Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional Quinto Informe de Actividades 2005.

Presentación del tema: "Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional Quinto Informe de Actividades 2005."— Transcripción de la presentación:

1 Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional Quinto Informe de Actividades 2005

2 PRIMER INFORME DE ACTIVIDADES 2005

3 Presentación El año 2005 representó un reto para la COPLADI debido a su reciente transformación de Unidad en Coordinación General. Tal cambio requirió un esfuerzo mayor para la organización y el desempeño de las funciones de la dependencia, y permitió consolidar las actividades que previamente realizaba como Unidad de Desarrollo Institucional. Su nueva estructura como Coordinación General propició la diversificación y ampliación de sus funciones y atribuciones, que sirven de marco para el fortalecimiento de la planeación estratégica institucional.

4 Principales actividades en 2005

5 Consejo Técnico de Planeación de la Universidad de Guadalajara

6 Creación del Consejo Técnico de Planeación de la Universidad de Guadalajara. *FUENTE: Acuerdo No. 044/2005, 10 de enero de 2005 Creado el 10 de enero de 2005* Órgano asesor y propositivo que favorece la construcción de marcos de referencia comunes en los ámbitos de planeación, evaluación, información y desarrollo institucional, en el cual participan los coordinadores de planeación de los Centros Universitarios, del Sistema de Universidad Virtual, del Sistema de Educación Media Superior y la figura equivalente en la Administración General, sumando un total de 59 miembros (44 titulares y 15 designados). En 2005 trabajó en comisiones especializadas Comisión de planeación y evaluación (CPE) Comisión para el Sistema Institucional de Indicadores (CSII) Comisión para la integración de la Propuesta Institucional PIFI 3.2 Integrantes: 20 Sesiones: 2 Integrantes: 15 Sesión: permanente de mayo a octubre Comisión para el Sistema Institucional de Información Estadística (CSIIE) Integrantes: 25 Sesiones: 7 Integrantes: 15 Sesiones: 10

7 Actualización 2005 del Plan de Desarrollo Institucional, Visión 2010. Integración de la propuesta institucional del PIFI 3.2. Diseño de la estrategia para la construcción del Sistema Institucional de Indicadores (SII) e inicio de la construcción de indicadores. Diagnóstico de la situación de los sistemas de información institucionales para satisfacer los requerimientos periódicos de información estadística. Principales tareas del Consejo Técnico de Planeación realizadas en 2005.

8 Proceso de actualización del PDI Taller de actualización Consejo Técnico de Planeación Consejo de Rectores H. CONSEJO GENERAL UNIVERSITARIO 20 de octubre de 2005 Integrado por representantes de: Centros Universitarios (CU), Sistema de Educación Media Superior (SEMS), Sistema de Universidad Virtual (SUV), Administración General (AG). Actualización 2005 del Plan de Desarrollo Institucional, Visión 2010. Integrantes: 120 Sesiones: 2 Sesiones plenarias: 3 El principal objetivo de la actualización del PDI fue revisar las metas y establecer las estrategias mediante un proceso participativo de toda la Red Universitaria, el cual propició la adecuación de los objetivos que permitirán fortalecer los ejes estratégicos institucionales, así como facilitar la alineación de los esfuerzos académicos y administrativos hacia la consecución de la misión y la visión de la Universidad. CPE Sesión: permanente de julio a octubre

9 Proceso Institucional PIFI 3.2 Retroalimentación de la SES al PIFI 3.1 de la UdeG Guía PIFI 3.2 de la SEP RED UNIVERSITARIA Plan de Desarrollo Institucional Plan de Desarrollo de los Centros (DES) CONSEJO TÉCNICO DE PLANEACIÓN COORDINACIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Guía de la UdeG para la elaboración, ejercicio y seguimiento del PIFI Sistema en línea para la captura de indicadores y proyectos del PIFI Manual técnico- metodológico y de captura de indicadores PIFI Talleres de consistencia ProDES, ProGES y documento institucional PIFI Propuesta PIFI 3.2 de la Universidad de Guadalajara Documentos y materiales de apoyo para la defensa ante la SEP de la propuesta PIFI 3.2

10 Numeralia PIFI 3.2 Centros Universitarios 15 Dependencias de la AG 3 Reuniones 160 días (Asesoría permanente de mayo a octubre de 2005) Asesorías a CU´s y Dependencias de la AG Proyectos presentados Proyectos apoyados 18 14 Participantes en talleres de consistencia ProDES 60 evaluadores 15 coordinadores de mesa 15 Rectores de DES ProGES 8 evaluadores 1 coordinar de mesa 2 talleres para verificar la consistencia y pertinencia de los proyectos DES participantes Dependencias de la AG participantes 15 8 Comisiones de apoyo Planeación Indicadores Revisión de la consistencia de los proyectos

