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Publicada porChica Mareno Modificado hace 9 años
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Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos
Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Zamary Soliván Cartagena, CFE Auditora Senior
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OBJETIVOS Conocer el proceso de compras
Repasar la reglamentación aplicable Discutir los hallazgos más frecuentes Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos
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BASE LEGAL Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Leyes
Código Penal de Puerto Rico Reglamentos Cartas y Memorandos Circulares Reglamentación Federal
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Proceso de Compras y Desembolsos
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EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS
Asignaciones Presupuestarias Factura Requisición Desembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Orden de Compra o Contratos Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado Archivo de Documentos
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Asignaciones Presupuestarias
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ASIGNACIONES PRESUPUESTARIA
Presupuesto del Municipio Aprobado por la Legislatura Municipal Por dependencia y partidas presupuestarias Responsabilidad Legislatura Municipal Alcalde Jefes de Dependencia
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Asignaciones Presupuestarias
Requisición Requisición
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REQUISICIÓN Necesidad Cumplimentada en todas sus partes
Asignación de Número Descripción adecuada de los suministros o servicios Fecha Aprobada por los funcionarios autorizados Jefe de Dependencia Oficial de Compras
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Proceso de Adjudicación
Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Proceso de Adjudicación
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PROCESO DE ADJUDICACIÓN
Subasta Pública Excepciones Subastas Informales [Cotizaciones] Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización Mercado Abierto Único Proveedor Emergencia
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Orden de Compra Asignaciones Presupuestarias Requisición
Proceso de Adjudicación Orden de Compra Orden de Compra
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ORDEN DE COMPRA Cumplimentada en todas sus partes
Disponibilidad de los fondos Registrada en los libros Contratos registrados en la OCPR Aprobada por los funcionarios autorizados
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Recibo de Inspección Asignaciones Presupuestarias Requisición
Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Recibo de Inspección
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RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS
Cumplimentado en todas sus partes Verificación de los bienes y servicios Corrección Exactitud Firmado por el personal autorizado Envío a los departamentos concernientes
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Factura Asignaciones Presupuestarias Requisición
Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Factura
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FACTURA Original El proveedor o contratista es el mismo de la orden de compra Corrección y exactitud Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes Aprobada por el funcionario autorizado
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Desembolso Asignaciones Presupuestarias Requisición
Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Desembolso
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DESEMBOLSO Corrección y Exactitud
Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo Extravagantes, excesivo e innecesario Aprobado por los funcionarios autorizados Justificantes del desembolso y cheque
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Registros Contables Asignaciones Presupuestarias Requisición
Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables
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REGISTROS CONTABLES Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato Se anotó en la partida correspondiente Se anotó en el año económico correspondiente Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar
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Archivo de documentos Asignaciones Presupuestaria Requisición
Proceso de Adjudicación Orden de Compra Archivo de documentos Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables Archivo de documentos
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ARCHIVO DE DOCUMENTOS Personal Autorizado Organizado Área segura
Documentos Activos e Inactivos Organizado Números consecutivos y año fiscal Por suplidor o contratista, si aplica Área segura Libre de inundaciones y de humedad Control de acceso
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HALLAZGOS MÁS COMUNES Cotizaciones falsas
Fraccionamento del costo de obras Compras y arrendamientos de equipos sin subastas Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia Especificaciones que incluían las características de una marca en particular
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Cont. HALLAZGOS MÁS COMUNES
Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado Pagos de deudas incurridas ilegalmente Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen
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COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA
CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS
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