CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Sexta Revisión de Desempeño Noviembre - Diciembre CONTRALORÍA INTERNA UNIDAD DE CONTROL PRESUPUESTAL COORDINACIÓN.

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1 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Sexta Revisión de Desempeño Noviembre - Diciembre CONTRALORÍA INTERNA UNIDAD DE CONTROL PRESUPUESTAL COORDINACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 13 - Febrero - 2008 Sexta Revisión de Desempeño Noviembre - Diciembre CONTRALORÍA INTERNA UNIDAD DE CONTROL PRESUPUESTAL COORDINACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 13 - Febrero - 2008 INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACIÓN EDUCATIVA

2 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Orden del Día Retroalimentación de los Grupos de Interés Estado de la Política y Objetivos de Calidad Desempeño de los procesos y conformidad del producto Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora Acciones de seguimiento de Revisiones por la Dirección previas Cambios que podrían afectar al Sistema Integral de Gestión de la Calidad. Recomendaciones para la Mejora Necesidades de Recursos

3 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Retroalimentación de los Grupos de Interés (N/A por ser proceso de soporte)

4 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Estado de la Política y los Objetivos de Calidad

5 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Objetivos de Calidad 1.Realizar nuestro trabajo en apego a los lineamientos del Sistema Integral de Gestión de la Calidad, logrando la institucionalización y la mejora continua.

6 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Análisis de Desempeño En los meses de noviembre y diciembre se implementó un Plan de Acción para motivar al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC, sin embargo, hubo una pequeña disminución en la gráfica general del nivel de implantación, derivado de la confusión en algunas áreas de las preguntas correspondientes a los conocimientos generales del SIGC, particularmente al control de los documentos y resguardo de los registros. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Análisis de Desempeño En los meses de noviembre y diciembre se implementó un Plan de Acción para motivar al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC, sin embargo, hubo una pequeña disminución en la gráfica general del nivel de implantación, derivado de la confusión en algunas áreas de las preguntas correspondientes a los conocimientos generales del SIGC, particularmente al control de los documentos y resguardo de los registros. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Plan de Acción Utilizar medios de difusión que motiven al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC y recomendar la Navegación en la Página de Calidad. Fecha de Programa: Marzo 08. Responsables: Minerva Mendiola y Jorge Iván Gama. Plan de Acción Utilizar medios de difusión que motiven al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC y recomendar la Navegación en la Página de Calidad. Fecha de Programa: Marzo 08. Responsables: Minerva Mendiola y Jorge Iván Gama.

7 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Análisis de Desempeño En esta gráfica se muestra una disminución de un punto porcentual debido a que el personal de algunas áreas no les queda claro donde se encuentra documentado el tiempo de retención de los registros de calidad, así como poder identificar la totalidad de los registros que les corresponden de acuerdo a su procedimiento. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Análisis de Desempeño En esta gráfica se muestra una disminución de un punto porcentual debido a que el personal de algunas áreas no les queda claro donde se encuentra documentado el tiempo de retención de los registros de calidad, así como poder identificar la totalidad de los registros que les corresponden de acuerdo a su procedimiento. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Plan de Acción La Unidad de Control Presupuestal establecerá una propuesta para el desarrollo de un portal interno, en el que se motive la participación del personal en cuanto a los temas que sean de mayor interés, así como de realizar capacitaciones en línea para mantener actualizados los conocimientos del SIGC. Fecha de Programa: Marzo de 2008 Responsables: Minerva Mendiola. Plan de Acción La Unidad de Control Presupuestal establecerá una propuesta para el desarrollo de un portal interno, en el que se motive la participación del personal en cuanto a los temas que sean de mayor interés, así como de realizar capacitaciones en línea para mantener actualizados los conocimientos del SIGC. Fecha de Programa: Marzo de 2008 Responsables: Minerva Mendiola.

