MICROSOFT OFFICE EXCEL

Presentación del tema: "MICROSOFT OFFICE EXCEL"— Transcripción de la presentación:

1 MICROSOFT OFFICE EXCEL
AVANZADO Quito, Mayo del 2015 Antonio Correa

2 AGENDA Antecedentes Objetivo del Curso
Cuando Microsoft lanzó su primera hoja electrónica pensó básicamente en fórmulas y datos estadísticos, pero por las necesidades de los usuarios ha mejorado haciéndolo una herramienta eficiente y eficaz, siendo la interfaz con el usuario muy pobre por lo tanto el conocimiento de comandos era muy elevado. Objetivo del Curso Es para que ejecutivos y personal en organizaciones y empresas, al momento de migrar a Microsoft Office, pueda utilizar la nueva interfaz facilitándole su trabajo.

3 AGENDA Microsoft Excel Auditoría de fórmulas
Obtener datos Externos o Importar datos Tablas dinámicas Validación de datos Controles de formularios Active x Macros Visual Basic Formularios Estructuras de programación If Do while Funciones de salida y entrada

4 AUDITORÍA DE FORMULAS Rastrear Precedentes Rastrear Dependientes

5 AUDITORÍA DE FORMULAS Quitas flechas quita las flechas trazadas por Rastrear Precedentes y Rastrear Dependientes Mostrar Formulas Muestra la formula en cada celda en vez del valor resultante

6 AUDITORÍA DE FORMULAS Rastrear Error Comprobación de errores
Traza flechas e indica en donde comienza el error, en este ejemplo seleccione F10 y seleccione Rastrear error las flechas rojas indican las celdas con error. Comprobación de errores Permite ir evaluando la formula de la celda donde se generó el error

7 AUDITORÍA DE FORMULAS Evaluar Fórmula Ventana Inspección
Las celdas que contiene fórmula evalúa cada una de las partes independientemente Ventana Inspección Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja. En al opción Agregar Inspección agrega las celda cuyos valores se necesita inspeccionar

8 OBTENER DATOS EXTERNOS
Obtener datos externos es vincular en el Excel datos de diferentes orígenes Microsoft Access Microsoft Excel Archivo de texto Archivo xml Desde una página web Otras bases de datos En otras palabras si se modifica algún dato en el origen se actualiza en el Excel

9 OBTENER DATOS EXTERNOS
Dentro de los comandos DE OTRAS FUENTES se cuenta con una herramienta MICROSOFT QUERY que permite filtrar la información desde el origen para pegarlo en el Excel

10 OBTENER DATOS EXTERNOS
1 2 3 Este es la interfaz para el usuario para importar datos filtrados de una Base de datos . 1.- Se agrega las tablas que se necesita para seleccionar los campos. 2.- Esta área esta es para aplicar criterios o filtros de la información 3.- Se despliega los resultados que se necesita

11 TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS
Utilice la tabla dinámica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Esta en la ficha Insertar del grupo Tablas. En la primera pantalla podemos seleccionar los datos del mismo Excel o de una base de datos, la segunda opción más aconsejable es trabajar en una hoja nueva. Clic en Aceptar

12 TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS
Se nos presenta nuevas fichas. Una ventana a la izquierda donde se van a desplegar la información requerida. Una ventana de campos, los rótulos de las columnas se llaman ahora campos. El cuadrante 1 se arrastra los campos para aplicar filtros más generales. El cuadrante 2 se despliega los datos en columnas. El cuadrante 3 se despliega los campos por filas El cuadrante 4 sirve para aplicar funciones a los campos numéricos. 1 2 3 4

13 TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS
Para nuestro ejemplo se filtra de la siguiente manera : Se desea saber solo del genero masculino se arrastra el campo GENERO cuadrante 1 Por tipo de sustentación arrastro el campo SUTENTACION al cuadrante 3 De todas las escuelas arrastro el campo ESCUELA al cuadrante 2 Se desea saber cuanto se recaudó de matrículas cuadrante 4. Al dar clic en la ficha Opciones del grupo Herramientas sobre Gráfico Dinámico se genera el gráfico Se puede filtrar por columna o por fila. SE puede ordenar 1 2 3 4

