Organizational Project Management Maturity Model (OPM3 ™)

Presentación del tema: "Organizational Project Management Maturity Model (OPM3 ™)"— Transcripción de la presentación:

1

2 Organizational Project Management Maturity Model (OPM3 ™)
Lic. Liliana Buchtik Presidente de PMI Uruguay Presentarles el Modelo de Madurez para la Gestión Organizacional de Proyectos lanzado por PMI-USA en Dic 2003 lo que implica casi un lanzamiento para Uruguay del estándar en este momento. Me acompaña el Ing. Gonzalo Noya. Ing. Gonzalo Noya, PMP Miembro fundador de PMI Uruguay Project Management Institute – Uruguay

3 Agenda Introducción Conceptos de OPM3 ™ Demostración de OPM3 ™
Pasos para la aplicación de OPM3 ™ Conclusiones Información El énfasis estará en la demostración práctica de OMP3 y su aplicación © 2004 Project Management Institute, Inc. Copyright and all rights reserved. “PMI”, the PMI logo, “OPM3”, “PMBOK” “PM Network” are marks of Project Management Institute, Inc. Material from this publication has been reproduced with the permission of PMI. Project Management Institute – Uruguay

4 Introducción OPM3 - Estándar de PMI
Project Management Institute (PMI ®) Asociación profesional sin fines de lucro líder en el mundo en gestión de proyectos y el desarrollo de estándares para ello Principal objetivo: contribuir a la profesionalización en el área de Gestión de Proyectos miembros en más de 135 países Sede central en USA. 260 Capítulos en el mundo Más de 30 Grupos de Interés Específicos (SIG) y 2 Colegios Publicaciones: PM Network, PMIToday, PM Journal PMI SeminarsWorld, e-Learning, Congresos Globales. Certificación PMP® Capítulo Local Montevideo: Curso de Preparación para la certificación PMP Eventos mensuales del Capítulo Investigación, participación en congresos nacionales e internacionales Participación en Proyectos de PMI-USA OPM3 es un estándar elaborado por PMI por eso veamos rápidamente que es PMI PMI – Instituto de Gerenciamiento de Proyectos PMP – certificación de mayor reconocimiento mundial que te avala como Profesional del Gerenciamiento de Proyectos. Requiere cierta experiencia en gestion de proyectos, formacion y se rinde un examen para ello. Lideres de Proyectos, Gerentes de Proyectos de Artech se capacitaron con nosotros en PMP Project Management Institute – Uruguay

5 Introducción OPM3 – PMI en el XIV Encuentro Internacional
10 principales razones de fracaso en proyectos (PM Network Dic. 2003): Gerentes de proyectos sin experiencia o no entrenados adecuadamente Fallas al establecer y administrar las expectativas Falta de liderazgo a todo nivel Fallas al identificar, documentar y rastrear los requerimientos Planes y procesos de planificación pobres Limitado esfuerzo al estimar Falta de alineación cultural y ética Falta de alineación entre el equipo de proyecto y el negocio No se utilizan métodos o los mismos son inadecuados Comunicación inapropiada, incluyendo el reporte de avance Tanto Gonzalo como Liliana han desarrollado por años en Genexus y conocen de la tecnología pero en proyectos de desarrollo de software no es suficiente tener una buena tecnología, necesitamos tener una buena gestión del proyecto. Tampoco es óptimo gestionar bien si la tecnología no nos acompaña. Por lo cual debería haber un equilibrio entre ambos apuntar a la mejor tecnología y a la mejor gestión del proyecto Gerentes de proyectos capacitacion de varias personas de artech y empresas publicas y privadas en el 2003 por PMI Por algo en el Curso de Artech de Gestión de Proyectos Genexus: 3 partes, 1 es gestión de proyectos (alineada al PMBOK). Project Management Institute – Uruguay

6 Project Management Institute – Uruguay
Introducción OPM3™ Ejemplos típicos son los conflictos por recursos entre diferentes proyectos. Muchas veces estamos dentro de un programa y ni nos dimos cuenta. Luego que las organizaciones definen su estrategia deben implantarla OPM3 permitirá a las organizaciones alinear sus proyectos a la estrategia PMBOK habilita a ejecutar proyectos exitosos Project Management Institute – Uruguay

