Capacitación en implementación del sistema SQF

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1 Capacitación en implementación del sistema SQF
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Capacitación en implementación del sistema SQF El proceso de certificación SQF © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

2 Sección 3: Descripción general
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Sección 3: Descripción general Definir certificación y acreditación Revisar el proceso de certificación Describir el proceso de auditoría, que incluye Alcance de la auditoría Duración de la auditoría Auditorías basadas en archivos (documental) y en sitio (Producción) Definir no conformidades Describir el puntaje y la calificación de la auditoría Describir el proceso para otorgar y mantener la certificación La Sección 3 abordará el proceso de certificación. En esta sección el instructor: definirá la certificación y la comparará con la acreditación y proveerá una descripción de los pasos del proceso de certificación, incluida la elección de un organismo de certificación; resumirá el rol y la calificación de un auditor SQF y describirá los beneficios de trabajar en conjunto con su auditor SQF; describirá el proceso de la auditoría, incluido el alcance de esta, su duración y las partes del informe de auditoría, incluidos el puntaje y la calificación de esta; resumirá el proceso de las auditorías basadas en archivos o documentos y la planta. Brindará detalles del proceso de otorgamiento y mantenimiento de la certificación y describirá las razones por las que un organismo de certificación suspendería o revocaría una certificación. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

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Sección 3: el proceso de certificación SQF Definiciones Certificación es la emisión de un certificado de registro a un proveedor por parte de un organismo de certificación después de haber completado satisfactoriamente una auditoría de certificación o de recertificación. Un organismo de certificación certifica a un proveedor Acreditación es la verificación por parte de un organismo de acreditación de un organismo de certificación que confirma que cumplen, y continúan cumpliendo, los requisitos establecidos por el Instituto SQF. Un organismo de acreditación acredita a un organismo de certificación Los términos acreditación y certificación con frecuencia se confunden y es importante que usted los distinga antes de que continuemos. La certificación es un reconocimiento formal otorgado por un organismo de certificación de que el Sistema SQF de un proveedor cumple con el Código SQF, según corresponda, después de una auditoría de certificación o de recertificación. La acreditación es un reconocimiento formal otorgado por un organismo de acreditación que confirma que el sistema de gestión de un organismo de certificación cumple con la Guía 65 de 1996 y los Requisitos generales de la ISO y de la IEC (son requisitos generales para organismos que operan un sistema de certificación de productos) y que dicho CB es idóneo para recibir una licencia para ofrecer el servicio en el territorio, y que el CB es idóneo para continuar ofreciendo el servicio. En términos sencillos, un organismo de certificación certifica a un proveedor y un organismo de acreditación acredita a un organismo de certificación. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)

4 Proceso de gestión del programa SQF
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Proceso de gestión del programa SQF Instituto SQF Organismos de acreditación Organismos de certificación Proveedores Centros de capacitación Auditores Autoriza Capacita Acredita Certifican Auditan Este diagrama de flujo muestra el modo en que el Instituto SQF administra el programa SQF. Es un sistema de controles y reacciones que asegura la integridad del programa SQF. En resumen: El Instituto SQF autoriza a los organismos de acreditación, a los organismos de certificación y a los centros de capacitación. En los EE. UU., el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (American National Standards Institute, ANSI) es el organismo de acreditación (accreditation body, AB). Fuera de los EE. UU., el Instituto SQF emplea al Sistema de Acreditación Conjunta de Australia y Nueva Zelanda (Joint Accreditation System-Australia New Zealand, JAS-ANZ). El organismo de acreditación acredita a los organismos de certificación su cumplimiento con la norma ISO/IEC DIS 17065, un conjunto de estándares reconocidos internacionalmente y usado por los organismos que operan un sistema de certificación de productos (p. ej., el estándar SQF). Los CB están autorizados por el Instituto SQF para certificar a los proveedores. Hacer que el organismo de certificación esté independientemente acreditado por un estándar de reconocimiento internacional asegura un proceso imparcial y de alto nivel cuando el organismo de certificación acreditado certifica a un proveedor que cumple con el código SQF. Esta combinación elimina el conflicto de interés que ocurriría si el propietario del esquema (Instituto SQF) auditara a los proveedores. Todos los CB autorizados aparecen en el sitio web del Instituto SQF ( Los centros de capacitación también son autorizados por el Instituto SQF para capacitar solamente a consultores SQF y practicantes SQF, pero no a auditores. El Instituto SQF capacita a los auditores SQF. Esta es un área en que el programa SQF se diferencia en gran medida de otros propietarios de programas y esquemas, eliminando de esta manera el conflicto de interés que habría si los organismos de certificación capacitaran a los auditores.   Este sistema está diseñado para brindar integridad al Programa y respaldo a los proveedores y su certificación. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

5 El proceso de certificación SQF
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF El proceso de certificación SQF Seleccionar un organismo de certificación Identificar el alcance de la certificación Seleccionar un auditor Identificar el alcance de la auditoría Auditoría basada en archivos (documental) Auditoría basada en la planta (sitio) El informe de auditoría Otorgamiento de certificación Mantenimiento de la certificación Entonces, veamos una descripción general del proceso de certificación SQF. Dentro de cada paso puede haber pasos adicionales o información que usted necesite saber cuando atraviesa el proceso de certificación. Algunos pasos o subpasos abordarán medidas que se deben tomar durante la certificación inicial, otros pasos nunca los experimentará y otros son pertinentes durante la recertificación. Podrá encontrar más detalles para cada paso en el código SQF, Parte A. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

6 Selección de un organismo de certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Selección de un organismo de certificación 2.2. Identificación del alcance de la certificación 5.1. Cambio del alcance de la certificación Notificación de eventos de negocios 5.9. Quejas, apelaciones y disputas 5.8. Conflicto de interés 3.1. Responsabilidad por la decisión de certificación El primer paso en el proceso de certificación es seleccionar un organismo de certificación. El organismo de certificación cumple un rol muy importante dentro del proceso de certificación y tiene varias responsabilidades claves. Estas responsabilidades de describen en las siguientes dispositivas. Estos números indican en qué parte de la Parte A del código usted puede encontrar detalles adicionales. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

7 Selección del organismo de certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Selección del organismo de certificación El proceso de certificación comienza con la selección de un organismo de certificación Los organismos de certificación están autorizados por el Instituto SQF para realizar auditorías SQF y emitir el certificado de registro SQF Un proveedor puede optar por cambiar su organismo de certificación (OC) (Certification Body, CB) después de completar un ciclo de certificación Como se indica en la Parte A, del código SQF, para comenzar el proceso de certificación, el proveedor debe escoger un organismo de certificación. Como ya vimos en esta sección, un organismo de certificación está autorizado por el Instituto SQF para realizar auditorías SQF y emitir el certificado de registro SQF. Esta es una tarea de gran importancia. Para asegurar que el CB haga un buen trabajo, este ha sido acreditado por un organismo de acreditación por tener un proceso adecuado y efectivo para certificar a los proveedores de acuerdo con un estándar de productos, tal como SQF. La acreditación del CB se revisa anualmente. En el sitio web del Instituto SQF ( se puede encontrar una lista de los CB autorizados junto con los países donde operan. Un proveedor puede optar por cambiar su organismo de certificación después de completar un ciclo de certificación una vez que todas las no conformidades pendientes hayan sido resueltas (lo cual se describe más adelante en esta sección). El proceso para cambiar el CB se describe en el código SQF, Parte A, Sección 5.2. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