11 Proceso Institucional PIFI 3.2 Actualización y flexibilidad curricular. Programa de tutorías. Mejora y consolidación de programas educativos. Consolidación de Cuerpos Académicos. Enseñanza y aprendizaje del segundo idioma. Movilidad estudiantil y docente. Optimización de los procesos técnicos de bibliotecas. Ampliación y remodelación de la infraestructura física para el desarrollo de las actividades académicas. Áreas de impacto Monto apoyado (miles de pesos) $ 63,859.57 Monto solicitado (miles de pesos) $ 553,968.99 El PIFI ha contribuido a la consolidación de los procesos de planeación y evaluación participativos y ha permitido identificar con mayor precisión las debilidades y fortalezas de las DES en general, así como de sus programas educativos y cuerpos académicos en particular. Resultados

12 Etapa I: Definición de indicadores de primer nivel. a)Construcción de la propuesta de indicadores para las metas del PDI por eje estratégico. b)Programación y desarrollo del SII en la plataforma que el SIIAU tiene ex profeso (Metrics Manager). c)Presentación de la propuesta al pleno del CTP para su consenso*. d)Aprobación por las autoridades universitarias. e)Integración de los indicadores aprobados al Catálogo de Indicadores. Etapa II: Definición de indicadores de segundo nivel. a)Definición para las acciones inductoras de las metas del PDI. b)Programación y desarrollo del SII en la plataforma que el SIIAU tiene ex profeso (Metrics Manager). c)Construcción de indicadores para las acciones inductoras del PDI. d)Presentación de la propuesta al pleno del CTP para su consenso. e)Aprobación por las autoridades universitarias. f)Integración de los indicadores aprobados al Catálogo de Indicadores. Sistema Institucional de Indicadores (SII) Estrategia para la construcción del SII acordada por la Comisión para el Sistema Institucional de Indicadores. * Se presentará el 15 de febrero en esta instancia

13 Resultados de las reuniones de la Comisión del SIIE y sus subcomisiones: Diagnóstico de la situación que guardan los sistemas de información institucionales para satisfacer los requerimientos periódicos de información estadística. Propuesta, elaborada por el SIIAU para la creación de los catálogos institucionales, que den homogeneidad y comparabilidad a nuestras bases de datos. Respuesta al requerimiento de los Cuestionarios 911 (SEP) de nivel superior. Sistema Institucional de Información Estadística El Sistema Institucional de Información Estadística (SIIE) será la herramienta del SIIAU, que permitirá la generación de reportes de información estadística institucional para apoyar en la toma de decisiones internas y coadyuvar en los procesos de planeación, evaluación y transparencia del desempeño institucional.

14 Planeación, programación y evaluación

15 Diseño e implementación de la metodología para la evaluación institucional. Propuesta del Modelo Sistémico de Evaluación del P3e. Evaluación de los proyectos P3e 2004

16 La COPLADI elaboró una propuesta del Modelo Sistémico de Evaluación del P3e. Propuesta del Modelo Sistémico de Evaluación del P3e. La etapa de evaluación de los proyectos del ciclo anterior (salida), la cual se ha dado principalmente en forma cualitativa a través de los módulos del SIIAU Evaluación de proyectos y Reporte Integrador que recopilaron los datos para el análisis correspondiente. De las cuatro etapas se han realizado dos: La etapa del contexto institucional, mediante la evaluación del PDI. PROYECTOS INDUCTORES SISTEMA P3E COMO INSTRUMENTO ARTICULADOR DEL PDI PROYECTOS INDUCTORES PDI PROYECTOS INDUCTORES Y PROYECTOS NORMALES

17 Evaluación de los Proyectos P3e 2004 La evaluación cualitativa de los proyectos P3e 2004 se realizó tomando en cuenta el cumplimiento de metas, su interrelación con los ejes estratégicos y su impacto, además de valorar la utilidad del P3e para coadyuvar a la programación y el ejercicio de los recursos. OBJETIVOS Mejorar las políticas y reglas de operación para la aplicación del P3e Medir el impacto de los proyectos P3e 2004 en las metas de los ejes estratégicos del PDI. Rescatar los aspectos cualitativos de la operación del P3e Obtener insumos para la evaluación del PDI Módulo SIIAU Evaluación de proyectos P3e 2004 2,610 proyectos evaluados por los responsables de proyectos Cumplimiento de metas Impacto a los ejes estratégicos Interrelación con el PDI Operación del P3e Categorías de evaluación: 7,091 respuestas seleccionadas por los titulares de las entidades para ser analizadas Módulo SIIAU Reporte Integrador de proyectos P3e 2004

