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CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 1 EUROsociAL. CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 2 SNCI TITULO VIII EL PERSONAL DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA. PERFIL. RECLUTAMIENTO.

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1 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 1 EUROsociAL

2 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 2 SNCI TITULO VIII EL PERSONAL DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA. PERFIL. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN. REGIMEN RETRIBUTIVO SNCI TITULO VIII EL PERSONAL DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA INTERNA. PERFIL. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN. REGIMEN RETRIBUTIVO CARTAGENA DE INDIAS Mayo, 2008

3 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 3 ELEMENTOS A CONSIDERAR: 1)Experiencia previa en la AT. 2)Nivel de seguridad de permanencia en el puesto. 3)Independencia y objetividad. 4)Sometimiento a las normas de ética y coducta. 5)Capacitación y pericia profesional. 6)Debido cuidado y sigilo profesional. CAPÍTULO 25 PERFIL BÁSICO Y TIPOLOGÍA DEL PERSONAL APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO Personal que desarrolla efectivamente las labores de auditoría (Jefe de Área, Jefe de Equipo de Auditoría Interna y Auditor).

4 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 4 1)EXPERIENCIA PREVIA EN LA AT El personal del OAI va a desempeñar sus funciones en la AT y su contenido básico será el análisis de los procedimientos que esta desarrolla. Ventajas Conocimiento de la normativa, procedimientos y prácticas habituales de la AT. Reforzar el prestigio del OAI y la consideración de sus recomendaciones (personas de reconocido prestigio profesional y personal). Reforzar y diversificar la carrera profesional del personal de la AT y del OAI. APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

5 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 5 Aprovechar la experiencia acumulada por el personal que ha ocupado puestos directivos y/o puestos de especial responsabilidad. Inconvenientes Excesiva permisibilidad del auditor con prácticas habituales pero cuestionables. Posible estancamiento en el OAI (puesto finalista). Dificultades para la absorción de los conocimientos propios del OAI. APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

6 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 6 Un condicionante al considerar la experiencia previa en la AT es el modelo de carrera administrativa. Sistema de empleo o de puestos de trabajo Selección puesto a puesto y la relación de servicio se limita al puesto. Su aplicación estricta no es habitual ya que requiere la selección directa y abierta por cada puesto y la inamovilidad en el puesto. APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

7 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 7 Sistema de carrera La selección no se realiza para un puesto sino para una actividad profesional. El personal desempeña una pluralidad de puestos a lo largo de su carrera. La Administración se organiza en grupos o colectivos según la naturaleza de las actividades a desarrollar Produce una doble ordenación: Horizontal en grupos profesionales. Homogeneidad en la formación inicial exigible y trayectoria profesional previsible. Vertical. Estratificar al personal de cada grupo en categorías (nivel de competencia profesional). APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

8 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 8 2)NIVEL DE SEGURIDAD DE PERMANENCIA EN EL PUESTO Su ausencia puede condicionar la forma de ejercer sus funciones. Está condicionado por el régimen al respecto que sea común en la AT, que a su vez depende del modelo de carrera administrativa. Como mínimo, el personal del OAI debe disponer del mismo nivel de seguridad que el resto del personal de la AT. APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

9 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 9 Es deseable reforzar su nivel de seguridad: Forma de cobertura de los puestos de Jefe de Equipo y Auditor, si es por personal de la AT. Si la selección es externa: duración mínima del contrato, conversión del contrato laboral en funcionario transcurrido un plazo determinado y con evaluación positiva. Un nivel excesivamente alto de seguridad implica algún riesgo. Necesidad de equilibrio. Mantenimiento de la aptitud profesional (Capacitación, evaluación y reevaluación períodica de conocimientos). APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

10 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 10 3)INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD Del OAI dentro de la AT (Capítulo 6). Del auditor respecto de las actividades que realiza. Libertad de juicio y objetividad. La libertad de juicio se favorece con elementos estructurales en el diseño del OAI: Dependencia jerárquica de la máxima autoridad de la AT. Existencia del Comité de Auditoría. Apoyo a los auditores de la Dirección. APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