14 TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS
Las fichas del gráfico dinámico son diferentes a las de la tabla dinámica. Además en la gráfica aparece botones se selección que le permite filtrar por el campo que desee. Los datos de la tabla están vinculados con el gráfico, por lo que se cambia en la tabla y se actualiza en el gráfico y viceversa. A la gráfica puede aplicar formato

15 VALIDACIÓN DE DATOS Evita la entrada de datos no válidos en una o varias celdas. Existen las siguientes validaciones: Número entero Número decimal Listas Fecha Hora Longitud de texto Personalizado

16 VALIDACIÓN DE DATOS En este ejemplo en PERMITIR hemos seleccionado Número entero, en datos se escoge los operadores de relación en este ejemplo entre que permita valores del 1 al 100. Nota Excel los maneja por separados los enteros y los decimales

17 VALIDACIÓN DE DATOS Se puede personalizar el mensaje de entrada y el mensaje de error. Cuando doy clic en A1 automáticamente se despliega el mensaje de entrada. Cuando se digita un valor errado se despliega una nueva ventana con el error, en este mensaje existen tres estilos Detener, Advertencia e información El botón Borrar todos elimina las validaciones de las celdas seleccionadas

18 CONTROLES DE FORMULARIOS
Los controles de formularios son objetos que permiten realizar formularios. Para poder utilizarlos se necesita desplegar la ficha del PROGRAMADOR en la cinta de opciones.

19 CONTROLES DE FORMULARIOS
Los controles de formularios o controles active x son objetos que permiten realizar formularios. Para poder utilizarlos se necesita desplegar la ficha del PROGRAMADOR en la cinta de opciones. 1 2 3

20 CONTROLES DE FORMULARIOS
Cuadro combinado Estos controles son para hacer formularios simples y rápidos. En los controles de formulario selecciono cuadro combinado y dibujo. Con clic derecho escojo formato de control luego en Rango de Entrada seleccionar la lista de datos, en Vincular con la celda seleccionar la celda que identifica que provincia seleccionó en este ejemplo como es Guayas en la celda c1 se puso el valor 2 es identificado por número.

21 CONTROLES DE FORMULARIOS
A excepción del control etiqueta y cuadro de grupo todos se vinculan con una celda para saber que opción seleccionó El control Cuadro de grupo sirve para separar los botones de opción como por ejemplo: Género, Estado Civil etc.

22 CONTROLES DE ACTIVE X Cuadro combinado
Para dar características a un control active X, hay que utilizar la ventana de propiedades, todos los controles se manejan de la misma manera Cuadro combinado

23 CONTROLES ACTIVE X Todos los controles Active X son los que permiten ser utilizados dentro de macros o aplicaciones dentro de visual basic. La propiedad name sirve para hacer mención a estos controles dentro de macros.

24 MACROS INTRODUCCIÓN: Macro es un conjunto de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Microsoft Visual Basic, se ejecuta siempre que sea necesario realizar una tarea. FUNCION: Fórmula ya escrita que toma un valor o valores (parámetros), realiza un operación y devuelve resultados. MODULO: Colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados como una unidad con nombre. VISUAL BASIC: Versión visual de lenguaje de programación básica de alto nivel. Microsoft a desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones en windows. EDITOR DE VISUAL BASIC: Entorno en el que se pueden modificar las macros que se hayan grabado y escribir nuevas macros y progrmas Visual Basic para aplicaciones. NOTA: UN LIBRO QUE CONTENGA MACROS SIEMPRE TIENE QUE SER GRABADO COMO TIPO LIBRO DE EXCEL HABILITADO PARA MACROS

25 MACROS Existen tres tipos de macros:
Automáticas: Son aquellas que se generan utilizando la grabadora de macros de Excel Semiautomáticas: aquellas que utilizamos la grabadora de macros de Excel y luego modificamos en el ambiente Visual Basic. Manuales: Son aquellas que generamos totalmente en el ambiente Visual Basic y desde este ambiente ejecutamos. Nota: En los dos últimos casos podemos ejecutar paso a paso cada instrucción de una macro.

