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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD YACAMBU DIRECCIÓN DE POSTGRADO VISTUAL ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ANÁLISIS Y.

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1 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD YACAMBU DIRECCIÓN DE POSTGRADO VISTUAL ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS TRABAJO 2 Participantes: Giovanna Ruiz Menesini Gliseth Ledezma Diaz Hector Jesus Castillo Febrero,2002

2 Procesos Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico La unidad funcional de la organización es el Departamento de Bienestar estudiantil especificamente control de Becas del I.U.T de los Llanos. En este Departamento se otorga beca a los alumnos de bajos recursos y a los de alto rendimiento académico. Se pueden identificar tre procesos: 1.- Proceso de Solicitud: EL estudiante se dirije al departamento de Bienestar estudiantil y solicitad la planilla de encuesta de becas, este le entrega la planilla y el estudiante procede a llenarla con los datos personales, socio-economicos y del grupo familiar, luego es devuenta al departamento y almacenada para ser procesada por el jefe del departamento. 2.- Proceso de Selección: El jefe del departamento toma las planillas para realizar la selección, solicita al departamento de control de estudio los datos académico de cada uno de los estudiantes que están realizando la solicitud de beca, luego se dedica a realizar la selección de los estudiante que serán becados deacuerdo a los parámetros que se utilizan para la selección. Una vez finalizada la selección se almacenan los nuevos becados en el archivo becados, y se genera una lista de los estudiantes beneficiados. 3.- Proceso de Suspensión de Becas: Una ver finalizado en semestre se toman los datos de los estudiante que tienen beca del archivo becados, se solicita al departamento de control de estudio los datos académicos de los alumnos becados se verifica si cumple con el índice exigido, si cumple sigue activo para el siguiente semestre en caso contrario se suspende la beca y el expediente para a un archivo suspendidos y se genera una lista de estudiantes suspendidos.

3 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Actual Nivel 0 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico 0 Preseleccionar y Registrar Becas a los Estudiantes del Instituto Universitario de Tecnología de los Llanos. Valle de la Pascua. Estado Guarico Planillas de encuesta de Beca con los datos Jefe del departamento Control de Estudio Datos Academicos de los Estudiantes Datos Academicos de los Estudiantes Becados Control de Estudio Solicitud de Datos Academicos de los Estudiantes Solicitud de Datos Academicos de los Estudiantes Becados Planilla de encuesta de Beca Solicitud de datos Académicos de Estudiantes Datos de Becas Aprobados Datos de Becas Suspendidos Estudiante Planilla de encuesta de Beca con los datos Lista de Becas Aprobadas Lista de Becas Suspendidas Datos Academicos de los Estudiantes Datos Academicos de los Estudiantes Becados Solicitud de Datos Academicos de los Estudiantes Becados Solicitud de Planilla de encuesta de Beca

4 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Actual Nivel 1 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico 3 Suspension de Becas Control de Estudio 1 Solicitud de Beca Estudiante Planilla de encuesta de Beca con los datos Solicitud de Planilla de encuesta de Beca Planilla de encuesta de Beca Solicitud Datos Académicos de los Estudiantes Datos Académicos de los Estudiantes 2 Seleccionar Becados Control de Estudio Estudiante Datos de los Estudiantes Aprobados Jefe de Departamento Solicitud de Datos Académicos de los Estudiantes Planillas de encuesta de Beca con los datos Datos Académicos de los Estudiantes Lista de Becas Aprobadas Lista de Becas Suspendidos Solicitud de Datos Académicos de los Estudiantes Becados Datos Académicos de los Estudiantes Becados Datos de Becas Suspendidas Datos Académicos de los Estudiantes Becados Solicitud de Datos Académicos de los Estudiantes Becados

5 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Actual Nivel 2 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico Alumnos M 1.1 Solicitud de Beca Estudiante Planilla de encuesta de Beca con los datos Solicitud de Planilla de encuesta de Beca Planilla de encuesta de Beca 1.2 Almacenar Planilla Planilla de encuesta de Beca con los datos

