Curso Preparación para el Examen de Grado Gestión del Alcance

Presentación del tema: "Curso Preparación para el Examen de Grado Gestión del Alcance"— Transcripción de la presentación:

1 Curso Preparación para el Examen de Grado Gestión del Alcance

2 Procesos de Gestión del Alcance
El proceso de gestión del alcance es el proceso de definir el trabajo requerido y luego asegurarse de que todo ese trabajo y sólo ese trabajo sea realizado.

3 Alcance del Producto El alcance del producto es el conjunto de características y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado. Ejemplo: Por ejemplo, queremos producir una computadora portátil que pese menos de 550 gramos, con 900 teras de disco, 30 teras de memoria y batería con autonomía para 12 meses.

4 Alcance del Proyecto El alcance del proyecto es el trabajo que se necesita realizar para entregar un producto, servicio o resultado, con las características y funciones especificadas. Por ejemplo, definir todo el trabajo y los procesos para tener esa computadora en tiempo, alcance y costo. (Lledó, 2013)

5 Procesos de gestión del alcance
Planificar la gestión del alcance: cómo se llevarán a cabo el resto de los procesos (requisitos, definición, EDT, validación y control). Recopilar requisitos: documentar las necesidades de los interesados. Definir el alcance: desarrollar el enunciado del alcance detallado (qué). Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT: descomponer el proyecto en partes más pequeñas. Validar el alcance: conseguir la aceptación formal. Controlar del alcance: gestionar los cambios en el alcance.

6 Plan de Gestión del Alcance
El plan de gestión del alcance describe cómo el alcance del proyecto será planificado, ejecutado y controlado. La planificación del alcance requiere varias iteraciones.

7 Planificar la gestión del alcance
Entradas: acta del proyecto Herramientas: juicio de expertos y reuniones Salidas: Plan de gestión del alcance del proyecto. Procedimientos que definen como: Preparar el enunciado del alcance Crear y aprobar el EDT Procesamiento de cambios, etc.

8 Planificar la gestión del alcance
Salidas: Plan de Gestión de Requisitos El plan de gestión de requisitos describe cómo los requisitos deben ser identificados, analizados, priorizados, gestionados y cómo los cambios a los mismos deben ser rastreados.

9 Recopilar requisitos ¿Qué herramientas puedo utilizar?
Para cumplir con los objetivos del proyecto es necesario definir y documentar las necesidades y expectativas de los interesados. ¿Qué necesito para iniciar? Plan de gestión del alcance ¿Qué herramientas puedo utilizar? Entrevistas, cuestionarios, encuestas, observación, revisar documentación. Talleres, tormentas de ideas, mapas conceptuales, DELPHI, prototipos, benchmarking.

10 Recopilar requisitos Salidas: Documentación de Requisitos
La documentación de requisitos se refiere a la documentación que registra los requisitos del productos durante el proceso de Recopilar Requisitos. Justificaciones, objetivos, funcionalidad, calidad, seguridad, criterios de aceptación, supuestos, etc.

11 (Lledó, 2013)

12 Recopilar requisitos Salidas: Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
La matriz de rastreabilidad de requisitos ayuda a realizar un seguimiento de los requisitos a lo largo de la vida del proyecto para asegurar que se cumplan. Vincula cada requisito con un objetivo.

13 (Lledó, 2013)

14 Definir el alcance Define un nivel mas de detalle al desarrollo del alcance del proyecto. Entradas: Acta del proyecto Documentación de requisitos

15 Definir el alcance Herramientas: Análisis del producto
convertir requisitos y expectativas en requisitos tangibles. Generación de alternativas Talleres

16 Definir el alcance Salidas: Enunciado del Alcance del Proyecto
El enunciado del alcance del proyecto describe en detalle, los resultados del proyecto y el trabajo necesario para crear los entregables. También proporciona un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados ​​en el proyecto.

17 Restricción Una restricción es un factor que limita las opciones del equipo, tales como límites de recursos, presupuesto, cronograma y alcance.

18 Asunción (Supuesto) Una asunción (supuesto) supuesto es una cosa que se supone que es cierta, pero que podría no serlo.

19 (Lledó, 2013)

20 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
Crear la EDT consiste en dividir la proyecto en componentes menores, para facilitar su entendimiento y planificación. Entradas: Enunciado del alcance. Documentación de requisitos.

21 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
Herramientas: Descomposición La descomposición es la subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más pequeños y manejables hasta que el trabajo y los entregables se definan a nivel de paquete de trabajo.

22 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
Salidas: Línea Base del Alcance El enunciado del alcance del proyecto, La EDT, Y el diccionario de la EDT.

23 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
La estructura de desglose del trabajo (WBS) es una descomposición jerárquica orientada a entregables del trabajo a ser ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

24 (Lledó, 2013)

25 Paquete de Trabajo Los paquetes de trabajo son las piezas de trabajos más pequeños y manejables con las que se descompone un proyecto en la EDT, por lo que las duraciones y los costos de las actividades puede estimarse posteriormente de forma fiable y coordinada.