8 Selección del organismo de certificación (continuación)
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Selección del organismo de certificación (continuación) El acuerdo entre un OC y un proveedor debe incluir, como mínimo, lo siguiente: Alcance de la auditoría Plazo de la auditoría Estructura de honorarios Condiciones para emitir, revocar o suspender una certificación Procedimientos de apelaciones, quejas y disputas El proveedor debe celebrar un acuerdo con un organismo de certificación. En el acuerdo se deben describir los servicios prestados y, como mínimo, lo siguiente: El alcance de la auditoría El plazo esperado para realizar y completar la auditoría y los informes requeridos La estructura de honorarios Las condiciones en las cuales se emite, revoca o suspende el certificado de registro Los procedimientos de apelaciones, quejas y disputas del CB © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

9 Identificación del alcance de la certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Identificación del alcance de la certificación La certificación SQF es específica de las instalaciones y del producto El alcance de la certificación describe las categorías y los productos del sector alimentario elegidos del proveedor El alcance de la certificación es parte del certificado de registro Los productos producidos o manipulados en las instalaciones que no se describen en el alcance de la certificación no aparecerán en el certificado de registro y no pueden promoverse como certificados Parte A, Sección 2.4 Una vez que un proveedor ha seleccionado un organismo de certificación, una de las primeras cosas que hará el CB es definir el alcance de la certificación. La certificación SQF es específica del producto y de las instalaciones. El alcance de la certificación describirá las categorías del sector alimentario y el producto procesado o gestionado en esas instalaciones. El alcance de la certificación forma parte del certificado de registro. El certificado de registro describe la ubicación de las instalaciones y la naturaleza y el alcance de la certificación SQF del proveedor. Si usted, como proveedor, opta por excluir procesos o productos del alcance de la certificación, los productos excluidos no serán incluidos en el certificado de registro y no los podrá promocionar como cubiertos por la certificación. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

10 Cambio del alcance de la certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Cambio del alcance de la certificación Los cambios realizados al alcance de la certificación se deben presentar por escrito ante el organismo de certificación El OC determinará si se puede emitir un nuevo certificado, según el nivel de riesgo del producto y de los procesos existentes Parte A, Sección 5.1 Si un proveedor desea agregar categorías y productos del sector alimentario al alcance de la certificación, el proveedor deberá solicitar por escrito a su organismo de certificación la extensión del alcance de la certificación. El OC determinará si se requiere o no una auditoría de los procesos o productos adicionales. Esto dependerá de la categoría de riesgo del producto, de las similitudes con procesos o productos existentes y de la proximidad con la siguiente fecha de auditoría programada. En virtud de esta determinación, el OC emitirá un nuevo certificado de registro, o bien, asesorará por escrito al proveedor acerca de los motivos por los cuales no se puede emitir el nuevo certificado. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

11 Notificación al OC acerca de los eventos de negocios
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Notificación al OC acerca de los eventos de negocios Lo siguiente, a menudo se describe en el acuerdo del OC y los proveedores deben notificarlo a su OC: En caso de una retirada del producto, también debe notificar al Instituto SQF Si se producen cambios de propietario del negocio Si se reubican las instalaciones del negocio Parte A, Secciones El proveedor debe comunicarse con el OC ante ciertas circunstancias, a menudo descritas en el acuerdo con el organismo de certificación. En caso de la retirada de un producto u otro evento de inocuidad de alimentos que requiera notificar al público, el proveedor notificará por escrito a su OC y al Instituto SQF (a dentro de las 24 horas. Un cambio de propietario es otro evento en el cual el proveedor debe informar a su OC. Si el negocio se vende pero se conserva el nombre, el nuevo propietario deberá informar por escrito al OC, dentro de los 30 días, acerca del cambio de propietario y solicitar la conservación de la certificación SQF y del número de certificación existente. El OC debe realizar una auditoría completa en la planta. En los casos en los que cambie la autoridad del proveedor pero se conserve el personal de mayor responsabilidad para la administración del Sistema SQF, el organismo de certificación podrá conservar la actual frecuencia de auditoría si se realiza una auditoría en las instalaciones dentro de los 60 días desde el cambio de propietario. Si hubiera cambios significativos en la gerencia y el personal de las instalaciones, el OC deberá realizar una auditoría de certificación y emitir un certificado de registro y un número de certificación nuevos. En caso de que un proveedor reubique sus instalaciones del negocio, el certificado de registro del proveedor perderá validez hasta que se realice una recertificación exitosa de las nuevas instalaciones. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

12 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF Procedimientos de quejas, apelaciones y disputas del organismo de certificación El organismo de certificación debe describir y poner a disposición del proveedor su procedimiento para manejar y resolver las apelaciones, quejas y disputas presentadas por el proveedor El OC debe resolver todas las quejas sin demora y llevar registro de las quejas y sus resoluciónes. El organismo de certificación debe describir junto con el proveedor sus procedimientos para manejar y resolver las apelaciones, quejas y disputas realizadas por el proveedor o por otros sobre el proveedor. En el caso de que un proveedor tenga una causa para registrar una queja acerca de las actividades de un organismo de certificación o apele o dispute una decisión tomada por un organismo de certificación, incluidas las actividades y decisiones de sus auditores, el organismo de certificación deberá investigar y resolver estas cuestiones sin demora y llevar registros de todas las quejas, apelaciones, disputas y su resolución. En el caso que un organismo de certificación reciba una queja acerca de un proveedor por parte de un tercero, el organismo de certificación deberá investigar y resolver adecuadamente el asunto sin demora y llevar registros de todas las quejas, apelaciones, disputas y su resolución. En el caso de que se registre una queja acerca de la conducta o el comportamiento de un auditor u organismo de certificación, el organismo de certificación deberá investigar y resolver adecuadamente el asunto sin demora y llevar registros de todas las quejas y su resolución. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

13 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF Conflicto de interés El organismo de certificación debe asegurase de que toda actividad de certificación se controle independientemente de cualquier actividad de consultoría Los auditores no auditarán en ninguna parte donde hayan servido como consultores de un proveedor durante los últimos dos años No debe haber conflicto de interés entre ninguna actividad de capacitación, consultoría o auditoría entre empleados del organismo de certificación El organismo de certificación deberá asegurar que todas las actividades de certificación (incluido el desarrollo de políticas y prácticas) se controlen y administren independientemente de cualquier actividad de consultoría. Deberá excluir a cualquier auditor SQF potencial de encargarse de cualquier auditoría relacionada con la certificación de sistemas SQF que constituya un conflicto de intereses según se describe a continuación, o cualquier otra condición que pudiera conducir a un conflicto de intereses. Los auditores SQF no auditarán en ninguna parte donde hayan participado en un rol de consultor relacionado con el proveedor en cuestión o con cualquier persona relacionada con el proveedor durante los últimos dos años (que se considere partícipe de manera activa y creativa en el desarrollo del sistema SQF que se auditará, incluido el desarrollo de planes de inocuidad de alimentos ). La consultoría incluye, entre otras, actividades tales como las siguientes: i. Diseñar o preparar planes de inocuidad de alimentos, planes de calidad alimentaria, manuales, instrucciones de uso o procedimientos. ii. Participar en el proceso de toma de decisiones con relación a los sistemas SQF. iii. Asesorar, como consultor o de otro modo, acerca del diseño, la documentación, el desarrollo, la validación, la verificación, la implementación o el mantenimiento de sistemas SQF. iv. Capacitar o participar en un servicio de capacitación “en la empresa” en el que se brinde asesoramiento e instrucción acerca del desarrollo y la implementación de planes de seguridad alimentaria y sistemas SQF para obtener certificación. El organismo de certificación deberá asegurar que un auditor SQF revele cualquier relación actual, pasada o propuesta entre él o su organización y el proveedor. El organismo de certificación deberá asegurar, a través de la estructura de la organización, que no haya ningún conflicto potencial de interés, consultoría o capacitación entre los auditores contratados o empleados por el organismo de certificación y el proveedor actual o potencial dentro del programa SQF. Un proveedor puede rechazar el servicio de un auditor SQF si considera que este tiene un conflicto de interés o por otros motivos. En tales circunstancias, el proveedor describirá las razones por escrito ante el organismo de certificación. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

