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PQG-005 Administración de la Rutina Diaria de Trabajo Administración Resp. CP. Teresa Rocío Carmona Santoyo.

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1 PQG-005 Administración de la Rutina Diaria de Trabajo Administración Resp. CP. Teresa Rocío Carmona Santoyo

2 ACTIVIDAD MISIÓN VISIÓN PERSONAS: EQUIPOS: EMC: Administración DESCRIPCION DEL EMC FECHA : julio 23, 2012 Administración de los recursos financieros y distribución de los mismos bajo un régimen de normas contables Rocio Carmona Santoyo, Abraham Arteaga, Elena Caballero, Virginia González del Angel, Berenice Gómez Flores, Ada Nubia Deantes Mata, Silvia Vega Barrón. Proporcionar información contable confiable y oportuna al Corporativo Veracruz y Gerente General dentro de los primeros cinco días de cada mes. Lograr ser un departamento de Administración de recursos financieros que cumplan con la Norma ISO 9001:2008, para incrementar consistentemente nuestra participación de mercado y contribuir a que la organización obtenga un reconocimiento en el contexto mundial. PMC: Certificación ISO 9001:2008.

3 Cliente Requisitos Indicador Meta Procedimiento Productos / Servicios del Proceso ProveedoresInsumos EntradasSalidas Recursos e Información necesarios Responsable: CP. Teresa Rocío Carmona Requisitos Proceso: Supervisión contable Código: PQG-005 Fecha: 23/JULIO/12 Ítems de Control Edición: 5 Verificación de los resultados del Proceso Supervisión contable MOZ Servicios S.C. Calidad Entrega Información: -Correcta -Completa -Primeros días de cada mes 100% 5Calendario de envío de información Comprobantes de movimientos diarios de la empresa: -Gastos -Ingresos -Recepción de información dentro del mes -Correcta -Completa Clientes externos Proveedores externos Escritorio y sillas Energía eléctrica Sistema SEAA Leyes fiscales Equipo de cómputo Personal competente Conexión Internet Intranet Cumplimiento con el calendario de envío de información Evaluación anual Reportes de tres generaciones

4 Diagrama Interfuncional PuestosProceso de Supervisión contable 1 Solicita información contable semanal Gerente Administrativo (supervisión contable/ control administrativo) Jefa de Importación (importación) Pagos hechos (supervisión contable/ control administrativo) Auxiliar administrativo (supervisión contable/ control administrativo) Auxiliar de facturación (supervisión contable/ control administrativo) FIN MOZ Servicios S.C. 2 Consulta de saldos y reporte de movimientos bancarios del día anterior 2 Consulta de saldos y reporte de movimientos bancarios del día anterior 3 Recibe confirmación para el pago de pedimentos 3 Recibe confirmación para el pago de pedimentos 8 Elaboración de reportes de: liquidez, gastos y Reporte Ejecutivo de Cartera 8 Elaboración de reportes de: liquidez, gastos y Reporte Ejecutivo de Cartera 4 Elaboración de cheques de gastos administrativos y devoluciones de saldos a favor 4 Elaboración de cheques de gastos administrativos y devoluciones de saldos a favor 5 Elaboración de cheques de gastos que incurren en la operación del cliente 5 Elaboración de cheques de gastos que incurren en la operación del cliente 10 Elaboración de: pólizas de diario, transferencias y pagos a terceros 10 Elaboración de: pólizas de diario, transferencias y pagos a terceros 6 Elaboración de cuentas de gastos y la cobranza de los mismos, Elaboración de Reporte de Facturación y Cobranza, Reporte de Honorarios Cobrados y Facturados 6 Elaboración de cuentas de gastos y la cobranza de los mismos, Elaboración de Reporte de Facturación y Cobranza, Reporte de Honorarios Cobrados y Facturados Jefa de facturación y cobranza (supervisión contable/ control administrativo) 7 Recopilación de comprobantes de gastos de clientes para poder elaborar la cuenta de gastos 7 Recopilación de comprobantes de gastos de clientes para poder elaborar la cuenta de gastos 9 Aplicación de anticipos, expedición y recuperación de cheques en garantía y pagos a transportistas 9 Aplicación de anticipos, expedición y recuperación de cheques en garantía y pagos a transportistas 11 Revisión de ingresos y egresos y envío de Información contable 11 Revisión de ingresos y egresos y envío de Información contable 12 Recepción de Información contable I 14 OCT /13 MOZ ADMINISTRACIÓN Nombre: Despacho: Dpto : ISO 9001:2008 : SINO Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: MOZ Despacho: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: MOZ Despacho: SUPERVISIÓN CONTABLE