8 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Análisis de Desempeño Se muestra que el porcentaje del indicador se mantuvo debido a que el personal ha comprendido bien qué procedimiento es el que les corresponde, sin embargo no se ha alcanzado la meta. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Análisis de Desempeño Se muestra que el porcentaje del indicador se mantuvo debido a que el personal ha comprendido bien qué procedimiento es el que les corresponde, sin embargo no se ha alcanzado la meta. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Plan de Acción Utilizar medios de difusión que motiven al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC y recomendar la Navegación en la Página de Calidad. Fecha de Programa: Marzo 08. Responsables: Minerva Mendiola y Jorge Iván Gama. Plan de Acción Utilizar medios de difusión que motiven al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC y recomendar la Navegación en la Página de Calidad. Fecha de Programa: Marzo 08. Responsables: Minerva Mendiola y Jorge Iván Gama.

9 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Análisis de Desempeño Se muestra un aumento en el porcentaje del indicador, debido a que el personal ha adquirido un mayor conocimiento e interpretación de la política y objetivos de calidad en relación a su trabajo y participación en el SIGC. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Análisis de Desempeño Se muestra un aumento en el porcentaje del indicador, debido a que el personal ha adquirido un mayor conocimiento e interpretación de la política y objetivos de calidad en relación a su trabajo y participación en el SIGC. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Plan de Acción Utilizar medios de difusión que motiven al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC y recomendar la Navegación en la Página de Calidad. Fecha de Programa: Marzo 08. Responsable: Minerva Mendiola y Jorge Iván Gama. Plan de Acción Utilizar medios de difusión que motiven al personal a obtener una mayor familiarización del SIGC y recomendar la Navegación en la Página de Calidad. Fecha de Programa: Marzo 08. Responsable: Minerva Mendiola y Jorge Iván Gama.

10 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Análisis de Desempeño Se muestra una disminución en el porcentaje del indicador, debido a la confusión del personal de algunas áreas en la pregunta relacionada a la necesidad de crear o modificar un documento del SIGC. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Análisis de Desempeño Se muestra una disminución en el porcentaje del indicador, debido a la confusión del personal de algunas áreas en la pregunta relacionada a la necesidad de crear o modificar un documento del SIGC. Nota: La gráfica muestra “ceros” de marzo a junio debido a que no se aplicaron los cuestionarios del SIGC. Plan de Acción La Unidad de Control Presupuestal establecerá una propuesta para el desarrollo de un portal interno, en el que se motive la participación del personal en cuanto a los temas que sean de su mayor interés, así como de realizar capacitaciones en línea para mantener actualizados los conocimientos del SIGC. Fecha de Programa: Marzo 2008 Responsables: Iván Gutiérrez y Minerva Mendiola Plan de Acción La Unidad de Control Presupuestal establecerá una propuesta para el desarrollo de un portal interno, en el que se motive la participación del personal en cuanto a los temas que sean de su mayor interés, así como de realizar capacitaciones en línea para mantener actualizados los conocimientos del SIGC. Fecha de Programa: Marzo 2008 Responsables: Iván Gutiérrez y Minerva Mendiola

11 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Objetivos de Calidad 2. Promover nuestras Fortalezas, productos y servicios asegurando la captación de Grupos de Interés y Organismos Financieros para lograr mayor presencia en Latinoamérica. (N/A por ser proceso de soporte)

12 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Objetivos de Calidad 3. Desarrollar y operar nuestros proyectos y programas con un enfoque de cumplimiento y mejora de procesos, garantizando la entrega de soluciones educativas con calidad para satisfacer a nuestros Grupos de Interés. (N/A por ser proceso de soporte)

13 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Objetivos de Calidad 4. Facultar y desarrollar a nuestro personal a través de una adecuada capacitación, comunicación y participación para lograr mejorar la calidad de vida en el trabajo. (N/A por corresponder a la Unidad de Desarrollo Organizacional)

14 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Desempeño de los Procesos y Conformidad del Servicio

15 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Proceso: ASIGNACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS BIMESTRAL NOVIEMBRE - DICIEMBRE 2007 Indicador 1 de 4 Control de Pagos Fecha de elaboración: 7 de Enero de 2008 - Fuente: Base de datos del Sistema de Control de Pagos