18 Estadística e información institucional

19 Reportes, informes y documentos institucionales Cuaderno Estadístico del Cuarto Informe de Actividades del Rector General Numeralía Institucional (actualización mensual) Internos

20 Cuaderno Estadístico del Cuarto Informe de Actividades del Rector General Certificaciones administrativas. Actividades del SIIAU con su histórico de 2002 a 2004. Número de proyectos y montos, por entidad universitaria y eje estratégico, capturados en el P3e. Se incluyeron dos nuevos apartados: Sistema de Educación Media SuperiorFinanciamiento Se consideraron de manera independiente los apartados de: Gobierno Se presentó nueva información en los apartados de : Investigación Datos sobre los Cuerpos Académicos Proyectos desarrollados por miembros del SNI Extensión Actividades del Centro Cultural Universitario Personal administrativo Se incluye lo concerniente a capacitación Gestión Se incluyeron series históricas a partir del año 1995.

21 Numeralia Institucional A partir del mes de enero de 2005 la COPLADI ha difundido de manera mensual a toda la Red Universitaria, la información e indicadores básicos más relevantes de los seis ejes estratégicos de nuestro Plan de Desarrollo Institucional.

22 Requerimiento solicitado por la OCDE “Proyecto sobre indicadores de políticas para la formación de empresarios; cuestionario sobre políticas educativas para la formación empresarial” (octubre) Externos Reportes, informes y documentos institucionales Cuestionarios 911 de nivel medio superior Fin de cursos 2004 – 2005 (julio) Inicio de cursos 2005 – 2006 (octubre) Cuestionarios 911 de nivel superior Inicio de cursos 2005 – 2006 (diciembre) Propuesta Metodológica y de Implementación del Sistema de Verificación Externa de la Matrícula (septiembre) Requerimiento “Integración de información sobre plantilla” solicitado por ANUIES – CUPIA (octubre) Respuesta a la auditoría de la matrícula que realizó la AMOCVIES a la información de población escolar que se presentó a ANUIES – CUPIA (septiembre) Respuesta a cuatro requerimientos de información fundamentados en la Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco, a través de la Unidad de Enlace e Información.

23 Reportes, informes y documentos institucionales Guía de la U de G para la elaboración, ejercicio y seguimiento del PIFI Manual técnico metodológico y de captura de indicadores PIFI Documentos generados Corrida CUPIA UdeG Propuesta para el premio SEP- AMERIAF Su objetivo es facilitar la formulación del PIFI y la solicitud, administración y elaboración de informes financieros y académicos correspondientes al programa, para así garantizar el cumplimiento y buen desarrollo de los proyectos apoyados a la Universidad de Guadalajara. Su objetivo principal es hacer más fácil la captura y comprensión de los indicadores, explicando los elementos requeridos para el llenado de los formatos de indicadores solicitados en el PIFI 3.2. El manual es una guía clara y precisa de tal procedimiento. La Universidad de Guadalajara, a través de la COPLADI, participó exponiendo sus logros en el rubro de gestión institucional mediante los avances obtenidos en P3e, SIIAU y el sistema de gestión de la calidad. En abril de 2005 la COPLADI aplicó en la Red Universitaria el modelo para la asignación de subsidio a la IES presentado por el Consejo de Universidades Públicas e Instituciones Afines (CUPIA). Los resultados de la corrida del modelo fueron presentados a la Vicerrectoria Ejecutiva como propuesta para la asignación del presupuesto a las entidades que conforman la Institución

24 Revisión de consistencia de documentos institucionales Validación de información del folleto (brochure) institucional 2005 llamado “Visión universitaria en el nuevo milenio”. Red Universitaria (10 Años). Impacto regional y evolución de la Red Universitaria de Jalisco. Se revisó la consistencia, coherencia, congruencia y pertinencia de 77 proyectos de apoyo académico que se presentaron ante la SEP (controversia), 45 de los cuales integraron la propuesta final y fueron apoyados con recursos.

25 Administración de Fondos Extraordinarios

26 Gestión y administración de fondos extraordinarios Reprogramación, ejercicio y comprobación de recursos extraordinarios Proyectos de las universidades públicas estatales con base en lo establecido en el Presupuesto de Egresos de la Federación 2005 (controversia).