7 Introducción OPM3 - Una base sólida
6 años de investigación Mas de 800 gerentes de proyecto involucrados en 35 países Organizaciones de diferentes tipos, tamaños, culturas e industrias. Revisión de 27 modelos contemporáneos Alineado con el estándar Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK) 27 modelos: durante los años 90 aparecieron varios modelos de madurez en gestion de proyectos y muchos de ellos incorporaban conceptos del PMBOK. Luego profundizaron en 17 de esos modelos. El analisis concluyo que que los modelos existentes dejaban muchas preguntas sin contestar. PMBOK: se ha convertido en el estándar de referencia elegido en la profesión de gestión de proyectos. para administrar proyectos individuales. Alineado con PMBOK: Se hizo una encuesta entre organizaciones potenciales usuarios de OPM3 y el resultado fue que el modelo debia ser: realista, practico, facil de usar, consistente, escalable, flexible, exacto y enfocado en la mejora, con una relación causa-efecto. El 87% dijo que querían una relación directa entre OPM3 y PMBOK – Por esto esta el IPECC en el modelo. TODO ESTO DETERMINO LOS REQUERIMIENTOS DEL OPM3 PMI Uruguay ‘ Junio 2001 87%

8 Conceptos de OPM3 - Definiciones
Modelo de Madurez: Producto para guiar el proceso de lograr madurez OPM, Organizational Project Management: Es el gerenciamiento sistemático de proyectos, programas y portafolios, alineados con el logro de los objetivos estratégicos. OPM3, Organizational Project Management Maturity Model: Estándar desarrollado por PMI para brindarle a las organizaciones un medio de entender la gestión organizacional de proyectos y de medir su madurez en relación a un conjunto de Mejores Prácticas ampliamente aceptadas y probadas en la gestión de proyectos. El concepto de modelos de madurez ya es popular debido al éxito del CMM (Capability Maturity Model) del SEI (Carnegie Mellon) para el desarrollo de sw a 1993. madurez de OPM: grado al cual una organización practica el gerenciamiento organizacional de proyectos. OPM: el concepto de gerenciamiento organizacional de proyectos se basa en la idea de que existe una correlación entres Capacidades de una organización en el Gerenciamiento de Proyectos, Programas y Portafolios, y su efectividad al implementar la estratégia. OPM3 también ayuda a las organizaciones que desean incrementar su madurez en la gestión organizacional de proyectos, a planificar la mejora. OPM3 guia el desarrollo de las capacidades necesarias para ejecutar la estrategia de la organización a traves de proyectos exitosos que distinguen sus capacidades de aquellas que se asocian unicamente al gerenciamiento individual de proyectos. OPM3 aplica principios de gestión de proyectos a nivel de toda la organización. Busca crear un marco de trabajo dentro del cual las organizaciones puede reexaminar sus objetivos estratégicos a través de mejores prácticas. El termino organización no solo aplica a toda la empresa sino que se puede referir a unidades de la misma, sub agencias, deptos, etc. Mientras que la gestion individual de proyectos se considera TACTICA, la gestión organizacional de proyectos es por definicion ESTRATEGICA. Project Management Institute – Uruguay

9 Conceptos de OPM3 – Componentes físicos del estándar
OPM3 Knowledge Foundation Herramienta de auto-evaluación Cerca de 600 Best Practices para la gestión organizacional de proyectos 67% No necesito todas para empezar. Según el tipo de mi organización puedo no necesitar todas las mejores prácticas. El 67% dijo que quería un componente de auto-evaluación. El elemento de Mejora, las Mejores Prácticas y Capacidades, es lo que lo diferencia claramente de otros productos del mercado. Con esto PMI tiene un estándar para la organización, otro para la gente y otro para los proyectos, y a su vez todos ellos se conectan. Ejemplos de preguntas de la auto-evaluacion: 2 – Su organización considera los riesgos durante la selección de proyectos? 3 – Al equipo de proyecto les comunican y entienden las metas y objetivos de la organización? 6 – Su organización tiene políticas que describen la medición, control y mejora contínua de los procesos de estandarización de la gestión de proyectos? 14 – Su organización crea un ambiente de trabajo que soporte el desarrollo profesional y personal? 16 – Su organización utiliza procesos estándares y documentados para los procesos de Iniciación? 26 – Su organización tiene un enfoque estándar para la definición, recolección y análisis de las métricas del proyecto para asegurar que sus datos son consistentes y exactos? Project Management Institute – Uruguay