14 La decisión de certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF La decisión de certificación La decisión de certificación es presentada por el organismo de certificación El OC evalúa si la auditoría realizada por su auditor es exhaustiva, si se han cumplido todos los requisitos y si el informe de la auditoría está completo Al proveedor que alcance como mínimo una calificación “Complies” (Cumple) se le emitirá un certificado de registro con el nombre del OC y el número de acreditación Parte A, Sección 3.1 La responsabilidad final, e indudablemente la más importante, del organismo de certificación es presentar una decisión de certificación. La decisión de certificación tomada por el OC se basa en la evidencia de cumplimiento y no conformidad reunida por el auditor durante la auditoría de certificación. Como verá más adelante, el organismo de certificación otorga un certificado de registro a los proveedores que alcanzan, por lo menos, una calificación “Complies” (Cumple). En este certificado de registro constan el nombre y el número de acreditación del organismo de certificación y, por ello, es vital que el OC se asegure de que las auditorías realizadas por sus auditores sean exhaustivas, que se cumpla con todos los requisitos y que el informe de auditoría esté completo. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

15 Selección del auditor SQF por parte del organismo de certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Selección del auditor SQF por parte del organismo de certificación 2.1. Selección del auditor SQF 5.6. Uso de un experto técnico 5.7. Idioma El siguiente paso en el proceso de certificación es que el organismo de certificación seleccione un auditor. Para asegurarse que el auditor realice una auditoría justa e integral, se puede asignar a un experto técnico para que asista al auditor en caso de un proceso o producto especializado o de alto riesgo. Además, se puede proveer un traductor que facilite la comunicación con el proveedor durante el proceso de la auditoría. En las siguientes diapositivas se describirá el papel del auditor, del experto técnico y del traductor. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

16 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF Trabajo en equipo El proveedor y el auditor SQF deben trabajar juntos para que una auditoría SQF tenga éxito En última instancia, el resultado final de una auditoría SQF satisfactoria es una sociedad entre el auditor y usted, el proveedor. El rol del auditor es evaluar su sistema para detectar cualquier oportunidad de interrupción o falla. Para que el auditor pueda ayudar a que usted, su planta, su empresa y su marca produzcan exitosamente un producto seguro y de calidad, usted, el proveedor y el auditor deben trabajar en equipo. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

17 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF El auditor SQF Contratado para auditar el sistema SQF de un proveedor en representación del organismo de certificación Registrado ante el Instituto SQF Designado por categoría del sector alimentario Debe firmar un Código de conducta Debe declarar los conflictos de interés Rotación del auditor después de 3 ciclos de auditoría Parte A, Sección 2.1 El auditor SQF es seleccionado por el organismo de certificación en función del alcance de la certificación. El auditor debe ser empleado o contratado por un organismo de certificación autorizado y registrado por el Instituto SQF. Para asegurar que el auditor brinde una evaluación integral de los sistemas de seguridad y calidad alimentaria del proveedor, el auditor debe estar registrado para la misma categoría del sector alimentario definida en el alcance de la auditoría del proveedor. Los auditores SQF son un eslabón vital del proceso de evaluar sus procesos de inocuidad y calidad alimentaria y asegurar la salud pública, por lo que se atienen a los estándares más exigentes. El auditor reunirá los requisitos de competencia establecidos por el Instituto SQF en el documento “SQF Systems: Criteria for Auditors” (Sistemas SQF: criterios para auditores). Esto incluye capacitación en HACCP y el código SQF y tener amplios conocimientos y experiencia en cómo auditar un sistema de producción o fabricación de alimentos. Un auditor debe demostrar poseer conocimiento experto sobre el alimento y el proceso auditados. Como parte del proceso de registro, el auditor firma un Código de conducta que establece que se comportará de manera profesional y que actuará según las reglas establecidas por el Instituto SQF al ofrecer sus servicios. Para asegurar una evaluación justa e imparcial, el auditor también debe declarar al organismo de certificación si tiene un conflicto de interés potencial que pudiera afectar el desempeño de sus servicios de auditoría a un cliente. Esto se realiza principalmente para asegurar que el auditor nunca audite su propio trabajo y tenga la capacidad de conservar la objetividad durante los servicios de auditoría. Un Auditor declararía un conflicto de interés si estuviera involucrado en una actividad que no es de auditoría relacionada con el sistema SQF del cliente durante los dos últimos años. Por ejemplo, esto puede incluir consultoría o capacitación de un proveedor en las instalaciones. Para asegurarse aún más de que no exista ningún conflicto ni parcialidad, SQF requiere que el organismo de certificación rote a los auditores SQF para asegurarse de que ningún auditor SQF audite al mismo proveedor más de tres ciclos de auditoría consecutivos. Esto se hace para asegurar que el auditor conserve la objetividad durante toda la certificación del proveedor. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

18 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF Función del auditor Recopilar evidencia objetiva para mostrar que las actividades se están llevando a cabo como se especificó y verificar que el sistema SQF producirá y entregará alimentos inocuos y de calidad Recuerde que el objetivo de implementar un sistema SQF es la producción de alimentos inocuos y de calidad para resguardar la salud pública. La función del auditor es recopilar evidencia objetiva para demostrar que las actividades realizadas por su planta y su empresa se están llevando a cabo como usted lo especificó y para verificar que su sistema producirá alimentos inocuos y de calidad. Esto se remonta a esa sociedad con su auditor: usted debe facilitarle el conjunto de esas evidencias para que ellos puedan verificar verazmente que usted está produciendo alimentos inocuos y de calidad que no perjudicarán la salud pública. Para ayudar al auditor a lograr esto, usted debería verificar siempre que el auditor esté calificado para trabajar en su sector de la industria alimentaria (p. ej., que esté familiarizado con su proceso y su producto), para lo cual usted puede verificar su registro y las categorías del sector alimentario en el sitio web de SQF ( © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

19 Uso de un experto técnico
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Uso de un experto técnico Se puede usar para asistir a un auditor SQF Para procesos altamente técnicos Para auditorías o procesos fuera del área de especialización del auditor Para auditorías de alto riesgo Se debe notificar al proveedor acerca del uso de un experto técnico antes de la auditoría Las calificaciones de un experto técnico deben ser verificadas por el Instituto SQF Parte A, Sección 5.6 Pueden usarse los servicios de expertos técnicos que asistan a los auditores SQF en auditorías en las que el auditor esté registrado como SQF pero no en la categoría del sector alimentario del proveedor, o en casos de auditorías de alto riesgo, en el caso de que el asesoramiento técnico de un experto fuera beneficioso para la auditoría. El uso de los servicios de un experto técnico que asista a un auditor SQF en la realización de una auditoría SQF se permite siempre que se haya notificado al proveedor antes de la auditoría y este lo acepte. El experto técnico debe firmar un acuerdo de confidencialidad con el organismo de certificación. Antes de la auditoría, el organismo de certificación debe presentar ante el director técnico del Instituto SQF las calificaciones técnicas del experto técnico y la justificación para emplear sus servicios. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

