CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO FINANCIERO

Presentación del tema: "CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO FINANCIERO"— Transcripción de la presentación:

1 CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO FINANCIERO
FUNDACION DEL TRABAJO CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO FINANCIERO Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 1

2 QUE ENCONTRAMOS EN ALGUNAS OFICINAS PUBLICAS
ALTO VOLUMEN DE TRAMITE Y PROCESO DE INFORMACION FALTA DE COORDINACION ENTRE LAS DIFERENTES SECCIONES INVOLUCRADAS SISTEMA FINANCIERO OPERATIVO CERRADO FALTA NOTORIA DE PERSONAL Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 2

3 QUE ENCONTRAMOS EN ALGUNAS OFICINAS PUBLICAS
ES NECESARIO REALIZAR UN ESTUDIO DE TIEMPO Y MOVIMIENTO DE LOS DOCTOS. SE DEBE ANALIZAR LA EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL SISTEMA HAY QUE MEJORAR LA COORDINACION Y COMUNICACIÓN DE LAS SECCIONES INVOLUCRADAS EN EL PROCESO Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 3

4 PROCESO DEL CONTROL INTERNO
EL SISTEMA DEBE SER DE BAJO COSTO COSTO REDUCIDO DEL ERROR CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS ESTABLECIDAS CONFIABILIDAD DE LOS INFORMES ES IMPORTANTE SER EFICIENTE Y EFICAZ Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 4

5 LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
EL AMBIENTE DEL CONTROL SISTEMA DE COMUNICACIÓN EVALUACION DEL RIESGO. ACTIVIDADES DE CONTROL MONITOREO Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 5

6 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 6
EL AMBIENTE DE CONTROL ACTITUD PARA LA EJECUCION DE LAS FUNCIONES CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS NECESIDAD DE QUE LA ALTA DIRECCION ESTE COMPROMETIDA CON LOS OBJETIVOS DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS. Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 6

7 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 7
EVALUACION DEL RIESGO LA DIRECCION DEBE TENER CLARO LOS PELIGROS DE VIOLACIONES A LAS ESTRUCTURAS DE CONTROL INTERNO LA DIRECCION DEBE ESTABLECER LOS PROCEDIMIENTOS PARA EVITAR ERRORES Y IRREGULARIDADES LA DIRECCION ES RESPONSABLE POR LAS EVIDENCIAS DE UN TRABAJO INEFICAZ Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 7

8 EL SISTEMA DE COMUNICACIÓN CONTABLE Y FINANCIERO
ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACION DE LA INFORMACION ANALIZAR, REGISTRAR LAS OPERACIONES EN FORMA CORRECTA CONFECCIONAR LOS INFORMES DE LOS RESULTADOS FINANCIEROS CONFIABLES. RESPONSABILIDAD SOBRE LA EJECUCION Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 8

9 ACTIVIDADES DE CONTROL
SEPARACION ADECUADA DE ACTIVIDADES AUDITORIA DE FUNCIONES PARA MAXIMIZAR ESFUERZOS DELEGACION DE FUNCIONES Y AUTORIDADES HACER MAS EXPEDITO LA EJECUCION DE LAS FUNCIONES CONTROLAR ADECUADAMENTE EL PROCESO Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 9

10 MONITOREO DE CONTROL INTERNO
REVISIONES Y ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS EVALUACIONES CONTINUAS DE LA EJECUCION Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 10

11 FALLAS ENCONTRADAS EN ALGUNAS OFICINAS
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12 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 12
FALLAS MAS COMUNES FALTA DE PERSONAL FALTA DE REGISTRO SECUENCIAL Y CONTROLADO REGISTRO Y CONTROL PREVIO DE PARTIDAS DISPONIBLES PAGOS SIN REFERENCIAS PREVIAS PAGOS DUPLICADOS FALTA DE CONTROL PRESUPESTARIO COMBINACIONES DE SISTEMAS DE PAGOS COMBINACIONES DE ACTIVIDADES NO RELACIONADAS Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 12

