Jornada de capacitación para técnicos “ Manejo de herramientas para vincular empresas porcinas al sistema de monitoreo permanente de gestiones productivas.

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1 Jornada de capacitación para técnicos “ Manejo de herramientas para vincular empresas porcinas al sistema de monitoreo permanente de gestiones productivas y económicas. SAP ” Río Cuarto, 15 de junio del 2007 www.ead.unrc.edu.ar/ciap www.ead.unrc.edu.ar/ciap

2 ANTECEDENTES Dificultades observadas en el sector porcino que dieron origen al SAP Las limitadas capacidades de las gestiones productivas y económicas en las empresas porcinas del país (principalmente pymes). Logran resultados productivos y económicos con elevadas ineficiencias, que se traducen no solo en pérdidas de ganancia para sus empresas, sino también para el conjunto de la economía. Los técnicos no disponen de herramientas simples para obtener información sobre resultados productivos y económicos de las gestiones de las empresas, dependiente o no de sus recomendaciones. Hecho que dificulta su labor. La escasa información, en cantidad y calidad, que dispone el sector porcino nacional sobre resultados productivos y económicos reales de empresas, para orientar políticas institucionales, publicas o privadas, tendientes a mejorar su desarrollo competitivo. La dispersión de los valiosos esfuerzos que realizan muchos agentes en el país para mejorar las condiciones de las gestiones productivas y económicas de empresas porcinas.

3 ANTECEDENTES Tras el propósito de apoyar las gestiones productivas y económicas de pymes porcinas, generar y favorecer la cooperación de información considerada de interés por el sector porcino nacional, investigadores de la UNRC aprovechando el empleo de las nuevas tecnologías en informática y gestión de empresa, desarrollaron y registraron en el año 2006 el SAP. http://www.ead.unrc.edu.ar/ciap El SAP: sistema informático que permite de manera permanente desde cualquier lugar geográfico, por Internet, ingresar datos reproductivos, productivos y económicos de empresas porcinas, almacenándolos en una base de datos única, y brindando a diferentes tipos de usuarios, tales como productores, técnicos o instituciones, la posibilidad de administrarlos, generando resultados de interés para sus gestiones garantizando la confidencialidad. El SAP: aprovecha las nuevas tecnologías en informática, en pos de unir voluntades a un trabajo cooperativo de construcción de información valiosa para el desarrollo competitivo de la producción porcina nacional.

4 ANTECEDENTES (SAP) Abril del 2005 se inicia el desarrollo del SAP por un grupo de investigadores de la Universidad Nacional de Río Cuarto (UNRC). Agosto del 2006 se registra el sistema. Septiembre del 2006 se firman convenios y protocolos de trabajo entre el Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA) y las Universidades Nacionales de Río Cuarto, Rosario, para que técnicos relacionados a la producción porcina, informática y gestión de empresas, evaluaran y ajustaran en un plazo de seis meses las funcionalidades del SAP. Diciembre del 2006 se suman grupos de trabajo de las universidades de Córdoba, La Pampa, Católica de Córdoba y del Ministerio de Asuntos Agrarios de la Provincia de Buenos Aires. Marzo del 2007 la administración política del sistema informático queda bajo responsabilidad de un Comité Ejecutivo conformado por representantes de las instituciones bajo convenios o protocolos de trabajo.

5 PLAN ANUAL DEL COMITÉ EJECUTIVO Proyectos interinstitucionales 1) Vinculación de empresas porcinas al SAP. 2) Desarrollo de una red de información calificada sobre resultados de gestiones en pymes de producción porcina en Argentina. 1) Vinculación de empresas porcinas al SAP. Objetivo principal: vincular algunas empresas relacionadas a las instituciones que conforman el Comité Ejecutivo, para realizar ajustes al SAP y lograr condiciones de organización antes de una extensión abierta a otros usuarios. Principales actividades: Capacitar a técnicos vinculados a las instituciones. Concretar pasantías de estudiantes para apoyar tareas de vinculación y ampliar la base de personas capacitadas para atender nuevas situaciones. Apoyar la capacitación de integrantes de las empresas porcinas. Conformar un centro de asistencia permanente para usuarios del SAP. Ajustar funcionalidades del SAP resolviendo inquietudes de usuarios. Informar e interesar a otras instituciones relacionadas al desarrollo de la producción porcina nacional. Evaluar y difundir la experiencia de trabajo.

6 PLAN ANUAL DEL COMITÉ EJECUTIVO 2- Desarrollo de una red de información calificada sobre resultados de gestiones en pymes de producción porcina en Argentina. Objetivo principal: Publicar en forma periódica evolución de indicadores productivos de algunas empresas con datos certificados por integrantes de instituciones participantes. Principales actividades: Seguimiento permanente de datos ingresados por algunas de las empresas vinculadas al SAP. Producción de informes periódicos sobre evolución de resultados en empresas testigos.

7 RECOLECCIÓN DE DATOS reproductivos productivos económicos REGISTROS DE DATOS Sistema Informático SAP V 1.O Alojado en servidor de la UNRC SAP V 1.5 Programa Access Proceso datos en archivos exportables a base dato SAP servidor UNRC INGRESOS DE DATOS INTERNET Código acceso productor. PRODUCCIÓN DE RESULTADOS Permanente con innumerables criterios de agregación COMUNICACIÓN DE RESULTADOS VISTA PANTALLA O IMPRESIÓN INTERNET Código acceso productor, técnico, institución. PDF CREATOR Programa para exportar informes de resultados a PC SISTEMA DE MONITOREO PERMANENTE DE RESULTADOS DE GESTIONES DE EMPRESAS PORCINAS

8 USUARIOS DEL SAP Productor: registra datos reproductivos y/o productivos y/o económicos de una empresa, ensayo, unidad experimental, unidad educativa, etc. y puede obtener resultados de la gestión de ese caso, relacionando información almacenada en la base de datos. Pueden ingresar y modificar datos. Técnico: asesor, investigador, extensionista u otros que disponga de claves de casos (empresa, ensayo, unidad experimental, unidad educativa, etc. ) y puede obtener resultados agregados y comparativos de las gestiones de esos casos, relacionando información almacenada en la base de datos. No puede ingresar, ni modificar datos. