Integrantes :  Lizet Escudero Cirilo  Manolo Fernández Cuba  Karent Gálvez Castro  Ursula Hoempler Vernazza  Brenda Romero Céspedes  Steffanie Rosales.

Presentación del tema: "Integrantes :  Lizet Escudero Cirilo  Manolo Fernández Cuba  Karent Gálvez Castro  Ursula Hoempler Vernazza  Brenda Romero Céspedes  Steffanie Rosales."— Transcripción de la presentación:

1 Integrantes :  Lizet Escudero Cirilo  Manolo Fernández Cuba  Karent Gálvez Castro  Ursula Hoempler Vernazza  Brenda Romero Céspedes  Steffanie Rosales Manta  Paola Sanjines Chávez  Giancarlo Valdivia Medina

2 Objetivo central “Obtener los conocimientos previos de la teoría para aplicarlos en la vida real, donde se gestionaran los procesos que tiene una empresa, al analizar su estructura, cultura y organización, tanto interna como externa; con la finalidad de identificar las fortalezas y debilidades de dicha organización y aprender las diversas estrategias para el buen funcionamiento del negocio. Asimismo, al terminar el análisis del proyecto, propondremos estrategias y recomendaciones que logren corregir los aspectos negativos y sostener las fortalezas que tiene la empresa, aplicando los temas estudiados y aprendidos en el curso”

3 Matriz FODA de la empresa PANAPEX S.A.

4 Propuestas de cambio en la estructura organizacional Estructura actual

5 Características de la organización en estudio Estructura actual y tamaño de la empresa

6 Características de la organización en estudio Descripción del nivel de tecnología usada Podemos ver que la tecnología utilizada por Panapex ayuda a que las actividades realizadas por la empresa se enfoquen hacia su objetivo de una manera más eficaz y eficiente, lo cual hace que la empresa se diferencie de sus competidores por esta característica.

7 Descripción de la cultura organizacional: Respeto: Debe haber un ambiente laboral de respeto mutuo entre trabajadores. De la misma manera, se deben respetar las reglas que se imponen durante el trabajo. Puntualidad: Los trabajadores deben llegar a tiempo al trabajo, para lo cual se les da una tolerancia de 10 minutos como máximo. Asimismo, se exige a los trabajadores que sean puntuales y oportunos con los proveedores y clientes. Exactitud: Cada trabajo que realicen, servicio de ingeniería, debe ser realizado con mucha precisión. Responsabilidad: Los trabajadores deben ser asumir cada trabajo con dedicación.

8 Descripción de la toma de decisiones: La toma de decisiones de la empresa es centralizada, ya que la última palabra sobre los proyectos importantes a realizar, presupuestos a aprobar o decisiones que tomar las realizan los altos mandos gerenciales, es decir en el ápice estratégico de la empresa PANAMEX S.A.

9 Pre estructura

10 Se le agrego a la estructura organizativa el área de finanzas

11 La principal propuesta de cambio en los puestos

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13 La Principal propuesta de cambio en los procesos

14 PROCESO DE SEGURIDAD Y SALUD DENTRO DE LA EMPRESA En cuanto a este proceso, los trabajadores siguen un reglamento donde tiene en cuenta la seguridad del personal de la empresa y que todo trabajador debe conocer para evitar accidentes dentro de las instalaciones de la empresa. En conclusión, el flujo grama debe de tener un cambio, ya que de esa manera los trabajadores tendrán conocimiento del reglamento de seguridad. Así se evitara accidentes en la empresa y los procesos se realizaran de manera eficiente.

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17 PROCESO DE SERVICIO DE INGENIERIA En cuanto a este proceso, se involucra el área ventas y proyectos, donde se sigue los procedimientos para ofrecer un servicio de ingeniería a un cliente. En esta área, se trabaja en conjunto pues al ofrecer este servicio, brindando un asesoramiento completo al cliente. En conclusión, el flujo grama debe de tener un cambio, para que cada integrante realiza este proceso eficientemente.