10 Conceptos de OPM3 - Dimensiones
Describe la gestión organizacional de proyectos, su madurez y porqué es importante Mejores prácticas en Gestión de Proyectos organizacional y las capacidades que las componen Conocimiento Mejora Guía para planificar y priorizar Secuencia para desarrollar las capacidades que conforman las mejores prácticas. Métodos para evaluar la madurez, las mejores prácticas y capacidades. Diagnóstico (Fortalezas y debilidades) Evaluación OPM3 es un recurso único para habilitar un diagnóstico riguroso, planificación y priorización de esfuerzos de mejora. CONOCIMIENTO: Describe el contenido del estándar. Evaluación: presenta métodos, procesos y procedimientos para auto-evaluar la madurez. Para compararse con el estándar. Ayuda a determinar fortalezas y debilidades. MEJORA: indica el proceso para movernos de nuestro estado actual de madurez, a un estado superior. Establece el escenario de los posibles cambios en la organización. Da una lista de las capacidades que no hemos desarrollado aun. Ayuda a abordarlas en un orden apropiado para siguientes planes de mejora. OPM3 no pretende decirle que mejoras hacer y cómo, sino que ofrecerle una base para estudiar y auto-evaluarse de modo de tomar sus propias decisiones pero informado. Project Management Institute – Uruguay

11 Conceptos de OPM3 – Agrupación por IPECC
Grupos de procesos de la gestión de proyectos (PMBOK) Planificación de Recursos Aseguramiento de Calidad Cierre de contratos Control de Cambios Acta del Proyecto IPECC: Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre Una forma de agrupar las mejores prácticas del modelo es a través de los 5 procesos de la gestión de proyectos definidos por el PMBOK. Esto es una forma de visualizar la alineación entre PMBOK y OPM3. Project Management Institute – Uruguay

12 Conceptos de OPM3 – Agrupación por PPP
Gestión de Proyectos (PMBOK) Gestión de Programas (OPM3) Gestión de Porfafolios (OPM3) Otra forma de agrupar las mejores prácticas es por Proyectos, Programas y Portafolios. Puedo decir: quiero ver las mejores prácticas de Planificación de Proyectos, de Planificación de Programas y de Planificación de Portafolios. quiero ver las mejores prácticas de Cierre de Proyectos, de Cierre de Programas y de Cierre de Portafolios. PROGRAMA: Grupo de proyectos relacionados que se administran en forma coordinada para obtener beneficios y un control que no obtengo si los gestiono individualmente. Puede incluir operaciones. No todo proyecto será parte de un programa. Gestión multi-proyectos y operaciones (funciones administrativas o repetitivas, mantenimiento del equipamiento) El gerenciamiento de programas incluye un involucramiento con el gerenciamiento general. La gestión de programas tiene actividades claves como: Asegurar que los objetivos del programa soportan las estrategias del portafolio Priorizar los proyectos dentro del programa y la asignación de recursos Coordinar las actividades de varios proyectos Administrar el alcance que conforman todos los proyectos Gestionar el conflicto entre proyectos. PORTAFOLIO: grupo de proyectos y-o programas y otros trabajos que se agrupan para facilitar un gerenciamiento efectivo del mismo para alcanzar los objetivos estrategicos. Los proyectos o programas del portafolio no necesariamente deben ser interdependientes o estar directamente relacionados. Con la gestión de portafolios se tiene información más exacta debido a que los procesos y controles están estandarizados. A su vez se obtiene información más rápido ya que también están estandarizados las técnicas y herramientas que se utilizan. Organizaciones pequeñas pueden limitarse a un unico portafolio. Organizaciones mas grandes pueden tener portafolios para proyectos estratégicos y para proyectos operacionales. Pueden crear portafolios a lo largo de las unidades principales de la organización. O por lineas de productos. Incluye identificar, priorizar, autorizar, administrar y controlar los proyectos, programas, y otros trabajos relacionados para lograr objetivos específicos del negocio. Está más vinculado a la gestión general que a la gestión de proyectos. La gestión de portafolios tiene actividades claves como: Traducir las estrategias de la organización en iniciativas específicas que sean el fundamento de proyectos y programas. Identificar e iniciar proyectos y programas Proveer, asignar y reasignar recursos en los programas, proyectos y otras actividades. Dar soporte al ambiente de gestión de proyectos a nivel de organización Mantener un portafolio balanceado. Los lideres de la organización, que están enfocados en la efectividad de toda la organización, entienden que los proyectos, programas y portafolios encajan bien para ayudarlos a lograr sus objetivos estratégicos. Project Management Institute – Uruguay

