ADMINISTRACIÓN I CAP. 7 PLANEACIÓN: EL INGREDIENTE ENSENCIAL PARA TRAZAR EL RUMBO.

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1 ADMINISTRACIÓN I CAP. 7 PLANEACIÓN: EL INGREDIENTE ENSENCIAL PARA TRAZAR EL RUMBO

2 La Planeación Como una Función Administrativa  La Planeación es el proceso de establecer objetivos y determinar las acciones que deberán realizarse para alcanzarlos.  La Planeación prepara el escenario para la organización, dirección y control. “Asignar y Ordenar recursos para lograr tareas esenciales”(Organizar), “Orientar los esfuerzos de los recursos humanos para asegurar niveles elevados de logro de tarea” (Dirigir) y “ Monitorear el logro de tareas y emprender la acción correctiva necesaria” (Controlar)  Cuando la Planeación se hace bien, crea una plataforma sólida para el trabajo administrativo posterior de “Asignar y Ordenar recursos para lograr tareas esenciales”(Organizar), “Orientar los esfuerzos de los recursos humanos para asegurar niveles elevados de logro de tarea” (Dirigir) y “ Monitorear el logro de tareas y emprender la acción correctiva necesaria” (Controlar)

3  La Planeación significa tomar las decisiones difíciles antes de que los acontecimientos nos obliguen a tomarlas y adelantarse a las necesidades futuras del mercado antes que la demanda las imponga.  Una estrategia para esto es el Enfoque de Calidad Total  Una estrategia para esto es el Enfoque de Calidad Total, lo cual implica escuchar a sus clientes y usar posteriormente esta información para una mejor planeación.  Los Objetivos identifican los resultados específicos o las consecuencias deseadas; El Plan es una exposición de las acciones a realizar con el fin de lograr los Objetivos.

4 Los Cinco Pasos en el Proceso de Planeación 1.Defina Sus Objetivos: Identifique de modo muy específico los resultados o consecuencias deseadas. Conozca a donde quiere llegar; deberá plantearlos con la mayor especificidad posible para que usted pueda reconocer el momento en que los haya alcanzado, o para saber qué tan lejos está de su objetivo en diversos puntos a lo largo del camino 2.Determine en dónde está usted frente a los objetivos: Evalúe sus logros actuales en relación con los resultados deseados. Reconozca en dónde está usted en el proceso de alcanzar los objetivos; identifique qué ventajas obran a su favor y qué desventajas pueden detenerlo.

5 Desarrolle Premisas acerca de las Condiciones Futuras: 3. Desarrolle Premisas acerca de las Condiciones Futuras: Intente anticiparse a los acontecimientos futuros. Genere “escenarios” alternativos para lo que pueda suceder; identifique para cada uno de ellos las cosas que pudieran ayudar u obstaculizar su avance hacia el logro de sus objetivos. Analice Posibles Alternativas de Acción, elija las mejores y decida cómo implementarlas: 4.Analice Posibles Alternativas de Acción, elija las mejores y decida cómo implementarlas: Enumere y evalúe cuidadosamente las posibles acciones que se puedan emprender. Escoja la (s) alternativas que tenga (n) más probabilidades de alcanzar los objetivos; describa paso a paso lo que debe hacerse para seguir el curso de acción elegido.

6 Implemente el Plan y Evalúe los Resultados: 5. Implemente el Plan y Evalúe los Resultados: Ponga manos a la obra y mida cuidadosamente su avance hacia los objetivos. Realice todo lo que el plan requiera, evalúe resultados, emprenda acciones correctivas y revise los planes cuando sea necesario. La Planeación tiene varios beneficios, entre ellos: Una organización con sentido de orientación Un Individuo con sentido de orientación Una organización flexible  Mayor Sentido de Orientación y Flexibilidad: Una organización con sentido de orientación conoce lo que hace mejor, las necesidades de sus clientes y sabe cómo servirlos bien. Un Individuo con sentido de orientación sabe a dónde quiere llegar en su trayectoria profesional o en un escenario de trabajo, y es capaz de mantener su objetivo incluso en circunstancias difíciles. Una organización flexible incluye en su plan de avance profesional los problemas y oportunidades que le plantean las circunstancias nuevas y cambiantes, tanto personales como organizacionales.

7  Orientación para la Acción:  Orientación para la Acción: Los Ejecutivos Exitosos “ Centran “su puntería en lo que hacen y agregan valor a una organización. La Planeación nos permite ser Proactivos en lugar de Reactivos en nuestro enfoque de las cosas. Esto nos permite estar más: Orientados hacia los resultados, creando un sentido de dirección al desempeño. Orientados hacia la prioridad, asegurando que primero se atiendan las cosas más importantes. Orientados hacia la ventaja, asegurando que todos los recursos se usen de manera óptima. Orientados hacia el Cambio, anticipándose a los problemas y oportunidades a fin de poder enfrentarlos mejor.