20 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF Idioma (Traducción) Se debe contar con un traductor para asistir en la comunicación efectiva durante el proceso de auditoría El traductor: Debe ser ofrecido por el organismo de certificación Debe tener conocimiento de términos técnicos pertinentes Debe ser independiente del proveedor auditado Antes de la auditoría se notificará al proveedor sobre el uso de un traductor Código SQF, Parte A, Sección 5.7 El organismo de certificación se asegurará que el auditor SQF que realice la auditoría pueda comunicarse de manera competente, tanto de manera oral como por escrito, en el idioma del proveedor auditado. En aquellos casos en los que se necesite un traductor, este será provisto por el organismo de certificación y deberá conocer la términos técnicos usados durante la auditoría, deberá ser independiente del proveedor auditado y no deberá presentar conflictos de interés. Se deberá notificar al proveedor acerca de cualquier prolongación en la duración de la auditoría y del aumento del costo relacionado con el uso de los servicios de un traductor. A efecto de resolver cualquier conflicto, prevalecerá la versión en inglés del código SQF como referencia para la toma de decisiones. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

21 La auditoría de certificación SQF
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF La auditoría de certificación SQF 2.4. Identificar el alcance de la auditoría 2.5. Guía de duración de la auditoría 2.6. Auditoría basada en archivos (documental) 2.7. Auditoría basada en la planta (Sitio) 2.8. Elementos del sistema Una vez que el proveedor haya elegido un organismo de certificación que haya definido su alcance de la certificación y designado un auditor calificado para evaluar su proceso y su producto, el paso siguiente es ejecutar el proceso de auditoría. Esto implica varios pasos que se explicarán en la siguiente serie de diapositivas. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

22 Tres tipos de auditorías
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Tres tipos de auditorías Auditoría interna Auditoría del cliente o su representante Auditoría de un tercero Para comenzar, definamos “auditoría”. El término “auditoría” puede tener significados distintos para personas distintas. Con frecuencia, se confunde “auditoría” con “inspección”. Anteriormente, los términos se utilizaban indistintamente. Si bien es cierto que una auditoría incluye actividades de inspección, una auditoría es diferente de una “inspección” regulatoria. Una auditoría es una evaluación de los procesos de una planta según un conjunto de estándares o criterios. Existen varios tipos de auditorías a las que una empresa generalmente debe someterse: Auditoría interna Auditoría del cliente o su representante Auditoría de un tercero Cada una de ellas se encuentra descrita en las diapositivas que figuran a continuación. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

23 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF Auditoría interna Auditorías realizadas por la planta misma (el “interesado”) También llamadas: Auditorías “en la empresa” Auditorías de “nosotros sobre nosotros mismos” Obligatoria según la Sección del código SQF Las auditorías internas son auditorías que una planta realiza sobre sí misma, también llamadas auditorías “en la empresa”, o son auditorías corporativas en función de los estándares SQF o requisitos de regulación o bien para determinar si usted está cumpliendo con los requisitos del cliente. Otro término empleado es el de auditorías de “nosotros sobre nosotros mismos”. La planta puede usar las auditorías internas para lo siguiente: Determinar cómo se ha implementado el código SQF y/o los requisitos de regulación en la planta Reunir información objetiva para usar en el análisis informado del negocio Identificar si la empresa está en riesgo debido una falla de los procesos o controles Identificar oportunidades de mejoramiento Mejorar la comunicación dentro de la empresa, compartiendo el conocimiento para mejorar la motivación, la moral del personal, la inocuidad y la calidad alimentaria Ofrecer un mecanismo para demostrar cumplimiento de los requisitos del cliente y de regulaciones del país de producción o de consumo Ofrecer medios para mejorar Las auditorías internas son requeridas para un sistema SQF en © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

24 Auditoría del cliente o su representante
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Auditoría del cliente o su representante Auditorías realizadas por un cliente o su representante Auditoría externa También llamada “ellos sobre nosotros o de segunda parte” A menudo realizada Por el cliente de un proveedor o su representante Como auditoría de consultoría Otro tipo de auditoría es la auditoría del cliente o su representante. Las auditorías del cliente o su representante son realizadas por un organismo externo, como su cliente o su representante, según sus estándares, requisitos de regulación u otros criterios. Una auditoría de consultoría de su planta se considera una auditoría del cliente o su representante. Las auditorías del cliente o su representante se consideran auditorías de “ellos sobre nosotros”. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

25 La auditoría de un “tercero”
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF La auditoría de un “tercero” Auditoría externa Desde el punto de vista del proveedor: Auditoría de “ellos sobre nosotros” Las auditorías SQF de revisión de documentación, certificación, recertificación e inspección son todas externas Las auditorías SQF son realizadas por auditores SQF registrados que trabajan para organismos de certificación acreditados y autorizados Una auditoría de un tercero a menudo se considera una auditoría externa. Es realizada por un tercero según un conjunto de estándares. La auditoría SQF se considera como la auditoría de “un tercero” porque no la realiza el mismo proveedor ni el cliente del proveedor, sino un “tercero”, uno de los organismos de certificación autorizados y acreditados. Las auditorías de un tercero se consideran auditorías de “ellos sobre nosotros”. Las auditorías de un tercero son una revisión completamente independiente del sistema de inocuidad y calidad y de la documentación. La ventaja es que los observadores profesionales imparciales verifican el cumplimiento del Proveedor de procedimientos documentados, legislación alimentaria correspondiente y otros requisitos establecidos. Los terceros incluyen organismos de certificación, proveedores y propietarios de estándares. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

26 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF La auditoría SQF Se trata de un examen sistemático e independiente del Sistema SQF de un proveedor realizado por un auditor SQF para determinar: El compromiso del proveedor de implementar y mantener el sistema SQF Si se llevan a cabo actividades de inocuidad de alimentos, higiene y gestión de la calidad de conformidad con la documentación del sistema del cliente, los requisitos del cliente y las regulaciones y los requisitos del código SQF Para verificar si el sistema SQF está implementado efectivamente Ahora que ya sabe qué es una auditoría de un tercero, analicemos la auditoría SQF. Una auditoría SQF, auditoría de un tercero, es una inspección sistemática e independiente de un sistema SQF de un proveedor realizada por un auditor SQF para determinar si las actividades de inocuidad, higiene y gestión de los alimentos se llevan a cabo de acuerdo con la documentación de dicho sistema y cumplen con los requisitos del código SQF. En última instancia, una auditoría SQF verifica si el sistema SQF del proveedor ha sido implementado de manera eficaz y que proteja la salud pública. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

27 Identificar el alcance de la auditoría
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Identificar el alcance de la auditoría Cubre el nivel de certificación requerido, las categorías y productos del sector alimentario que aparecen en el alcance de la certificación de las instalaciones. Cubre todos los procesos para el producto identificado, desde la recepción hasta el producto terminado El alcance de la auditoría no se puede cambiar una vez que esta ha comenzado Ahora dirijamos la atención al proceso de auditoría de certificación SQF en sí. Código SQF, Parte A, Sección 2.4 Un paso inicial del proceso de auditoría SQF es definir el alcance de la auditoría. El alcance de la certificación es útil para definir el alcance de la auditoría; sin embargo, el alcance de la auditoría se diferencia del alcance de la certificación en que es específico de la auditoría que se realiza. El alcance de la auditoría cubre el nivel de certificación requerido, las categorías del sector alimentario y los productos que aparecen en el alcance de la certificación de las instalaciones. El alcance de la auditoría cubre todos los procesos bajo el control del proveedor desde la recepción de la materia prima hasta el producto terminado. El proveedor y el organismo de certificación acordarán el alcance de la auditoría antes de comenzar la auditoría de certificación. El alcance de la auditoría no se puede cambiar una vez que esta ha comenzado. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