13 Conceptos de OPM3 – Agrupación por SMCI
Portafolio Programa Proyecto Standarizar Medir Controlar Mejorar continuamente ? El progreso hacia una mayor madurez en OPM3 consiste de varias dimensiones o formas de observar la madurez de una organización. Una dimensión involucre ver las Mejores Prácticas en términos de su asociación con los estados de la mejora de procesos que son la Estandarización, la Medición, el Control y la Mejora Contínua. (orden secuencial). Se origina en los trabajos de Deming el cual se ha convertido en el estándar de hecho para los procesos de mejora. Otra dimensión involucra ver las Mejores Prácticas asociadas con cada dominio enfocándose rimero a la gestión de Proyectos, luego a la gestión de Programas (procesos multi-proyectos) y luego a la gestión de Portafolios (procesos de alto nivel). Como se observa aquí, el modelo no tiene un sistema de NIVELES por los cuales se va avanzando. Hay otra dimensión que depende de los grupos de procesos de la gestión de proyectos. Por lo cual es un modelo multi-dimensional. Project Management Institute – Uruguay

14 Conceptos de OPM3 - Definiciones
BEST PRACTICE CAPABILITY KPI OUTCOME CAPABILITY Best Practice: es una forma óptima reconocida por la industria, para alcanzar un determinado objetivo. Esto da la posibilidad de entregar los proyectos de un modo predecible, consistente y exitoso. Usar las Best Practices aumenta la probabilidad de alcanzar el objetivo. Las mejores practicas permiten aplicar lecciones aprendidas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Capacidad: es una competencia especifica que debe existir en la organización para ejecutar procesos de gerenciamiento de proyectos y para entregar sus servicios y productos. La existencia de una capacidad está demostrada por la existencia de una o más Outcomes que es el resultado tangible o intangible de aplicar la capacidad. Decimos que una capacidad existe cuando hemos observado TODAS sus outcomes. KPI: Key Performance Indicator: describe que es lo que hay que observar para determinar si se produjo el OUTCOME correspondiente. Es el criterio por el cual determinar, cuantitativa o cualitativamente, si el Outcome existe o en que grado existe. El CD trae miles de KPIs identificados. Metrica es la medida de algo. Algo tangible. Si no es tangible, debe hacerce tangible. Ej: satisfaccion del cliente – resultado de la encuesta de satisfaccion. Puede ser binaria (existe o no existe), o mas compleja (alta, media, bajo) Cuando existe dependencia entre capacidades, es mejor atacar en paralelo el desarrollo de las mismas. Las mejores prácticas se pueden agrupar por: Procesos de estandarización e integración Utilización de métricas de rendimiento Procesos de control y mejora contínua Desarrollo de compromiso con la gestión de proyectos Priorización de proyectos alineados con la estrategia organizacional Desarrollo de las competencias del personal en gestión de proyectos Project Management Institute – Uruguay