8 Mejor CoordinaciónMejor Coordinación: Los numerosos y distintos individuos, grupos y subsistemas en las organizaciones realizan muchas cosas diferentes al mismo tiempo.  A pesar de que realizan diferentes tareas y persiguen diferentes objetivos específicos, la suma de todos sus logros deberá contribuir plenamente a satisfacer las necesidades de la organización en su conjunto. JERARQUÍA DE OBJETIVOS  La buena planeación puede crear a través de toda la organización una JERARQUÍA DE OBJETIVOS en la cual los objetivos de cada nivel de trabajo se vinculan entre sí según el modelo de medios y fines. Es decir, los objetivos de nivel superior son fines directamente vinculados con los objetivos de nivel inferior que son medios para su logro.

9 OBJETIVOS COPORATIVOS DE CALIDAD Suministrar productos exentos de error que satisfagan los requerimientos del cliente 100% del tiempo OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA DIVISION DE FABRICACION Convertirse en un proveedor preferido al lograr 100% de puntualidad en la entrega de todos los productos. OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA PLANTA Aumentar el % aceptado en un 16% para satisfacer los requerimiento s de entrega del cliente OBJETIVOS DE CALIDAD DEL SUPERVISOR Evaluar las aptitudes de los operarios de máquina y proporcionar/pr ogramar la capacitación adecuada Ejemplo de una JERARQUÍA DE OBJETIVOS para la administración de la Calidad

10 Mejor Control: Mejor Control: Sin la planeación, el control carece de un marco de referencia para medir qué tan bien van las cosas y qué podría hacerse para que fueran mejor. Sin el control la planeación carece del seguimiento necesario para asegurar que las cosas se hagan según lo planeado.  Mejor Administración del Tiempo:  Mejor Administración del Tiempo: “ El día entero es una serie de elecciones” las cuales tienen que hacerse de forma tal que distribuyan el tiempo con el que usted cuente entre las prioridades más importantes. Hay que trabajar continuamente para optimizar el uso del tiempo. 1.Diga NO a las solicitudes que lo alejen del trabajo que debe realizar. 2.No se estanque en detalles que debería dejar a otras personas. 3.Establezca un sistema para tamizar llamadas telefónicas y manejar el correo electrónico. 4.No permita que los visitantes inesperados empleen demasiado de su tiempo. 5.Establezca prioridades en las tareas por orden de importancia y urgencia. 6.No se convierta en “ esclavo del calendario”. 7.Realice sus tareas en orden de prioridad.

11 TIPOS DE PLANES EN LAS ORGANIZACIONES  Planes a Corto y Largo Plazo: Los planes a corto plazo cubren 1 año o menos, los planes a mediano plazo cubren de 1 a 2 años, y los planes a largo plazo cubren 3 años o más hacia el futuro. Las personas difieren en su aptitud para pensar, organizar y trabajar con los diferentes horizontes de tiempo.  Planes Estratégicos y Operacionales: Los Planes Estratégicos abordan necesidades a largo plazo y establecen el curso general de acción para una organización o subunidad. Determina los objetivos generales para toda la organización para poder decidir qué acciones y asignaciones de recursos deberán realizarse para lograrlos. Los Planes Operacionales o Tácticos definen lo que necesita hacerse en áreas específicas para implementar planes

12 estratégicos y alcanzar también metas estratégicas. Aquí se incluyen los planes de producción, que se refiere a los métodos y la tecnología que necesita la gente en su trabajo; los planes financieros, relacionados con el dinero requerido para apoyar las diversas operaciones; los planes de instalaciones, que tienen que ver con las instalaciones y refieren a los requerimientos de la venta y distribución de bienes o servicios; y los planes de recursos humanos, que se enfocan hacia el reclutamiento, selección y colocación de personas en los diversos puestos de trabajo. Planes Estratégicos Deshacerse de negocios no relacionados; concentrar el crecimiento en productos claves Planes de Marketing Apuntar a mercados regionales con productos a la medida. Planes de Producción Centralizar operaciones en las plantas más eficientes Planes Financieros Disminuir costos y elevar la utilidad marginal en los productos Establecer un escenario para Ayudar a Lograr OPERACIONALES PLANES

13 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS  Un Plan Permanente se usa más de una vez. Establecen lineamientos que orientan la conducta por medio de instrucciones uniformes que deberán seguirse en ciertos tipos de situaciones independientemente del momento y lugar en que ocurran en una organización.  Una Política es un plan permanente que comunica lineamientos flexibles para orientar las decisiones y acciones de los empleados.  Las Reglas o Procedimientos son planes permanentes que describen con exactitud qué acciones han de emprenderse en situaciones específicas.

