1 INFORME DE GESTION A MARZO DE 2008 Control Corporativo (VJG) Abril de 2008 Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control Dirección de Planeación y Control.

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1 1 INFORME DE GESTION A MARZO DE 2008 Control Corporativo (VJG) Abril de 2008 Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control Dirección de Planeación y Control de Resultados Corporativos Tablero de Control Corporativo

2 2 OBJETIVO ESTRATEGICO GARANTIZAR LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control Dirección de Planeación y Control de Resultados Corporativos Gestión Global Empresa

3 Prevención 3 RESULTADOS FINANCIEROS Margen Ebitda : Ebitda / Ingresos operacionales. Ebitda: Excedente operacional en términos de efectivo para atender la deuda, impuestos e inversión. Ebitda= Total ingresos operacionales – costos y gastos operacionales efectivos. Fuente: Business Warehouse consulta '0FIGL_C01_Q0010. Bueno Mejorar Semáforo-  Ebitda: El mayor valor al planificado se explica por los menores costos y gastos efectivos causados ($26,217 millones). Una vez causados los valores totales de costos de personal y gestores se esperaría un Ebitda del órden de 101,000 millones. Personal: El menor valor obedece principalmente a la aplicación pendiente del incremento salarial que se refleja en un mayor valor planificado en sueldos, vacaciones, primas, quinquenios, parafiscales, aporte a fondos de pensiones y pensiones de jubilación. Adicionalmente se registra una menor causación en costos y gastos de salud, horas extras y capacitación. Honorarios: mayor valor por rezago en algunos contratos que no planificaron cuentas x pagar en el 2008 suponiendo su terminación en el 2007. Gestión comercial: pendiente análisis y registro contable por mayor valor a pagar a gestores. Mantenimiento y reparaciones: el mayor valor se explica por rezago de contratos en la Zona 3, quedando sin planificar cuentas por pagar en el 2008; contratos que no se suscribieron oportunamente en las Zonas 1 y 5 registrando mayor valor en el 2008 por incremento de actividades y adelanto de actividades en la Zona 4 por emergencia invernal, incrementando cuadrillas para ejecutar actividades en menor tiempo. Medio ambiente: el mayor valor se explica por aplicar una planificación semestral y en la práctica se causa bimestralmente.

4 4 RESULTADOS FINANCIEROS Fuente: Business Warehouse consulta '0FIGL_C01_Q0010. Endeudamiento financiero = deuda pública / Activo total Prevención Bueno Mejorar Nota: Para efectos de control el plan a fin de mes se determina con los resultados esperados a fin de año, aplicando los márgenes de utilidad sobre los ingresos operacionales planificados y los niveles de endeudamiento sobre el activo (proyección lineal). Evaluación

5 5 OBJETIVO ESTRATEGICO ALCANZAR LA EXCELENCIA EN TODAS NUESTRAS OPERACIONES Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control Dirección de Planeación y Control de Resultados Corporativos Gestión Global Empresa

6 6 GESTION OPERACIONAL Bueno Mejorar Prevención

7 7 GESTION OPERACIONAL Bueno Mejorar Prevención Evaluación

8 8 GESTION OPERACIONAL Bueno Mejorar *Desde el año 2007 no incluye el ciclo I. A marzo de 2008, la cobertura es inferior en relación con el resultado a diciembre de 2007, debido a los 21 nuevos barrios legalizados en el 2007, incorporados en la meta del 2008. De los 114 barrios legalizados entre el 2005 y 2007, a marzo de 2008, se estiman 6,414 predios pendientes de servicio de acueducto y 7,608 de servicio de alcantarillado sanitario. Las nuevas familias por atender a diciembre de 2008 se proyectaron con un crecimiento anual de suscriptores de 2.36%. Prevención

9 9 GESTION OPERACIONAL Bueno Mejorar Prevención La ejecución total de giros registra un cumplimiento de 62.5% y un rezago de $79,420 millones. Sin considerar la inversión predial la Gerencia del Sistema Maestro registra una ejecución de 73,3%, seguida de Servicio al Cliente con 57,9%. En Servicio al Cliente la Zonas 2 presenta el mayor rezago.

10 10 Bueno Mejorar 1. Cargo fijo, consumo, venta en bloque, conexiones y reconexiones. 4. Gestión de Tecnología, Servicios Técnicos y Proyectos Especiales. No incluye Dirección SIE. GESTION OPERACIONAL (Periodo de análisis) Prevención Valores sin ajustar al calendario de facturación.

