ETAPAS EN LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LA ENTIDAD FEBRERO 2011.

Presentación del tema: "ETAPAS EN LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LA ENTIDAD FEBRERO 2011."— Transcripción de la presentación:

1 ETAPAS EN LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LA ENTIDAD FEBRERO 2011

2 1. INGRESO DE RADICADOS 2. DISTRIBUCIÓN DE RADICADOS. 3. RECEPCIÓN de radicados de ventanilla por parte del Jefe de sección. 4. ASIGNACIÓN de radicados al funcionario de la dependencia. 5. GESTIÓN DE LOS RADICADOS ASIGNADOS (REASIGNAR, ARCHIVAR o RESPONDER) Adicionalmente, comunicaciones internas o nuevas comunicaciones externas. 6. ENVÍO de Comunicaciones salientes, al Jefe de Sección. 7. RECOLECCIÓN de comunicaciones salientes (Opcional). 8. ENVÍO de comunicaciones salientes. A continuación se muestra el proceso, paso a paso según las ETAPAS antes mencionados:

3 Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA DIGITADOR COMUNICACIÓN ETAPA 1. RADICACION COMUNICACIÓN CON STICKER STICKER

4 Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA DEPENDENCIAS DIGITADOR COMUNICACIÓN ETAPA 1. RADICACION COMUNICACIÓN CON STICKER STICKER ADMINISTRADOR VENTANILLA ETAPA 2. DISTRIBUCION

5 Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA COORDINADOR DE DEPENDENCIA DEPENDENCIAS DIGITADOR COMUNICACIÓN ETAPA 1. RADICACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ETAPA 3. RECEPCION COMUNICACIÓN CON STICKER STICKER ADMINISTRADOR VENTANILLA

6 Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA FUNCIONARIOS DEPENDENCIAS USUARIOS DIGITADOR COMUNICACIÓN ETAPA 1. RADICACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 3. RECEPCION COMUNICACIÓN CON STICKER STICKER ADMINISTRADOR VENTANILLA COORDINADOR DE DEPENDENCIA ASIGNACION DIRECTA

7 Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA FUNCIONARIOS DEPENDENCIAS USUARIOS DIGITADOR ARCHIVARREASIGNARRESPONDER COMUNICACIÓN ETAPA 1. RADICACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 3. RECEPCION ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES COMUNICACIÓN CON STICKER STICKER ADMINISTRADOR VENTANILLA COORDINADOR DE DEPENDENCIA ASIGNACION DIRECTA

8 Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA FUNCIONARIOS DEPENDENCIAS USUARIOS DIGITADOR ARCHIVARREASIGNARRESPONDER COMUNICACIÓN ETAPA 1. RADICACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 3. RECEPCION ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES COMUNICACIÓN CON STICKER STICKER ADMINISTRADOR VENTANILLA COORDINADOR DE DEPENDENCIA ASIGNACION DIRECTA

9 Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA FUNCIONARIOS DEPENDENCIAS USUARIOS DIGITADOR ARCHIVARREASIGNARRESPONDER COMUNICACIÓN ETAPA 1. RADICACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 3. RECEPCION ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES ETAPA 6 ENVIÓ A VENTANILLA ETAPA 6 ENVIÓ A VENTANILLA COMUNICACIÓN CON STICKER STICKER ADMINISTRADOR VENTANILLA COORDINADOR DE DEPENDENCIA ASIGNACION DIRECTA

10 Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA FUNCIONARIOS DEPENDENCIAS USUARIOS DIGITADOR ARCHIVARREASIGNARRESPONDER ETAPA 7. RECOLECCION COMUNICACIÓN ETAPA 1. RADICACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 3. RECEPCION ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES ETAPA 6 ENVIÓ A VENTANILLA ETAPA 6 ENVIÓ A VENTANILLA AUXILIAR COMUNICACIÓN CON STICKER STICKER ADMINISTRADOR VENTANILLA COORDINADOR DE DEPENDENCIA ASIGNACION DIRECTA

11 Etapas en el proceso de Ventanilla Única VENTANILLA UNICA FUNCIONARIOS DEPENDENCIAS USUARIOS DIGITADOR ARCHIVARREASIGNARRESPONDER ETAPA 7. RECOLECCION COMUNICACIÓN ETAPA 1. RADICACION ETAPA 2. DISTRIBUCION ETAPA 4. ASIGNACION ETAPA 3. RECEPCION ETAPA 5 GESTION DE COMUNICACIONES ETAPA 6 ENVIÓ A VENTANILLA ETAPA 6 ENVIÓ A VENTANILLA AUXILIAR COMUNICACIÓN CON STICKER STICKER ETAPA 8. ENVIO ADMINISTRADOR VENTANILLA COORDINADOR DE DEPENDENCIA ASIGNACION DIRECTA

12 EN CONCLUSION El proceso nace con el INGRESO DEL RADICADO por parte de la ventanilla Única al sistema. Posteriormente el administrador de la ventanilla después de la revisión física de los radicados procederá a la DISTRIBUCIÓN DE RADICADOS. El funcionario designado en cada Dependencia (o piso), realiza entonces la RECEPCIÓN DE RADICADOS DE VENTANILLA tanto en físico como en el sistema. Procederá a su ASIGNACIÓN al funcionario de la dependencia. Este funcionario podrá REASIGNAR, ARCHIVAR o RESPONDER el radicado asignado. De haber seleccionar la alternativa de RESPONDER, una vez proyecte la respuesta, esta será guardada y se podrá ENVIAR la respuesta al coordinador o directamente a la Ventanilla. Adicionalmente, se pueden generar comunicaciones internas o nuevas comunicaciones desde la entidad al exterior, el funcionario, y una vez proyectadas ENVIA la COMUNICACIÓN al coordinador o directamente a la Ventanilla Única. A fin de agilizar el envío de comunicaciones, se implemento el proceso de RECOLECCIÓN. Finalizando el proceso con el ENVÍO respectivo de la correspondencia, por parte de la ventanilla única.