15 Project Management Institute – Uruguay
Demostración de OPM3 ™ Usar las paginas de Best Practices como documentos de checklist para documentar el camino hacia la madurez. Las paginas tienen un orden secuencial de las capacidades a evaluar y tienen un espacio para marcar si hemos observado o no cada outcome Cada Capacidad se identifica con un numero unico cuyos primeros 4 digitos indican a que Mejor Practica corresponde. Cada Outcome se puede evaluar en el orden presentado y usando las metricas y KPI que alli se indican. A medida que evaluamos cada Capacidad, outcome por outcome, encontraremos aquellas outcomes que no tenemos y las podremos incluir dentro del plan de mejora. Best Practice Directory: luego de la auto-evaluacion evaluaremos las mejores practicas. Cada una de ellas tiene un nombre y su descripcion se indica la relación que existe entre ella y los dominios del gerenciamiento de proyectos asi como los escenarios para la mejora de procesos. Los resultados de la evaluación incluye los siguientes gráficos: Representación de la posición actual de la organización en la madurez organizacional de proyectos. Mostrar la madurez organizacional en terminos de los 3 dominios. Mostrar la madurez organizacional en terminos de los procesos de mejora Mostrar la madurez organizacional en terminos de los 3 dominios y procesos de mejora. Project Management Institute – Uruguay

16 Pasos para la aplicación de OPM3
1. Estudiar el Estandard 2. Evaluar la organización Satisfecho con los resultados 3. Determinar focos de mejora 8. Repetir el proceso 4. Determinar caminos para mejorar 20 compañias durante el año pasado oficiaron de Beta Testers OPM3 contiene los fundamentos para un estándar sobre el gerenciamiento de portafolios. Una posible forma de empezar es mediante la gestion de proyectos y mediante la estandarizacion. Se puede empezar por las capacidades mas fáciles de lograr para mostrar resultados y éxito temprano. O su costo es menor. Pueden haber razones estratégicas para desarrollar ciertas capacidades primero. Pueden haber capacidades que den mayores beneficios entonces priorizo esas. 7. Implementar las mejoras 5. Evaluar las capacidades actuales 6. Planificar las mejoras Project Management Institute – Uruguay

17 Conclusiones OPM3 Hay mucha información pero no necesitamos conocerla toda para comenzar y el modelo es FLEXIBLE: Best Practices de Proyectos: 208 Best Practices de Estandarización: 199 La evaluación es rápida y permite reconocer la madurez actual: saber que capacidades ya tengo y cuáles me faltan; y no solo a nivel de Proyectos sino también de Programas y Portafolio. Facilidades de búsqueda para navegar en la información y filtrar Es una gran ayuda al elaborar el Plan de Mejora identificando las tareas y sus dependencias, apoyados por un gran Conocimiento y mejores prácticas aceptadas y probadas Es conveniente conocer el PMBOK Crear un proyecto para llevar adelante OPM3 Es un estándar nuevo pero puede generalizarse como pasó con el PMBOK para Gerenciamiento de Proyectos BENEFICIOS: Identifica las mejores practicas que soportan la implementacion de la estrategia de la organización a través de proyectos exitosos. Identifica las Capacidades que conforman cada Mejor Practica y sus dependencias. Ubica a las mejores practicas y capacidades no solo en el contexto de gestión de proyectos sino también de programas y portafolios. Da un medio para evaluar la madurez de la organización y una base sobre la cual mejorar Provee una guia y flexibilidad para aplicar el modelo. Se basa en el PMBOK Incorpora el expertise de cientos de practicantes y consultores en un amplio espectro de industrias y areas geográficas sobre practicas de gestion de proyectos Durante este periodo, muchos factores podrian verse afectados incluyendo la estructura organizacional, el liderazgo, la estrategia y el modelo de negocios. Project Management Institute – Uruguay

18 Project Management Institute – Uruguay
Información PMI USA Four Campus Boulevard Newton Square, Pennsylvania USA Sitio central:: PMI Capítulo Local Montevideo Sitio Local: Pmibookstore  compra del OPM3 Pagina de informacion tienen una FAQ y el Executive Guide to OPM3 para DOWNLOAD Esta presentacion NO VA A ESTAR DISPONIBLE PARA BAJAR DESDE EL SITIO WEB © 2004 Project Management Institute, Inc. Copyright and all rights reserved. “PMI”, the PMI logo, “OPM3”, “PMBOK” “PM Network” are marks of Project Management Institute, Inc. Material from this publication has been reproduced with the permission of PMI. Project Management Institute – Uruguay

19