Gestión del Plan de M&E Clases 1 y 2

Presentación del tema: "Gestión del Plan de M&E Clases 1 y 2"— Transcripción de la presentación:

1 Gestión del Plan de M&E Clases 1 y 2
Profesora: Brenda Bucheli 1–2, 15 –16 de Octubre del 2010

2 El Plan de M&E y su inserción en la organización

3 ¿Qué es un Plan de M&E?

4 “No se puede mejorar lo que no se controla, no se puede controlar lo que no se mide, no se puede medir lo que no se define”.

5 Más allá del indicador hay que saber….
INDICADOR COMPLETO: Al final del año 2009 el 80% de familias participantes habrán incrementado sus ingresos en al menos 20%. Más allá del indicador hay que saber…. Incrementado… por año? Al final? ¿Participantes? ¿Cómo? ¿Cuándo? Reportes, reportes, reportes… ¿De dónde saco los datos? ¿Qué hago con los datos? ¿A quién le toca?

6 ¿Qué es un Plan de PSE? Es un proceso mediante el cual se define y programa, en forma ordenada y secuencial, los procedimientos, mecanismos, y recursos para operativizar el Sistema de PSE de un plan estratégico, programa o proyecto. Por lo general se plasma en un documento.

7 Matriz de Indicadores/ Plan de y S E
Modelo Lógico Definiciones, Medios de Verificación, Formatos, Procedimientos, Responsables, Recursos, Tiempo (Registro y Reporte) Matriz de Indicadores/ Plan de y S E Sistema de y S E

8 Contenido de un Plan Antecedentes y conceptos clave
Teoría de cambio /Marco lógico Actores y usuarios Objetivos del sistema PSE Subsistemas Planificación Seguimiento Evaluación Sistematización 6. Comunicación y uso de resultados. Presupuesto

9 Hay diferentes modelos de matrices ….
Matriz de indicadores Hay diferentes modelos de matrices ….

10 Lectura N° 1: Gestión del Cambio Organizacional
Conformar 4 grupos (5 minutos) Leer colectivamente el texto (10 minutos) Discusión: ¿cómo se relacionan los contenidos de la lectura con la gestión de un plan de M&E? (10 minutos) Comentarios en plenaria (15 minutos) Tiempo: 40 minutos

11 Del Plan a la Acción

12 El proceso de gestión Motivando el cambio Organizando la transición
Institucionalizando el plan Implementando el plan

13 El proceso de gestión: motivando el cambio

14 El cambio en organizaciones sin fines de lucro
Reconociendo el contexto El cambio en organizaciones sin fines de lucro Organizaciones innovadoras Organizaciones adaptativas o funcionales Organizaciones disfuncionales

15 Dinámica Espiral Lo que la gente busca en la vida…
BEIGE: supervivencia, satisfacción de necesidades biológicas, reproducción, satisfacción de impulsos instintivos. MORADO: aplacar mundo de espíritus, honrar a antepasados, protegerse de adversidades, vínculos familiares. ROJO: poder/ acción, afirmación del individuo para dominar a otros, control, placer sensorial. AZUL: estabilidad/ orden, obediencia para obtener recompensas diferidas en el tiempo, propósito, certidumbre. NARANJA: oportunidad/ éxito, competir para obtener resultados, influencia, autonomía. VERDE: armonía/ amor, unirse para crecer juntos, conciencia, pertenencia. AMARILLO: independencia/ autovaloración, adecuación al sistema vivo, conocimiento, preguntas interesantes. TURQUESA: comunidad global/ fuerza vital, supervivencia de la vida en la Tierra, adaptación a la realidad.

16 Punto de entrada

17 Creando conciencia de cambio
Visión Aportes del M&E en la organización inteligente Comunicación e información

18 Liderazgo y poder No siempre van de la mano…
Liderazgo tiene que ver con la capacidad de desequilibrar. Liderazgo formal e informal ¿Quiénes son los líderes en la gestión del Plan M&E?

19 Consensos y alianzas Tipo de personas en la organización: socios, aliados, opositores, indiferentes, confidentes. Uno no debe forzar a cambiar, si no inspirar a mejorar ¿A quiénes traemos a bordo?

20 Identificando a “los clientes”
Contacto: Hace el contacto inicial con asesor. Intermediario: Participa en varias reuniones de análisis, planeamiento, etc. Auspiciador: Provee los recursos financieros. Contratante: Juega rol clave en la selección y negociación del contrato. Principal: Son los dueños del problema. Tienen las 3 “W”: Who knows, Who can, Who cares. Final: Grupo meta que será afectado por el trabajo a realizar.