11 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 11 La objetividad se puede favorecer al reforzar en el perfil elementos como: Mentalidad abierta pero con carácter suficiente. Capacidad para no considerar las simpatías o antipatías personales. Capacidad para el análisis lógico de los datos y de síntesis. 4) SOMETIMIENTO DEL AUDITOR A LAS NORMAS DE ÉTICA Y CONDUCTA Al Código Ético o de Conducta de la AT y al propio del OAI. Reforzar en el perfil la integridad. APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

12 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 12 5)CAPACITACIÓN Y PERICIA PROFESIONAL Si bien los distintos puestos del OAI pueden requerir distintos niveles de experiencia y formación, con carácter general requieren conocimientos muy amplios y variados. Conocimientos del área de auditoría y del conjunto de áreas de la AT. En el perfil se debe considerar: Existencia de un cuerpo común de conocimientos para el ejercicio de la auditoría. Amplia variedad de técnicas y habilidades que evoluciona en el tiempo. Los conocimientos de auditoría y la experiencia con el fraude son disciplinas especialmente valoradas, así como la relevancia de los sistemas de información. APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

13 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 13 6)DEBIDO CUIDADO Y SIGILO PROFESIONAL Prudencia y competencia razonable, no infalibilidad ni una actuación extraordinaria. El sigilo profesional, que es común al personal de la AT, suele reforzarse para el personal del OAI. APARTADO 25.2 PERFIL BÁSICO

14 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 14 Condicionada por la Estructura organizativa del OAI y por: Las tareas a desarrollar por el OAI: Contenido real de sus funciones. Sistema de adopción de decisiones: Grado de discrecionalidad o jerarquización. Estructura de autoridad. Sistema de comunicaciones: Tanto formales como informales. No se incluye el personal directivo (Capítulo 8) y puestos con funciones no auditoras. APARTADO 25.3 TIPOLOGÍA DE PUESTOS DE TRABAJO

15 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 15 TIPOS BÁSICOS Jefe de Área, Departamento o División. Jefe de Equipo de Auditoría Interna, Auditor Interno Senior, Inspector de los Servicios o Supervisor. Auditor, Colaborador de Auditoría o Auditor Junior. JEFE DE ÁREA Engarce entre la Dirección del OAI y los Equipos de Auditoría. Perfil mixto: Técnico y directivo. Forma de cobertura habitual: Libre designación. Candidatos: Jefes de Equipo de Auditoría. APARTADO 25.3 TIPOLOGÍA DE PUESTOS DE TRABAJO

16 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 16 FUNCIONES BÁSICAS Participar en la planificación proponiendo ámbitos a auditar Aprobar los procedimientos de trabajo de los Jefes de Equipo, asesoramiento técnico al personal, modificar el objeto o alcance de la auditoría, controlar el cumplimiento (Unidad de planificación). Impulsar y controlar el cumplimiento de las normas, analizar la calidad de los informes, evaluar el desempeño. Orientar la inducción y capacitación del personal de nuevo ingreso. APARTADO 25.3 TIPOLOGÍA DE PUESTOS DE TRABAJO

17 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 17 JEFE DE EQUIPO DE AUDITORÍA INTERNA Responsable directo de la realización efectiva de las auditorías. Perfil: El básico del personal de auditoría. Forma de cobertura habitual: Sistema garantista. Seguridad en la permanencia. Candidatos. En Administración ordenadas por Grupos o Categorías, la Superior (A). APARTADO 25.3 TIPOLOGÍA DE PUESTOS DE TRABAJO

18 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 18 FUNCIONES BÁSICAS Ejecutar las auditorías, organizando, guiando y evaluando las tareas de su personal. Elaborar el programa de auditoría (aprobación por Jefe de Área). Evaluar el trabajo, controlar el cumplimiento del programa. Auditar la confiabilidad, oportunidad e integridad de la información. Asignación y distribución del personal a su cargo. Discutir o desarrollar el proceso de observaciones (junto al auditor y el responsable del área auditada). APARTADO 25.3 TIPOLOGÍA DE PUESTOS DE TRABAJO