27 Reprogramación, ejercicio y comprobación de recursos extraordinarios Control y seguimiento del ejercicio de los recursos financieros de: Proyectos del Programa Integral de Fortalecimiento al Posgrado (PIFOP) 1.0 Proyectos del Programa para el Desarrollo Universitario (PROADU) 2003 Finiquito del convenio FOMES 2000 Ejercicio del 41% de los recursos PIFIEMS 1.0 Control y seguimiento de los recursos financieros de PIFI: PIFI % de ejercicio % de comprobación 1.0100 2.0100 3.09590 3.16548 % de Recursos financieros ejercidoscomprobados 10076 % de Recursos financieros ejercidoscomprobados 10092

28 Con el objetivo de hacer más eficientes las tareas relativas al control, ejercicio y comprobación de recursos, se sustituyó el registro de ingresos y egresos de los recursos de PIFIEMS, PIFI, PIFOP y PROADU, por un sistema de contabilidad diseñado especialmente para el registro y control de dichos recursos, aplicado a las operaciones contables de los ejercicios fiscales de 2002 al 2005. La aplicación de este nuevo sistema hizo necesario el desarrollo de un catálogo de cuentas y subcuentas con respecto a convenios, centros universitarios, fideicomisos, proyectos, e intereses financieros. Sistema de contabilidad Auditoría Se solventó la auditoria practicada al Área de Fondos Externos de la Unidad para el Desarrollo Institucional, realizada según orden de revisión 053/2004 de la Contraloría General.

29 La SEP emitió los “Lineamientos para la presentación de proyectos de las Universidades Públicas Estatales con base en lo establecido en el Presupuesto de Egresos de la Federación 2005” (junio, 2005). La COPLADI coordinó e integró la propuesta institucional respectiva. Proyectos de las Universidades Públicas Estatales con base en lo establecido en el Presupuesto de Egresos de la Federación 2005 (controversia). tipoProyectos Número 1Proyectos dictaminados favorablemente en el marco de los ProDES, ProGES y del PIFI 3.1 (o del PIFIEMS 1.0) que fueron financiados parcialmente por la SEP en 2004. 15 2 Proyectos dictaminados favorablemente en el marco d e los ProDES y ProGES del PIFI 3.1 (o del PIFIEMS 1.0) que no pudieron ser fueron financiados por la SEP en 2004. 7 3 Proyectos prioritarios de las instituciones en el marco del PIFI 3.1 (o del PIFIEMS 1.0) que fueron dictaminados negativamente y que hayan sido elaborados y/o corregidos para asegurar su calidad, su consistencia interna, viabilidad y alineación con su Plan de Desarrollo Institucional y las visiones de la DES y de la institución. 2 4 Proyectos que no forman parte de los ProDES y ProGES del PIFI 3.1 (o del PIFIEMS 1.0) y que la universidad formule para coadyuvar a la realización de su Plan de Desarrollo y al fortalecimiento institucional en el marco del proceso de planeación iniciados en 2001. 66 Total de proyectos presentados90 Los proyectos presentados representan en conjunto una forma racional y equilibrada, de acuerdo a los instrumentos de planeación institucional, para la generación de un desarrollo y cumplimiento armónico e integral de las funciones sustantivas de la Universidad de Guadalajara. Monto apoyado: $688,386,818.30

30 Apoyo en la integración de: Estimación del Subsidio Público Estatal (SP) 2006. Estimación del Subsidio Público Federal (SP) 2006. Presupuesto de Ingresos y Egresos Ampliado 2005. Presupuesto de Ingresos y Egresos Inicial 2006.

31 Asesoría técnica orientada a las actividades de planeación

32 2 Cursos sobre el Sistema P3e :  Centro Universitario del Sur.  Universidad Liceo Cervantino, Guanajuato. 1 Curso sobre el Plan de Desarrollo Institucional:  Centro Universitario del Sur. Impartidos Cursos Asesorías 60 asesorías a la Red Universitaria, para la integración del apartado de indicadores del PIFI 3.2 Asesoría permanente para la elaboración de ProDES y ProGES. Ponencias 1 Ponencia: “Retos y expectativas de la Reforma Universitaria”, en Tampico, Tamaulipas

33 Recibidos Capacitación y asesoría técnica orientada a las actividades de planeación Intercambio de experiencias en materia de planeación y construcción de indicadores con las Universidades de: Universidad de Quintana Roo UNICARIBE UNISUL, Santa Catarina, Brasil “Calidad en la educación superior, hacia la construcción de indicadores”, impartido por la ANUIES Taller Cursos Software especializado Congresos Cuarto Congreso Internacional de Administración Universitaria de la AMERIAF en Hermosillo, Sonora.