11 11 GESTION OPERACIONAL Bueno Mejorar Prevención Evaluación

12 12 GESTION OPERACIONAL (Ultimos 12 meses) *Para efectos comparativos, el 2007 se ajusta con la metodología del 2008: el volumen facturado corresponde al consumo leído y facturado en los 12 últimos meses anteriores al mes objeto de control. Con el nuevo método se espera garantizar que se tome el consumo de 1 año para cada ciclo y usuario de la EAAB. Bueno Mejorar Prevención

13 13 OBJETIVO ESTRATEGICO CONSTRUIR UNA COMUNIDAD EMPRESARIAL COMPROMETIDA CON LA VISION Y MISION DEL ACUEDUCTO DE BOGOTA Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control Dirección de Planeación y Control de Resultados Corporativos Gestión Global Empresa

14 14 RESULTADOS GESTION HUMANA Bueno Mejorar Ingresos operacionales*/ Ingresos operacionales año base a $ año vigente Productividad Laboral --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Promedio Servidores públicos*/ Promedio servidores públicos año base *Últimos 12 meses Año base: 2003 Prevención Evaluación

15 15 OBJETIVO ESTRATEGICO MOTIVAR LA APROPIACION CIUDADANA A TRAVES DEL RECONOCIMIENTO, VALORACION Y PERTENENCIA A LA EMPRESA DE ACUEDUCTO DE BOGOTA Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control Dirección de Planeación y Control de Resultados Corporativos Gestión Global Empresa

16 16 RESULTADOS PERCEPCION CIUDADANA 2008: NA: Encuesta anual Bogotá Cómo Vamos sin realizar. Dado que los indicadores 1.1 a 1.5 son informativos, no se fijan metas. Bueno Mejorar Prevención

17 17 RESULTADOS PERCEPCION CIUDADANA 2008: Encuesta sin realizar por la EAAB. Dado que los indicadores de tarifas, beneficios e imágenes del usuario son informativos no se fijan metas. Bueno Mejorar Prevención Evaluación

18 18 CONTROL DE LA GESTION CORPORATIVA EVALUACION DE RESULTADOS Gerencia Corporativa de Planeamiento y Control Dirección de Planeación y Control de Resultados Corporativos Gestión Global Empresa

19 19 RESULTADOS FINANCIEROS Resultado General El margen Ebitda y Ebitda presentan un resultado superior al planificado, explicado básicamente por los menores costos efectivos causados en relación con el plan ($26,217 millones). Los resultados por rubros indican menores causaciones a lo planificado en costos de personal, insumos directos, seguros y gastos generales y mayores causaciones en honorarios, mantenimiento y reparaciones y transferencias al Dama y CAR (Medio Ambiente). La menor causación de costos y gastos efectivos se explica fundamentalmente por el rubro de costos de personal (menor valor por $21,965 millones). Costos y Gastos de Personal: El menor valor causado obedece principalmente a la no aplicación del incremento salarial que se refleja en un mayor valor planificado en sueldos, vacaciones, primas, quinquenios, parafiscales, aporte a fondos de pensiones y pensiones de jubilación. Honorarios: el mayor valor obedece al rezago en algunos contratos que no planificaron cuentas por pagar en el 2008 suponiendo su terminación en el 2007. Gestión comercial: pendiente análisis y registro contable por mayor valor a pagar a gestores. Mantenimiento y reparaciones: el mayor valor se explica por rezago de contratos en la Zona 3 que corresponde a cuentas por pagar en el 2008 sin planificar; contratos que no se suscribieron oportunamente en las Zonas 1 y 5 registrando mayor valor en el 2008, por incremento de actividades y en la Zona 4 adelanto de actividades para atender las emergencias invernales, utilizando mayor número de cuadrillas para ejecutarlas en un menor tiempo. Medio ambiente: el mayor valor se explica por la realización de una planificación semestral cuando en la práctica se realiza una causación bimestral. Este concepto se replanificará por parte de la Gerencia Ambiental. En relación con el mismo periodo del año anterior, mientras el margen operacional es inferior en 0,9 puntos, el margen neto es superior en 4,1 puntos. Para el 2008, la utilidad neta mejora en relación con la operacional por los mayores ingresos financieros, ajustes de ingresos de años anteriores y tasa de cambio favorable. De otra parte, la Empresa mantiene buenos niveles de endeudamiento total (no supera el 44%) y financiero (por debajo del 8%).