19 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 19 AUDITOR Realización efectiva de los trabajos de auditoría bajo la dirección del Jefe de Equipo. Perfil: Estrictamente técnico. Forma de cobertura habitual. Sistema garantista. Seguridad en la permanencia. Candidatos. En las Administraciones ordenadas por Grupos o Categorías, la inmediata inferior a la superior (B). APARTADO 25.3 TIPOLOGÍA DE PUESTOS DE TRABAJO

20 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 20 FUNCIONES BÁSICAS Ejecutar las auditorías asignadas y cumplir el programa de auditoría. Obtener evidencia comprobatoria válida y suficiente para las observaciones y recomendaciones. Documentar los papeles de trabajo. APARTADO 25.3 TIPOLOGÍA DE PUESTOS DE TRABAJO

21 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 21 RECLUTAMIENTO:Conseguir el mayor número posible de candidatos al puesto que presenten el nivel adecuado para el mismo. SELECCIÓN: Escoger entre ellos los mejores (los más idóneos para el puesto de trabajo a cubrir). La selección del personal del OAI, se integra en las políticas de personal de la AT (planificación, provisión, evaluación, capacitación, promoción, etc.). APARTADO 26.2 PRINCIPIOS DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL

22 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 22 PRINCIPIOS GENERALES Igualdad. Mérito y capacidad. Publicidad. Delimitación legal de los procedimientos de selección. Imparcialidad.

23 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 23 Mayor complejidad formal y utilización de pruebas de conocimiento en el ámbito público y menor facilidad para corregir selecciones equivocadas. La selección es una predicción para valorar, lo mas acertadamente posible, cual entre los candidatos es el más adecuado. Lo esencial es la información disponible los candidatos. APARTADO 26.3 TÉCNICAS DE SELECCIÓN

24 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 24 TÉCNICAS PARA OBTENER LA INFORMACIÓN Currículum Vitae. Entrevista. Test o pruebas formales: De rendimiento. De inteligencia. De aptitud. De interés. De personalidad.

25 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 25 No se incluyen puestos de personal directivo (Apartados 8.2 y 8.3). No se incluyen puestos comunes a la AT (apoyo, informática, etc.). Sólo los puestos responsables directos de las tareas de auditoría: Jefe de Área. Jefe de Equipo de Auditoría Interna. Auditor. Jefe de Área. Dado su perfil mixto (directivo/técnico) se suele cubrir por libre designación entre los Jefes de Equipo. Jefe de Equipo y Auditor. Método externo o interno. APARTADO 26.4 PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DEL PERSONAL

26 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 26 Captación entre personas ajenas a la AT. Mas recomendable para el puesto de Auditor que para el de Jefe de Equipo. Una vez realizada la presupuestación y aprobación de la necesidad de cobertura de los puestos por la autoridad competente de la AT, las fases serían las siguientes: 1)Elaboración, aprobación y publicación de la convocatoria pública para la provisión de los puestos. 2)Recepción y tratamiento de los curriculum o instancias de los candidatos. 3)Aprobación y publicación de las listas de los aspirantes admitidos al proceso. METODO EXTERNO

27 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 27 4)Desarrollo del proceso de evaluación de actitudes y conocimientos. Posible proceso para el puesto de auditor. Tres fases: Evaluar los aspectos cognitivos y las actitudes (Test psicométricos con elevados candidatos). Conocimientos técnicos y de habilidades. Temario y diseño de las pruebas (práctico, teórico o mixto). Entrevista personal 2 ó 3 personas por puesto. Entre 30 y 45 minutos. Estructurada por bloques. METODO EXTERNO (II)

28 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 28 5)Incorporación al puesto de trabajo y desarrollo del plan de inducción. Plan básico de inducción: Conocimientos de la AT. Función de auditoría interna en el ámbito público. Período de prácticas. METODO EXTERNO (III)

29 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 29 Selección del personal para los puestos de Jefe de Equipo y Auditor entre personal de la propia AT. Ventajas e incovenientes (Apartado 25.2). Modelo de referencia: SAI de la AEAT española. Las diferencias significativas en funciones y competencias de los Jefes de Equipo y los Auditores pueden motivar distintos procesos de selección para ambos puestos. METODO INTERNO

30 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 30 PROCESO DE SELECCIÓN PARA EL PUESTO DE JEFE DE EQUIPO Dos fases: Obtención de la certificación acreditativa de haber superado el curso selectivo sobre el desarrollo de la función de auditoría interna. Participación en el concurso o proceso específico convocado para la cobertura de los puestos. METODO INTERNO

