CONTROL INTERNO Recomendaciones generadas de los informes de la Oficina de Control Interno.

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1 CONTROL INTERNO Recomendaciones generadas de los informes de la Oficina de Control Interno.

2 Informe Semestral- Atención a las peticiones, quejas,
Informe Semestral- Atención a las peticiones, quejas, sugerencias y Reclamos-Artículo 76, Ley 1474-Estatuto Anticorrupción-II Semestre 2013. Fortalecer las competencias del funcionario responsable del proceso de administración de peticiones, quejas y reclamos. RECOMENDACIONES Garantizar la continuidad del proceso de PQRs, en el evento de que el funcionario responsable de esta actividad se deba ausentar por vacaciones o por fuerza mayor

3 Estandarizar, mantener y establecer un mecanismo para tener disponible y actualizada la información relacionada con las PQRS. Realizar una discriminación de solicitudes por dependencia  Realizar una discriminación por grupos de interés con el fin de observar la procedencia de las PQRs RECOMENDACIONES Retomar la figura del Defensor de Ciudadano Habilitar en la página Web de la entidad un espacio que permita, denunciar los actos de corrupción.

4 Informe Anual – Revisión de Cumplimiento de las normas en materia Derecho de Autor sobre Software
RECOMENDACIONES Mantener actualizada la hoja de vida de los equipos de cómputo de la fundación e igualmente documentar las mejoras del proceso de gestión informática.

5 INFORME DE EVALUACION DE GESTION POR DEPENDENCIAS
Recomendaciones: Elaborar Planes de Acción por Dependencias, con el fin de realizar un control permanente. Artículo 52 del Decreto 1227 del 2005. Revisar la línea base de los indicadores para que estos  presenten resultados que no sobredimensionen el cumplimiento de las metas institucionales. Sensibilizar a los servidores públicos, sobre la importancia de contar con herramientas de Planeación que permitan cumplir con la Misión Institucional

6 INVENTARIO BIBLIOTECA – 2013
RECOMENDACIONES Instaurar la demanda correspondiente ante la Autoridad competente Solicitar a la Subdirección Administrativa que oficie a la Compañía de Vigilancia sobre los hechos ocurridos. Oficiar a la Compañía de Seguros por las pólizas establecidas en caso de pérdida de este tipo de bienes A Control Interno Disciplinario se le recomienda adelantar una indagación preliminar, para evitar la pérdida de estos bienes. Se recomienda a la Subdirección Administrativa documentar un procedimiento en caso de pérdida de bienes

7 INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2013
Implementar el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría Distrital Implementar Plan de Mejoramiento del proceso de gestión contable. Fortalecer el proceso contable con una persona de apoyo Evaluar la estructura del proceso contable de la Fundación. Revisar y actualizar los procedimientos contables. Revisar mapa de riesgos derivados del proceso contable. Publicar la información contable en forma periódica en la página web

8 Informe Ejecutivo Anual - Modelo Estándar de Control Interno - MECI - Vigencia 2013
RECOMENDACIONES No se cuenta con Plan de Acción por Dependencias y las metas que deben cumplir. No se cuenta con Plan de Mejoramiento por Procesos actualizado. No se realiza seguimiento permanente a los Riesgos Institucionales y de Proceso.

9 No se realiza seguimiento al Plan de mejoramiento por procesos.
No se realizó medición de ambiente laboral No se cuenta con plan de capacitación documentado No existe plan de mejoramiento individual No se cuenta con plan de seguridad y salud ocupacional. No se realiza seguimiento al Plan de mejoramiento por procesos.

10 Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno (10 de noviembre de 2013 a 10 marzo de 2014)
Elaborar el Plan de Acción por Dependencias. Actualizar los procedimientos de la Fundación. Hacer seguimiento al Mapa de Riesgos. Actualizar el Mapa de Riesgos Institucional de Proceso . Aprobar las Políticas referidas al proceso de comunicaciones, al proceso contable. Fortalecer las competencias de los Supervisores de Contrato. Elaborar Planes de Acción por Dependencias. Revisar la línea base de los indicadores.

11 Auditoria- Cumplimiento de la Directiva 003 de 2013 “Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos” Se recomienda dejar registros de la justificación de los cambios o modificaciones del Plan de Adquisiciones en Comité de Contratación. Asociar la política de operación al procedimiento de Administración de Bienes y Equipos. Revisar los procedimientos del proceso de Administración de Bienes y Equipos. Incluir en el Plan de Acción, la fecha en que se realizará la actualización y control de inventarios. Asegurar con una guaya los equipos portátiles. Se recomienda revisar los riesgos derivados del proceso de manejo y control de bienes.

12 Incluir o complementar en los nuevos contratos la cláusula anteriormente mencionada." Incorporar en los contratos, teniendo en cuenta su objeto y la necesidad de poner al servicio de los contratistas elementos públicos, clausulas relacionadas con la conservación y uso adecuado de los mismos y la obligación de responder por su deterioro o pérdida” Elaborar un histórico de la pérdida de elementos devolutivos en servicio. (Micrófono, video beam, computadores). Incluir en la Hoja de Ruta del Contrato como uno de los documentos que debe verificar el Supervisor del Contrato el Paz y Salvo correspondiente. Al Almacén llevar un registro magnético de los paz y salvos que expide como un control sobre esta actividad.