28 Duración de la auditoría
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Duración de la auditoría Es una estimación del tiempo de la auditoría basada en archivos (documentos) y la planta (sitio) Según el alcance de la auditoría, la complejidad del producto, los procesos, el sistema y la facilidad de las comunicaciones y de la cooperación con el personal de la planta El organismo de certificación también estimará el tiempo necesario para planificar, viajar, redactar informes y cerrar la auditoría Una vez que el organismo de certificación y el proveedor hayan acordado el alcance de la certificación y la cantidad de procesos y productos diferentes producidos y administrados en las instalaciones, hayan designado un auditor y hayan definido el alcance de la auditoría, el organismo de certificación dará al proveedor el tiempo estimado que llevará completar la auditoría de certificación. Código SQF, Parte A, Sección 2.5 Los tiempos de la auditoría variarán de acuerdo con el tamaño y la complejidad de las instalaciones. Entre los factores que pueden afectar la duración de la auditoría se encuentran los siguientes: El alcance de la auditoría El tamaño de las instalaciones y el diseño del producto La cantidad y complejidad de las líneas de productos El proceso general Si el producto es de alto riesgo o bajo Si se necesita un traductor La complejidad del sistema SQF y de la documentación La cooperación del personal de la planta La facilidad de comunicación con el personal de la empresa y de la planta (abordando los diferentes idiomas que se hablen) La proporción de mano de obra Como se le informará, la auditoría de certificación tiene dos fases: la auditoría basada en documentos (archivos) y la auditoría basada en la planta (sitio). Los tiempos estimados se resumen en la siguiente diapositiva. Para ver más información, consulte la Parte A, Sección 2.5 del código SQF. Además del tiempo de auditoría, el organismo de certificación informará al proveedor el tiempo estimado y los costos de planificación, viajes, redacción de informes y resolución de no conformidades. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

29 Guía de duración de la auditoría
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Guía de duración de la auditoría Tabla de duración de la auditoría basada en archivos (documentos) Estándar Duración básica (días) Nivel SQF 1 ½ día Nivel SQF 2 1 día Nivel SQF 3 Tabla de duración de la auditoría basada en la planta (sitio) Estándar Duración básica (días) Nivel SQF 1 1 día Nivel SQF 2 1½ días Nivel SQF 3 2 días Duraciones mínimas. Como se mencionó en la diapositiva anterior, la duración depende de factores como el tamaño de la planta, la cantidad de empleados y los planes HACCP, etc. Para ver más información, consulte la Parte A, Sección 2.5 del código SQF. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

30 Partes de la auditoría de certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Partes de la auditoría de certificación Auditoría basada en archivos/revisión de documentación Auditoría en las instalaciones (planta/sitio) Informe de auditoría que cubre los hallazgos de ambas revisiones La auditoría de certificación SQF inicial consta de tres partes: una auditoría basada en archivos, una auditoría en las instalaciones y un informe de auditoría. La auditoría basada en archivos o revisión de documentación es donde el auditor primero revisará sus documentos. Luego realizará una auditoría basada en instalaciones en su planta para asegurar que el sistema que usted ha documentado sea, en efecto, lo que esté en funcionamiento en sus instalaciones. Finalmente, al terminar con estas auditorías, enviarán un informe de auditoría. El informe de auditoría tiene varias partes y se lo analizará en su propia sección. Para las auditorías subsiguientes, el proceso de auditoría consistirá de una auditoría en las instalaciones y el informe de auditoría. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

31 La auditoría basada en archivos/revisión de documentación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF La auditoría basada en archivos/revisión de documentación Una revisión de la documentación del sistema SQF del proveedor y de hecho, del propio sistema Primera etapa de la auditoría de certificación Asegura que el Sistema y la documentación del Sistema cumplan sustancialmente con los requisitos del código SQF Código SQF, Parte A, Sección 2.6 La auditoría basada en archivos, o revisión de documentación, revisa la documentación del sistema de una empresa como parte de la certificación inicial antes de examinar físicamente la planta, los procesos y los procedimientos. La revisión de documentos se realiza inicialmente antes que el auditor vaya a las instalaciones. Esto le da al auditor una visión general de su sistema y su documentación. Es posible que, si el sistema no es exhaustivamente documentado o si faltan procesos que son vitales para el éxito de un sistema SQF, haya muy pocas probabilidades que las operaciones en la planta estén funcionando con la suficiente eficacia como para producir alimentos inocuos y de calidad. Lo que descubra el auditor durante esta revisión de documentación le da al proveedor la oportunidad de hacer cambios (depurar el sistema) antes de que tenga lugar la auditoría en las instalaciones. La información obtenida en esta etapa también ayudará a que el auditor conozca sus productos, procesos, sistema de documentación y otros procesos específicos que son exclusivos de cada operación. Esto le permite al auditor que también aborde y se prepare para investigar más las áreas de las que se sospecha presentan fallas de control. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

32 Auditoría basada en la planta
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Auditoría basada en la planta Proceso típico: Celebración de una reunión de entrada Realización de la auditoría Revisión de los hallazgos Celebración de una reunión de salida Código SQF, Parte A, Sección 2.7 La segunda fase de la auditoría de certificación SQF es la auditoría basada en las instalaciones in situ. Por lo general, las auditorías siguen un procedimiento común. Por lo general, el auditor llega a las instalaciones de la empresa, se presenta y, antes de dirigirse a la planta para realizar la auditoría, lleva a cabo una reunión de entrada con el personal clave responsable del sistema SQF. En la reunión de entrada, el auditor describirá el alcance de la auditoría, identificará y solicitará la presencia del gerente o representante de la empresa, y demás personal de la planta que deba ser entrevistado y realizará cualquier otro arreglo administrativo necesario. A continuación, el auditor realizará la auditoría con la lista de verificación de auditoría suministrada por el Instituto SQF y refinada por el auditor para ajustarse a sus operaciones. El auditor buscará evidencia objetiva para determinar el cumplimiento del código SQF adecuado, la legislación pertinente, los requisitos de su cliente y cualquier otro factor que esté incluido en su sistema SQF documentado. Esto implicará una combinación de revisión de documentación y registros, interrogación efectiva del personal y los supervisores, observaciones, inspección y comparación con los estándares. Una vez que el auditor haya completado la auditoría, se tomará un tiempo breve para revisar sus hallazgos a fin de evaluar la evidencia reunida y, si fuera necesario, documentar cualquier medida correctiva que se necesite. Finalmente, el auditor realizará una reunión de salida. En la reunión de salida, el auditor presenta sus hallazgos a la gerencia e indica si es necesario implementar medidas correctivas para que en análisis posteriores se pueda debatir de qué manera se procesarán dichas medidas. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

33 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF Elementos del sistema 2.1. Compromiso de la gerencia 2.2. Control de documentos y registros 2.3. Especificaciones y desarrollo del producto 2.4. Alcance de la inocuidad de alimentos 2.5. Verificación del sistema SQF 2.6. Identificación, seguimiento, retiro y recuperación de productos 2.7. Seguridad de las instalaciones 2.8. Alimentos de identidad preservada 2.9. Capacitación Código SQF, Parte A, Sección 2.8 ¿Qué audita un auditor SQF durante una auditoría de certificación SQF? Todos los elementos aplicables del Módulo 2 del código SQF y los módulos de buenas prácticas agrícolas (Good Agricultural Practices, GAP) y buenas prácticas de fabricación (Good Manufacturing Practices, GMP) se controlan como parte de una auditoría de certificación SQF. Dentro del Módulo 2, que aprenderá más adelante, hay nueve elementos que definen los requisitos de manejo de la seguridad alimentaria para todos los proveedores. Estos elementos se indican arriba. Dentro de los nueve elementos hay ciertos elementos designados como obligatorios. Mientras que el auditor puede indicar algunos elementos como no aplicables, estos elementos obligatorios se deben abordar de manera adecuada por parte del proveedor como parte de un sistema SQF exitoso. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

