Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto 22-08-2011.

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1 Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto 22-08-2011

2 Universidad Veracruzana Avances del Proyecto Proceso40 trámites20 trámites prioritarios Informe al: 30/04/1130/05/1117/08/1130/04/1130/05/1117/08/11 Administración de Recursos Humanos (10 Trámites) 10%40.5%57%20%42.%48% Administración de Recursos Financieros (24 Trámites) 19.3%50.4%54.5%23.6%60%65% Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites) 57.7%68.3%82.5%66.3%70.7%78.8% Total 29.2%53.1%64.7%36.6%57.6%63.9% Fecha de ReporteLunes 22 de Agosto2011 Periodo ReportadoJunio-Agosto 2011

3 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación -Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico Solicitud de constancias Pago de sueldos y prestaciones Préstamo personal Autorización de condonación Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina Entrega de la nomina para pago Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos 60% 30% 60% 90% 30%

4 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud) Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición) Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación ) Pago directo a proveedores Transferencias y reprogramación presupuestal Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros 65% 90% 65%

5 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación -Autorización de cuotas para eventos autofinanciables -Patronatos y Fideicomisos Cobro de cuotas y aranceles Expedición de recibos oficiales Constancia de sueldos y salarios Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros 51% 40% 90%

6 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación Requisiciones Registro de Bienes Muebles Levantamiento Físico del Inventario Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios 90% 67.6%

7 Universidad Veracruzana PrioridadtrámiteResumen 1 Registro de Bienes Muebles Se realizan ajustes finales. Prueba final de funcionalidad jueves 25 de Agosto. Liberación al día siguiente. Inicio del programa de capacitación Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso 2Requisición (Gestores y Beneficiarios) 3Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales Se corrigen aspectos operativos detectados en la Prueba piloto. 4 Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) Se presentó a la USIIU y a la DSIA propuesta de simplificación el 11 de Agosto Se crearon los grupos de trabajo Se llevó a cabo la primera reunión de trabajo el Miércoles 23 de Agosto para evaluar alcance Próxima reunión Miércoles 30 de Agosto Vale (Solicitud y Reposición) Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición) Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 5Retiro de personal En proceso su propuesta de simplificación 6 Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal 7Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios) Se presentarán propuestas al USIIU y DSIA la próxima semana 8Autorización de Condonación

8 Universidad Veracruzana PrioridadtrámiteResumen 9 Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables En proceso su propuesta 10 Movimientos de personal académico (vía SISPER) 11 Revisión de Cargas Académicas 12 Patronatos y Fideicomisos 13Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios) Se presentará propuesta al USIIU y DSIA la próxima semana 14 Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios) En proceso su propuesta 15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario) 16 Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina Su propuesta está terminada y no requiere de servicios de automatización. Es un documento que da a conocer cómo hacer una solicitud guía operativa Determinar fecha de comunicación 17Entrega de la Nómina para Pago En etapa de prueba final la cancelación de cheques y entrega de la nómina

9 Universidad Veracruzana PrioridadTrámiteResumen 18 Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y Beneficiarios) En proceso su propuesta 19 Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos 20Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios) 21Entrega de cheques en caja 22Mantenimiento de Vehículos En revisión la propuesta de simplificación 23Renta de Vehículos En proceso su propuesta 24Renta de Autobuses 25Control y pago de Servicios Básicos Aún no se inicia

10 Universidad Veracruzana Problemas SAFEl sitio de colaboración que es donde se informan los avances de los trámites, debe mantenerse actualizado SIIUEmitir una circular que permita a la USIIU y a la DSIA atender prioritariamente el Proyecto de Simplificación Administrativa y que cualquier otra solicitud, será presentada previamente a la SAF para su autorización, si es que procede. Faltan procedimientos documentados para la presentación de proyectos a la USIIU y DSIA así como políticas que establezcan el orden de atención de las solicitudes de servicio Falta un área cuya función sea la administración de los proyectos que se presentan a las áreas informáticas que permita conocer los avances de las solicitudes y sea el enlace entre el usuario y el prestador del servicio

11 Universidad Veracruzana SeguimientoAgosto-Septiembre En proceso Continuar con los trabajos de simplificación y su seguimiento. En proceso Concluir la etapa de prueba de los trámites que se encuentran en esa fase y pasar a la de capacitación, basado en un programa En proceso Dar seguimiento a los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA En proceso Continuar con el desarrollo de trámites que no han presentado su propuesta de simplificación

12 Universidad Veracruzana 16 23 1

13 Universidad Veracruzana Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIAPrioridadNo. De trámites (*) Registro de Bienes Muebles 1 1 Transferencias de bienes muebles 1 Retiro de bienes en desuso 1 Requisición (Gestores y Beneficiarios) 22 Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales 32 SUMA 7 * Gestores y Beneficiarios Trámites presentados a la USIIU y/o DSIAPrioridadNo. De trámites (*) Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) 1 3 Vale (Solicitud y Reposición) 2 Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición), Beneficiarios 4 Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 2 SUMA 11

14 Universidad Veracruzana Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIAPrioridadNo. De trámites (*) Préstamo personal (Gestor y Beneficiario) 72 Autorización de condonación 81 Solicitud Constancias (Gestor y Beneficiario) 132 SUMA 5 * Gestores y Beneficiarios Total de trámites del Proyecto de Simplificación40100% Total de trámites propuestos y en poder de la USIIU y DSIA2358%

15 Universidad Veracruzana

16 Firma autógrafa La legislación Mexicana no ha definido el concepto de firma autógrafa. La costumbre la se identifica como un signo del puño y letra de una persona Una firma electrónica es una cierta tecnología que permite la identificación de una persona en el contexto de un ambiente de medios electrónicos La UNAM ha desarrollado y opera en la actualidad una Infraestructura de Clave Pública ICP basada en el concepto técnico-jurídico de la firma electrónica avanzada. La UNAM estableció una ICP en su interior. Esta ICP prevé la existencia de: Una autoridad certificadora que expide certificados digitales a los miembros de la comunidad universitaria; Una autoridad registradora encargada de llevar el registro electrónico de los certificados digitales expedidos por las autoridades certificadoras; Agentes certificadores, los cuales son miembros de la comunidad universitaria acreditados por la agencia registradora y están encargados de identificar a los titulares solicitantes de certificados digitales Universidad Veracruzana

17 El que confía en la validez de la firma Función de certificación Creador de la clave del firmante La función de certificación, en ocasiones, la puede realizar la parte o entidad que confía en la validez de la firma Universidad Veracruzana