TITULO: Análisis, diseño e implementación de un sistema de administración de información basado en una intranet, que permita reducir tiempos de espera.

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1 TITULO: Análisis, diseño e implementación de un sistema de administración de información basado en una intranet, que permita reducir tiempos de espera en la transmisión de datos para mejorar el servicio personalizado al cliente Integrantes: Pizarro Menor, Alex Quiroz Castillo, Gisela

2 Introducción Con el crecimiento acelerado y vertiginoso ritmo con el que los avances tecnológicos evolucionan especialmente en las áreas relacionadas directamente e indirectamente con la tecnología de información, cada vez un número mayor de organizaciones se ven en la necesidad de utilizar las tecnologías de internet y del web para soportar los procesos principales que les permite cumplir de una manera más efectiva su misión. La base de la competitividad, creación de riqueza y uso óptimo de los recursos en la nueva economía digital es el potenciamiento de estrategias modernas de dirección y administración como la calidad total, la reingeniería de procesos la toma efectiva de decisiones y la planificación situacional a niveles antes imposibles de alcanzar, gracias al buen uso de la información lo que permite a las organizaciones innovar creando modelos de operación y procesos mucho más eficientes que sus antecesores. En la economía emergente, hay una nueva infraestructura basada en el internet, que es la causa principal de dejar a un lado muchas de las suposiciones típicas del mundo en que se desenvuelven las organizaciones tradicionales y caducas. En medida que las redes se vuelven ubicuas, robustas y posean el ancho de banda suficiente cubriendo al planeta, en las organizaciones tendrán que emerger rápidamente nuevos modelos de cómo operar y desenvolverse en los nuevos escenarios nacidos en esta nueva economía. El propósito de este trabajo es diseñar la infraestructura técnica, administrativa y organizacional que soporte un sistema de administración de información de la Empresa (RASH S.A.C.) basado en una intranet, una red privada basada en la tecnología del Internet. Para alcanzar la meta propuesta nos trazamos los siguientes objetivos específicos que a lo largo de la tesis lo vamos a desarrollando, mostrando como la tecnología bien aplicada puede apoyar la gestión efectiva y eficiente de una organización como la de RASH S.A.C.

3 CAPITULO I: EL PROBLEMA 1.1 Descripción del Problema Los procesos y actividades de la empresa constituyen registros que permiten identificar plenamente a la Organización (Rash Perú S.A.C.). No solo constituyen la base de los instrumentos de acopio de datos aplicados estadísticamente por empresas dedicadas, sino que también orientan las decisiones de asignación presupuestal y de recursos a cargo de diversas entidades dentro de la Organización. En la actualidad, estos procesos son actualizados por un Software desarrollado para diferentes necesidades. Por lo que a nivel nacional no se tiene conocimiento en tiempo real de procesos que se dan en el momento, o los cambios de situación de las existentes en el momento en que ocurren. El movimiento de la Información es procesado en un punto, llamado “Central de Atención al Cliente” La atención de requerimientos y consulta de datos es realizado por determinadas personas quienes accesan directamente a las bases de datos de determinados periodos de tiempo. Estos mecanismos de actualización y explotación de datos son generados por la inexistencia de una base de datos centralizada de la Empresas con la información estadística correspondiente a cada Área afectada, para los diferentes periodos de tiempo. En conclusión el problema principal en la Organización es: ”No contar con una base de datos centralizada para la comunicación de la información y datos estadísticos”

4 1.2 Formulación del Problema ¿El contar con un Sistema Integrado de Información, Atención al cliente permitirá manejar de manera oportuna la Base de Datos y el Proceso de la Información?

5 Diagrama de Procesos

6 1.3 Definición de los Objetivos 1.3.1 Objetivo General Diseñar e Implementar un Sistema Integrado de Información y que nos proporcione datos relevantes y óptimos. 1.3.2 Objetivos Específicos Contar con una Base de Datos centralizada a nivel nacional de todas las tiendas (Radio Shack) y Datos Estadísticos de Clientes, Trabajadores y Empresas que hagan posible a la alta dirección (Comité de Rash Perú S.A.C.) la adopción de políticas de información veraz y eficaz, y evaluación de la Organización. Contar con un registro de Información actualizada de la Empresa, que oriente el planeamiento, la formulación e implementación y la toma de decisiones por la alta directiva. Manejar información veraz, oportuna y fiable que permita el monitoreo y evaluación de las políticas de transmisión de datos, así como la evaluación de políticas alternativas.