26 Cuenta de Control Una cuenta de control es un punto de control de gestión donde se integran alcance, el presupuesto, el costo real y el cronograma y se compara con la medición del desempeño del valor ganado.

27 Diccionario de la EDT El diccionario de la EDT es un documento que respalda la EDT y proporciona descripciones más detalladas de los componentes de la EDT, incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de control.

28 (Lledó, 2013)

29 Validar el alcance Puede ser realizado al finalizar cada entregable importante del proyecto. Pero deber hacerse siempre antes del cierre de la fase o proyecto. Entregable Validado: Es un entregable del proyecto que se ha determinado como correcto a partir de la aplicación de los procesos de control de calidad, lo cual es usado como entrada para el proceso de Verificar el Alcance para la aceptación formal.

30 Validar el alcance Entradas: Documentación de requisitos,
Matriz de rastreabilidad. Entregables validados Datos de desempeño Grado de cumplimiento del entregable en relación a la métricas de calidad, cantidad y severidad de no conformidades, etc.

31 Validar el alcance Herramientas: Inspección o auditorías
Chequear que los entregables cumplan las especificaciones. Técnicas grupales de toma de decisiones Evaluación de alternativas

32 Validar el alcance Salidas:
Entregables aceptados: por el cliente Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Objetivo Final: Validar la completitud de cada entregable. Es un proceso pro-activo

33 Controlar el alcance Controlar el alcance se encarga de revisar que se completen los entregables definidos y acordados para el proyecto y solo estos. Entradas: Planes: alcance, cambios, configuración Requisitos y matriz de rastreabilidad Datos de desempeño del trabajo: informes de avance

34 Controlar el alcance Herramientas: Salidas: Análisis de variación
Análisis de las desviaciones ocurridas en el alcance del proyectos según la línea base, en caso de ser significativos se aplicarían acciones correctivas Salidas: Informacion de desempeño Solicitudes de cambio Actualizaciones a líneas base Cualquier cambio solicitado debe pasar por el control integrado de cambios Corrupción de Alcance: cuando un cambio al alcance no pasa por el control integrado de cambios!

35 (Lledó, 2013)

36 ¿Preguntas?

37 Ejemplo ¿Cuál de los siguientes incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto contiene todo el trabajo y sólo el trabajo requerido para completar el proyecto con éxito? Gestión de costos. B. Gestión del alcance. C. Gestión del tiempo. D. Gestión de la satisfacción del cliente.

38 Ejemplo La preparación de la línea base del alcance se describe mejor cuando se hace participar a: Los gerentes funcionales. El equipo del proyecto. A los interesados. El expedidor del proyecto.

39 Ejemplo Todos los siguientes son salidas del proceso Crear EDT, EXCEPTO: Línea base del alcance. B. Solicitudes de cambio. C. Diccionario de la EDT. D. Actualizaciones de la documentación de requisitos.

40 Ejemplo ¿Cuál de los siguientes es una salida del proceso Recopilar Requisitos: Matriz de rastreabilidad de requisitos. B. Enunciado del alcance del proyecto. C. Estructura de desglose de trabajo. D. Solicitudes de cambios al alcance.

41 Ejemplo ¿Cuáles de los siguientes deberían estar incluidos en un Plan de Gestión de Requisitos? La rastreabilidad de los requisitos del alcance del proyecto y los entregables de la EDT. La descripción de cómo los requisitos de las actividades se planificarán, rastrearán e informarán. La rastreabilidad de los requisitos de alto nivel hasta los requisitos más detallados. La rastreabilidad de los requisitos de las necesidades de negocio, oportunidades, metas y objetivos.

42 Ejemplo Todos los siguientes son necesarios para crear la EDT, EXCEPTO: Activos de los procesos de organización. Las mediciones de la calidad. Documentación de requisitos. Enunciado del alcance del proyecto.

43 Ejemplo El programa fue planificado hace años, antes de que hubiera una introducción masiva de nuevas tecnologías. Mientras se planifica el próximo proyecto en este programa, el director del proyecto ha ampliado el plan de gestión del alcance ya que conforme un proyecto se vuelve más complejo, el nivel de incertidumbre en el alcance: Es el mismo. Disminuye. Disminuye luego aumenta. Aumenta.

44 Ejemplo Usted ha firmado el acta de constitución del proyecto y está en el proceso de crear un enunciado del alcance del proyecto. Usted ha solicitado al equipo entradas para asegurarse de que el enunciado del alcance del proyecto esté completo. Sin embargo, el equipo está luchando con la definición del alcance. ¿Cuál de los siguientes describe mejor el problema? Una EDT no fue completada antes de que se iniciara con el enunciado del alcance del proyecto. El equipo está trabajando en el enunciado del alcance del proyecto sin el beneficio de los activos de procesos de la organización. El equipo se encuentra en el proceso de Definir el Alcance y necesita el enunciado del alcance del proyecto como una entrada. Los objetivos del proyecto no fueron identificados antes que se iniciara con el enunciado del alcance del proyecto.

