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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES EN EL SECTOR PÚBLICO DE COSTA RICAConstrucción de Indicadores Roberto Jiménez M. Consultor ILPES.

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1 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES EN EL SECTOR PÚBLICO DE COSTA RICAConstrucción de Indicadores Roberto Jiménez M. Consultor ILPES / CEPAL Ministerio de Hacienda de Costa Rica Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social (ILPES) SECRETARÍA TÉCNICA DE LA AUTORIDAD PRESUPUESTARIA

2 1. Sistema de Información de Gestión Basado en Definiciones Estratégicas institucionales - Misión: objetivo de largo plazo ¿qué? ¿cómo? Para quién? - Objetivos estratégicos: mediano plazo – resultados esperados - Productos: satisfacer necesidades de usuarios - características - Clientes, Usuarios o Beneficiarios: requerimientos

3 1. Sistema de Información de Gestión Debe cubrir toda la institución: - Gestión estratégica - Gestión interna

4 2. Definición de aspectos relevantes a medir Proceso 2Proceso 3 Proceso 1Proceso 4 Insumos Y Recursos Productos Estratégicos (Bienes y Servicios) Proceso productivo ProductosResultados

5 2. Definición de aspectos relevantes a medir Ámbito de los Procesos productivos: Definir aquellos procesos que son claves para la generación de los productos (bienes y/o servicios): procedimientos de compra Adquisición de insumos – contratación de empresas proveedoras Licitaciones Externalización de servicios - subcontratación de empresas que proveen los productos procesos tecnológicos Implementación de servicios por internet - procesos para generar productos

6 2. Definición de aspectos relevantes a medir Ámbito de los Procesos productivos: Definir aquellos procesos que son claves para la generación de los productos (bienes y/o servicios): administración financiera Capacidad de ejecución de los recursos recursos humanos Funcionarios con las competencias requeridas procesos administrativos Registro de usuarios – calculo de beneficios

7 2. Definición de aspectos relevantes a medir Algunos ejemplos de Indicadores en el ámbito de los Procesos: Porcentaje de ejecución del presupuesto Porcentaje de gasto en Recursos Humanos respecto de gasto total Porcentaje de gasto corriente respecto de gasto total Porcentaje de productos entregados respecto de lo programado Porcentaje de compras de insumos efectuadas dentro del tiempo programado Porcentaje de licitaciones adjudicadas respecto de licitaciones totales Porcentaje de ingresos propios percibidos respecto de los programados Porcentaje de subsidios asignados Porcentaje de familias pobres catastradas Porcentaje de normas de aviación actualizadas

8 2. Definición de aspectos relevantes a medir Algunos ejemplos de Indicadores en el ámbito de los Procesos: Porcentaje de recursos transferidos a instituciones dentro del plazo establecido Gasto promedio de capacitación de Controladores de Tránsito Aéreo

9 2. Definición de aspectos relevantes a medir Ámbito de los Productos: Bienes y/o servicios proporcionados directamente a los usuarios: Definir los requerimientos de los usuarios Establecer las características de los productos - Características técnicas del producto - Tiempo de entrega a los usuarios - Cobertura (todos los niños y niñas del país) - Focalización (niños y niñas en situación riesgo social) - Grado de satisfacción de los usuarios

10 2. Definición de aspectos relevantes a medir Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de los Productos: Porcentaje de familias sin vivienda que reciben aportes del Estado Porcentaje de familias pobres sin vivienda que reciben aporte del Estado respecto del total de familias sin vivienda que reciben aporte del Estado Tiempo promedio de entrega de subsidios para la vivienda Metros de cuadrados construidos promedio por vivienda entregada Porcentaje de condominios construidos que cuentan con infraestructura social (lugares para reuniones, parques, plazas, juegos para niños) Porcentaje de familias que manifiestan satisfacción con la vivienda entregada

11 2. Definición de aspectos relevantes a medir Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de los Productos: Porcentaje de trabajadores capacitados respecto del total de trabajadores Costo promedio por trabajador capacitado Porcentaje de alumnos egresados de carreras técnicas respecto del total de alumnos matriculados Porcentajes de clubes deportivos y recreativos con aportes del estado que cumplen sus objetivos respecto del total de clubes con aportes del Estado Promedio anual de días sin suministro de electricidad (agua potable) Porcentaje de reclamos por incumplimiento de contratos de empresas de telefonía Tiempo promedio de respuesta a reclamos por incumplimiento de contratos de telefonía

12 2. Definición de aspectos relevantes a medir Ámbito de los Resultados: Cambio en el comportamiento de los beneficiarios una vez que han recibido los bienes y/o servicios. La entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios supone que conduce a la obtención de los resultados finales. Constituye una aproximación a los resultados finales.

