a planes de acción realizados por los centros, para revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas. FUNCIONES DE LOS ACTORES DEL PROCESO AUDITORES

15 1.Dependen del Coordinador Misional Regional 2.Elaboran Plan de Trabajo Mensual 3.Revisan Auditorias de año 2014 – verificando centro por centro, garantizando que cada proyecto, por evaluador, por norma y grupo tengan su respectiva auditoria. 4.Remitir los informes de auditoria que no hayan sido entregados al Grupo de Certificación de Competencias Laborales. 5.Seguimiento a las bases de datos de los actores ACTIVOS del proceso. Solicitando al Líder que garantice el registro de los mismos en el aplicativo. 6.Acompañar aleatoriamente al Líder, evaluador, apoyo en sus diferentes actividades sin dar aviso de las mismas. 7.Hacer informes cualitativos de Centro por Centro en el desempeño de sus procesos. Remitirlos al Grupo de Certificación de Competencias laborales 8.Elaborar y remitir informes de desempeño dela regional en la aplicación de cumplimiento de requisitos en los procesos. Identificando fortalezas y debilidades. 9.Identificar proyectos de certificación de impacto para el sector productivo, 10.Análisis de impacto del proceso de certificación en la regional mediante la aplicación de encuestas que hacen los lideres 11.Para garantizar las auditorias externas si el staff no es suficiente, pueden apoyarse de los auditores internos garantizando que no pueden auditar su propio centro STAFF REGIONAL DE AUDITORES

16 3. Planeación

17 PLANEACIÓN La asignación de evaluadores al proceso en cada uno de los centros, responderá a la existencia de programación de proyecto en el APP SECCL, si no hay proyecto registrado, no se autorizará contratación de evaluador. Para contribuir al cumplimiento de metas, se incrementará la atención por línea de alianza con evaluadores de empresa, por lo tanto cada centro debe generar estrategias para este fin. Para la ejecución de los proyectos de certificación vigencia 2015, se habilitarán todos los instrumentos de evaluación disponibles en el Banco Nacional de Instrumentos. Los ítems e indicadores elaborados por los evaluadores como producto entregable de su contrato deberán pasar por verificación técnica con expertos del sector y revisión metodológica del instrumentador y su perfil tendrá un alcance más amplio, debe ser PROFESIONAL UNIVERSITARIO con seis (6) meses de experiencia en el área pedagógica y doce (12) meses de experiencia general.

18 PLANEACIÓN El procedimiento de cargue de soportes de inscripción y evidencias sigue suspendido hasta tanto se habilite un espacio en el servidor. No obstante, el líder de certificación es el responsable de la custodia de dicha información la cual debe reposar en físico o digitalizada en cada uno de los centros. Los centros que deseen completar las cinco (5) áreas claves reglamentarias o modificar alguna de ellas, deben remitir al Grupo de Certificación de Competencias Laborales a través del Coordinador Misional Regional el acta de Comité de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales – CECCL, en la que se sustenta la modificación o adición. Las áreas claves definidas y autorizadas en el primer trimestre son de permanente atención y no podrán ser modificadas.

19 LÍDER DE CERTIFICACIÓN Registrarse en el link : http://goo.gl/forms/Yo21g2aPDH http://goo.gl/forms/Yo21g2aPDH Una vez registrado recibirá usuario y contraseña Registrar PAECCL en el aplicativo SECCL. Actualizar datos de evaluadores y auditores internos en el aplicativo SECCL. Los coordinadores misionales y líderes pueden consultar las áreas claves de todos los centros en el APP SECCL PROYECTOS NACIONALES Proyectos Nacionales serán administrados desde el GCCL. Las áreas claves para atender proyectos nacionales y de funcionarios, son adicionales a las 5 áreas claves reglamentarias. Las áreas claves y la oferta se priorizarán por los megaproyectos nacionales, infraestructura y vías 4G, vivienda, Tics o lo establecido en el plan nacional de desarrollo y agendas productivas de la región.

20 INSTRUMENTOS Se ha dispuesto el desarrollo de un curso virtual de gestores de instrumentos (instrumentadores). Los centros que no aporten instrumentos de acuerdo a lo programado, no podrán hacer uso de los kit codificados en el banco. Permanece el lineamiento que considera la aplicación simultánea de pruebas de conocimiento, cuando se aplica en un período de 24 horas, con el fin de no generar traumatismos en la población que labora por turnos. NOVEDADES En caso de desvincular un actor del proceso, el subdirector del Centro debe notificar oportunamente al grupo de certificación de la Dirección General; si se trata de una novedad que amerite sanción se deberán remitir los soportes para proceder a revisión y cambio de estado en el aplicativo de la persona involucrada.