45 Ejemplo Durante la realización de un trabajo, un miembro del equipo del proyecto le dice que detectó que falta un paquete de trabajo en la EDT. ¿Qué es lo mejor por hacer? Realizar una solicitud de cambio para incluirlo en la EDT. Incluirlo en la EDT. Incluirlo solamente en el diagrama de la red. Incluirlo en el estimado, pero no la lista de actividades.

46 Ejemplo ¿Cuál de los siguientes es una salida del proceso Definir las Actividades? Una EDT. Una lista de actividades. Un diagrama de red. Un cronograma del proyecto.

47 Ejemplo Para dirigir un proyecto de manera efectiva, el trabajo debe ser descompuesto en piezas pequeñas. ¿Cuál de los siguientes no describe qué tan lejos se debe descomponer el trabajo? Hasta que tenga una conclusión significativa. Hasta que no pueda ser lógicamente subdividido más allá. Hasta que pueda ser realizado por una persona. Hasta que pueda estimarse de manera realista.

48 Ejemplo Un director de proyecto está preocupado por la cantidad de gold plating (Realizar un entregable de especificaciones NO acordadas con el cliente, superando las expectativas iniciales) que se ha producido en los proyectos anteriores. Todos los siguientes NO se usarían para controlar el enchapado en oro, EXCEPTO: Un plan de gestión del personal. Un acta de constitución del proyecto. Un diccionario de la EDT. Un plan de gestión de riesgos.

49 Ejemplo El gerente del producto le notifica al director del proyecto que ha decidido que el producto debería ser capaz de utilizarse por un mercado adicional. La mejor cosa por hacer sería que el director del proyecto: Notifique inmediatamente al patrocinador del proyecto de que hay un cambio del alcance del proyecto. Notifique al Comité de Control de Cambios del proyecto que el alcance del proyecto tendrá que cambiar. Informe al gerente de producto que los impactos potenciales para el proyecto serán revisados. No haga nada, esto es un ejemplo de la elaboración progresiva.

50 Ejemplo Un cliente le ha pedido incrementar el alcance del proyecto. El proyecto está bajo presupuesto y un poco por delante de lo previsto. ¿Qué debería usted hacer? Aprobar el cambio. Determinar los efectos del cambio en el proyecto. Solicitar aprobación al patrocinador para realizar el cambio. Obtener la aprobación del Comité de la Configuración de Cambios.

51 Ejemplo La alta Gerencia ha impuesto una fecha de entrega del proyecto antes de la aceptación del enunciado del alcance del proyecto. ¿Para quién es MÁS responsable el director del proyecto? El patrocinador del proyecto. El equipo del proyecto. El cliente. Alta Gerencia.

52 Ejemplo El proyecto depende de un entregable clave de un proveedor que usted ha usado varias veces antes con gran éxito. Usted está contando con que la entrega llegará el 1° de junio. Este es un ejemplo de un / una: Restricción. Objetivo. Asunción. Requerimiento

53 Ejemplo Usted es un director de proyecto que trabaja para iTrim Central. Su organización ha desarrollado una técnica nueva de dieta que seguramente será una moda. Uno de los entregables de su estudio de factibilidad fue un análisis del desempeño financiero potencial de este nuevo producto y sus ejecutivos están muy satisfechos con los números. Usted estará trabajando con varios vendedores para la producción de productos, campañas de mercadeo y software que hará un seguimiento de los progresos de los clientes con las nuevas técnicas. Con el fin de realizar mediciones de valor ganado para los costos del proyecto, usted va a situar ¿cuál de las siguientes en la EDT? Diagrama de cuentas. Código de cuentas. Cuenta de control. Cuenta de reserva.

54 Ejemplo ¿Cuál de los siguientes describe mejor el análisis del producto: Trabajar con el cliente para determinar la descripción del producto. Analizar matemáticamente la calidad deseada para el proyecto. Obtener un mejor entendimiento del producto del proyecto con el fin de crear el enunciado del alcance del proyecto. Determinar si el estándar de calidad en el proyecto puede ser cumplido.

55 Ejemplo Verificar el alcance está íntimamente relacionado con:
Realizar Control de la Calidad. Secuenciar las Actividades. Realizar el Aseguramiento de la Calidad. Gestión del Tiempo.

56 Ejemplo ¿Cuál de las siguientes enunciados es verdadero con respecto a la lluvia de ideas y la entrevista? Ambas son formas de juicio de expertos usados para ayudar a definir y desarrollar el enunciado del alcance del proyecto. Ambas son herramientas y técnicas utilizadas para elaborar la descripción del alcance del producto. Ambas son técnicas para la toma de decisiones grupales, las cuales son herramientas y técnicas del proceso Recopilar Requisitos. Ambas son requisitos de las técnicas de recopilación que se pueden utilizar en el proceso Recopilar Requisitos.