16 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Análisis de Desempeño En el mes de noviembre se recibieron 172 trámites y en el mes de diciembre se recibieron 331 trámites, de los cuales ninguno se atendió en tiempo compromiso, debido a la situación atípica por la que atraviesa el ILCE - falta de liquidez – lo cual propició aplicar un cambio en los criterios de programación de pagos, de “programación regular” a “programación extraordinaria”. Esta situación prevalece a partir del mes de octubre ya que la programación “normal” de pagos cambió debido a la instrucción específica por parte de la Dirección General, de liberar únicamente los trámites con su autorización. Análisis de Desempeño En el mes de noviembre se recibieron 172 trámites y en el mes de diciembre se recibieron 331 trámites, de los cuales ninguno se atendió en tiempo compromiso, debido a la situación atípica por la que atraviesa el ILCE - falta de liquidez – lo cual propició aplicar un cambio en los criterios de programación de pagos, de “programación regular” a “programación extraordinaria”. Esta situación prevalece a partir del mes de octubre ya que la programación “normal” de pagos cambió debido a la instrucción específica por parte de la Dirección General, de liberar únicamente los trámites con su autorización. Plan de Acción No aplica, hasta en tanto el ILCE no cuente con suficientes recursos de liquidez para operar (lo cual está fuera de alcance), así como el que se defina una nueva instrucción por parte de la Dirección General. Fecha de Programa: N/A Plan de Acción No aplica, hasta en tanto el ILCE no cuente con suficientes recursos de liquidez para operar (lo cual está fuera de alcance), así como el que se defina una nueva instrucción por parte de la Dirección General. Fecha de Programa: N/A

17 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Proceso: ASIGNACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS BIMESTRAL NOVIEMBRE - DICIEMBRE 2007 Indicador 2 de 4 Control de Viáticos Fecha de elaboración: 7 de Enero de 2008 - Fuente: Base de datos del Sistema de Control de Pagos Viáticos

18 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Análisis de Desempeño En el mes de noviembre se recibieron 29 trámites, de los cuales sólo 1(3%) se atendió en tiempo compromiso. En el mes de diciembre se recibieron 14 trámites de los cuales ninguno se atendió en tiempo compromiso, no se alcanzó la meta establecida debido a la situación atípica por la que atraviesa el ILCE - falta de liquidez – lo cual propició aplicar un cambio en los criterios de programación de pagos, de “programación regular” a “programación extraordinaria”. Esta situación prevalece a partir del mes de octubre ya que la programación “normal” de pagos cambió debido a la instrucción específica por parte de la Dirección General, de liberar únicamente los trámites con su autorización. Análisis de Desempeño En el mes de noviembre se recibieron 29 trámites, de los cuales sólo 1(3%) se atendió en tiempo compromiso. En el mes de diciembre se recibieron 14 trámites de los cuales ninguno se atendió en tiempo compromiso, no se alcanzó la meta establecida debido a la situación atípica por la que atraviesa el ILCE - falta de liquidez – lo cual propició aplicar un cambio en los criterios de programación de pagos, de “programación regular” a “programación extraordinaria”. Esta situación prevalece a partir del mes de octubre ya que la programación “normal” de pagos cambió debido a la instrucción específica por parte de la Dirección General, de liberar únicamente los trámites con su autorización. Plan de Acción No aplica, hasta en tanto el ILCE no cuente con suficientes recursos de liquidez para operar (lo cual está fuera de alcance), así como el que se defina una nueva instrucción por parte de la Dirección General. Fecha de Programa: N/A Plan de Acción No aplica, hasta en tanto el ILCE no cuente con suficientes recursos de liquidez para operar (lo cual está fuera de alcance), así como el que se defina una nueva instrucción por parte de la Dirección General. Fecha de Programa: N/A

19 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC S E M E S T R A L SEPTIEMBRE - OCTUBRE 2007 Indicador 3 de 4 Suficiencia Presupuestal Fecha de elaboración: 5 de Noviembre de 2007 - Fuente: Formato para Solicitud de Suficiencia Presupuestal