26 MACROS Las macros se almacenan en este ejemplo en la carpeta Módulos en modulo1, modulo2, módulon dentro de Visual Basic y estas pueden ser ejecutadas desde Excel o dentro de Visual Basic

27 MACROS Para grabar un macro hay dos opciones
Hay que recalcar que cuando se usa grabación de macros funciona para aquellas tareas que van a ser fijas es decir en las mismas posiciones, los mismos rangos, las formulas de tal manera que se ejecutan las veces que sean y siempre utilizarán los mismas celdas, rangos y formulas.

28 MACROS Cuando vamos e empezar a grabar una macro nos pide los siguientes datos: Nombre de la macro, este no puede tener espacios en blanco Teclas abreviadas como por ejemplo CTRL+k en este caso se utiliza la k minúscula o CTRL+SHIFT+K mientras que en este caso se utiliza la k mayúscula Se escoge donde este presente la macro en el libro actual, o en un nuevo libro, o en el libro personal propio de Excel, si se graba en este último la macro puede ser utilizada en cualquier instancia y sobre cualquier libro. Y por último se puede poner una descripción para indicar que tare es lo que realiza la macro, el autor, fecha etc.

29 MACROS Para detener la grabación de la macro existen tres opciones

30 MACROS Generar manualmente o dar mantenimiento a una macro en visual basic Dentro de Visual Basic en Modulo2 se creo la macro llamada Saludo_de_bienvenida que inicia con Sub Saludo_de_bienvenida() y termina con End Sub, todas las instrucciones que se necesiten que se ejecute se digitaran dentro del SUB y END SUB. Para este ejemplo hemos puesto comentarios con apostrofe se transforma en color verde éstas, visual basic no los toma en cuenta Utilizamos la función msgbox para que se despliegue una venta que dice Bienvenido a trabajar con Excel

31 MACROS Para ejecutar una macro se lo puede hacer desde Excel
En la ficha programador en el grupo codigo hay el comando macros al dar clic se abre la ventana de la derecha En la ficha vista en el grupo macros se escoge la opción ver macros y se abre la ventana de la derecha.

32 MACROS Para ejecutar una macro se lo puede hacer desde Visual Basic
También se puede ejecutar presionando la tecla F5 o par chequear paso a paso la tecla F8. Hay que recalcar que para ejecutar la macro de nuestro ejemplo tenemos que haber dado clic entre SUB y ENS SUB.

33 MACROS Para ejecutar una macro se lo puede hacer desde Excel

34 OBJETOS DE EXCEL EN VISUAL BASIC
MACROS OBJETOS DE EXCEL EN VISUAL BASIC WORKBOOKS Sirve para manipular libros del excel Workbooks ("nombre.xlsx") Selecciona el libro pero este debe estar abierto Activeworkbook Hace mención al libro activo Activeworkbook.name devuelve el nombre del libro activo Workbooks.path devuelve el path (directorio) donde se encuentra el libro activo Workbooks.open filename ("path\nombre.xlsx") Abre un libro de excel Workbooks.add Agrega un nuevo libro Workbooks ("nombre.xlsx").activate Selecciona un libro que esta abierto Workbooks ("nombre.xlsx").close savechanges:=true Cierra un libro guardando los cambios Workbooks ("nombre.xlsx").close savechanges:=false Cierra un libro sin guardar Workbooks.save Guarda el libro con el nombre actual Workbooks ("nombre.xlsx").saveas filename ("path\nuevo nombre.xlsx") Guarda el libro activo con nuevo nombre

35 OBJETOS DE EXCEL EN VISUAL BASIC
MACROS OBJETOS DE EXCEL EN VISUAL BASIC WORKSHEETS Sirve para manipular hojas de un libro del excel Worksheets ("nombre hoja") Selecciona la hoja con dicho nombre. Activesheet Hace mención a la hoja activa Worksheets.name devuelve el nombre de la hoja activa Worksheets.add agrega una nueva hoja Worksheets ("nombre de la hoja").select Selecciona la hoja con dicho nombre Worksheets.add.name = "nombre de la hoja" Crea una nueva hoja con un nombre específico