21 Ejercicio N° 1 Conformar grupos según Planes de M&E (5 minutos)
Identificar los “clientes”(20 minutos) Compartir reflexiones sobre los “clientes” en cada caso (5 - 7 minutos cada grupo minutos) Plenaria (10 minutos) Tiempo: 1 hora

22 En el plan PSE…actores y usuarios
Es importante identificar y hacer participes a los diferentes actores clave en el sistema de PSE. Puede usarse un mapa de actores para identificar sus necesidades de información, y su participación en el sistema PSE.

23 Mapa de actores

24 Ejercicio N° 2 Retornar a grupos según Planes de M&E (5 minutos)
Reflexionar sobre los retos y el perfil del especialista en M&E en esta etapa (15 minutos) Lluvia de ideas en Plenaria (15 minutos) Identificación de ideas comunes (5 minutos) Tiempo: 40 minutos

25 El proceso de gestión Motivando el cambio Organizando la transición
Institucionalizando el plan Implementando el plan

26 El proceso de gestión: organizando la transición

27 Manejando la transición
Expectativas Resistencia al cambio Sentido de propiedad Compromiso Trabajo en equipo Condiciones mínimas

28 ¿Qué gana el que se resiste?
Resistencia al cambio Algunas reacciones: negación, cólera, negociación, depresión transitoria/duelo. ¿Qué ayuda? Líder reconocido Visión clara de futuro Sentido de urgencia positivo Capacitación y sensibilización Retroalimentación y reconocimiento de avances ¿Qué gana el que se resiste?

29 Trabajo en equipo Genera sentido de propiedad y compromiso
1+1=3 … busca resultados con eficiencia. Complementariedad, confianza, cohesión, comunicación Algunos riesgos: Toma de decisiones de forma prematura. Dominio de pocas personas, en particular el de un líder. Tiempo consumido en reuniones y sin actuar. Presiones sobre miembros del equipo para aceptar soluciones. Responsabilidad ambigua, diluída en el grupo.

30 Vuelo de gansos…

31 Presupuesto 10-15%: Estándar
Mayor presupuesto en proyectos de innovación e investigación acción. Sugerencia: costo por actividad.

32 Lectura N° 2: Sistemas de SyE – Factores de Exito
Retornar a grupos según Planes de M&E (5 minutos) Leer colectivamente el texto de pág. 5 a 10 (15 minutos) Tarea: Teniendo como insumos la identificación de “clientes” y perfil de especialista precisar cómo se conformará un equipo que apoye la implementación del plan (30 minutos) Comentarios en plenaria ( 20 minutos) Tiempo: 70 minutos

33 Gestión del Plan de M&E Clases 3 y 4
Profesora: Brenda Bucheli 1–2, 15 –16 de Octubre del 2010

34 Control de lectura 1. May Ernesto, Shand David, Mackay Keith, Rojas Fernando, Saavedra Jaime. Hacia la institucionalización de los sistemas de monitoreo y evaluación en América Latina y el Caribe: Actas de una conferencia del Banco Mundial/ Banco Interamericano del Desarrollo (2006).  2. Patton Michael Quinn, Desarrollo Organizacional y Evaluación. Artículo extraído del libro “The Canadian Journal” - Edición Especial 1999, Canadian Evaluation Society. Traducido por PREVAL en Setiembre 2004. 3. PREVAL/FIDA. Los sistemas de Seguimiento y Evaluación: Enfoques, pasos para su diseño y factores de éxito. Tiempo: 60 minutos

35 El proceso de gestión Motivando el cambio Organizando la transición
Institucionalizando el plan Implementando el plan

36 El proceso de gestión: implementando el plan

37 Capacidad es… La facultad de individuos y organizaciones de desempeñar funciones de un modo eficaz, eficiente y sostenible. Recursos, conocimientos, y procesos que emplea la organización. No significa que la organización tenga muchas herramientas, sino que sepa cuándo usarlas, cómo adaptarlas de acuerdo a sus necesidades, cómo usarlas para mejorar sus propias decisiones, etc.