13 2. Definición de aspectos relevantes a medir La leche: beneficios de su consumo contiene gran cantidad de nutrientes previene la osteoporosis reduce probabilidad de piedras en los riñones reduce riesgo de caries dentales ayuda en la formación y regeneración de tejidos En definitiva, contribuye a un mejor nivel de salud de la población

14 2. Definición de aspectos relevantes a medir La leche: beneficios de su consumo Pero el nivel de salud de la población también está influido por otras políticas públicas: control de epidemias y enfermedades programas de vacunación, medicina preventiva, atención dental programas de vivienda programas educacionales programas de empleo programas deportivos y recreativos

15 2. Definición de aspectos relevantes a medir La leche: beneficios de su consumo ¿cómo medir el resultado final del consumo de leche? Se asume que consumir leche contribuye a un mejor nivel de salud La entrega de leche a los niños es una aproximación al resultado final En consecuencia, un indicador de resultado intermedio sería: - Porcentaje de niños y niñas que reciben diariamente leche en el colegio respecto del total de niños y niñas del país en edad escolar

16 2. Definición de aspectos relevantes a medir Algunos ejemplos de indicadores en el ámbito de Resultados Intermedios: Porcentaje de subsidios de vivienda efectivamente pagados respecto del total de subsidios otorgados Porcentaje de trabajadores sin calificación que egresan de un programa de capacitación técnica Porcentaje de participantes egresados de programa antidrogas con actitud crítica hacia la droga Porcentaje de empresas que no cumplen la normativa laboral Porcentaje de familias pobres que inician una actividad empresarial con apoyo del Estado Porcentaje de alumnos egresados de una carrera técnica

17 3. Medición de Impacto o Resultado Final Complejidad de medir Impacto o Resultado Final: un programas público contribuye a alcanzar un fin (resultado final) se complementa con la acción de otros programas ¿Cómo identificar el Impacto de nuestro programa? el impacto no se produce inmediatamente es difícil medirlo con un indicador (mejoramiento de la calidad de vida) por lo general no se dispone de información de punto de partida (línea base)

18 3. Medición de Impacto o Resultado Final Complejidad de medir Impacto o Resultado Final: no siempre los indicadores permiten medir Impacto Deben realizarse evaluaciones de impacto son complejas son caras

19 3. Medición de Impacto o Resultado Final Complejidad de medir Impacto o Resultado Final: Evaluación de Impacto: determinar línea base si no es posible, establecer grupo de control - grupo que no recibe el programa (problema ético) - grupo con características similares al que recibe el programa establecer las diferencias entre miembros de cada grupo con y sin programas (modelo econométrico) = la diferencia es el Impacto del programa

20 3. Medición de Impacto o Resultado Final Complejidad de medir Impacto o Resultado Final: Recomendación para programas nuevos: Registrar las características y condiciones de los futuros beneficiarios de un programa Esto constituirá la línea base del programa Implementar los sistemas de información que permitan medir indicadores Diseñar mediciones de mediano plazo que permitan comparar con la línea base Esto permite medir Impacto a bajo costo. Pero por lo general no se considera al momento de diseñar un nuevo programa. Esto genera costosas evaluaciones futuras.

21 3. Medición de Impacto o Resultado Final Algunos ejemplos en el ámbito de Impacto o Resultado Final: Porcentaje de trabajadores sin calificación egresados de un programa de capacitación que consiguen un empleo permanente Porcentaje de personas que no reinciden después de participar en programa antidrogas Tasa de accidentes de aviación Porcentaje de familias que superan la línea de pobreza Tasa de variación de delitos Porcentaje de empresas que cumplen la normativa laboral Tasa de incidencia de la poliomielitis Tasa de obesidad infantil Porcentaje de días sin suministros eléctrico a la población Tasa de suspensión de servicios de internet Porcentaje de reclamos solucionados de usuarios de servicios de telefonía

22 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Eficacia: Grado de cumplimiento de los objetivos de la institución. En qué medida la institución (o un área) está cumpliendo con sus objetivos Típicamente los objetivos institucionales implican la medición de: Cobertura: Grado en que los bienes y servicios generados por la institución son capaces de cubrir o satisfacer la demanda total. Es una comparación de la situación respecto al máximo potencial que se puede entregar.