21 SUPERVISIÓN DE CONTRATOS La supervisión de contrato del líder, apoyo y evaluadores debe estar a cargo de personal diferente a un coordinador de formación, debe estar en cabeza del coordinador misional o un delegado del Subdirector. En los casos en los que el líder sea de planta podrá asumir la supervisión de la contratación de evaluadores y apoyo. AUDITORES Los staff regionales de auditores, dependerá de la Dirección Regional, atenderán auditorías externas de proceso, dedicados tiempo completo a esta actividad y las demás que sean asignadas para este rol.

22 APLICATIVO SECCL Los requerimientos que se presenten al BNI se harán a través del aplicativo, después de estar diligenciado y aprobado el proyecto por su respectivo asesor. Todas las actas relacionadas en el procedimiento, podrán registrarse directamente en el aplicativo, sin embargo los listados de asistencia deberán mantenerse en físico o digitalizadas colocando el objetivo respectivo y el número del acta asignado por el aplicativo. Entrará en uso el módulo de Verificación desde su programación, hasta informe de cierre. PROYECTO FUNCIONARIOS Las normas asignadas a cada centro serán ofertadas las de mayor demanda se atenderán. Las normas seleccionadas fueron tomadas según las necesidades. Sólo los centros seleccionados ejecutarán Proyectos. Los evaluadores serán seleccionados mediante convocatoria por las APE, el proceso lo liderará la Dirección General, de manera que prevalezca el principio de transparencia. La meta definida para el año 2015 es de 2000 Funcionarios/Contratistas distribuidos así: 600 Instructores de Planta 200 cargos administrativos de planta 1200 contratistas de diferentes roles

23 Formación de evaluadores LINK DE REGISTRO http://goo.gl/forms/cUg1RZREmS 1.Continúa vigente la posibilidad de actualización transitoria de 2 días para evaluadores nuevos internos y externos, a cargo del líder de ECCL. Se debe remitir acta de esta jornada al grupo de certificación. 2.Las únicas certificaciones de evaluador válidas ante el proceso, son las emitidas por el Centro de Gestión de Mercados, Logística y TIC de la Regional Distrito Capital.

24 Formación de Instrumentadores LINK DE REGISTRO 1.Se programará para la segunda semana de marzo un curso para la formación de instrumentadores. 2.Verificar el cumplimiento de perfil del mismo, los centros que por iniciativa quieran tener un instrumentador que GARANTICE su rol, podrán postularlo pero deben cumplir con indicador de construcción de instrumentos que le será asignado desde el momento que el Instrumentador apruebe el curso. http://goo.gl/forms/rdPCxWruKa

25 Formación de Auditores LINK DE REGISTRO 1.Se programarán tres cursos en el año 2015 para formación de auditores internos o de staff. 2.Verificar el cumplimiento de perfil del mismo, los centros que por iniciativa quieran tener un AUDITOR pueden postularlo y demostrar que hacen cinco auditorias con acompañamiento y mínimo cuatro como auditores lideres. 3.Deben GARANTIZAR contar con auditores suficientes para la demanda y cumplimiento de metas http://goo.gl/forms/LJV5FHPa2t

26 3. Ejecución

27 Certificación por niveles Se ha considerado pertinente dar continuidad en el 2015 a la implementación de esta modalidad de certificación con el propósito de validar la viabilidad de los niveles por esquemas de certificación. Cabe anotar que esta propuesta responde a solicitudes del sector productivo, el cual ha manifestado la necesidad de generar mecanismos de inclusión para los diferentes tipos de población, e igualmente en la búsqueda de elementos de equivalencias e integración con el Marco Nacional de Cualificaciones. Nivel Porcentaje requerido de cumplimiento en Evidencias* DesempeñoProductoConocimiento Básico100 No aplica (Incluye de 0-59). Intermedio100 60 – 99 Avanzado100 Niveles de competencia laboral

28 3. Verificación

29 VERIFICACIÓN Los subdirectores participarán al menos en un cierre de auditoría externa de proceso en el semestre, para un total de dos (2) al año. Estas auditorías no podrán ser delegadas. Los auditores internos podrán tener el rol de instructores dado que no están dedicados a tiempo completo al proceso de ECCL.

30 7. Novedades del aplicativo

31 Registro para la creación de usuarios en el aplicativo y para formación de evaluadores COORDINADORES MISIONALES REGIONALES http://goo.gl/forms/MD3f6WbdA8 LÍDERES http://goo.gl/forms/Yo21g2aPDH