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Es un documento que contiene las diferentes TAREAS y la descripción de las ACTIVIDADES, que deben seguirse en la realización de las funciones de una UNIDAD.

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1 Es un documento que contiene las diferentes TAREAS y la descripción de las ACTIVIDADES, que deben seguirse en la realización de las funciones de una UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2 Están conformados Las realiza elSon determinadas por la

3 MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE FUNCIONES DE P R

4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Versión: Elab.: Entrega: Pág.: LISTADO DE PROCESOS MACROPROCESOPROCESOSSUBPROCESOSCÓDIGO

5 Los manuales de procedimientos además contienen las autorizaciones o documentos necesarios que nos indican el funcionamiento las máquinas o equipos a utilizar.

6 Describe en forma general las funciones que desempeñan las diferentes unidades administrativas dentro de la organización. UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS Descripción del Procedimiento Pasos a seguir UNIDAD DE COMPRA- VENTA Se detalla las actividades en cada unidad administrativa UNIDAD DE TRANSPORTE UNIDAD DE PRODUCCIÓN UNIDAD DE CONTRALORÍA Y TESORERÍA ÁREAS ADMINISTRATIVAS

7 DENOMINACIÓN DEL SEGUNDO PROCEDIMIENTO ANEXOS GLOSARIO DE TÉRMINOS REGISTRO O CODIFICACIÓN DOCUMENTOS DE REFERENCIA DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS PROPÓSITO DENOMINACIÓN DEL PRIMER PROCEDIMIENTO MARCO JURÍDICO OBJETIVO DEL MANUAL INTRODUCCIÓN ESTRUCTURACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INDICE PORTADA La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona de las técnicas necesarias para el logro.

8  Suministrar información sobre los diferentes procesos de una organización.  Dichos manuales deben ser realizados por cada departamento, en conjunto con la unidad de recursos humanos, que es la que suministra los métodos para su desarrollo.

9 Facilita los labores de auditoría El control Interno

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11 SE ELIMINA Incumplimiento de las normas establecidas

12 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UNA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

13 a) IDENTIFICACIÓN

14 b) INDICE O CONTENIDO DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE NOMINAS MANUAL DE PROCESOS INDICE PAGINA Presentación...................................................................................................................... 1 Estructura de Posición del Departamento......................................................................... 2 Funciones del Departamento............................................................................................3 Funciones de los Puestos que integran el Departamento.................................................. 4 Contenido del Manual de Procesos.................................................................................... 8 Introducción Objetivo Inventario de Procesos.....................................................................................................11 Selección de Procesos........................................................................................................11 Tabla de Ponderación Diseño de Procesos..........................................................................................................14 Simbología........................................................................................................................16 Listado de Procesos Seleccionados....................................................................................17

15 c) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores del Fondo, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol. La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los requerimientos de la Revisoria Fiscal, de la Supersolidaria y de la misma Contraloría General de la República; con el fin de verificar los parámetros claves de los procedimientos del Fondo, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación. Este Manual hace parte integral de la documentación total, implementada por la actual Administración, conociendo de antemano el compromiso de la Oficina de Control Interno en su construcción, ejecución y revisión permanente para la debida actualización.

16 Propósito que se pretende cumplir con los procedimientos Uniformar Simplificar la responsabilidad por fallas o errores Facilitar las labores de auditoria Controlar Aumentar la eficiencia gerencial d) Objetivos de los procedimientos

17 e) Área de aplicación de los procedimientos Esfera de acción Ámbitos de aplicación Macro AlcancesMicro

18 f)Responsables

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20 PROCESOS MISIONALES

21 PROCESOS DE APOYO

22 OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servirá de guía para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de registro de activos fijos, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones. ALCANCE: Recursos Físicos y Contabilidad. RESPONSABLES: Asistente de Dirección Económica, Recursos Físicos y Contabilidad. PROVEEDORES: La dependencia solicitante del bien. ENTRADAS: Los activos fijos comprados y asignados.

23 ACTIVIDADES DEL PROCESO: Proceso de Egresos de Caja. PROCESO. Realización de causación y registro del activo con su correspondiente código consecutivo en el modulo administrativo de Apoteosys. Generación y contabilización de depreciaciones e impresión de los comprobantes. Entrega copia de causación y factura con el código respectivo del activo. Archivo original del comprobante. Revisión en el modulo administrativo el registro del activo. Generación de acta de entrega para nuevo responsable o de ubicación en original o copia. Archivo del acta de entrega.

24  SALIDAS: Acta de entrega. Comprobante de contabilidad. CLIENTES: FODESEP.

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27  FONDO DE DESARROLLO DE LA EDUCACION SUPERIOR  RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES  PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS


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