7 1.4 Alcances El Sistema tiene por finalidad llegar a todos los involucrados (diferentes puntos de ventas, áreas destinadas), es decir cada área administrativa contara con módulos de la solución propuesta según sus funciones e infraestructura tecnológica. El acceso a los datos para cualquier involucrado, llámese Vendedores, Áreas de la organización, etc. será de libre disponibilidad para las consultas respectivas.

8 Árbol de Problemas (CAUSA - EFECTOS)

9 1.5.0 Árbol de Objetivos Sistema Integrado Flexible y Amigable en la transferencia de información y atención. Alta calidad de Atención Buen uso del sistema Procesos con menos tiempo de espera Clientes satisfechos Alta productividad Tiempos muertos Reducidos Reducción de costos para la empresa Demanda Alta Reducción de tiempo de espera del cliente Sistema claro Respuesta en tiempo real Rápida respuesta de la central. Procedimiento s estandarizado s Sistema se apoya en la Nube Intranet “SI”

10 MARCO TEORICO: ¿Qué es una intranet? Considérela como un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites de la compañía. Lo que distingue una Intranet de un sitio de Internet, es que las intranets son privadas y la información que en ella reside tiene como objetivo asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa. ¿Qué es extranet? Una Extranet es una Intranet que se extiende más allá de los límites físicos de una corporación.Intranet Las Extranet dan acceso a vendedores, proveedores y distribuidores a la Intranet de una compañía. Las compañías los incluyen para facilitar la transferencia de información.

11 Servicio personalizado al cliente Los servicios personalizados han sabido conquistar a los consumidores y entablar relaciones a largo plazo. Al tratarse de un servicio hecho a la medida del cliente, significará más tiempo y dedicación, así como el contacto permanente para conocer sus requerimientos y saber qué esperan del servicio ofrecido. -Contacto permanente con el cliente -Flexibilidad -Creatividad -Adaptación al cliente -Fiabilidad

12 Metodologías de diseño: El diseño de información (DI) tiene una gran variedad de raíces disciplinares, entre las que se incluye el diseño de interfaces, la comunicación visual, la presentación de la información, la tipografía y la psicología educativa. Cada disciplina necesita de el DI desde perspectivas diferentes. Así, los diseñadores gráficos se han dado cuenta de que los principios de diseño tradicionales no se adecuan al mundo digital, mientras que los psicólogos aportan conocimiento sobre el factor humano en procesos interactivos. A su vez, identifica tres requisitos de un buen DI, que se tratarán en este artículo. Éstos son: -Documentos comprensibles. -Sistemas interactivos. -Espacios de información navegables.

13 ¿Qué es Html? HTML es el acrónimo de HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcado de Hipertexto) y es el lenguaje que se utiliza para crear las páginas web. Este lenguaje indica a los navegadores cómo deben mostrar el contenido de una página web.páginas webnavegadores ¿Qué es php? PHP (acrónimo de PHP: Hypertext Preprocessor) es un lenguaje de código abierto muy popular especialmente adecuado para desarrollo web y que puede ser incrustado en HTML.

14 MARCO REFERENCIAL Consideraciones Básicas sobre el Manejo adecuado de la Información: Se resalta la importancia de la información en la Organización como elemento fundamental para la efectiva toma de decisiones en la conducción de las operaciones militares, así como en la gestión que permite alcanzar el alistamiento para estas; estas decisiones deben ser necesariamente canalizadas a través de cadenas jerárquicas de mando para el control de los teatros de operación y los cuadros de situación en el ámbito administrativo. Importancia de la información en el ámbito organizacional: Vivimos en una sociedad comandada por las nuevas tecnologías, donde la informática juega un papel fundamental en todos los ámbitos. Por ello, es importante tomar conciencia de lo necesario que es saber manejar los principales programas. Pero hablaremos en este caso de la gran importancia en el mundo laboral ya que esta permite iniciar un proceso de transformación radical en la forma de hacer negocio, ya que la informática nos da la posibilidad de dar mucha más publicidad a nuestra empresa ya que por medio del internet se pueden lograr muchas cosas.