6 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Actual Nivel 2 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico Solicitud Datos Académicos de los Estudiantes Datos Académicos de los Estudiantes 2.2 Seleccionar Becados Control de Estudio Estudiante Datos de los Estudiantes Aprobados Jefe de Departamento Solicitud de Datos Académicos de los Estudiantes Planillas de encuesta de Beca con los datos Datos Académicos de los Estudiantes Lista de Becas Aprobadas 2.3 Almacenar Becados 2.1 Prosesar Planilla Datos de los Estudiantes Aprobados Becados M Datos de los Estudiantes Aprobados Alumnos M Planilla de encuesta de Beca con los datos

7 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Actual Nivel 2 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico Solicitud Datos Académicos de los Estudiantes Becados Datos Académicos de los Estudiantes Becados 3.2 Seleccionar Becados Control de Estudio Estudiante Datos de los Estudiantes Suspendidos Jefe de Departamento Solicitud de Datos Académicos de los Estudiantes Becados Datos Académicos de los Estudiantes Becados Lista de Becas Suspendidos 3.3 Almacenar Becados 3.1 Prosesar Becados Datos de los Estudiantes Suspendidos Suspendidos M Datos de los Estudiantes Suspendidos Becados M Datos de los Estudiantes Becados

8 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Propuesto Nivel 0 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico 0 Preseleccionar y Registrar Becas a los Estudiantes del Instituto Universitario de Tecnología de los Llanos. Valle de la Pascua. Estado Guarico Lista de Alumnos Beneficiario por estado de beca Jefe del departamento Datos ecomonicos del hogar Jefe del departamento Control de Estudio Datos Academicos de los Estudiantes Datos Academicos de los Estudiantes Becados Control de Estudio Solicitud de Datos Academicos de los Estudiantes Solicitud de Datos Academicos de los Estudiantes Becados Planilla de encuesta Reporte de Becas Aprobadas Datos de estudiantes Preseleccionado Reporte de Becas Suspendidas Reporte de alumnos con becas por Semestre Solicitud Planilla de encuesta Solicitud Lista de Alumnos Beneficiario por estado de beca Datos de estudiantes Aprobados Solicitud Reporte de Becas Aprobadas Solicitud Reporte de Becas Suspendidas Solicitud Reporte de alumnos con becas por Semestre Datos del grupo familiar del estudiante Datos personales del estudiante Datos personales de los Padres Solicitud Datos personales de los Padres Solicitud Datos personales del estudiante Solicitud Datos del grupo familiar del estudiante Solicitud Datos ecomonicos del hogar Información de pago de los Alumnos Solicitud Información de pago de los Alumnos

9 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Propuesto Nivel 1 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico Datos Académicos de los Estudiantes Datos Académicos de los Estudiantes Becados 2 Procesar Información Académica Control de Estudio Jefe del Departamento 3.0 Preseleccionar alumnos y registrar alumnos beneficiados Datos de los Estudiantes Aprobados Datos de los Estudiantes Preseleccionado Solicitud de Planilla de encuesta Planilla de encuesta Solicitud de Lista de Alumnos Beneficiarios por estado de beca Lista de Alumnos Beneficiarios por estado de beca 4.0 Generar Planilla de encuesta y pago Jefe del Departamento 5 Registro de Pago Alumnos Beneficiarios Jefe del Departamento Información de pago de los Alumnos 6 Generar Reportes Solicitud de Reporte de Becas Aprobadas Solicitud Reporte de Alumnos con beca por semestre Solicitud de Reporte de Becas Suspendidas Reporte de becas aprobadas Reporte de alumnos Con beca por Semestre Reporte de Becas suspendidas Solicitud de Datos Académicos de los Estudiantes Solicitud de Datos Académicos de los Estudiantes Becados 1 Registrar Información Socio- Económica Jefe de Departamento Datos personales del Estudiante Datos del grupo familiar del Estudiante Datos de los padres Datos económicos del Hogar Solicitud Datos de los padres Jefe de Departamento Solicitud Datos personales del Estudiante Solicitud Datos del grupo familiar del Estudiante Solicitud Datos económicos del Hogar Solicitud Información de pago de los Alumnos Control de Estudio

10 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Propuesto Nivel 2 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico 1.1 Registro Datos Personales Jefe de Departamento Datos personales del Estudiante Datos Personales Del Estudiante Alumnos A 1.2 Registrar Datos Económicos y Familiares Datos del grupo familiar del Estudiante Grupo Familiar A Datos del grupo familiar del Estudiante Ingreso Hogar A Datos económicos del Hogar Padres A Datos de los padres Jefe de Departamento Jefe de Departamento Solicitud Datos de los padres Solicitud Datos económicos del Hogar Solicitud Datos del grupo familiar del Estudiante Solicitud Datos personales del Estudiante