34 El informe de auditoría
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF El informe de auditoría 2.9. No conformidades 3.2. Medidas correctivas 3.3. Puntaje de la auditoría 3.3. Calificación de la auditoría 3.5. Fallas del cumplimiento El informe de auditoría es una parte importante del proceso de certificación. No solo contiene la lista de verificación de la auditoría sino un registro de cualquier no conformidad, de las medidas correctivas y el puntaje y calificación de la auditoría. Las siguientes diapositivas brindan más información acerca del informe de auditoría. Los números que aparecen aquí indican en qué parte del código se puede encontrar más información. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

35 El informe de auditoría
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF El informe de auditoría Información objetiva basada en los hallazgos del auditor durante la auditoría Dentro de los 10 días calendarios desde la última auditoría se entrega al proveedor una copia electrónica del informe de auditoría El cliente del proveedor, si este último lo aprueba, puede tener acceso a una copia Código SQF, Parte A, Sección 2.11 El informe de auditoría ofrece información objetiva al proveedor basada en los hallazgos del auditor. El auditor completa un informe de auditoría electrónica y lo carga al organismo de certificación para su revisión técnica. Como se indicó, el organismo de certificación también presenta una decisión de certificación. El organismo de certificación debe poner el informe de auditoría a disposición del proveedor dentro de los 10 días calendarios desde la última auditoría. El informe de auditoría permanece como propiedad del proveedor. El cliente del proveedor, si este último lo aprueba, también puede tener acceso a una copia. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

36 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF No conformidades No conformidades es el término que se utiliza cuando se detectan desviaciones del Código durante la auditoría Las no conformidades son pruebas descubiertas durante una auditoría de que ciertas medidas o condiciones no son lo que deberían ser Código SQF, Parte A, Sección 2.9 El informe de auditoría provee un registro de todas las no conformidades identificadas durante la auditoría de certificación SQF. El término no conformidad se usa cuando se encuentran desviaciones de los requisitos de los módulos pertinentes del código SQF durante la auditoría de su sistema. Una no conformidad es evidencia de que ciertas acciones o condiciones no son lo que deberían ser, de que no se está haciendo lo que usted declara que se está haciendo. Luego de identificar una no conformidad, el auditor intentará determinar si es una falla fortuita, accidental o si es un problema sistémico. Las no conformidades se clasifican según la gravedad del impacto que tengan sobre el sistema o el producto final. Al explicar una no conformidad, el programa SQF reconoce tres categorías de no conformidades. Son las siguientes: Menor Importante Crítica © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

37 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF No conformidad menor Una ausencia o deficiencia del sistema SQF que produce condiciones insatisfactorias. Si no se controla, puede conducir a un riesgo en la calidad e inocuidad de alimentos, pero probablemente no causará una falla de los elementos del sistema Dentro de los elementos del sistema y los módulos pertinentes del código, se define una no conformidad menor como una ausencia o deficiencia del sistema SQF que produce condiciones insatisfactorias. Si no se controla, conllevará un riesgo para la inocuidad y calidad alimentarias, pero probablemente no causará una falla de elementos del sistema. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

38 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF No conformidad mayor Omisión o deficiencia del sistema SQF que produce condiciones insatisfactorias que conllevan un riesgo para la inocuidad o calidad alimentaria y probablemente cause una falla de los elementos del sistema Se define no conformidad mayor como una omisión o deficiencia del Sistema SFQ que produce condiciones insatisfactorias que conllevan un riesgo para la inocuidad o calidad alimentarias y probablemente causen una falla de los elementos de un sistema. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

39 No conformidad crítica
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF No conformidad crítica Solo se puede emitir una no conformidad crítica para inocuidad de alimentos Incluye, entre otras cosas: Una falla de los controles en un punto de control crítico, un programa de requisitos previos o cualquier otro paso del proceso, y que se considera que puede causar un riesgo significativo para la salud pública, y/o en casos de adulteración de productos Falsificación de registros relacionados con los controles de inocuidad de alimentos y el sistema SQF Una no conformidad crítica es una no conformidad muy grave. Una no conformidad crítica es una falla del control en un punto de control crítico, un programa de requisitos previos o cualquier otro paso del proceso, y que se considera que puede causar un riesgo significativo para la salud pública y/o en casos de adulteración de productos. También se descubre una no conformidad crítica si el organismo de certificación considera que hay falsificación sistemática de registros relacionados con los controles de inocuidad de alimentos y el sistema SQF. Además, si el proveedor no toma medidas correctivas para una no conformidad dentro del marco de tiempo acordado con el organismo de certificación, puede surgir una no conformidad crítica. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

40 Oportunidad de Mejora (Opportunity for Improvement, OIP)
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Oportunidad de Mejora (Opportunity for Improvement, OIP) Puede que la planta cumpla con la definición del estándar, pero no lleva a cabo las “mejores prácticas” de la industria Ejemplos: Una planta grande con una operación compleja tiene un solo practicante SQF Un refrigerador de una planta tiene un termómetro digital cuya temperatura se toma manualmente, todos los días, cerca de la unidad de condensación, lejos de la puerta principal y dentro del depósito principal. Para los depósitos, se considera una mejor práctica usar un termómetro registrador Código SQF, Parte A, Sección 2.9 En el transcurso de una auditoría, un auditor puede encontrarse con prácticas del proveedor que no son una desviación del código; sin embargo, no están vistas como mejores prácticas en la industria. Una oportunidad de mejora es una observación realizada por el auditor durante una auditoría de la planta que reconoce que las prácticas del proveedor no son las mejores prácticas de la industria. En estos casos, el proveedor no debe tomar medidas correctivas ni hacer un seguimiento, pero la situación le ofrece al proveedor una oportunidad de mejorar su sistema SQF. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

41 Acciones correctivas: menores
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Acciones correctivas: menores Identificadas por el proveedor y acordadas con el auditor Una no conformidad menor se debe corregir, verificar y resolver dentro de los 30 días calendarios después de realizada la auditoría en la planta El OC puede otorgar prórrogas cuando no haya una amenaza inmediata para la inocuidad y calidad del producto, y se inician métodos de control alternativos temporales Una vez identificadas por el auditor, se deben abordar todas las no conformidades. El proveedor debe identificar las acciones correctivas y estas deben ser acordadas por el organismo de certificación. El auditor SQF debe documentar la resolución de todas las no conformidades. El tiempo otorgado para la corrección dependerá del tipo de no conformidad. Una no conformidad menor se debe corregir, verificar y resolver dentro de los 30 días calendarios después de se haya realizado la auditoría en la planta. El OC puede otorgar prórrogas cuando no haya una amenaza inmediata para la inocuidad y calidad del producto, y se inician métodos de control alternativos temporales © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

42 Acciones correctivas: mayores
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Acciones correctivas: mayores Una no conformidad importante se debe corregir, y su medida correctiva se debe verificar y resolver dentro de los 14 días calendarios después de realizada la auditoría en la planta. En aquellas circunstancias en las cuales suceda lo siguiente: Un cambio estructural; o la no conformidad importante no se pueda corregir debido a cuestiones estacionales; o cuando no exista una amenaza inmediata para la inocuidad o la calidad del producto, este período se puede prolongar siempre y cuando el plazo para la acción correctiva sea aceptable para el organismo de certificación. Una no conformidad mayor se debe corregir, y una acción correctiva adecuada se debe verificar y resolver dentro de los 14 días calendarios después de realizada la auditoría en la planta. En circunstancias en que la medida correctiva implique un cambio estructural o no se pueda hacer la corrección por motivos estacionales, el periodo de 14 días para corregir una no conformidad mayor puede extenderse siempre que el plazo sea aceptable para el organismo de certificación y que el proveedor tome medidas temporarias para mitigar el riesgo presentado a la calidad o sinocuidad del producto. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