20 20 GESTION OPERACIONAL Atención al usuario A nivel de Empresa se registra cumplimiento y mejora de la meta en reclamación por facturación, tiempo promedio de atención de reclamos comerciales, recursos presentados ante la SSPD y silencios administrativos configurados en el año. A nivel de Zonas todas cumplen con las metas de reclamación comercial, las Zonas 2 y 3 no cumplen con el tiempo promedio de atención de reclamos comerciales, la Zona 5 supera la meta de recursos que pasan a la SSPD y las Zonas 1,2 y 3 superan el 70% de recursos fallados a favor del usuario por la SSPD. La Zona 1, concentra el 40.0% de los reclamos recibidos por facturación. En relación al indicador informativo de recursos fallados a favor del usuario por la SSPD se observa incremento, al pasar de 60.44% en el 2007 a 70,7%. Se resalta que se cumple a nivel de Empresa con la meta del índice de reclamos de alcantarillado. En relación con el índice de reclamos de acueducto continúa con tendencia ascendente cumpliendo con la meta únicamente la Zona 5. En acueducto el 88% de los reclamos obedecen a: escape en cajilla; escape por robo de medidor, daño red para descubrir, baja presión, daño acometida, cerrar registro de corte por daño interno, y predio sin servicio. En alcantarillado el 86% de los reclamos tienen como causas: domiciliaria, tubería y pozo para sondear; pozo y sumidero para limpiar. A nivel de Empresa el resultado se aproxima a la meta del tiempo promedio de atención de redes mayores a 3 pulgadas y se desvía en redes menores a 3 pulgadas, observándose en la atención de redes de mayores a 3 pulgadas cumplimiento de la meta en las Zonas 4 y 5 y en redes menores en las Zonas 3,4 y 5. Proceso de inversión directa La ejecución total de giros registra un cumplimiento de 62.5% y un rezago de $79,420 millones. Sin considerar la inversión predial la Gerencia del Sistema Maestro registra una ejecución de 73,3%, seguida de Servicio al Cliente con 57,9%. En Servicio al Cliente la Zonas 2 presenta el mayor rezago.

21 21 GESTION OPERACIONAL Proceso de facturación, recaudo, cartera y pérdidas de agua Los ingresos directos de la misión (cargo fijo, consumo, conexiones y reconexiones) registran un menor valor por $21,197 millones con el plan, hecho que se explica por la facturación de ciclos en el 2007 planificados en el 2008. En relación con el plan de ingresos por cargo fijo y consumo sin venta en bloque el menor valor asciende a $20,756 millones, localizados 48,0% en la Zona 3 ($9,962 millones), 28,4% en la Zona 2 ($5,901 millones), 13,2% en la Zona 4 ($2,737 millones) y 9,5% en la Zona 5 ($1,974 millones). En ingresos por transferencias de subsidios se registra un cumplimiento de 86.5%. El valor recaudado supera en 2.8% la meta propuesta en el periodo de análisis, situación esperada por el mayor valor facturado al finalizar el año 2007. La gestión por Zonas refleja que a excepción de las Zonas 4 y 5, las demás superan la meta. En relación con la cartera mayor e igual a 1 día y cartera en cobro coactivo se cumple con la meta planificada registrándose reducción en todas las Zonas. Las Zonas 2, 3 y 4 concentran el 62,1% de la cartera mayor e igual a 1 día y la Zona 3 el 26,3% de la cartera en cobro coactivo. En cuanto a las pérdidas de agua, aplicando la misma metodología del 2008 al 2007, el resultado de 35.01% en el 2008, supera al obtenido en el 2007 de 35.18%; en el índice de pérdidas por usuario facturado (IPUF) se observa mejora al pasar de 8,36 m3 mes en el 2007 a 8,29 en el 2008. De otra parte el índice de consumo por usuario facturado (ICUF) registra reducción al pasar de 14,50 m3 en el 2007 mes a 14,44 en el 2008 (últimos 12 meses leídos y facturados).

22 22 GESTION HUMANA Clima laboral Pendiente de definir encuesta en el 2008 o retiro del indicador. Productividad laboral La productividad laboral determinada como la relación entre la variación de ingresos de los últimos 12 meses y el promedio de servidores públicos (sin pasantes Sena) considerando como año base 2003, registró 110%, superior a la meta propuesta para el año 2008. El indicador complementario, 1,13 trabajadores por 1,000 suscriptores cumple con la meta anual de 1.22. A marzo de 2008 se tienen 1,877 funcionarios (Sin estudiantes Sena). Ausentismo laboral Cumple con la meta de 1% definida como meta. Accidentabilidad laboral No cumple con la meta de 1 establecida para el 2008.