11 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Propuesto Nivel 2 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico 2.1 Registro de información Académica Control de Estudio Datos Académicos de los Estudiantes Académico A 2.2 Actualización de los Índices Académicos Becas A Datos Académicos de los Estudiantes Datos Académicos de los Estudiantes Becados Información Académica Actualizada Solicitud Datos Académicos de los Estudiantes Becados Solicitud Datos Académicos de los Estudiantes

12 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Propuesto Nivel 2 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico Preseleccionado 3.1 Preselección de Alumnos a Becar Alumno A Datos de los estudiantes Datos académicos de los Alumnos Ingreso Hogar A A Listado de alumnos preseleccionados Datos familiares 3.2 Registrar los Alumnos Beneficiados Becas A Información de alumnos aprobados Lista de alumnos aprobados Datos académicos de Alumnos Becados 3.3 Suspensión de Becas Actualización de datos de Becas suspendidas Padres A Grupo Familiar A Datos económicos del hogar Datos de los padres Económicos A Datos socio- económicos del alumno Jefe del Departamento Datos de alumnos preseleccionados Académico A Listado de alumnos preseleccionados Académico A

13 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Propuesto Nivel 2 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico 4.1 Elaboración de Planilla de Encuesta Jefe del Departamento Solicitud de Planilla de encuesta 4.2 Elaboración de Lista de Alumnos Beneficiarios Becas A Planilla de encuesta Solicitud de Lista de Alumnos Beneficiarios Jefe del Departamento Información de Alumnos con Becas Activas Lista de Alumnos Beneficiarios por estado de beca Planilla Encuesta A Planilla de Encuesta A Alumno Datos personales de los alumnos

14 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Propuesto Nivel 2 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico 5.1 Registro de Pago Alumnos Beneficiarios Pago Becas A Información de pago de los Alumnos Jefe del departamento Información de pago de los Alumnos Solicitud Información de pago de los Alumnos

15 Diagramas de Flujo de Datos Sistema Propuesto Nivel 2 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico 6.1 Generar Reportes Jefe del departamento Solicitud de Reporte de Becas Aprobadas Solicitud Reporte de Alumnos con beca por semestre Solicitud de Reporte de Becas Suspendidas Reporte de Becas Aprobadas Reporte de Alumnos con beca por semestre Reporte de Becas Suspendidas Becas A Alumnos A Datos de Becas Aprobadas Datos Becas Suspendidas Datos de Alumnos con beca por semestre

16 Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico Modelo Relacional sbe_alumno ced_alum nac_alum ape_alum nom_alum dir_alum tel_alum esp_alum tur_alum sbe_pbec ced_alum mes_pbec fec_pbec cod_tbec nme_pbec sbe_becas ced_alum cod_tbec fec_beca sus_beca des_beca est_beca sbe_dpad ced_alum ced_dpad nom_dpad ape_dpad viv_dpad fec_dpad ecv_dpad pro_dpad ins_dpad tra_dpad emp_dpad itr_dpad sue_dpad apf_dpad hab_dpad tel_dpad ten_dpad mom_dpad uni_dpad tiv_dpad sbe_ineg ced_alum sue_ineg ren_ineg neg_ineg pen_ineg ayf_ineg bec_ineg oti_ineg alq_ineg hip_ineg ali_ineg ser_ineg ves_ing srm_ineg trs_ineg ote_ineg sbe_soec ced_alum res_soec pre_soec ori_soec min_soec tra_soec sue_soec noe_soec tia_soec ltr_soec tcf_soec nca_soec gbe_soec mbe_soec obe_soec ibe_soec fbe_soec gvi_soec gal_soec ges_soec trs_soec got_soec sbe_grfa ced_alum ape_grfa nom_grfa sex_grfa eda_grfa vih_grfa ecv_grfa eot_grfa sme_grfa aph_grfa sbe_acad ced_alum sem_acad iac_acad ian_acad min_acad map_acad sbe_tbec cod_tbec tip_tbec mon_tbec pmi_tbec sbe_soli ced_alum fec_soli tip_soli cod_tbec

