Informática II Profesor: Lic. Carlos Leal Universidad Mariano Gálvez

Presentación del tema: "Informática II Profesor: Lic. Carlos Leal Universidad Mariano Gálvez"— Transcripción de la presentación:

1 Informática II Profesor: Lic. Carlos Leal Universidad Mariano Gálvez
GESTIÓN DOCUMENTAL Informática II Profesor: Lic. Carlos Leal Universidad Mariano Gálvez

2 GENERALIDADES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

3 Definición Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Cada institución produce documentos en su diario vivir.

4 La Gestión Documental permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones. Administrar los documentos es una actividad permanente encaminada a asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una organización, se registren adecuadamente.

5 Propósito de la Gestión Documental
La gestión de documentos tiene como fin último servir la información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieran. Se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, para cumplir a cabalidad con tal objetivo.

6 Los pasos de la Gestión Documental
Producción (creación de los documentos) Recepción (recibir los documentos con las normas y técnicas adecuadas) Distribución (forma de repartir la información a los usuarios internos o externos) Trámite (el tiempo de respuesta que debemos darle a los documentos) Organización (organizar los documentos para asegurar su permanencia y su seguridad) Consulta (préstamo a los usuarios de los documentos) Conservación (el lugar y forma como guardamos los documentos, Ej. digital, electrónico, físico, etc.) Disposición final (si los vamos a eliminar, almacenar, digitalizar, etc.)

7 Objetivos de la Gestión Documental
Resaltar importancia de los documentos y archivos. (Nos va a facilitar conocer la importancia del documento según su categoría) Apoyo a decisiones administrativas. (Los documentos siempre respaldan las decisiones que se han tomado en un antes y un después y así hacer mejoras) Control y garantía de los procesos. (Nos permiten llevar a diario el control de cada proceso, como un contrato, la continuidad de un servicio, etc.)

8 ¿Qué pasa si hay un mal manejo de los documentos en mi institución?
Se estancan procesos de vital importancia. Se corre el riesgo de incumplir con respuestas a asuntos que surgen en las actividades de la institución. La desorganización hace imposible la consulta y el préstamo documental en un archivo. Los documentos físicos pueden sufrir graves consecuencias como: pérdida de folios, deterioro documental, contaminación por hongos, etc. Los documentos electrónicos, sin prever backups o un buen sistema de almacenamiento, se pueden adulterar o perder.

9 Ciclo vital de los documentos de archivo
Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

10 Ciclo vital de los documentos de archivo

11 Software para gestión documental
Existen varios, entre ellos programas como: OnBase SGA Archivatec Adapting Athento Sin embargo, existen programas hechos a la medida de la institución por programadores.

12 Video

13 PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN DEL CURSO
La Zona del curso será de la siguiente manera: 25 pts. Actividades 10 pts. Primer parcial 15 pts. Segundo parcial 50 pts. Examen final (25 ptos. de un proyecto y 25 de examen final) La Zona mínima: Para tener derecho a examen final se debe tener 20 puntos sobre 50.

14 TAREA PRÓXIMA CLASE: LECTURA DEL DOCUMENTO 1 Y CONTESTAR CUESTIONARIO CORTO. El otro viernes traer cuestionario lleno impreso. Se enviará por correo.

15 CORREO ELECTRÓNICO Y CEL. PROFESOR