36 OBJETOS DE EXCEL EN VISUAL BASIC
MACROS OBJETOS DE EXCEL EN VISUAL BASIC RANGE Sirve para manipular rangos de celdas Range ("c5").select Selecciona la celda c5 Range ("c5:c50").select Selecciona el rango c5 a c50 Range ("b:b").select Selecciona la columna B Range ("5:5").select Selecciona la fila 5 Range ("rango").clearcontents Elimina el contenido del rango especificado Range ("c5").value = 50 Asigna el valor de 50 en la celda c5 Range ("c5").formula = "=sum(d5:d100)" Este permite aplicar una formula de sumatoria del rango d5 hasta d100 en la celda c5. Copiar un rango Range ("c5:c50").copy / cut Selecciono el rango que deseo copiar o corta Range ("k5").select Activesheet.paste CELLS(FILA,COLUMNA) Objeto que también permite manipular rangos sino que en este caso indica las coordenadas de la celda que se desea trabajar en donde fila y columna son números Ejemplo cells(3,3).value = 45 En este ejemplo asigno el valor de 45 a la celda c3

37 PROGRAMACION DE CODIGO EN VISUAL BASIC
MACROS PROGRAMACION DE CODIGO EN VISUAL BASIC ESTRUCTURAS DE CONTROL DE FLUJO If condición then Código so condición es cierta Else Código so condición es falsa End if For variable = valor inicial to valor final step valor a incrementar Código Exit for(esta instrucción obliga a terminar el lazo o bucle) Next variable Do While condición Código mientras condición sea cierta Exit do(esta instrucción obliga a terminar el lazo o bucle) loop

38 PROGRAMACION DE CODIGO EN VISUAL BASIC
MACROS PROGRAMACION DE CODIGO EN VISUAL BASIC ESTRUCTURAS DE CONTROL DE FLUJO Select case variable case valor1, valor3 Código si variable = valor1 o valor3 case valor2 Código si variable = valor2 case else Código si variable no es igual a ninguna de las anteriores End select With objeto .propiedad = valor With subobjeto End with

39 MACROS FUNCIONES msgbox
Muestra un mensaje en un cuadro de diálogo, espera a que el usuario haga clic en un botón y devuelve un tipo Integer correspondiente al botón elegido por el usuario. Sintaxis MsgBox(prompt[, buttons][, title][, helpfile, context]) La sintaxis de la función MsgBox consta de estos argumentos con nombre: Parte Descripción prompt Requerido. Expresión de cadena que representa el prompt en el cuadro de diálogo. La longitud máxima de prompt es de aproximadamente 1024 caracteres, según el ancho de los caracteres utilizados. Si prompt consta de más de una línea, puede separarlos utilizando un carácter de retorno de carro (Chr(13)) o un carácter de avance de línea (Chr(10)), o una combinación de caracteres de retorno de carro – avance de línea (Chr(13) y Chr(10)) entre cada línea y la siguiente. buttons Opcional. Expresión numérica que corresponde a la suma de los valores que especifican el número y el tipo de los botones que se pretenden mostrar, el estilo de icono que se va a utilizar, la identidad del botón predeterminado y la modalidad del cuadro de mensajes. Si se omite este argumento, el valor predeterminado para buttons es 0.