13 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 13
FALLAS MAS COMUNES FALTA DE SECTORIZACION DE ACTIVIDADES SEPARACION DE RECURSOS FINANCIEROS PARA MAYOR CONTROL FALTA DE FORMULARIOS DE CONTROL FALTA DE DEFINICION DE RESPONSABILIDADES EN DETERMINADAS ACCIONES DESIGNACION DE LOS RESPONSABLES DEL CONTROL DE FORMULARIOS. Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 13

14 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 14
FALLAS MAS COMUNES FALTA DE COORDINADION ENTRE LAS SECCIONES LIMITES DE AUTORIZACION NO DEFINIDOS FALTA DE COORDINACION PARA LOS CONTROLES PREVIOS LA NO CORRECCION POR LA PERSONA AUTORIZADA FALTA DE MEJORAMIENTO EN EL PROCEDIMIENTO DE LOS INFORMES FALTA DE CONTROL DE AUTORIZACIONES DE PAGO CON REGISTRO PREVIO. Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 14

15 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 15
FALLAS MAS COMUNES FALTA DE SEPARACION DE ACTIVIDADES PARA EL CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO LIMITACIONES QUE TIENE EL SISTEMA PARA EL PROCEDIMIENTO DE CORRECCION DE ERRORES LIMITACIONES OPERATIVAS LIMITACIONES CON EL SISTEMA DEL SERVICIO BANCARIO EXISTENTE DEFICIENCIAS EN EL SISTEMA DE RECUPERACION DE PAGOS EQUIVOCADOS Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 15

16 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 16
RECOMENDACIONES ENTRENAMIENTO GENERAL A TODA LA SECCION DE FINANZAS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ESTABLECER POLITICAS CLARAS DE CONTROL INTERNO DIVULGAR A LAS SECCIONES INVOLUCRADAS DE LOS PROCEDIMIENTOS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO COORDINAR ADECUADAMENTE EL MANEJO DEL EFECTIVO Y LAS CUENTAS BANCARIAS. Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 16

17 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 17
RECOMENDACIONES DESIGNAR RESPONSABILIDADES DE ACUERDO A LOS DIFERENTES PROGRAMAS MEJORAR EL SISTEMA DE COMUNICACIÓN ENTRE LAS SECCIONES INVOLUCRADAS RESPONSABILISAR A UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA LA APROBACION PREVIA DEL SISTEMA DE CORRECCION PARA EVITAR DUPLICACIONES. Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 17

18 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 18
RECOMENDACIONES CONTROLAR QUE LA INFORMACION FINANCIERA ESTE AL DIA CONTROLAR QUE LOS INFORMES SEAN CONFIABLES Y EFECTIVOS CONTROLAR QUE LAS ACCIONES FINANCIERAS SEAN REALIZADAS Y REGISTRADAS EN FORMA INMEDIATA CONTROLAR LA EFECTIVIDAD DE TODAS LAS ACCIONES DE CONTROL Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 18

19 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 19
RECOMENDACIONES REALIZAR ROTACION DE FUNCIONES PARA MEJORAR LA EFECTIVADAD REALIZAR EL ENTRENAMIENTO PARA QUE LAS DISTINTAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DOMINEN EL SISTEMA DOTAR DE PERSONAL SUFICIENTE AL DEPTO. DE FINANZAS PARA MAYOR EFECTIVIDAD DE SUS FUNCIONES MEJORAR LOS CONOCIMIENTOS SOBRE EL CONTROL FINANCIERO AL PERSONAL Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 19

20 LOGROS QUE SE PUEDEN OBTENER CON UN BUEN PROCESO.
BUENOS RESULTADOS EN EL CONTROL Y EJECUCION DEL PROCESO DE CONCILIACION RESULTADOS POSITIVOS DEL SISTEMA DE RECOPILACION DE INFORMACION Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 20

21 DIFICULTADES EN EL PROCESO
SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO CERRADO FALTA DE CONOCIMIENTO DEL CONTROL CONTABLE LIMITACIONES ESTABLECIDAS EN LOS PROCEDIMIENTOS ACTUALES FALTA DE CONTROL DE INFORMACION PRESUPUESTARIA. Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 21

