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PROCESO DE COMPRAS Y NIVELES DE AUTORIZACION

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Presentación del tema: "PROCESO DE COMPRAS Y NIVELES DE AUTORIZACION"— Transcripción de la presentación:

1 PROCESO DE COMPRAS Y NIVELES DE AUTORIZACION

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3 Por que un proceso de Compras ?
Proteger la institución y sus funcionarios Disminuir el riesgo financiero, de imagen e integridad Segregación de responsabilidades según los Niveles de gestión. Definir Las reglas de juego al interior y exterior de la organización Cada cual se dedique a lo suyo

4 OBJETIVOS DEL PROCESO DE COMPRA
Mejor valor por el dinero, cumpliendo los requerimientos operacionales Competencia justa entre los proveedores Transparencia en el proceso Soporte para auditoria Porque el mundo no es perfecto !!

5 Niveles de autorización Compras Sede Central
Aprobación hasta Dirección Ejecutiva Requisición firmada Directores Nacionales Direccion Ejecutiva Requisición Firmada, 3 Cotizaciones Logistica y solicitante Directora Ejecutiva Requisición Firmada, 3 Cotizaciones sobre sellado Comité de Compras Presidencia Req, Licitación Publica, Sobres sellados mas de Req. Licitación Publica, Junta de Gobierno Gasto Proceso y Compra Responsabilidad del proceso en Logistica

6 Autorización pagos por compras y contrataciones, en finanzas
hasta Requisición autorizada Boleta o factura Directores Nacionales mas de Orden de Compra, factura y solicitud de pago Logistica

7 Procedimiento de compra
Aprovacion y emision del pago respectivo Seguimiento a entrega, verificación de cumplimiento de términos. Documento de recepción de mercancía o servicio Enviar a sede central del donante para autorización si aplica Borrador del contracto o orden de compra Comité de compra, Acta firmada por todos los asistentes explicando singularidades del proceso y la selección del proveedor realizada. Selección de proveedor Un cuadro comparativo de ofertas, debidamente firmado y aprobado. Acta de ceremonia de apertura de ofertas firmada por todos los asistentes (si es necesario) Todas las ofertas recibidas y firmadas Solicitud de cotización (copia) o aviso publico en periódico (si es necesario) Requisición logística validada /debidamente aprobada

8 Retos Profesionalización del personal de Logística
Apoyo de personal directivo Comunicación efectiva con las direcciones Diseminación del proceso Seguimiento del proceso como esta publicado Prueba, corrección y nueva edición en 2012

9 Preguntas frecuentes Cuanto se tarda un proceso?
Quien escoje el proveedor? Quien autoriza el pago? Que pasa si hay discrepancia entre logística y el departamento que solicita la compra? Quien recibe la mercancia? Que pasa si hay una discrepancia entre compra y lo que se recibe?

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