5 N°TAREA A REALIZARCARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓNProcedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FRECRESP 1Solicita información contable semanal Cliente atendido y satisfecho Entender y negociar las necesidades personales y técnicas del cliente -Principios Clave - Proceso del servicio -Ceder el paso Carta de observaciones MensualMOZ Servicios S.C. 2Consulta de saldos y reporte de movimientos bancarios del día anterior Saldos conciliados -Oportuna -Confiable -Completa IA-001 (Movimientos diarios) Revisión del documento DiariaTRCS 3Recibe confirmación para el pago de pedimentos Pedimento pagado -OportunaFI-003 (Programa de embarques) Revisión del programa DiariaNGC 4Elaboración de cheques de gastos administrativos y devoluciones de saldos a favor Cheques elaborados en forma y fondo -Correctos -Completos -Claros -Oportunos FA-002 (Solicitud de cheque manual) Ficha de depósito DiariaAAT Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de supervisión contable

6 N°TAREA A REALIZARCARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓNProcedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FRECRESP 5Elaboración de cheques de gastos que incurren en la operación del cliente Cheques elaborados en forma y fondo -Correctos -Completos -Claros -Oportunos FIG-003 (Solicitud de cheque vía sistema) Comprobante de transferencia bancaria DiariaAND 6Elaboración de cuentas de gastos y la cobranza de los mismos Cuentas de gastos completas en forma y fondo -Correctas -Claras -Precisas y - Oportunas IA-002 (Facturación y cobranza) Revisión del reporte de recuperación de cartera DiariaEICB 7Recopilación de comprobantes de gastos de clientes para poder elaborar la cuenta de gastos Comprobantes correctos -Verificados -Oportunos y -Claros IA-003 (Recopilación de comprobantes y cierre de cuentas) VerificaciónDiariaVAG BGF 8Elaboración de reportes de: liquidez, gastos y facturación y cobranza Reporte completos en forma y fondo -Correctos -Claros -Precisos y - Oportunos IA-001 (Movimientos diarios y reportes) Revisión y aprobación del reporte DiariaTRCS MOZ Servicio s S.C. Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de supervisión contable

7 N°TAREA A REALIZARCARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓNProcedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FRECRESP 9Aplicación de anticipos, expedición y recuperación de cheques en garantía y pagos a transportistas Movimientos confiables -Oportunos -Correctos IA-004 (Anticipos y cheques) Revisión y aprobación Diario y semanal AND TRCS 10Elaboración de: pólizas de diario, transferencias y pagos a terceros Movimientos confiables -Oportunas -Correctas -Claras IA-004 (Pagos Hechos) Revisión y aprobación DiarioAAT TRCS 11Revisión de ingresos y egresos y envío de Información contable Revisión completa -Oportuna -Correcta -Clara y -Precisa IA-004 (Pagos Hechos) VerificaciónMensualTRCS 12Recepción de información contable Documentación confiable -Oportuna -Correcta -Completa N/AN° de guíaSemanal y mensual MOZ Servicios S.C. Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de supervisión contable

8 Cliente Requisitos Indicador Meta Procedimiento Productos / Servicios del Proceso ProveedoresInsumos EntradasSalidas Recursos e Información necesarios Responsable: CP. Teresa Rocío Carmona S. Requisitos Proceso: Control administrativo Código: Fecha: 23/JULIO/2012 Ítems de Control Edición: 5 Verificación de los resultados del Proceso Control administrativo MOZ Tampico Calidad Entrega Información: -Correcta -Completa -Primeros días de cada mes 100% 5Calendario de envío de información Evaluación anual Comprobantes de movimientos diarios de la empresa: -Gastos -Ingresos -Recepción de información dentro del mes -Correcta -Completa Clientes externos Proveedores externos Escritorio y sillas Energía eléctricaIntranet Leyes fiscales Equipo de cómputo Personal competente Ley fiscal Conexión Internet Cumplimiento con el calendario de envío de información Evaluación anual Reportes de tres generaciones