22 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 22
PROCESO FINANCIERO Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 22

23 CORRECCIONES DE ERRORES
ANALISIS INDIVIDUAL DEL PROBLEMA DEFINICION DE CÓMO REALIZAR LA CORRECCION ASEGURARSE DE NO EFECTUAR DUPLICACION DE ERRORES CONOCER LAS DIFERENTES RUTAS DE CORRECCIONES 1- POR ANULACIONES DE CARGOS. 2- REEMBOLSO DE PAGOS POR RECIBOS 3- DEPOSITOS DIRECTOS AL BANCO Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 23

24 CORRECCIONES DE ERRORES
CORRECCIONES DE PAGOS REALIZADOS POR EL BANCO Y NO REGISTRADOS CORRECCIONES DE DEPOSITOS NO REGISTRADOS CANCELACIONES DE DOCTOS. EN CIRCULACION CORRECCION DE DEPOSITOS NO REGISTRADOS CORRECCION DE ERRORES DE BENEFICIARIOS CORRECCION DE PARTIDAS PRESUPUESTARIAS INTEGRADAS Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 24

25 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 25
CORRECCION DE ERRORES CONTROL DE REGISTRO DE LOS EFECTIVOS REEMBOLSADOS. CONTROL Y REGISTRO DE LOS CHEQUES EN TESORERIA CONTROL Y REGISTRO DE LOS CARGOS QUE NO SE LES HA EMITIDO SU PAGO INVESTIGACION DE CARGOS EN CIRCULACION POR MAS DE 2 MESES RESPONSABILIDAD DE OPERACIONES EN LA EJECUCION DE LAS SOLICITUDES REALIZADAS Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 25

26 CORRECCIONES DE ERRORES
CONTROL REAL Y EFECTIVO DE LA DISPONIBILIDAD DE FONDOS RESPONSABILIDAD DE CUMPLIMIENTO DE LA CONFECCION DE LAS CORRECCIONES SOLICITADAS PREPARACION DE INFORME SOBRE ANOMALIAS NO SOLUCIONADAS CONTROL DE LOS GASTOS BANCARIOS POR EL SERVICIO PRESTADO. Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 26

27 RECOMENDACIONES FINALES
Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 27

28 RECOMENDACIONES FINALES
ES NECESARIO TRABAJAR EN EQUIPO ES NECESARIO MEJORAR LA COMUNICACIÓN INTER DEPARTAMENTAL ES NECESARIO MOTIVAR AL PERSONAL ES NECESARIO OFRECER AL PERSONAL MEJORES CONDICIONES DE TRABAJO AL PERSONAL DE FINANZAS DEBE DARSELE SU CATEGORIA Y ESCALAFON ADECUADO. Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 28

29 Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 29
FELICITACIONES MIS SINCERAS FELICITACIONES POR EL ESFUERZO REALIZADO EN LA EJECUCION DE SUS FUNCIONES A PESAR DE LA GRAN CANTIDAD DE DIFICULTADES EN EL SISTEMA OPERARATIVO FINANCIERO Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 29

30 EJEMPLOS MAS COMUNES DE FALTA DE CONTROL
LAS CAJAS MENUDAS LA CAJA GENERAL CONFECCION DE CHEQUES – ALTERACIONES DOCTOS DE RESPALDOS FALSOS CONCILIACIONES BANCARIAS NO CORRECTAS REGISTROS CONTABLES ALTERADOS REPORTES ALTERADOS ROBO Y SUSTRACCION DE EFECTIVOS O VALORES Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 30

31 ESTAMOS DISPONIBLES PARA CUALQUIER PREGUNTA
DEBEMOS CUIDAR LOS VALORES DE LAS INSTITUCIONES EN DONDE TRABAJAMOS, PARA ESO RECIBIMOS NUESTRO SALARIO. NO PERDAMOS LOS VALORES DE HONESTIDAD Y RESPETO A LO AJENO LA MEJOR HERENCIA QUE PODEMOS DEJAR ES UNA TRAYECTORIA EJEMPLAR. Licda. Elsa Guanti de Rodríguez Página No. 31