17 Estándar de Codificación XXX_YYYY.EEE X1 X3 X4 Y1 Y2 Y3 Y4 E1 E2 E3 SBE: SISTEMA DE BECAALUM: ALUMNO. DBF INEG: INGRESOS Y EGRESOS. DBF SOLI: SOLICITUD. DBF ACAD. ACADÉMICOS. DBF BECA: BECA. DBF PBEC: PAGO DE BECA. DBF GRFA: GRUPO FAMILIAR. DBF TBEC: TIPO DE BECA. DBF SOEC: SOCIO-ECONOMÍCO. DBF DPAD: DATOS DE PADRE. DBF CAMPOS Z1 Z2 Z3 C1 C2 C3 C4 Descripción del Campo Área de Acción cod: Código. ALUM: ALUMNO. ced: Cedula. INEG: INGRESOS Y EGRESOS. ape: Apellido. SOLI: SOLICITUD. nom: Nombre. SUSP: SUSPENSIÓN. dir: Dirección. ACAD. ACADÉMICOS. tel: Teléfono. BECA: BECA. esp: Especialidad. PBEC: PAGO DE BECA. tra: Trabaja. GRFA: GRUPO FAMILIAR. ttr: Teléfono del Trabajo. TBEC: TIPO DE BECA. exp: Nro Expediente. SOEC: SOCIO-ECONOMÍCO. sue: Sueldo. DPAD: DATOS DE PADRE. fec: Fecha. mes: Meses. iac: Ind. académico actual ian: Ind. acad. anterior min: Materias inscritas map: Materias aprobadas sem: Semestre.

18 CAMPOS Z1 Z2 Z3 C1 C2 C3 C4 Descripción del Campo Área de Acción des: Descripción.ALUM: ALUMNO. tsol: Tipo de solicitud.INEG: INGRESOS Y EGRESOS. sex: Sexo.SOLI: SOLICITUD. eda: Edad.ACAD. ACADÉMICOS. vih: Vive en el hogar.BECA: BECA. nac: Nacionalidad.PBEC: PAGO DE BECA. ltr: Dirección del trabajoGRFA: GRUPO FAMILIAR. ren: Renta. TBEC: TIPO DE BECA. neg: Negocios.SOEC: SOCIO-ECONÓMICO. pen: Pensiones.DPAD: DATOS DE PADRE. ayf: Ayuda familiar. bec: Beca. oti: Otros ingresos. alq: Alquileres. hip: Hipoteca. ali: Alimentación. srm: Servicio medico ote: Otros egresos. res: Residencia. eot: Estudia o trabaja. sme: Sueldo mensual. aph: Aporte al hogar. tip: Tipo. mon: Monto. pre: Pago de residencia. ori: Origen de ingresos. noe: Nombre de la empresa tia: Tipo de actividad. tcf: Tiene carga familiar. ncf: Numero de carga familiar. gbe: Goza de beca. mbe: Monto de la beca. uni: viven unidos. tiv: Tipo de vivienda. nme: numero de meses

19 CAMPOS Z1 Z2 Z3 C1 C2 C3 C4 obe: instituto que otorga beca.ALUM: ALUMNO. fbe: Fin de pago de becaINEG: INGRESOS Y EGRESOS. gvi: Gasto de vivienda.SOLI: SOLICITUD. gal: Gasto de alimentaciónACAD. ACADÉMICOS. ges: Gasto de estudio.BECA: BECA. trs: Gasto de transporte.PBEC: PAGO DE BECA. got: Gastos otros.GRFA: GRUPO FAMILIAR. viv: Vive.TBEC: TIPO DE BECA. ecv: Estado civil.SOEC: SOCIO-ECONÓMICO. pro: Profesión.DPAD: DATOS DE PADRE. ins: Instrucción. apf: Aporte. del padre a la familia. hab: Habitación. ibe: Inicio de pago de beca. mom: Monto mensual. pmi: promedio mínimo sus: suspensión

20 Pantallas de Entrada del Sistema Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico

21 Pantallas de Entrada del Sistema Sistema Automatizado de Información para llevar el control de becas en el I.U.T.L.L. Núcleo Valle de la Pascua - Guárico


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