40 MACROS FUNCIONES msgbox
title Opcional. Expresión de cadena que se muestra en la barra de título del cuadro de diálogo. Si se omite title, en la barra de título se coloca el nombre de la aplicación. Valores El argumento buttons tiene estos valores: Constante Valor Descripción VbOKOnly 0 Muestra solamente el botón Aceptar. VbOKCancel 1 Muestra los botones Aceptar y Cancelar. VbAbortRetryIgnore 2 Muestra los botones Anular, Reintentar e Ignorar. VbYesNoCancel 3 Muestra los botones Sí, No y Cancelar. VbYesNo 4 Muestra los botones Sí y No. VbRetryCancel 5 Muestra los botones Reintentar y Cancelar. VbCritical 16 Muestra el icono de mensaje crítico. VbQuestion 32 Muestra el icono de pregunta de advertencia. VbExclamation 48 Muestra el icono de mensaje de advertencia. VbInformation 64 Muestra el icono de mensaje de información. VbDefaultButton1 0 El primer botón es el predeterminado. VbDefaultButton2 256 El segundo botón es el predeterminado.

41 PROGRAMACION DE CODIGO EN VISUAL BASIC
MACROS PROGRAMACION DE CODIGO EN VISUAL BASIC FUNCIONES Msgbox VbDefaultButton3 512 El tercer botón es el predeterminado. VbDefaultButton4 768 El cuarto botón es el predeterminado. VbApplicationModal 0 Aplicación modal; el usuario debe responder al cuadro de mensajes antes de poder seguir trabajando en la aplicación actual. VbSystemModal 4096 Sistema modal; se suspenden todas las aplicaciones hasta que el usuario responda al cuadro de mensajes. VbMsgBoxHelpButton Agrega el botón Ayuda al cuadro de mensaje. VbMsgBoxSetForeground Especifica la ventana del cuadro de mensaje como la ventana de primer plano. VbMsgBoxRight El texto se alínea a la derecha. VbMsgBoxRtlReading Especifica que el texto debe aparecer para ser leído de derecha a izquierda en sistemas hebreo y árabe.

42 MACROS FUNCIONES msgbox
El primer grupo de valores (0 a 5) describe el número y el tipo de los botones mostrados en el cuadro de diálogo; el segundo grupo (16, 32, 48, 64) describe el estilo del icono, el tercer grupo (0, 256, 512) determina el botón predeterminado y el cuarto grupo (0, 4096) determina la modalidad del cuadro de mensajes. Cuando se suman números para obtener el valor final del argumento buttons, se utiliza solamente un número de cada grupo. Nota Estas constantes las especifica Visual Basic for Applications. Por tanto, el nombre de las mismas puede utilizarse en cualquier lugar del código en vez de sus valores reales. Valores devueltos Constante Valor Descripción vbOK 1 Aceptar vbCancel 2 Cancelar vbAbort 3 Anular vbRetry 4 Reintentar vbIgnore 5 Ignorar vbYes 6 Sí vbNo 7 No

43 MACROS FUNCIONES Inputbox
Muestra un cuadro de diálogo para que el usuario escriba información. Devuelve la información escrita en el cuadro de diálogo. Sintaxis expresión.InputBox(Prompt, Title, Default, Left, Top, HelpFile, HelpContextID, Type) expresión Variable que representa un objeto Application. Parámetros Nombre Obligatorio/Opcional Tipo de datos Descripción Prompt Obligatorio String Mensaje que se mostrará en el cuadro de diálogo. Puede ser una cadena, un número, una fecha o un valor Boolean (Microsoft Excel automáticamente convierte el valor en una cadena String antes de mostrarla). Title Opcional Variant El título del cuadro de entrada. Si este argumento se omite, el título predeterminado será "Entrada". Default Opcional Variant Especifica un valor que aparecerá en el cuadro de texto cuando se muestre inicialmente el cuadro de diálogo. Si este argumento se omite, el cuadro de texto permanecerá vacío. Este valor puede ser un objeto Range. Left Opcional Variant Especifica la posición X del cuadro de diálogo con respecto a la esquina superior izquierda de la pantalla, en puntos (punto: unidad de medida que hace referencia al alto de un carácter impreso. Un punto es igual a 1/72 de pulgada, o aproximadamente 1/28 de centímetro.). Top Opcional Variant Especifica la posición Y del cuadro de diálogo con respecto a la esquina superior izquierda de la pantalla, en puntos

44 Suerte a todos Ud. con las nuevas herramientas de Office.
FIN Suerte a todos Ud. con las nuevas herramientas de Office.