43 Acciones correctivas: críticas
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Acciones correctivas: críticas Una no conformidad crítica descubierta durante una auditoría de certificación deriva en una falla automática Si el auditor SQF considera que existe una no conformidad crítica durante una auditoría en la planta, el auditor informará inmediatamente al proveedor y notificará al organismo de certificación. Una no conformidad crítica descubierta durante una auditoría de certificación deriva en una desaprobación automática de la auditoría y el proveedor debe volver a solicitar la certificación. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

44 © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)
Acciones correctivas Hay cuatro pasos para crear una Acción correctiva: 1 – Determinar cualquier acción inmediata requerida 2 – Determinar la causa del problema 3 – Evaluar la acción necesaria para abordar la causa identificada 4 – Documentar la acción tomada y los resultados de esta © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)

45 Puntaje de la auditoría
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Puntaje de la auditoría El aspecto cumple con los criterios 1 No conformidad menor 10 No conformidad mayor 50 No conformidad crítica Código SQF, Parte A, Sección 3.3 En virtud de la evidencia reunida por el auditor SQF, cada aspecto aplicable de la auditoría basada en la planta SQF es calificada automáticamente cuando se carga el informe de auditoría en la base de datos de evaluación SQF. Las auditorías documentales no se califican. El cálculo se basa en los siguientes criterios: 0: el aspecto cumple con los criterios 1: el aspecto no cumple con los criterios debido a variaciones menores (no conformidad menor) 10: el aspecto no cumple con los criterios (no conformidad mayor) 50: el aspecto no cumple con el criterio (no conformidad crítica) © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

46 Calificación de la auditoría
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Calificación de la auditoría Puntaje Calificación Certificación Frecuencia de las auditorías 96-100 E – Excellent (Excelente) Se emite el certificado Auditoría de recertificación a los 12 meses 86-95 G – Good (Bueno) 70-85 C – Complies (Cumple) Auditoría de inspección a los 6 meses 0-69 F – Fails to comply (No cumple) No se emite el certificado Se considera que no ha pasado la auditoría SQF Código SQF, Parte A, Sección 3.3 Se calcula un puntaje único para la planta. El puntaje brinda una indicación de la condición general de las instalaciones del proveedor en función del código SQF, y también ofrece una pauta del nivel de inspección requerido por el organismo de certificación, lo que se analizará en una diapositiva más adelante. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

47 Implementación de sistemas SQF
Sección 3: el proceso de certificación SQF Incumplimiento Se considera que el proveedor no ha pasado la auditoría SQF cuando recibe una calificación “F – Failure to comply” (No cumple) en la auditoría de certificación El proveedor debe solicitar una nueva auditoría basada en la planta Código SQF, Parte A, Sección 3. 5 Se considera que el proveedor no ha pasado la auditoría SQF cuando recibe una calificación “F – failure to comply” (No cumple) en la auditoría de certificación. Entonces, el proveedor debe solicitar una nueva auditoría basada en la planta. Si la nueva solicitud del proveedor ocurre dentro de los seis meses de la fecha de la auditoría reprobada y el organismo de certificación es el mismo, no se requiere una nueva auditoría documental Pasados seis meses o si el organismo de certificación es uno nuevo, se requiere tanto una auditoría documental como una de la planta (sitio). © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

48 Otorgamiento de certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Otorgamiento de certificación Cronología de la decisión de certificación Certificado de registro Uso del logotipo de calidad de la certificación SQF Los certificados se otorgan a Sistemas SQF de proveedores que obtienen una calificación de auditoría “C – Complies” (Cumple) o superior sin no conformidades pendientes de resolución. En la siguiente serie de diapositivas se describe el proceso de otorgar una certificación. Puede encontrar más información en la Parte A, Sección 3.4 del código SQF. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

49 Otorgamiento de certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Otorgamiento de certificación Se otorga certificación a los proveedores que alcancen las siguientes calificaciones: E – Excellent (Excelente) G – Good (Bueno) C – Complies (Cumple) La certificación se debe otorgar dentro de los 45 días después de la auditoría en la planta (sitio) Como ya se mencionó, se otorga la certificación a los proveedores que obtienen una calificación “C – complies” (Cumple) o superior. La decisión de certificación se debe tomar dentro de los 45 días calendarios a partir del último día de la auditoria basada en la planta. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

50 Certificado de registro
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Certificado de registro El certificado de registro otorgado incluirá: El nombre, la dirección y el logotipo del organismo de certificación El logotipo del organismo de acreditación y el número de acreditación del organismo de certificación La edición del Código según el cual se certificó al proveedor El nivel de certificación Una vez otorgada la certificación SQF, el Instituto SQF emite un número único de certificación específico para esas instalaciones del proveedor. El certificado de registro deberá incluir lo que se enumera a continuación. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

51 Certificado de registro (continuación)
El certificado de registro otorgado también incluirá: El alcance del registro, incluidos los productos y las categorías del sector alimentario La fechas del último día de la auditoría, de la siguiente auditoria, de emisión y de vencimiento Las firmas de la oficina autorizada y del funcionario emisor El logotipo y marca de calidad de la certificación SQF (nivel 3) © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI)

52 Logotipo de calidad de la certificación SQF
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Logotipo de calidad de la certificación SQF Para aquellos proveedores certificados para nivel 3, el organismo de certificación suministrará una copia electrónica del logotipo de calidad de la certificación SQF. El logotipo de calidad SQF se puede usar para promocionar la certificación nivel 3 del proveedor, por ejemplo, en folletos, gacetas de prensa, empaque de productos y tarjetas de presentación entre otros mientras dure la certificación. Como se muestra aquí, el logotipo incluirá el nombre del organismo de certificación y el número de certificación del proveedor. El uso del logotipo debe ajustarse estrictamente a las pautas establecidas en el Apéndice 3, las Reglas de uso del logotipo y la marca de calidad de SQF. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

53 Mantenimiento de la certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Mantenimiento de la certificación 4.2. Auditoría de inspección 4.3., 4.4. Auditoría de recertificación 4.5. Suspensión de la certificación 4.6. Revocación de la certificación La última fase del proceso de certificación es el mantenimiento de su certificación. En las siguientes diapositivas se analizará qué implica retener su certificación SQF. Los números que aparecen aquí identifican las secciones de la Parte A del Código donde se puede encontrar más información. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

54 Mantener la certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Mantener la certificación Para mantener la certificación SQF Obtener una calificación “C” o superior en las auditorías subsiguientes Realizar las auditorías de certificación o de recertificación a tiempo No recibir no conformidades críticas en las auditorías subsiguientes Corregir todas las no conformidades menores y mayores dentro de los plazos especificados Código SQF, Parte A, Sección 4.1 Para mantener la certificación SQF, un proveedor debe lograr una calificación de auditoría “C – Complies” (Cumple) o superior en las auditorías de recertificación, debe asegurarse de que las auditorías de investigación y/o recertificación se realicen dentro del plazo requerido, debe asegurar que no surjan no conformidades críticas en auditorías subsiguientes y que todas las no conformidades mayores y menores se corrijan dentro del plazo especificado. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