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20 Análisis costo – beneficio de las 3 mejores propuestas de cambio. PROCESO ACTUAL Costo Operativo actual Costo mensual Costo (US$) Mantenimiento de las computadoras y software400,00 Costo de las horas de trabajo perdidas1500,00 TOTAL MENSUAL1900,00 IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO Costo de Implementación del Cambio Costos Costo(U S$) Adquisición de nuevas maquinas 16000,0 0 INVERSIÓN TOTAL 16000,0 0 PROCESO PROPUESTO Costo Operativo después de cambio Costo mensual Costo (US$) mantenimiento de las computadoras y software0,00 Costo de las horas de trabajo perdidas0,00 TOTAL MENSUAL0,00 BENEFICIO: Ahorro mensual1900,00 ahorro en %100%

21 El MAPRO Proceso de Facturación

22 Proceso de Documentación

23 Proceso de Ventas

24 Proceso de Cotización

25 EL MOF Panapex S.A PuestoJefe de ventas Reporta a Coordina con Gerente Relaciones externas Función general: establecer el perfil de las personas que formaran su equipo de venta. Funciones específicas: 1.Determinar el número de vendedores 2.Determinar la estructura y el organigrama 3.Fijar el reparto geográfico 4.Establecer los pronósticos de venta 5.Determinar el nivel de demanda 6.Ubicar potenciales clientes 7.Determinar estrategias publicitarias 8.Hacer proyección de ventas 9.Visitar tiendas 10.Reunión con directorio 11.Coordinar y derivar reportes a tiendas Indicadores del puesto Eficiencia: este indicador representa la participación de la cantidad de veces que se promueve una venta Situación del trabajador: con este indicador podemos apreciar la carga de trabajo que se le da al trabajador (W=40%) Perfil del puesto Conocimientos: Egresado de la carrera de administración y marketing o afines. Aptitudes y habilidades:Responsable, proactivo Condiciones de trabajo: trabajo en oficina

26 Panapex S.A Puesto Almacenero Reporta a Coordina con Asistente de gerente Relaciones externas Función general : recepción de mercancía y registro de la misma de forma manual Funciones especificas 1.Clasifica y sitúa los pallets 2.Gestionar máquinas de almacenaje o desalmacenaje 3.Preparar los pedidos de acuerdo a lo solicitado 4.Controlar la mercancía con inventarios 5.Realizar tareas de carga y descarga en los camiones 6.Recepción de mercancía Indicadores del puesto Eficiencia : este indicador representa la participación de las actividades de tipo A y B con respecto a su horario de trabajo, dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%) Situación del trabajador: con este indicador podemos apreciar la carga de trabajo que se le da al trabajador (W=40%) Perfil del puesto Conocimientos:Descarga y embalaje de productos. Aptitudes y habilidades:Responsable, puntual Condiciones de trabajo: trabajo en almacén

27 Panapex S.A PuestoGerente Reporta a Coordina con - Relaciones externas Función general: gestionar el negocio enfocándose en el cumplimiento de los objetivos de la empresa Funciones específicas: 1.Revisar y controlar el servicio que brinda la empresa 2.Realizar el cobro a los deudores de la empresa 3.Supervisar las actividades de los empleados 4.Encargarse de los pagos de la empresa 5.Realizar actividades relacionadas al marketing 6.Administrar los diversos aspectos de la empresa Indicadores del puesto: Eficiencia : este indicador representa la participación de las actividades de tipo A y B con respecto a su horario de trabajo, dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%) Archivos de gerencia:En este indicador podemos conocer cuántos documentos gerenciales han tenido observaciones de total de documentos revisados Perfil del puesto Conocimientos: Egresado de la carrera de administración Aptitudes y habilidades: Responsable, con actitud de liderazgo, paciente, capacidad de solución de problemas. Condiciones de trabajo: trabajo en oficina

28 Panapex S.A PuestoSupervisor Reporta a Coordina con Gerente Relaciones externas Función general: supervisar y abastecer de productos y materiales a las obras. Funciones específicas: 1.Coordinar los despachos de almacén 2.Coordinar compras de materiales 3.Supervisar algunas obras 4.Realizar pruebas en la UNI y TECSUR 5.Coordinar ventas en el centro Indicadores del puesto Eficiencia: este indicador representa la participación de las actividades de tipo A y B con respecto a su horario de trabajo, dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%) Situación del trabajador: con este indicador podemos apreciar la carga de trabajo que se le da al trabajador (W=40%) Perfil del puesto Conocimientos:Egresado de la carrera de administración Aptitudes y habilidades:Responsable Condiciones de trabajo: Trabajo en oficina