38 Capacidad organizacional
Entorno externo En relación a roles esperados (ver cuadro) Desempeño organizacional Capacidad organizacional Motivación organizacional

39 Capacidades para el M&E
Gestión Participativa del Desarrollo: se relaciona con la contribución del sistema de SyE a la gestión del proyecto u organización, teniendo como visión estratégica a la comunidad en el centro del desarrollo, y un estilo de gerencia participativo, inclusivo y equitativo. Operativa: se refiere a los recursos materiales y humanos con que se cuenta para el SyE, la forma como se distribuyen y organizan en una estructura y equipos, asumiendo responsabilidades claramente definidas. También incluye los aspectos técnicos inherentes al manejo de la información, algunos más especializados que otros, pero todos dirigidos a mostrar los efectos e impactos derivados de los cambios de una intervención para el desarrollo. Aprendizaje: considera si la organización sabe usar y comunicar resultados, es decir si maneja con eficacia y oportunidad la información sobre los cambios, según las necesidades estratégicas de los grupos de actores. Incluye además la existencia de espacios inter e intra institucionales para promover el aprendizaje, y los valores compartidos que sustentan la apertura hacia el intercambio y reflexión.

40 Ejercicio N° 3 Regresar a grupos según Planes de M&E (5 minutos)
Analizar la herramienta aplicándola al caso (40 minutos) Plenaria (20-25 minutos) Tiempo: 60 minutos

41 Asegurando medios y recursos
Debieran estar comprometidos desde el diseño, o la organización de la transición. Recordar las condiciones mínimas negociadas! Demandar lo ofrecido. Presupuesto para el M&E Cronograma de implementación.

42 CRONOGRAMA M&E PROYECTO
EJEMPLO: FORMATO DE RECOLECCION DE DATOS RESPONSABLE AÑO 2000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 LINEA DE BASE JEFE PROYECTO COORD. PROYECTO COORD. M&E CONSULTOR EXT. EVALUACION FINAL JEFE PROYECTO COORD. PROYECTO COORD. M&E CONSULTOR EXT. EXPEDIENTE UNIDADES DE SALUD ESPECIALISTA DE CAPACITACION ORGANIZACION. EXPEDIENTE COMUNITARIO ESPECIALISTA DE CAPACITACION ORGANIZACION. ARCHIVO PROYECTO JEFE DE PROYECTO COORD. DE M&E CRONOGRAMA M&E PROYECTO

43 Términos de referencia
Punto crítico en la práctica del M&E para la delegación de tareas. Esquema básico: Antecedentes Objetivo del trabajo solicitado Metodología Productos esperados Plazos Presupuesto

44 Calidad de la evaluación
Ejemplo IDRC: Evaluaciones deben asegurar la participación de usuarios relevantes. Procesos de evaluación deben desarrollar capacidad en pensamiento evaluativo y uso de evaluación. Pensamiento evaluativo agrega valor al proyecto.

45 Calidad de la evaluación
Ejemplo IDRC: Evaluación sigue estándares de investigación ética y calidad de evaluación Decisión de evaluar debe ser estratégica, no de rutina. Evaluación debe ser valorada por los evaluados.

46 Sistema computarizado

47 ¡Sistematizar antes de automatizar!
Supone tener el “sistema” de monitoreo y evaluación antes (indicadores, formatos, procedimientos, responsables) Pueden existir sistemas totalmente manuales exitosos. Sistema computarizado (software) apoya una parte del proceso de monitoreo y evaluación para facilitarlo. Puede ayudar a definir indicadores, procedimientos y responsables

48 ¿Adquirir o desarrollar software ?
Ninguno responde al 100% de las expectativas. Tendencia actual: estar lo más posible a las necesidades del usuario final. Responder a necesidades del aquí y ahora. No perder de vista tiempo de ejecución del proyecto ni criterios económicos.

49 Criterios Técnicos para la Decisión
Responde a las necesidades de los usuarios? (tecnología adecuada y sostenible) Es compatible con los equipos que se tiene (plataforma tecnológica) y otras bases de datos y programas? Es un software amigable?: presentación de pantalla, ayudas y tutoriales, niveles, similitud de presentación con otros paquetes.

50 Criterios Técnicos para la Decisión
Puede el usuario “customizar” el software? Hace uso racional de la memoria de los equipos? Es rápido y preciso en las operaciones? Tiene documentación técnica? Tiene soporte técnico y garantía en caso de problemas o defectos? Están consideradas actualizaciones?

51 Para implementar el software
Hacer pruebas con el software, doble registro, piloto. Capacitar al personal. Estandarizar formatos y procedimientos. Fijar cronogramas. Asignar los recursos. Evaluación y mantenimiento periódico.