55 Auditoría de inspección
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Auditoría de inspección Los proveedores que reciban una calificación “C – Complies” (Cumple) en su última auditoría deben someterse a una auditoría de inspección Estas auditorías verifican lo siguiente: La efectividad de las acciones correctivas Que el sistema SQF continúe siendo implementado según lo documentado El cumplimiento del código SQF Que los controles críticos sigan siendo efectivos Además, la auditoría de inspección contribuye al mejoramiento continuo del sistema SQF del proveedor Código SQF, Parte A, Sección 4.2 Los proveedores que reciban una calificación “C – Complies” (Cumple) en una auditoría de certificación o recertificación deben someterse a una auditoría de inspección cada seis meses. Una auditoría de inspección no es una auditoría del sistema completo sino un medio para asegurarse de que se mantengan controles críticos debidamente. El auditor también examinará ciertos aspectos del Sistema del proveedor para asegurar que se esté manteniendo. El auditor SQF recibe una guía sobre qué auditar durante la auditoría de Inspección dentro de su herramienta de auditoría. Para las auditorías de inspección no se calcula puntaje ni calificación. Las no conformidades que aparezcan durante una inspección se deben resolver como si se tratara de cualquier otra auditoría de certificación. Como con cualquier otra auditoría de certificación, se suspenderá la certificación del proveedor si este no se somete a una auditoría de inspección dentro del plazo requerido, si surge una no conformidad crítica o si el proveedor no resuelve ninguna no conformidad dentro del plazo acordado. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

56 Auditoría de recertificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Auditoría de recertificación Una auditoría del sistema SQF de un proveedor dentro de los 30 días de haberse cumplido el año de la certificación Estas auditorías verifican lo siguiente: La efectividad de las medidas correctivas Que el sistema SQF continúe siendo implementado según lo documentado El cumplimiento del código SQF Que los controles críticos sigan siendo efectivos La auditoría de recertificación contribuye al mejoramiento continuo del sistema SQF del proveedor Código SQF, Parte A, Sección 4.3 Otra forma de conservar la certificación es a través de la auditoría de recertificación. La auditoría de recertificación se realiza un año después de la fecha de la certificación inicial para verificar completamente la eficiencia continua del sistema SQF de los proveedores. La auditoría de recertificación se debe realizar dentro de los 30 días calendarios anteriores o posteriores a la fecha de aniversario del último día de la auditoría de certificación inicial. El puntaje de auditoría de la auditoría de recertificación se calcula del mismo modo que la auditoría de certificación inicial y se aplica la misma calificación. Al igual que con la auditoría de inspección, el objetivo de la auditoría de recertificación es verificar la efectividad de las medidas correctivas, que el sistema SQF se continúe implementando según lo documentado, el cumplimiento del código SQF y que los controles críticos sigan en vigencia. Fundamentalmente, la auditoría de recertificación contribuye al mejoramiento continuo del sistema SQF del proveedor. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

57 Variaciones del proceso de recertificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Variaciones del proceso de recertificación Los requisitos de una auditoría de recertificación se parecen a los de la auditoría de certificación inicial, con las siguientes excepciones: Se realizará una auditoría integrada basada en archivos en sitio y la instalación El certificado del proveedor será inmediatamente suspendido si la auditoría de recertificación no se realiza dentro del plazo especificado Una calificación “F – Fails to comply” (No cumple) durante el proceso de recertificación derivará en una suspensión inmediata del certificado de registro del proveedor No resolver las no conformidades dentro del marco de tiempo acordado derivará en una suspensión inmediata del certificado de registro del proveedor Código SQF, Parte A, Sección 4.4 Los requisitos de una auditoría de recertificación se parecen a los de la auditoría de certificación inicial, con las siguientes excepciones: No se requiere una auditoría basada en archivos; sin embargo, se realizará una auditoría combinada basada en archivos (revisión in situ de la documentación) y en las instalaciones. El permiso del proveedor será inmediatamente suspendido si la auditoría de recertificación no se realiza dentro del plazo especificado Una calificación “F – Failure to comply” (No cumple) durante el proceso de recertificación derivará en una suspensión inmediata del certificado de registro del proveedor. No resolver las no conformidades identificadas durante la auditoría de recertificación dentro del plazo acordado derivará en una suspensión inmediata del certificado de registro del proveedor. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

58 Suspensión de la certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Suspensión de la certificación El certificado de registro se suspenderá si un proveedor recibe una calificación “F” (No cumple) en la auditoría o si no toma acciones correctivas en el plazo acordado Como respuesta a una suspensión, el proveedor debe presentar un plan de acciones correctivas dentro de las siguientes 48 horas El organismo de certificación verificará la implementación del plan de acciones correctivas a los 30 días y 6 meses después de la suspensión Código SQF, Parte A, Sección 4.5 Como se mencionó en diapositivas anteriores, existen varias condiciones que obligarían a suspender el certificado de registro de un proveedor. El organismo de certificación suspenderá el certificado de registro SQF si un proveedor recibe una calificación “F – Failure to comply” (No cumple) o si el proveedor no toma accones correctivas dentro del plazo especificado. Ante la suspensión, el organismo de certificación actualizará de inmediato la condición del proveedor a “suspendido” en la base de datos SQF. El organismo de certificación también notificará por escrito al proveedor acerca de las razones de la suspensión y de la fecha de entrada en vigencia, y solicitará al proveedor que suministre, dentro de las 48 horas, un plan detallado de acciones correctivas que se deben tomar. Una vez que el organismo de certificación haya recibido este plan de medidas correctivas, se hará, dentro de los 30 días calendarios, una auditoría para verificar que el plan de medidas correctivas se haya implementado satisfactoriamente. Luego, el organismo de certificación restablecerá la condición certificada del proveedor en la base de datos SQF y realizará una auditoría de recertificación dentro de los 6 meses de restablecida la certificación. Nótese que el proveedor cuyo certificado de registro haya sido suspendido no debe declarar que su producto está certificado y debe cesar el uso del logotipo de certificación SQF sobre los bienes, los productos o los empaques. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

59 Revocación de la certificación
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF Revocación de la certificación El certificado de registro puede ser revocado si el proveedor: No presenta o no implementa un plan de acciones correctivas en respuesta a una suspensión Falsifica los registros Designa un tercero a cargo de sus activos Utiliza el logotipo SQF mientras está suspendido Usa el logotipo SQF de manera indebida Un proveedor a quien se le ha revocado el certificado de registro debe solicitar una nueva certificación Código SQF, Parte A, Sección 4.6 En casos de infracciones más graves, el organismo de certificación retirará el certificado de registro de un proveedor en los siguientes casos: No presenta o no implementa un plan de acciones correctivas en respuesta a una suspensión Falsifica los registros No cumple con el certificado de registro Designa a un tercero a cargo de sus activos o cesa en su negocio Utiliza el logotipo SQF mientras está suspendido Usa el logotipo SQF de manera indebida y no de acuerdo con las Reglas de Uso del Logotipo y marca de Calidad de SQF. Un proveedor a quien se le retire el certificado de registro debe volver a solicitar una certificación como si se tratara de instalaciones nuevas. Entonces se realizará una nueva auditoría basada en archivos (documentos) y en instalaciones © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados

60 El proceso de certificación SQF: resumen
Implementación de sistemas SQF Sección 3: el proceso de certificación SQF El proceso de certificación SQF: resumen Seleccionar un organismo de certificación Identificar el alcance de la certificación Seleccionar un auditor Identificar el alcance de la auditoría Auditoría basada en archivos (documental) Auditoría basada en la planta (sitio) El informe de auditoría Otorgamiento de certificación Mantenimiento de la certificación Resumamos lo aprendido acerca de los pasos del proceso de certificación SQF. © 2012 SQF INSTITUTE (UNA DIVISIÓN DEL FMI) © Copyright 2012 FMI. Todos los derechos reservados