Programa Institucional de Desarrollo Archivístico Delegación Tláhuac (PIDA) Enero 2013 Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD.

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1 Programa Institucional de Desarrollo Archivístico Delegación Tláhuac (PIDA) Enero 2013 Comité Técnico Interno de Administración de Documentos COTECIAD

2 INDICE 1.- Introducción. 2.- Objetivos. 3.- Principios 4.- Desarrollo e Instrumentación de la Normatividad Técnica Interna. 5.- Capacitación y Desarrollo Profesional del Personal con funciones de Archivística. 6.- Difundir el Sistema de Archivos Delegacional. 7.- Preservar la información archivística. 8.-.Promover estudios e instrumentar planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencias, riesgos o catástrofe.

3 Introducción En cumplimiento a la Ley de Archivos del Distrito Federal y la Circular 1 bis en vigor, la Delegación Tláhuac, elabora como lo viene haciendo cada año su Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, pues asume el compromiso institucional y el curso que de manera integral transitan todas las entidades públicas del Distrito Federal hacía un ambiente de orden documental que permita el conocimiento pleno de cada una de las acciones que lleva acabo este Órgano Político Administrativo. Asimismo, La Delegación Tlahuac como Órgano Político integrante del Gobierno del Distrito Federal, por medio de estas acciones, no sólo da cumplimiento a la norma de la materia y brinda oportunidad de generar el conocimiento de la actividad inmediata para los diversos casos de consulta que permitirá a las futuras administraciones sobre las acciones y rumbos que han impulsado la actividad pública y que le sirvan de antecedente, es también, la acción de generación de los acervos de consulta de los ciudadanos que interesados en el quehacer de sus órganos de Gobierno, deseen consultar datos que les parezcan de importancia. Es importante para la Delegación Tláhuac, que junto a las acciones que se señalan en las líneas anteriores, y en apoyo en estas mismas, se empiece la generación de un acervo histórico que se sume a la riqueza cultural que caracteriza esta demarcación, por tal motivo trabajará de manera muy dedicada en la crear el catalogo de documentos históricos que se hayan generado en el ejercicio de sus funciones, pues, en muchos de los casos, son acciones que se han dado origen a lo que la delegación actualmente es, y lo que en su futuro representará, la actividad ciudadana, su impulso y la responsabilidad de sus órganos de Gobierno para dar mejores opciones de vida sus habitantes.

4 OBJETIVO El presente programa se planeta como objetivo principal, el ser el soporte que sustente toda la actividad archivística de la Delegación Tláhuac, planteando para ello las actividades que permitan su desarrollo en las mejores de las condiciones materiales y de recursos humanos, y que al mismo tiempo incluya a cada una de las áreas Delegacionales a fin que desde su óptica aporten en constante intercambio de aprendizaje, las iniciativas que dentro del marco normativo ayuden al perfeccionamiento de las acciones. Es también de vital importancia, mantener los vínculos de comunicación con el Consejo de Archivos del Distrito Federal y todas y cada una de las áreas del Gobierno del Distrito Federal para la creación. PRINCIPIOS Rigen a este programa los principios normativos de la Ley de Archivos del Distrito Federal, La Circular Uno bis, instrumentos que dan origen al nuevo sistema de archivos aplicables a todas las instancias públicas y órganos autónomos que actúan con recursos públicos.

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6 PROYECTO I: Desarrollo e Instrumentación de la Normatividad Técnica Interna. OBJETIVO: Desarrollar el instrumento archivístico que permita determinar las etapas de vida de los instrumentos que se generan por el actuar Delegacional y en los casos que proceda, su depuración. ESTRATEGIA A SEGUIR: Revisar con cada una de las áreas Delegacionales el valor y las edades que debe asignarse a cada uno de los documentos que ellas mismas generan. ACTIVIDAD A REALIZAREFMAMJJASOND Revisar el instrumento archivístico denominado “Catalogo de Vigencias” con que cuenta la Delegación, a fin de determinar su vigencia.. XX XX Exponer el “Catalogo de Vigencias” al pleno del COTECIAD, para su revisión y de resultar procedente su aprobación. X

7 PROYECTO II: Capacitación y desarrollo profesional del personal con funciones de archivística. OBJETIVO: Proporcionar al personal de la Delegación que desarrolle actividades relacionadas con la archivística, los elementos teóricos y prácticos que le permitan atender sus funciones con mejores elementos de conocimiento. ESTRATEGIA A SEGUIR: Instrumentar e impartir capacitación para el desarrollo del personal que realiza funciones de archivística. ACTIVIDAD A REALIZAREFMAMJJASOND Brindar cursos de capacitación al personal del archivo Delegacional, así como a todos los integrantes del COTECIAD Tlahuac, a fin de que cuenten con los conocimientos necesarios para el manejo cotidiano de los instrumentos archivísticos que sean de su competencia. XX

8 PROYECTO III: Difundir el Sistema de Archivos Delegacional, promoviendo una nueva cultura institucional en la materia. OBJETIVO: Promover el Sistema de Archivos Delegacional y su normatividad técnica interna, para fomentar la cultura de la archivística entre los servidores públicos. ESTRATEGIA A SEGUIR: Instrumentar canales y medios de difusión del Sistema de Archivos Delegacional. ACTIVIDAD A REALIZAREFMAMJJASOND Dar a conocer el Sistema de Archivos Delegacional a la comunidad de Servidores públicos, en reunión informativa con la Jefatura Delegacional y Direcciones Generales. X Difundir la normatividad técnica interna del Sistema de Archivos, en reglamentos, trípticos, circulares, etc. X

9 PROYECTO IV: Preservar la información archivística. OBJETIVO: Resguardar en condiciones óptimas de los documentos y archivos, para ponerla a disposición de la población, contribuir a la toma de decisiones oportuna y transparentar la gestión de gobierno. ESTRATEGIA A SEGUIR: Instalar e instrumentar medidas preventivas de seguridad para la protección de acervos. CALENDARIO DE ACTIVIDAD A REALIZAR EFMAMJJASOND Contar con instalaciones y mobiliario adecuados. XXXXXXXXXXX X Implementar medidas preventivas de seguridad: Acceso controlado a la instalación, Vigilancia permanente. XXXXXXXXXXX X Solicitar respaldos en medios magnéticos y/o electrónicos, de la documentación recibida en el Archivo de Concentración e Histórico sistema de vigilancia. X Establecer Operativos periódicos de desinfección y desinsectación. XXXX

10 PROYECTO V: Promover estudios e instrumentar planes preventivos para enfrentar situaciones de emergencias, riesgos o catástrofe. OBJETIVO: Proveer de la seguridad necesaria a las instalaciones y personal que labora en el Archivo de Concentración e Histórico Delegacional. ESTRATEGIA A SEGUIR: Instrumentar medidas preventivas para atender emergencias, en caso de riesgos o catástrofes. ACTIVIDAD A REALIZAR EFMAMJJASOND Identificar zonas de riesgo y de protección en las instalaciones del Archivo de Concentración e Histórico. X Elaborar el Programa Interno de Protección Civil del Archivo de Concentración e Histórico. X Realizar simulacros para diferentes eventos en el Archivo de Concentración e Histórico. X