13 Con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de la Resolución 102 del 12 de Mayo del 2014, verificar la transferencia de documentos al Archivo Central. Se recomienda realizar una revisión al proceso de Gestión Documental. Se recomienda realizar capacitación en técnicas archivísticas, para todos los funcionarios de la Entidad e Incluir en el Plan de Acción, la fecha en que se realizará la actualización y control de inventarios. Se recomienda diligenciar todas las casillas que contiene el formato “ control para el préstamo de expedientes”

14 Fortalecer las competencias de los funcionarios respecto a la Gestión Documental (foliación, archivos de carpetas, etc.). Se recomienda se realice una revisión metodológica al Manual de Funciones. Se recomienda publicar las modificaciones del Manual de Funciones y publicar el Manual de Funciones de la planta permanente. Incluir en el Plan de Acción, aquellos procesos que aún no se han socializado en las etapas de inducción y re-inducción. Revisar los procedimientos del proceso de “Desarrollo del Talento Humano”

15 Auditoria Cumplimiento de las normas establecidas en la Ley 909 del Decreto 1227 del 2005, Ley 951 del 2005 y Decreto 2842 del 2010. Se recomienda que una vez se posesione un Directivo, se realice durante la primera semana su inducción con el fin de garantizar el conocimiento del proceso de Planeación Institucional, se recomienda vincular a la Oficina de Planeación para que brinde esta información. Se recomienda que la Oficina de Planeación, preste el apoyo requerido en el Proceso de Concertación del Acuerdo de Gestión suministrando la información del Plan Operativo, el Plan de Gestión Anual de la Entidad, al igual que los objetivos y propósitos de cada dependencia y que preste Asesoría en la definición de indicadores a través de los cuales se valore el desempeño de los Gerentes Públicos.

16 Se recomienda, que una vez se firme el acuerdo, la fase de seguimiento coincida con los periodos establecidos para realizar el Seguimiento de Planeación Institucional, que se tengan en cuenta los indicadores y planes operativos o de gestión de la Fundación Se recomienda evaluar las competencias comunes a todo servidor público y las competencias comportamentales del Nivel Directivo. La Oficina de Control Interno formalizará mediante oficio a Recursos Humanos la solicitud de información sobre los funcionarios que se retiran para que ésta pueda realizar el respectivo seguimiento de acuerdo a lo dispuesto en la Ley y la Directiva Distrital que sobre la materia expidió el Señor Alcalde.

17 Control Interno remitirá a Recursos Humanos el informe que suscribió el Dr León en la entrega de cargo. Una vez Recursos Humanos informe sobre la desvinculación de los Funcionarios de libre nombramiento y remoción deberá realizar el respectivo seguimiento, dentro de los quince días siguientes de su retiro La Jefe de la Oficina de Control Interno enviará oficio a los funcionarios que han recibido el cargo durante la presente vigencia recordándoles la normatividad vigente sobre esta materia. Se recomienda al Asesor Jurídico establecer un control que le permita verificar que los Contratistas diligencien y actualicen su hoja de vida en el aplicativo que para tal fin dispuso el DAFP.

18 La Oficina de Control Interno requerirá al Gerente de Producción Doctor Julián Mosquera, para que allegue el informe de su gestión, teniendo en cuenta que en reiteradas oportunidades este fue solicitado por el profesional de Recursos Humanos. En el evento que este no se envié dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la presente comunicación se remitirá a quien ejerce la función de Control Interno Disciplinario.

19 Informe Final del Proceso de Liquidación de Contratos y Verificación del la Auditoría realizada al proceso de contratación de fecha 12 de Abril del 2013. Fortalecer los controles sobre el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social. Verificar que se cumpla lo estipulado en los contratos en cuanto a las “cláusulas del Contrato”: Objeto, forma de pago, término de ejecución, obligaciones del contratista, obligaciones con el sistema de seguridad social, liquidación entre otros Fomentar en los servidores públicos el principio del Autocontrol, con el fin que cada uno verifique en el desarrollo de sus labores que efectivamente se cumplan las obligaciones contractuales. Utilizar el formato “Actividades del Contratista y seguimiento Supervisión o Interventoría”. Realizar seguimiento sobre aquellos contratos en los cuales quedo prevista la liquidación Contractual, con el fin de realizar la liquidación de los mismos dentro de los términos legales.

20 Solicitar a Gestión Documental realizar una capacitación sobre las normas técnicas que rigen para la conformación de expedientes resaltando principalmente la foliación. Solicitar a Contabilidad capacitación sobre el RUT (Registro Único Tributario). Fomentar en los servidores públicos el principio del Autocontrol, con el fin que cada uno verifique en el desarrollo de sus labores que efectivamente se cumplan las obligaciones contractuales. Utilizar el formato “Actividades del Contratista y seguimiento Supervisión o Interventoría”. Realizar seguimiento sobre aquellos contratos en los cuales quedo prevista la liquidación Contractual, con el fin de realizar la liquidación de los mismos dentro de los términos legales.