9 Diagrama Interfuncional PuestosProceso de control administrativo 1 Solicita control administrativo Gerente Administrativo Recepcionista Auxiliar administrativo FIN MOZ Tampico S.C. 2 Control de depósitos pendientes por identificar 2 Control de depósitos pendientes por identificar 3 Conciliación de anticipos y consecutivo de cheques 3 Conciliación de anticipos y consecutivo de cheques 8 Pago a proveedores 11 Cotización y compra de activos fijos, papelería y guías de paquetería 11 Cotización y compra de activos fijos, papelería y guías de paquetería 4 Análisis de financiamientos 13 Recepción y distribución de documentos 12 Envío de cuentas de gastos 5 Elaboración y pago de pre-nómina 5 Elaboración y pago de pre-nómina 6 Elaboración de contratos del personal 6 Elaboración de contratos del personal 10 Atención personalizada a clientes internos y externos 9 Mantto preventivo y correctivo a equipos de oficina 9 Mantto preventivo y correctivo a equipos de oficina 7 Cálculo de comisiones 7 Cálculo de comisiones 14 Elaboración de recibos de nómina Pagos hechos 14 OCT /13 MOZ ADMINISTRACIÓN Nombre: Despacho: Dpto : ISO 9001:2008 : SINO Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: X 14 OCT 2004 MOZ Despacho: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: MOZ Despacho: Fecha de 1a. edición: Nivel de edición: Páginas: CONTROL ADMINISTRATIVO

10 N°TAREA A REALIZARCARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓNProcedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FRECRESP 1Solicita control administrativo Cliente atendido y satisfecho Entender y negociar las necesidades personales y técnicas del cliente -Principios Clave - Proceso del servicio -Ceder el paso Evaluación anual Semestral MOZ Tampico S.C. 2Control de depósitos pendientes por identificar Depósitos identificados -Correctos -Claros y -Oportunos IA-004 (Pagos Hechos) SupervisiónDiariaTRCS 3Conciliación de anticipos y consecutivo de cheques Anticipos y cheques conciliados -Correctos -Completos -Claros y -Oportunos IA-004 (Pagos Hechos) SupervisiónMensualAND 4Análisis de financiamientos Status financiero del cliente -ConfiableN/AEstado de cuenta del cliente EventualTRCS Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de control administrativo

11 N°TAREA A REALIZARCARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓNProcedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FRECRESP 5Elaboración y pago de pre-nómina Pre-nómina pagada -Correcta -Completa y -Oportuna N/ASupervisiónQuincenalTRCS 6Contratación de personal de nuevo ingreso Personal contratado -Confiable y -Competente IA-008 (Contratación de personal de nuevo ingreso) SupervisiónEventualTRCS 7Cálculo de comisionesComisiones pagadas -Correctas -Completas -Claras y -Oportunas N/A SupervisiónTrimestralTRCS 8Pago a proveedoresFacturas liquidadas -Correcto -Completo y -Oportuno IA-004 (Pagos Hechos) SupervisiónSemanalAAT Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de control administrativo

12 N°TAREA A REALIZARCARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓNProcedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FRECRESP 09Mantto preventivo y correctivo a equipos de Oficina Equipo de oficina preservado -Confiable -Completo y -Disponible IA-005 (Auxiliar Administrativo ) RevisiónMensualAAT 10Atención personalizada a clientes internos y externos Cliente atendido y satisfecho Entender y negociar las necesidades personales y técnicas del cliente -Principios Clave - Proceso del servicio -Ceder el paso Encuesta con clientes internos y externos Semestral SVB Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de control administrativo

13 N°TAREA A REALIZARCARACT DE CALIDAD ESPECIFICACIÓNProcedimiento o instrucción de trabajo INSTRUM DE MEDICION FRECRESP 11Cotización y compra de activos fijos, papelería y guías de paquetería Compras apropiadas -Oportunas -Correctas y -Completas IA-006 (Cotización y compra de equipo de oficina) IA-007 (Evaluación de proveedores) SupervisiónEventual y mensual SVB 12Envío de cuentas de gastos Cuentas de gastos enviadas -Oportunas -Correctas y -Claras N/ARevisión y aprobación DiarioSVB 13Recepción y distribución de documentos Documentos recibidos y distribuídos -Oportunos -Correctos y -Completos N/ARevisión, verificación y aceptación DiarioSVB 14Elaboración de recibos de nómina Recibos de nómina elaborados -Oportunos -Correctos y -Completos N/ARevisión y verificación QuincenalSVB Estandarización de las tareas prioritarias Proceso de control administrativo


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