34 Centro de Información y Documentación Se ha iniciado la implementación del software Aleph para que el catálogo del acervo del CID se pueda consultar en línea, esperando así extender sus servicios a la comunidad universitaria. A partir del 2005 el Centro de Información y Documentación (CID) de la COPLADI forma parte de la Red de Bibliotecas de la Universidad de Guadalajara como un centro especializado en los ámbitos de planeación, evaluación, información estadística y desarrollo institucional. En la actualidad su acervo esta disponible para las dependencias de la Red Universitaria y público en general.

35 Página Web de la COPLADI Se estableció la página Web de la COPLADI la cual: Contiene documentos institucionales tales como: numeralia institucional; cuadernos estadísticos, documentos PIFI y PIFIEMS, presupuestos y el Plan de Desarrollo Institucional. Administra el Foro del Consejo Técnico de Planeación y el sitio de la Comisión del Sistema Institucional de Indicadores. http://www.copladi.udg.mx

36 Metas no logradas Integrar al 100% el Catálogo Institucional de indicadores. Elaborar análisis de las principales tendencias educativas y políticas federales en materia de educación. Realizar el Informe PIFI, cuya finalidad es determinar los logros obtenidos por los proyectos PIFI en nuestra Universidad. Proponer estrategias y líneas de acción para el desarrollo institucional. Realizar las etapas de evaluación de consistencia y de desempeño (entrada y proceso de proyectos inductores) de los proyectos P3e de acuerdo al modelo sistémico.

37 No fue posible satisfacer de manera automática los requerimientos de los Cuestionarios 911, debido a que : Algunos Centros Universitarios no tienen registrados en el sistema a sus alumnos de posgrado. No se ha integrado al SIIAU la historia académica de los estudiantes del SEMS. La información sobre egresos y titulación esta parcialmente sistematizada (hay ausencias principalmente en posgrado). No se cuenta con un dato confiable y auditable sobre la escolaridad de docentes de asignatura y tiempo completo. No hay información, en base de datos, sobre actividades de investigación y extensión, que también son requerimientos habituales en los Cuestionarios 911 y otras solicitudes. Metas no logradas (continuación)

38 Principales obstáculos para el desempeño de las funciones No existen canales claros de comunicación al interior de las dependencias ni entre ellas, lo que redunda en la fragmentación y demora de los procesos. No se recibe de manera oportuna y periódica la información requerida institucionalmente, debido a que en algunas instancias de la Red no existen procedimientos para la organización y validación de la información de su ámbito, ni para establecer responsables y calendarios de entrega. Al interior de la Red Universitaria es muy heterogénea la formación y experiencia en el ámbito de planeación, evaluación y elaboración de proyectos.

39 Principales retos para 2006 Implementar el Informe PIFI, para determinar el impacto académico en la mejora y consolidación de la calidad de los Programas Educativos (PE), Cuerpos Académicos (CA) y la gestión institucional. Completar las etapas del Modelo Sistémico de Evaluación del P3e. Continuar con los trabajos para la evaluación integral del Plan de Desarrollo Institucional 2010. Brindar capacitación a todos los niveles, en materia de planeación programación y evaluación. Fomentar la cultura de la planeación en la Red Universitaria.

40 Principales retos para 2006 Concluir con el ejercicio de recursos provenientes de la “Aportación aprobada por la Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, en términos del Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación 2005 y del Convenio de Colaboración y Apoyo entre la SEP y la Universidad de Guadalajara” (controversia). Ejercer y comprobar al 100% los recursos PIFI 2003, 2004 y 2005, y PIFIEMS 1.0. Consolidar la automatización de la información para dar respuesta a los Cuestionarios 911 (SEP), trabajando conjuntamente con el SIIAU, la CGSI, y las entidades de la Red a través de la Comisión para el SIIE. Integrar el Catálogo Institucional de Indicadores. (continuación)

41 Consideraciones finales Al hacer el balance de este año de gestión, me permito reconocer el trabajo de todos y cada uno de los miembros del Consejo Técnico de Planeación y del equipo de la COPLADI. Asimismo, agradezco el apoyo brindado por parte de las autoridades universitarias a las tareas de esta Coordinación. Mtra. Gloria Angélica Hernández Obledo Coordinadora General Febrero de 2006. La COPLADI se encuentra trabajando en mejores condiciones presupuestales y de equipamiento, lo que coadyuvó al cumplimiento de metas y compromisos institucionales en el año 2005; no obstante, todavía quedan retos importantes por alcanzar.