14 PRESUPUESTOS Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS  Los Planes de Aplicación Única  Los Planes de Aplicación Única se usan una sola vez para satisfacer oportunamente las necesidades de situaciones bien definidas.  Los Presupuestos Un presupuesto fijo un presupuesto flexible  Los Presupuestos son planes de aplicación única que comprometen recursos para desarrollar actividades, proyectos o programas. Son herramientas poderosas que asignan recursos escasos entre múltiples aplicaciones que a veces compiten entre sí. Un presupuesto fijo asigna recursos en función de un solo estimado de costos; un presupuesto flexible permite que la asignación de recursos varíe su proporción en diferentes niveles de actividad.  Un Presupuesto de Base Cero  Un Presupuesto de Base Cero asigna recursos a un proyecto o actividad como si fueran completamente nuevos. Se asume que los recursos previamente asignados se suspenderán.

15 La Programación de Proyectos La Programación de Proyectos es un plan de aplicación única que identifica las actividades requeridas para lograr un proyecto fundamental y específico; por ejemplo la terminación de un nuevo edificio para actividades en un campus, el desarrollo de un nuevo programa de computadora, etc. PLANES DE NEGOCIO  El Plan de Negocios describe todos los detalles necesarios para establecer el rumbo para el nuevo negocio y obtener el financiamiento necesario para operarlo. Cuando se hace bien, un plan de negocios ofrece una dirección clara para una empresa.  Un Plan de Negocios aclara el camino a seguir y evita que cada vez que meta la llave en la cerradura para iniciar un nuevo día, se pregunte Qué vamos a hacer?

16 Qué Incluir en un Plan de Negocios?  Resumen Ejecutivo: visión general del propósito del negocio, en el que se resalten los elementos claves del plan.  Análisis de la Industria: naturaleza de la industria, incluyendo las tendencias económicas, los aspectos legales o de reglamentación importantes, así como los riesgos potenciales.  Descripción de la compañía: misión, propietarios y razón social.  Descripción de productos y servicios: principales bienes o servicios, con un enfoque especial en la originalidad de la competencia.  Descripción del Mercado: tamaño del mercado, fuerzas y debilidades de la competencia, metas de venta a cinco años.  Estrategia de mercadotecnia: características del producto, distribución, promoción, fijación de precios e investigación de mercados. Aplican las 4 C en la nueva tendencia del Marketing.

17  Descripción de Operaciones: métodos de fabricación o servicio; suministros y proveedores, y procedimientos de control.  Descripción del Personal: Habilidades de administración y de dotación de personal necesarias y disponibles, sistemas de compensación y administración de recursos humanos.  Proyección Financiera: proyecciones de 1 a 5 años del flujo de efectivo.  Necesidades de Capital: monto de fondos necesarios para dirigir el negocio, monto disponible, monto solicitado de nuevas fuentes.

18 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE PLANEACIÓN  Pronósticos: Son visiones del futuro. Pronosticar es el proceso de elaboración de supuestos acerca de lo que sucederá en el futuro. ( pronósticos cualitativos, cuantitativos, encuestas, estadísticas)  Utilización de Escenarios: La Planeación por escenarios identifica “ escenarios” futuros alternativos y elabora planes para enfrentar cada uno de ellos.  Benchmarking: Es una técnica donde se hacen comparaciones con las empresas líderes en el mercado para obtener ideas para la planeación.  La Planeación Participativa: incluye a las personas que se verán afectadas por los planes y/o a quienes se les pedirá ayuda para implementarlos.

19 Crear el Compromiso en los Planes Permitir que otras personas participen e investiguen en todos los pasos del proceso de planeación Definir objetivos de Planeación Implementar planes y evaluar resultados Determinar el estado actual de cosas en comparación con los objetivos Identificar alternativas de acción y elaborar planes Desarrollar supuestos en relación con las condiciones futuras COMO SE CREA EL COMPROMISO CON LOS PLANES POR MEDIO DE LA PARTICIPACIÓN Y LA INTERVENCIÓN

20 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS  Administración Por Objetivos (APO) es el establecimiento conjunto de objetivos entre un superior y un subordinado.  Es una técnica útil que aplican muchas organizaciones. Su ventaja fundamental es que concentra claramente el esfuerzo del subordinado en las tareas y objetivos más importantes; otra es que concentra claramente el esfuerzo del supervisor en áreas de apoyo que pueden ayudar verdaderamente a que el subordinado cumpla con los objetivos acordados.  Es un acuerdo formal entre el superior y subordinado acerca de: los objetivos de desempeño del subordinado para un periodo dado; los planes a través de los cuales se lograrán esos objetivos; los estándares para medir si se han alcanzado o no; los procedimientos para revisar los resultados del desempeño.  Los objetivos de desempeño son: Específicos ( resultado clave), Definido en el tiempo (fecha para lograrlos), Desafiante (ofrece reto realista y alcanzable) y Mensurable ( es tan específico y cuantitativo como sea posible)