52 Manejo de incentivos Exitos de corto plazo
Mantener el entusiasmo (momentum) Celebrar los éxitos

53 Negociación y resolución de conflictos
El conflicto ocurre cuando dos o más valores, perspectivas u opiniones son contradictorias por naturaleza o no pueden ser reconciliadas. El conflicto es como el agua, se necesita para vivir y también para el progreso. Pero cuando hay demasiada agua en el lugar equivocado, hay que construir puentes y canales para evitar la catástrofe. Construir puentes y canales para que los conflictos no deriven en catástrofes, es lo que llamamos negociación (William Ury).

54 Fases para la solución Tomar conciencia Recolectar información
Definir el problema Generar y seleccionar soluciones Medir el éxito

55 Negociación eficaz Preparar la negociación.
Separar las personas del problema. Centrarse en los intereses y no en las posiciones. Utilizar criterios objetivos, independiente de la voluntad de las partes. Ceder ante las razones, no ante las presiones. Alcanzar el mejor acuerdo de todas las opciones posibles. Mejorar la relación entre las partes.

56 El proceso de gestión Motivando el cambio Organizando la transición
Institucionalizando el plan Implementando el plan

57 El proceso de gestión: institucionalizando el plan

58 Procesos y Procedimientos
Después de diferentes ensayos, se define cómo se va a hacer el monitoreo y evaluación. Proceso= una secuencia de actividades/ eventos interrelacionados en el tiempo que transforma insumos en productos (caja negra). Tiene inicio y fin. Procedimientos = pasos específicos para hacer las actividades. Un proceso puede tener varios procedimientos.

59 Flujograma Sirve para describir procesos. Símbolos clave:
Persona/ unidad responsable Partida y resultado Información entrando y saliendo Actividades Momentos críticos Conecta símbolos con líneas

60 Ejemplos

61 Políticas Son directrices que rigen la actuación de los miembros de una organización. No son solo recomendaciones, sino lineamientos. Hay que seguirlas. Son “declaraciones” de las prácticas que la organización enfatiza.

62 Coordinación Intenta ajustar las actividades para que sean más efectivas en el logro de los objetivos de la organización. Se da cuando hay dependencia mutua en el trabajo. Tipos: Dependencia de dos personas de los mismos insumos Una tercera persona de pende de los resultados de dos personas Dependencia de una persona del resultado de otra

63 Problemas de coordinación
Cantidad y calidad insuficientes Retrazos en el trabajo Sub-utilización de la capacidad Duplicación de esfuerzos Actividades no realizadas por nadie.

64 Mecanismos de coordinación
Ajuste mutuo: Se comunican y acuerdan (discusiones formales e informales entre el personal). Supervisión Directa: El jefe tiene responsabilidad sobre supervisados y toma decisiones necesarias (entrevistas de desempeño, informes de avance, monitoreo de actividades). Estandarización: se diseña el trabajo para saber que hacer sin comunicación ni supervisión (contratar a la gente adecuada, capacitar al personal).

65 Comunicación Emisor – mensaje – receptor: Cuestionado.
Principios de coaching ontológico: Vivimos en mundos interpretativos Todo lo dicho es dicho por alguien y revela al observador. No solo actuamos de acuerdo a cómo somos, somos de acuerdo a cómo actuamos (cuerpo, emoción y lenguaje). Somos sistemas estructuralmente determinados. El lenguaje es acción (generamos distinciones, damos sentido a existencia, coordinamos acciones, nos observamos). LA ESCUCHA ACTIVA … FUNDAMENTAL EN EL EVALUADOR

66 Conversaciones De juicios personales: consiste en explicar lo que pasó, analizar, emitir juicios, buscar culpables con frecuencia. Para coordinar acciones: se centran en qué hacemos, actos del habla (afirmaciones, declaraciones fundamentales y juicios, pedidos, ofertas). Para posibles acciones: se sondean posibilidades, no se sabe qué hacer. Para posibles conversaciones: cuando no hay disposición para la conversación en ese momento.

67 Toma de decisiones Muy ligada a nuestras interpretaciones.
No todas las decisiones son programadas o se basan en la información. Toda elección supone una pérdida. La no decisión es también una elección. Estructura de la organización facilita y/o dificulta las decisiones. ¿Qué decisiones son las relevantes en la institucionalización del plan de M&E?

68 M&E y ética Hay mucho interés por definir estándares para la práctica de la evaluación a nivel internacional. Estos van de la mano con la ética (ver Principios Orientadores de la AEA). Estos pueden servir como referentes en caso debamos lidiar con una situación difícil.

69 Evaluación de avances y reajustes
Echar a andar el sistema y evaluar. Retroalimentación debe basarse en opiniones y evidencias. Incorporar los ajustes pertinentes… y volver a probar.

70 Trabajo de grupos

71 Cierre del curso