29 Panapex S.A Puesto Asesoría general Reporta a Coordina con Gerente Relaciones externas Función general : evaluar propuestas, realizar cotizaciones y repartir funciones en la empresa Funciones especificas 1.Evaluar las propuestas 2.Realizar cotizaciones 3.Encargado de comunicaciones telefónicas 4.Reparto de funciones 5.Revisar correo electrónico Indicadores del puesto Eficiencia: este indicador representa la relación entre el número de asesorías que brinda y el que debería brindar, dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%) Situación del trabajador: con este indicador podemos apreciar la carga de trabajo que se le da al trabajador (W=40%) Perfil del puesto Conocimientos:Egresado de administración Aptitudes y habilidades:Analítico, responsable Condiciones de trabajo:Trabajo en oficina

30 PANAPEX S.A. Puesto: Asesoria tecnica comercial Reporta a: Gerente general Coordina con: Relaciones externas Funcion general: Brindar suporte técnico comercial en temas de generación eléctrica y energía solar Funciones especificas: 1.Hacer reportes 2.Participar en reuniones tecnicas 3.Preparar presupuestos 4.Hacer cotizaciones 5.Búsqueda de proveedores 6.Revisar tablas de especificaciones técnicas 7.Revisar documentos comerciales Indicadores del puesto: Eficiencia: este indicador representa la participacion de la cantidad de veces que se brinda la asesoria de manera individual con respecto al numero de veces que deberia hacerlo.Con esto se puede concluir si el asesor cumple con eficiencia su responsabilidad (w=50%) Selección de personal: Con este indicador podemos observar si la selección del personal llevada a cabo por el jefe de operaciones es el correcto.Esto da como resultado el % de personal eficiente e idoneo para el puesto (W=40%) Perfil del puesto Conocimientos: Egresado de la carrera de administracion Conocimientos en el rubro de coordinacion y organziacion Aptitudes y habilidades: Responsable, proactivo, analitico,paciente. Condiciones de trabajo:Trabajo en oficina

31 PANAPEX S.A. Puesto: Sistemas Reporta a: Gerente general Coordina con: Relaciones externas Funcion general: Brindar soporte tecnico en los sistemas electronicos de la empresa(hardware y software) Funciones especificas: 1.Revision de programas 2.Programar sistemas informaticos 3.Planeamiento de desarrollo informatico 4.Diseño y desarrollo de redes de comunicación de datos 5.Seguimiento de funcionamiento de redes de informacion 6.Preparacion de seguridad informatica Indicadores del puesto: Eficiencia: este indicador representa la participacion de la cantidad de veces que se brinda soporte tecnico en los sistemas de manera individual con respecto al numero de veces que deberia hacerlo.Con esto se puede concluir si el ingeniero cumple con eficiencia su responsabilidad (w=50%) Selección de personal: Con este indicador podemos observar si la selección del personal llevada a cabo por el jefe de operaciones es el correcto.Esto da como resultado el % de personal eficiente e idoneo para el puesto (W=40%) Perfil del puesto Conocimientos: Egresado de la carrera de Ingenieria y sistemas Conocimientos en el rubro de programacion Aptitudes y habilidades: Responsable, proactivo, analitico,paciente. Condiciones de trabajo:Trabajo en oficina

32 PANAPEX S.A. Puesto: Asistente de Gerente Reporta a: Gerente general Coordina con: Relaciones externas Funcion general: Brindar apoyo y estar pendiente de los problemas técnicos de la empresa Funciones especificas: 1.Atender problemas técnicos 2.Supervisar a los empleados técnicos 3.Participar en reuniones con los supervisores 4.Hacer reportes 5.Revisar los procesos técnicos 6.Capacitar personal técnico Indicadores del puesto: Eficiencia: este indicador representa la participacion de las actividades de tipo A y B con respecto a su horario de trabajo,dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%) Archivos de gerencia: En este indicador podemos conocer cuantos documentos gerenciales han tenido observaciones de total de documentos revisados Perfil del puesto Conocimientos: Egresado de la carrera de Administracion Conocimientos en el rubro de Gerencia Aptitudes y habilidades: Responsable, proactivo, analitico,paciente. Condiciones de trabajo:Trabajo en oficina