23 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Algunos ejemplos de indicadores de cobertura: Porcentaje de familias en situación de pobreza que son atendidas por un programa. Porcentaje de la población con cobertura de agua potable Porcentaje de familias que cuentan con una vivienda Porcentaje de niños y niñas que reciben atención dental Porcentaje de adultos mayores vacunados contra la influenza Porcentaje de caminos interurbanos pavimentados Porcentaje de declaraciones de impuestos que se realizan por internet Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS Porcentaje de niños en situación de riesgo que son atendidas por un programa Porcentaje de empresas que cumplen normativa medioambiental

24 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Focalización: Grado en que los bienes y servicios generados por la institución son proporcionados a una población objetivo previamente establecida. Es una medición importante para las instituciones del área social. La importancia de esta medición radica en que se debe verificar que: - Los bienes y servicios lleguen a personas fuera de la población objetivo (inclusión negativa - Los bienes y servicios no alcancen a cubrir a la población objetivo definida (exclusión)

25 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Algunos ejemplos de indicadores de focalización: Porcentaje de la población en situación de pobreza que recibe subsidio para agua potable Porcentaje de niños en situación de pobreza que reciben beca estudiantil Porcentaje de adultos mayores que reciben complemento alimenticio contra la desnutrición Porcentaje de deportistas que acceden a programas de alto rendimiento Porcentaje de comunas de alto riesgo cubiertas por programas especiales antidelincuencia Finalmente, también en eficacia se mide al cumplimiento de programas de trabajo: Porcentaje de capacitaciones de funcionarios en relación a lo programado

26 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Eficiencia: Relación entre el nivel de producción de un bien o servicio y los recursos utilizados para ello. Mide si la producción de un bien o servicio se realiza al menor costo posible. Mediciones para aproximarse a este concepto: Costo medio de producción: - Costo promedio por usuario - Costo promedio por unidad de producto

27 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Productividad media de los factores productivos: - Consultas diarias promedio por médico - Tasa de ocupación de camas hospitalarias - Fiscalizaciones promedio por funcionario fiscalizador - Número promedio de alumnos por profesor Otro indicador de eficiencia - Gastos administrativos de un programa

28 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Economía: Capacidad de la institución para generar y utilizar adecuadamente sus recursos financieros. Capacidad de generar ingresos (autofinanciamiento) - Porcentaje de ingresos propios respecto del total de ingresos - Porcentaje de aportes de terceros en proyectos con aporte estatal Capacidad de ejecución del presupuesto - Porcentaje de ejecución del presupuesto - Porcentaje de ejecución de recursos para inversión - Porcentaje de avance financiero de una obra pública

29 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Capacidad para recuperar recursos: - Tasa de recuperación de préstamos - Tasa de morosidad de préstamos otorgados - Porcentaje de créditos incobrables

30 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Calidad: Dimensión específica del concepto de eficacia. Mide la capacidad de la institución para responder en forma rápida y adecuada a sus usuarios. Es decir mide atributos del producto entregado por la institución: Oportunidad Accesibilidad Precisión Continuidad en la entrega del bien o servicio Comodidad Cortesía También se mide al grado de satisfacción de los usuarios con el producto

31 4. Dimensiones del desempeño que deben ser medidas Algunos ejemplos de indicadores de calidad: Porcentaje de primera pensión que es pagada dentro de 30 días. Porcentaje de la población que accede a servicios de internet Porcentaje de facturas de electricidad emitidas sin errores de cobro Porcentaje del tiempo en que un aeropuerto se encuentra cerrado Porcentaje de usuarios que manifiesta satisfacción con la atención del médico Porcentaje de familias que se encuentra satisfecha con la vivienda recibida

32 5. Matriz de indicadores PROCESOPRODUCTORESULTADO INTERMEDIO RESULTADO FINAL EFICACIA EFICIENCIA ECONOMIA CALIDAD

33 6. Pirámide de indicadores y reportes

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35 Indicadores: Deben generar información relevante para quien toma decisiones Deben cubrir toda la institución Deben ser específicos para las decisiones de cada jefatura o directivo Deben medir los aspectos relevantes de cada área Deben ser un número manejable Reportes: Orientados a las necesidades de cada destinatario Deben ser informes ejecutivos, de fácil lectura e interpretación Periodicidad adecuada para cada destinatario

36 7. Definiciones para cada indicador Una vez que se tiene claridad respecto de: cuáles son los aspectos relevantes que deben ser medidos qué ámbitos se van a medir cuáles dimensiones Corresponde construir cada uno de los indicadores