20 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Análisis de Desempeño El indicador muestra cumplimiento en los meses de Noviembre y Diciembre, en virtud de que el plan de acción establecido en meses anteriores ha sido efectivo y se han alcanzado mejores resultados. Cabe hacer mención, que para este último bimestre el tiempo de respuesta se amplía a cinco días de respuesta para las suficiencias presupuestales. Análisis de Desempeño El indicador muestra cumplimiento en los meses de Noviembre y Diciembre, en virtud de que el plan de acción establecido en meses anteriores ha sido efectivo y se han alcanzado mejores resultados. Cabe hacer mención, que para este último bimestre el tiempo de respuesta se amplía a cinco días de respuesta para las suficiencias presupuestales. Plan de Acción No Aplica debido a que se cumplió con la meta. Plan de Acción No Aplica debido a que se cumplió con la meta.

21 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC S E M E S T R A L SEPTIEMBRE - OCTUBRE 2007 Indicador 4 de 4 Elaboración de Facturas Fecha de elaboración: 5 de Noviembre de 2007 - Fuente: Formato para Elaboración de Facturas

22 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Análisis de Desempeño Para este último bimestre la elaboración de facturas se realizó de manera oportuna y se cumplió con la meta establecida. Análisis de Desempeño Para este último bimestre la elaboración de facturas se realizó de manera oportuna y se cumplió con la meta establecida. Plan de Acción No Aplica debido a que se cumplió con la meta. Plan de Acción No Aplica debido a que se cumplió con la meta.

23 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Estado de las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Encargado de la Coordinación de Recursos Financieros

24 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC No Conformidad Mayor – 5.1 (3er. Auditoría Interna) Como seguimiento a la No Conformidad detectada en el Proceso de Asignación de Recursos Financieros en la 3er. Auditoría Interna al SIGC, se presenta el siguiente avance: Por acuerdo de la Dirección General, con la Dirección de Calidad, se integraron Equipos de Procesos que se encargarán de conducir proyectos encaminados a resolver las No Conformidades de raíz y redefinir los procesos. Se integraron 5 Equipos de procesos que ya están trabajando en este proyecto. El avance del Equipo 1 – Compromiso de la Dirección, que le corresponde resolver la No Conformidad que nos ocupa es el siguiente: Se han tenido 3 reuniones de trabajo en las cuales se está redefiniendo la misión, visión y líneas estratégicas del ILCE por el Director General y la creación de los objetivos estratégicos por los coordinadores y directores, asimismo se creará un procedimiento de Comunicación Interna.

25 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Acciones de seguimiento de Revisiones previas por la Dirección Encargado de la Coordinación de Recursos Financieros

26 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC

27 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad Encargado de la Coordinación de Recursos Financieros

28 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Recomendaciones para la Mejora Encargado de la Coordinación de Recursos Financieros

29 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC PROCESO DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS Proyecto de Mejora : Se pretende que para febrero se implemente este proyecto. CONTRALORÍA INTERNA En la Dirección de Control Preventivo se actualizaron los formatos de gestión y la normatividad relacionada con los procesos de fiscalización, para complementar las medidas de control: Manual de Políticas de Recursos Financieros Anexo para Criterios de Fiscalización Anexo para Tabla de Requerimientos Anexo para Tarifas de Zonificación y Nivel Jerárquico Solicitud de Pago Aviso de Comisión Formato para Relación de Contratos Formato para Libro de Volantes de Rechazo (formato nuevo)

30 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC TRÁMITES DE PAGO Y MONTOS EROGADOS 2007

31 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC VOLANTES DE RECHAZO 2007

32 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Necesidad de Recursos

33 CALIDAD EN LA EDUCACIÓN A TRAVÉS DE TIC Sexta Revisión de Desempeño Noviembre - Diciembre CONTRALORÍA INTERNA UNIDAD DE CONTROL PRESUPUESTAL COORDINACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 13 - Febrero - 2008 Sexta Revisión de Desempeño Noviembre - Diciembre CONTRALORÍA INTERNA UNIDAD DE CONTROL PRESUPUESTAL COORDINACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS 13 - Febrero - 2008 INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACIÓN EDUCATIVA