33 PANAPEX S.A. Puesto: Secretaria Reporta a: Gerente general Coordina con: Relaciones externas Funcion general: Verificar los inventarios y kardex de almacen Funciones especificas: 1.Verificar la autenticidad de los documentos emitidos 2.Verificar el correcto almacenamiento de los productos 3.Realizar el kardex de productos 4.Informar al encargado de almacen el estado de productos 5.Verificar la salida de mercaderia del almacen Indicadores del puesto: Eficiencia: este indicador representa la participacion de la cantidad de veces que supervisa el trabajo individual con respecto al numero de veces que deberia hacerlo.con esto se puede concluir si la secretaria cumple con eficiencia sus responsabilidades (W=60%) Apoyo al gerente general: Este indicador representa en nivel de apoyo actual que brinda al gerente general con respecto al nivel de apoyo que deberia brindar al gerente general. (W=40%) Perfil del puesto Conocimientos: Egresado de la carrera tecnica de secretaria Conocimiento sobre el rubro de la empresa Experiencia previa en empresas similares Aptitudes y habilidades: Responsable, proactivo, analitico,paciente,honestidad,etc. Condiciones de trabajo:Trabajo en oficina

34 PANAPEX S.A. Puesto: Asistente legal Reporta a: Gerente general Coordina con: Relaciones externas Funcion general: Dar asesorias y representar a la empresa ante cualquier eventualidad Funciones especificas: 1.Revision de contratos y/o documentos 2.Viaje para junta con abogados externos de la empresa 3.Elaboracion de documentos para procesos legales 4. Reuniones con la directiva 5. Revision de notificaciones legales 6.Actualizacion y creacion de normas del reglamento interno 7.Carga de facturas y reembolsos del sistema 8.Asistencia a audiencias judiciales Indicadores del puesto: Eficiencia: este indicador representa la participacion de las actividades de tipo A y B con respecto a su horario de trabajo,dando como resultado si el puesto emplea con eficiencia su tiempo de trabajo (W=60%) Archivos legales: En este indicador podemos conocer cuantos documentos legales han tenido observaciones de total de documentos revisados. Perfil del puesto Conocimientos: Egresado de la carrera de Derecho Conocimiento sobre el rubro de la empresa Experiencia previa en empresas similares Aptitudes y habilidades: Responsable, proactivo, analitico,paciente,honestidad,etc. Condiciones de trabajo:Trabajo en oficina

35 Conclusiones finales El trabajo que hemos desarrollado en la empresa permite que le brindemos a PANAPEX S.A determinados indicadores que serán muy útiles para el cumplimiento del propósito de la empresa. Por ejemplo las herramientas MADE Y MADI han dejado clara la situación de la organización frente al entorno, así como, los puntos fuertes y débiles que posee empresa. La herramienta de carga de trabajo nos permitió apreciar a cada colaborador de la empresa realizando su labor de las actividades muy importantes y fuertemente vinculadas con cada función principal de su puesto. Determinando la eficiencia parcial y la sobrecarga de trabajo que tienen algunos empleados de la empresa. Por último, realizamos un análisis interno de ciertos procesos actuales que se llevan a cabo en la empresa, de lo cual encontramos que el proceso de ventas, cotizaciones, facturación y documentación tienen una adecuada coordinación que cumple con el objetivo.

36 Recomendaciones finales En el organigrama de la organización se puede apreciar que cada unidad organizativa como ventas, sistemas, técnica y actividades operativas, las cuales consideramos de crucial importancia en la consecución de los objetivos. Después de realizar la carga de trabajo, esto arrojo como resultados que el puesto de trabajo de el Gerente general tiene una pequeña carga de trabajo. Sin embargo es un rango aceptable por lo cual no es necesario crear un área de asistente. En algunos puestos existe pequeños grados de sobrecarga de trabajo. Sin embargo son aceptables, por lo cual cada área tiene asignado actividades que dominan y se encuentran alineadas a los objetivos de la organización, generando una eficiencia en las funciones establecidas para cada área.