37 7. Definiciones para cada indicador Nombre del indicador: - Debe ser claro, preciso y autoexplicativo - Que cualquier persona entienda qué se mide con ese indicador - Si se usan siglas o aspectos técnicos, deben definirse en una nota explicativa Porcentaje de aeropuertos que cuentan con sistema ILS Nota: ILS (Instrument Landing System) es un sistema de aterrizaje instrumental con que cuentan los aviones para aterrizar en condiciones de baja visibilidad. Fórmula de cálculo: - La relación matemática de las variables deben entregar como resultado lo que se definió en el nombre (Total de aeropuertos con sistema ILS / Total de aeropuertos del país) * 100

38 7. Definiciones para cada indicador Sentido de medición: - Indicador ascendente o descendente Mientras más aeropuertos tenga ILS es mejor, por lo tanto, el indicador es ascendente En general: Los indicadores de cobertura, focalización, accesibilidad, cumplimiento de programas de trabajo, etc. son ascendente. Los indicadores de tiempos promedio de respuesta a los usuarios son descendentes. Los indicadores que miden capacidad de utilización de recursos son ascendentes Los indicadores que miden errores son descendentes Los indicadores que miden satisfacción de usuarios son ascendentes

39 7. Definiciones para cada indicador Desagregación por sexo: Si el bien o servicio se entrega diferenciado por género, entonces las mediciones deben hacerse por separado, o si existen diferencias en alguna característica entre ambos géneros. Porcentaje de créditos recuperados respecto del total de créditos otorgados Porcentaje de créditos recuperados respecto del total de créditos otorgados a mujeres Porcentaje de créditos recuperados respecto del total de créditos otorgados a hombres

40 7. Definiciones para cada indicador Indicadores institucionales: Corresponden a aquellas mediciones que involucran a las institución como un todo y no sólo a un área en particular. Porcentaje de ejecución del presupuesto institucional Porcentaje usuarios que manifiestan una opinión positiva respecto de la DGAC

41 7. Definiciones para cada indicador Frecuencia de medición: Corresponden a la periodicidad en que es medido cada indicador. Depende de las necesidades de contar con la información y los tipos de decisiones - Diaria - semanal - mensual - bimensual - semestral - anual - bianual

42 7. Definiciones para cada indicador Unidad de medida: - Debe corresponder exactamente a lo que fue definido en el nombre del indicador. - Debe cumplir con la lógica matemática al relacionar las variables Establecimiento de metas: - Deben relacionarse con las prioridades y compromisos de Gobierno, ministeriales e institucionales - Deben ser posibles de cumplir por la institución con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles - Su logro debe depender de la institución - Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado - Deben ser conocidas y acordadas con los ejecutores de un programa

43 7. Definiciones para cada indicador Supuestos: - En aquellos casos en que el cumplimiento de una meta esté influida por factores externos, éstos deben ser identificados. - La institución se compromete a alcanzar una meta, siempre y cuando se cumplan los supuestos. - Esto permite diferenciar los tipos de incumplimientos: i) Aquellos que son responsabilidad de la gestión institucional ii) Aquellos se deben a factores externos

44 7. Definiciones para cada indicador Medios de verificación: Corresponde a todos los antecedentes y documentación que permite verificar el cumplimiento de una meta - Bases de datos - Registros - Sistema informáticos - Informes - Libros de reclamos Debe identificarse asimismo el lugar físico en que se encuentran los medios de verificación: - Departamento de Administración y Finanzas

45 8. Evaluación Grado de cumplimiento: Corresponde a la comparación entre el valor efectivo obtenido para cada indicador y la meta comprometida - Cumplimiento - No cumplimiento - Sobrecumplimiento Factores Internos y Externos Análisis de las desviaciones: - Los resultados fueron responsabilidad de la institución - No se cumplió uno o más supuestos - Factores externos no previstos (disminución de presupuesto M. de Hacienda, nuevas prioridades o compromisos de Gobierno)

46 8. Evaluación Recomendaciones y compromisos: Corresponde a las acciones que se deben realizar y las medidas que se deben implementar para eliminar las causas de las desviaciones - Recomendaciones - Compromisos - Actividades - Plazos - Responsables Seguimiento: Verificación del cumplimiento de las recomendaciones y compromisos

47 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y CONSTRUCCIÓN DE INDICADORES EN EL SECTOR PÚBLICO DE COSTA RICAConstrucción de Indicadores Roberto Jiménez M. Consultor ILPES / CEPAL Ministerio de Hacienda de Costa Rica Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social (ILPES) SECRETARÍA TÉCNICA DE LA AUTORIDAD PRESUPUESTARIA


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