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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS. MANUAL DE FUNCIONES Facilita la ubicación Orientación Delimita funciones Delimita responsabilidades Define cargos.

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1 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

2 MANUAL DE FUNCIONES Facilita la ubicación Orientación Delimita funciones Delimita responsabilidades Define cargos Relaciones jerárquicas

3 ASPECTOS PARA DESARROLLAR MANUAL DE FUNCIONES 1. Definir estructura organizacional de la empresa 2. Definir la denominación y número de cargos que conformarán la estructura. 3. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden 4. Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para desempeñar las funciones asociadas. 5. Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos. 6. Aprobar y divulgar el manual en la empresa

4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Apoya las actividades de diferentes áreas Registra acciones Funciones generales especificas registra Actividades secuenciales Facilita su control y seguimiento

5 VENTAJAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal Auxilian en la inducción al puesto. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal Proporcionan una visión integral de la empresa al personal Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento. Son guías del trabajo a ejecutar.

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7 EJEMPLOS PARA MANUAL DE FUNCIONES (FARMACIA) ALCANCE: La farmacia hace parte integral del servicio médico. USUARIOS: Médicos Generales, Personal de enfermería, Jefe del Servicio Farmacéutico, Auxiliares Farmacia. OBJETIVOS: GENERAL: Conocer el funcionamiento del servicio farmacéutico. ESPECÍFICOS: Determinar las funciones especificas de cada miembro que compone el ámbito del servicio farmacéutico. DEFINICIÓN: El Servicio de Farmacia es el ente encargado del desarrollo, la dirección y la organización del Servicio Farmacéutico. ESTRATEGIA OPERATIVA: Brindar atención y asesoría farmacéutica al personal científico, médico asistencial y a los pacientes internos y externos de la institución en lo referente a los medicamentos y elementos médico-quirúrgicos.

8 EJEMPLOS PARA MANUAL DE FUNCIONES (FARMACIA) Nombre del cargo: JEFE DE FARMACIA Dependencia: Servicio Farmacéutico Jefe Inmediato: Gerente Descendente: Auxiliar de farmacia, Digitadora. PERFIL DEL CARGO Químico Farmacéutico. Debe contar con tarjeta profesional expedida por la Secretaría Distrital de Departamental. Experiencia mínima en el área de un año demostrada. Debe contar con aptitudes administrativas basadas en la organización, conocimientos generales en costos de inventario, sistemas y capacidad de negociación. Manejo de personal, actitud de servicio y excelentes relaciones humanas.

9 EJEMPLOS PARA MANUAL DE FUNCIONES (FARMACIA) DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFÍCAS Determinar las necesidades de los medicamentos y elementos médico– quirúrgicos de acuerdo al consumo quincenal de los mismos manteniendo un suministro adecuado dentro la institución y tramitar la compra de los mismos ante los proveedores. Registro del ingreso de todos los medicamentos e insumos médico– quirúrgicos a partir de las facturas generadas por cada proveedor en el sistema de inventario o Kardex. Realización de inventarios físicos semestrales en las bodegas de la farmacia. Mantener registros y tramitar informes mensuales de las solicitudes de elementos de dotación de los diferentes servicios de la institución. Evaluación constante de nuevas cotizaciones de los diferentes productos para buscar mayores beneficios económicos y financieros, con proveedores nuevos y antiguos.

10 EJEMPLOS PARA MANUAL DE FUNCIONES (FARMACIA) Nombre del cargo: AUXILIAR DE FARMACIA Dependencia: Servicio Farmacéutico Jefe Inmediato: Jefe de farmacia-Químico Farmacéutico Nombre del cargo: Digitadora Dependencia: Servicio Farmacéutico Jefe Inmediato: Jefe de farmacia-Químico Farmacéutico

11 DIGITADORA AUXILIAR DE FARMACIA QUIMICO FARMACEUTICO COORDINADORA DE FACTURACION GERENTE ORGANIGRAMA DE FARMACIA

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13 EJEMPLOS PARA MANUAL DE FUNCIONES (ADMINISTRATIVO) ALCANCE USUARIOS OBJETIVOS: General y Especifico DEFINICIÓN ESTRATEGIA OPERATIVA Nombre del cargo: COORDINADORA DE FACTURACIÓN Dependencia: Auditoria y recurso humano Jefe Inmediato: Gerente Descendente: Facturadoras PERFIL DEL CARGO Debe tener estudios superiores, contabilidad, Auditoria, Administración y afines. Experiencia mínimo de un año en cargos de facturación. Ser una persona objetiva en el desarrollo de sus funciones. Capacidad de organización, planificación, liderazgo y delegación de tareas.

14 EJEMPLOS PARA MANUAL DE FUNCIONES (ADMINISTRATIVO) DESCRIPCION DE FUNCIONES ESPECIFÍCAS Llevar el control de ingresos abiertos. control y apoyo para dar soluciones reales y definitivas a cada evento con el fin, de que la facturación de los usuarios se realice diariamente. Presentar informe semanal a la gerencia sobre el desarrollo y evolución de los ingresos. Denunciar todo caso de incumplimiento a la gerencia, para tomar correctivos correspondientes. Hará cierre arqueo de caja, se debe entregar a contabilidad en los primeros 10 días de cada mes. revisar todos los comprobantes que soportan el ingreso de insumos a farmacia y verificar que se pasen a contabilidad.

15 DAUTORIZADORA DE SERVICIOS FACTURADORA DE CUENTAS FACTURADORAS COORDINADORA DE FACTURACION GERENTE ORGANIGRAMA FACTURACION DIGITADORA

16 GRACIAS


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