31 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 31 METODO INTERNO (II) 1) Curso Selectivo para la obtención de la Certificación Acreditativa El obtener la certificación es condición necesaria para optar al puesto de Jefe de Equipo. Requisitos: Pertenecer al Grupo A. Hallarse prestando servicio en la AT (mínimo de años). Selección entre los candidatos a participar en el curso. El curso se ordena en tres fases:

32 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 32 METODO INTERNO (III) PRIMERA FASE Objeto. Es doble: profundizar en las materias financieras, económicas y administrativas y capacitar en técnicas de auditoría interna. Duración y método: Dos meses a distancia, salvo las dos últimas semanas que son presenciales. Terminación: Prueba escrita.

33 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 33 METODO INTERNO (IV) SEGUNDA FASE Objeto: Preparación en materias más específicas de la AT (organizátivas, funcionales e institucionales). Duración y método: Dos meses a distancia, salvo la última semana que es presencial. Terminación: Prueba escrita.

34 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 34 METODO INTERNO (V) TERCERA FASE Objeto: Redacción y exposición de una Memoria sobre el tema asignado a cada participante por sorteo público. Características de la Memoria: 100 folios a doble espacio con la siguiente estructura: Objetivos de la visita de auditoría o de las demás actuaciones a que se refiere la Memoria. Regulación legal y reglamentaria a tener en cuenta.

35 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 35 METODO INTERNO (VI) Descripción detallada de la estructura orgánica y funcional de las unidades y de los procesos administrativos objeto de estudio. Consideraciones adicionales, documentación y comentarios acerca del tema. Guión de visita y de los trabajos de campo y técnicas concretas de análisis y evaluación para el desarrollo y aplicación del tema de estudio (mínimo 50% de la Memoria).

36 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 36 METODO INTERNO (VII) Exposición ante el Tribunal: Grupos de 3 ó 4 participantes. Examen de las Memorias. Exposición oral: 30 minutos por participante. Observaciones de los otros participantes y/o miembros del Tribunal: 10 minutos por participante. Contestación: 20 minutos de preparación y 20 minutos de exposición.

37 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 37 METODO INTERNO (VIII) Finalizadas las tres fases el Tribunal publica la relación de aspirantes que han merecido la calificación de aptos así como la puntuación obtenida. Emisión y entrega del diploma de aptitud para el ejercicio de la función como Jefe de Equipo de Auditoría Interna.

38 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 38 METODO INTERNO (IX) 2) Concurso específico para la cobertura de los puestos de Jefe de Equipo de Auditoría Interna Cuando se produzcan vacantes y se considere adecuada su cobertura. Requisito: Disponer del diploma acreditativo. Concurso en dos fases: Primera: Valoración de los meritos generales (situación actual, antigüedad y antecedentes de cada candidato). Segunda: Valoración de los méritos específicos; en función de las características de cada puesto.

39 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 39 PROCESO DE SELECCIÓN PARA EL PUESTO DE AUDITOR Puede ser similar al anterior adaptado a sus funciones y tareas específicas. No obstante, sus elevados costes directos e indirectos, el elevado número de puestos a cubrir (por cada Jefe de Equipo suele haber entre 3 y 5 Auditores) y el hecho de que su trabajo se desarrolla bajo la dirección efectiva e inmediata de los Jefes de Equipo, pueden aconsejar simplificar el proceso. Cobertura directa por concurso entre personal de la AEAT. Requisitos: Funcionarios de la AT del Grupo B (titulación universitaria media). METODO INTERNO (X)

40 CONTROL Y AUDITORÍA INTERNA 40 METODO INTERNO (XI) Méritos a valorar: Generales. Situación actual, antigüedad en la Administración, valoración del trabajo desarrollado, etc. Específicos. Conocimiento y experiencia en la aplicación del sistema tributario estatal y la contabilidad pública, de las aplicaciones informáticas corporativas de la AT, etc. Programa de inducción. Capacitación específica en relación a la función de auditoría y refuerzo del período de prácticas y de la dirección y apoyo del Jefe de Equipo.


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