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Un moderno sistema de administración y control de obras

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Presentación del tema: "Un moderno sistema de administración y control de obras"— Transcripción de la presentación:

1 Un moderno sistema de administración y control de obras

2 Es una herramienta contemporánea creada por Construdata, el productor del software y las herramientas sistematizadas para la construcción más utilizadas en Colombia desde 1982

3 Fundamentos El control de presupuesto y de programación en las obras debe producirse automáticamente a partir del hecho mismo de administrarlas, y no puede seguir existiendo como actividad independiente a cargo de firmas especializadas

4 Fundamentos La sistematización de los procesos administrativos y de control en las obras debe incluir comunicación electrónica con las oficinas centrales, los proveedores, los contratistas y otras obras para que los intercambios de información sean eficientes y oportunos.

5 Fundamentos Por su misma naturaleza, la organización administrativa de las obras es transitoria y no admite herramientas administrativas muy sofisticadas y complejas, pero sí altamente especializadas.

6 Fundamentos Las principales labores administrativas deben estar a cargo de módulos especializados —Compras, Almacén, Contratos, Bancos y Equipos— que alimenten en línea a los centros de control y de reportes

7 Características I Trabaja en red con autorizaciones parciales de acceso. Aprovecha estupendamente las comunicaciones de Windows para acceder a Internet y al correo electrónico. La curva de aprendizaje de operadores es muy corta.

8 Características II El presupuesto de control se importa desde Construplan La programación de control se maneja en MsProject Exporta a cualquier formato de archivo

9 Modelos de Conexión Toda la obra centralizada Equipos Compras Almacén
Contratos Bancos Toda la obra centralizada

10 Todos los procesos descentralizados y un módulo consolidando
Modelos de Conexión Compras Almacén Contratos Equipos Bancos Todos los procesos descentralizados y un módulo consolidando

11 Modelos de Conexión Cada obra maneja sus procesos y la oficina central recibe información por Internet

12 COMPRAS Calcula pedidos de materiales a partir de los programas de trabajo para el próximo período Verifica automáticamente existencias en el almacén de la obra Genera órdenes de compra por los saldos y las envía por fax o correo electrónico directamente a cada proveedor

13 Cálculo de necesidades I
Se coloca el presupuesto en pantalla y se determinan las actividades por ejecutar en el próximo período.

14 Cálculo de necesidades II
El programa calcula automáticamente los materiales necesarios, sugiere los proveedores que pueden suministrarlos y ofrece hacer las Ordenes de Compra respectivas

15 Una órden de compra

16 La orden de compra impresa

17 La orden de alquiler equipo

18 ALMACEN Incorpora al almacén los materiales solicitados en las Ordenes de Compra Despacha a la obra los materiales solicitados Actualiza en línea el control del presupuesto y el kardex de materiales

19 Entrada de Materiales La Entrada de Materiales está basada en las Ordenes de Compra, que pueden visualizarse aquí Los valores de las Entradas afectan la cuenta Inventarios

20 Salida de Materiales Para despachar materiales a la obra se trabaja directamente sobre las existencias en el kardex Y cada salida se asigna a una cuenta del presupuesto

21 Pantalla de kardex

22 Reporte resumido de kardex

23 Proceso de consumos teóricos
Los consumos de materiales como arenas, agua, etc. se contabilizan con salidas de almacén que el programa elabora automáticamente a partir de la ejecución de las actividades que los incluyen en su análisis unitario

24 CONTRATOS Elabora sub-contratos de mano de obra, suministros y manufactura Liquida actas de ejecución de obra Genera órdenes de pago a partir de las actas Mantiene el control permanente de cantidades ejecutadas.

25 Contrato de mano de obra
Identificación del contratista y el contrato Cantidades y valores contratados

26 El documento del contrato
Identificación del contratista y el objeto Actividades, cantidades y precios Condiciones

27 EQUIPOS Elabora contratos de alquiler
Genera pagos automáticos al vencerse los períodos de alquiler. Previene sobre saldos no utilizados durante períodos pre-definidos

28 Tarjeta de control de equipo
Identificación del equipo Movimientos con el proveedor Movimientos con la obra Liquidación del alquiler

29 Reportes de equipo Reporte por referencia Reporte por proveedor

30 BANCOS Se encarga de los pagos, las cuentas por pagar y cobrar y las obligaciones tributarias y fiscales. Recibe Ordenes de Pago de los demás módulos del programa. Reporta en línea el estado de cada banco y sus saldos.

31 Un comprobante de ingreso
Girador y conceptos Cuenta presupuestal que se afecta

32 Un comprobante de egreso
Beneficiario y conceptos Cuenta presupuestal que se afecta

33 Asignación de cuentas por pagar
Para convertir lass Cuentas por Pagar en Comprobantes de Egreso basta con asignarles un cheque y un banco

34 El libro de bancos

35 CONTROL El programa almacena información en línea de todos los módulos del programa. Sus principales herramientas de control son el Resumen Ejecutivo, los Reportes de Flujo, los Reportes de Cantidades y Valores y los Reportes Presupuestales.

36 Resumen ejecutivo Una herramienta gerencial que resume en una sola pantalla toda la información relevante de la obra.

37 Reportes Todas las operaciones pueden reportarse resumida o detalladamente, en forma individual o tabular Cada reporte tiene múltiples opciones de selección Los reportes pueden exportarse a Excel, Word o archivos planos.

38 Pantalla de Reportes Todos los reportes agrupados en una sola pantalla, con permisos de acuerdo al usuario.

39 Reporte de Control - Valores

40 Reporte de Control - Materiales

41 Reporte de Control – Cantidades

42 Es reingeniería de administración y control de obras para el Siglo XXI
y es original de CONSTRUDATA, una marca de LEGIS S.A.


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