23 23 PERCEPCION CIUDADANA Encuesta Bogotá Cómo Vamos En relación con el 2006, el indicador estratégico Imagen Institucional Favorable registra un incremento significativo de 9 puntos, ubicándose en 84%. La revisión de otros indicadores de percepción asociados, indican mantenimiento en la calificación del servicio de acueducto, alcantarillado y atención de usuarios e incremento en la percepción de gestión institucional, la cual pasó de 3.3 a 3.5. La encuesta permite registrar una reducción en la percepción del alto costo de las tarifas en acueducto y alcantarillado al pasar de 86% a 82% y de 57% a 49% respectivamente, así miso en el factor evaluado de cobran más del consumo. De otra parte se observa incremento en la insatisfacción por la demora en la atención de daños de acueducto, inundaciones, malos olores y cobertura en alcantarillado. Encuesta de satisfacción de clientes de la EAAB El indicador de percepción de la calidad general de la Empresa indica mejoramiento al pasar de 68% en el 2006 a 69% en el 2007. Otros indicadores de percepción resultantes, registran como percepción favorable su solidez financiera; se evidencian como factores en proceso de consolidación: la confiabilidad de la Empresa, su alto nivel tecnológico y preocupación por el medio ambiente y recursos hídricos. Como factores críticos se resalta la percepción de alto costo de las tarifas, la valoración baja de los beneficios de los servicios que se presta y la percepción de una Empresa que se preocupa poco por los usuarios y no cuida adecuadamente su infraestructura. La evaluación de los procesos que definen las percepciones reflejan una buena valoración de la calidad general del agua (calidad del producto, continuidad, presión), capacitación dirigida a los usuarios y calidad de las visitas técnicas. Se registran percepciones de deficiencias en el servicio de alcantarillado, facturación, atención de quejas y reclamos y ejecución de obras (malos terminados, recogida de escombros, aviso oportuno de suspensión del servicio y atención mediante carrotanques).

24 24 SINTESIS DE ALERTAS PRINCIPALES 1. Resultados financieros Es necesario revisar la metodología de causación contable de ingresos operacionales y ajustar el plan de facturación. Una vez causados en su totalidad los costos de personal y gestión comercial se esperaría un Ebitda de $101,000 millones. 2. Gestión de reclamos comerciales El índice de reclamación comercial se ubica por debajo del 0.5%, registrándose que el 40% de los reclamos recibidos se localizan en la Zona 1. En relación con los recursos fallados a favor del usuario por la SSPD, se pasó de un indicador de 60.8% a 70.7%. 3. Gestión de reclamos operativos El indicador de reclamos operativos de acueducto continúa con tendencia ascendente, observándose incremento de los reclamos recibidos con el mismo periodo del año anterior para las Zonas 1, 2 y 3 en 9,8%, 8,7% y 8,9% respectivamente. La Zona 3 registra un alto tiempo de atención de redes mayores a 3 pulgadas (23,9 horas). 4. Gestión de cartera Las Zonas 2,3 y 4 concentran el 62,1% de la cartera mayor e igual a 1 día y la Zona 3 el 26,3% de la cartera en cobro coactivo. 5. Inversiones Se registra cumplimiento de 62,5% que representa un rezago de $79,420 millones.

25 25 OBSERVACIONES 1. EBITDA Según disposiciones de la Contaduría General de la Nación desde septiembre del 2007, no hay movimiento en la cuenta 510206 “Pensiones de jubilación”, valor que constituye en la práctica un gasto efectivo, registrándose incremento de la cuenta 510209 “Amortización de pensiones actuales”. Para efectos de cálculo del Ebitda con la misma metodología de años anteriores, se incrementa el valor pagado por mesadas pensionales a los de servicios personales y de otra parte se descuenta este mismo valor a la provisión de pensiones actuales. 2. IANC Para efectos comparativos, se determina el IANC del 2007 con la misma metodología aplicada en el 2008. 3. IPUF e ICUF Buscando una mayor precisión de los indicadores: índice de pérdidas e índice de consumo por usuario facturado (IPUF e ICUF) se realizan ajustes manuales al número de usuarios facturados en los últimos 12 meses de tal forma que los ciclos mensuales se tomen 12 veces y los bimestrales 6 veces.

26 26 GRACIAS Empresa de Acueducto de Bogotá

27 27 PROTOCOLO DEL SEMAFORO % Bueno. Acorde o superior al plan. En algunos rubros de costos se requiere tomar acciones, caso mantenimiento, que adicional a una menor ejecución se debe evaluar la gestión física del mismo. Prevenir. Analizar causas y tomar acciones preventivas. Mejorar. Analizar causas y tomar acciones correctivas. CUMPLIMIENTO %: Indicadores positivos (ingresos): Real /Plan Indicadores negativos (costos): Plan/Real. SEMAFORO Mejorar Menor a 97% Prevenir [97-98%) Bueno Mayor e igual a 98%