15 Un sistema de mando y control: Las nuevas Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones representaron una inmejorable oportunidad para acometer acciones tendentes a la racionalización de estructuras y optimización de procesos, a fin de eliminar redundancias y economizar recursos en todo lo posible, al tiempo que mejorase la eficiencia. Proceso de Obtención de Información: Una vez identificado el problema, determinado el tipo de diseño de investigación, especificado las hipótesis y definido las variables en la primera etapa, tenemos que obtener los datos necesarios para el estudio a realizar, datos imparciales a la empresa que permitan conocer las características y necesidades del consumidor. Fases o etapas a seguir: -Identificar las fuentes de información (para datos primarios) -Determinar si los datos necesarios están ya disponibles en fuentes anteriores (datos secundarios) o hay que obtenerlos de otras fuentes (datos primarios) -Determinar formas de la obtención de datos. -Obtención de los datos primarios por observación o por comunicación -Diseñar el cuestionario y el modo de administrarlo. La encuesta y el cuestionario, método para llevarlos a cabo, requisitos propios, dificultades, errores posibles -Diseñar y seleccionar la muestra de la que se van a obtener los datos a estudiar.

16 La información influye en la Evolución de la Organización: ¿Cuáles son los factores que nos obligan a adoptar un nuevo enfoque de cara al nuevo siglo y a la era de la información? Como cualquier cosa en el mundo en la medida que crece, se complica. Una organización, cuando crece (escalabilidad), se enfrenta especialmente a las siguientes complicaciones: -Latencia Organizacional -Inercia -Deformación

17 La Era de la Información: Si algo es característico del mundo de hoy, en los países capitalistas desarrollados, es el transporte y la comunicación. El desarrollo de la comunicación y de la transmisión de información es una de las características peculiares de nuestra civilización desde que se inventara la imprenta de tipo móviles hacia 1450 por Johannes Gutenberg. Desde entonces, el libro se ha convertido en el medio ideal y central de conservar y transmitir información, ideas y cultura. Además, la nueva técnica puso al alcance de cualquiera la edición de miles de ejemplares de libros, con lo que su precio se abarató y la Iglesia perdió el monopolio de la copia de libros, y de su selección. La tecnología del siglo XX ha multiplicado y perfeccionado los canales de transmisión de noticias e ideas. El teléfono, la radio, la televisión, la prensa, Internet, etc. transmiten ideas y noticias rápidamente y a distancia. Cite Web: http://coachingdelconocimiento.blogia.com/2009/021601-importancia-de-las-actitudes-en-el-ambito-organizacional.phphttp://coachingdelconocimiento.blogia.com/2009/021601-importancia-de-las-actitudes-en-el-ambito-organizacional.php Title: Importance Ambit Organizational

18 MARCO METODOLOGICO -Actualización de Información. -Manipulación de Procesos. -Análisis de la Situación Actual. -Diseño del modelo propuesto. -Análisis del sistema. -Diseño del sistema. -Presentación del Prototipo.

19 MARCO CONCEPTUAL -Web: Red informática. -Dato: Información dispuesta de manera adecuada para su tratamiento por un ordenador. -Información: Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. -Sistema: Conjunto de reglas o principios sobre una materia racionalmente enlazados entre sí. -Implementar: Poner en funcionamiento, aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo. -Administrar: Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. -Servicio: Actividad llevada a cabo por la Administración o, bajo un cierto control y regulación de esta, por una organización, especializada o no, y destinada a satisfacer necesidades de la colectividad. -Cliente: Persona que utiliza con asiduidad los servicios de un profesional o empresa. Cite Web: http://www.rae.es/rae.html Titule: Real Academia Española

20 2.4 HIPOTESIS Existe una congestión en el intercambio de información, originando un retraso en la comunicación de datos y ocasionando mayores costos para la empresa, debido a que cuentan con un Sistema Integrado Poco Flexible y Amigable en la transferencia de información y atención. Por tanto diseñaremos un sistema de Administración basado en una intranet, permitiendo reducir tiempos en la trasmisión de datos. 2.5 VARIABLE DEPENDIENTE -La creación de nuevos procesos en la empresa afectaría directamente al proyecto. -La evolución constante las TI. 2.6 VARIABLE INDEPENDIENTE -Cambio del dólar. -Estabilidad de la nube -Alojamiento para sitios web.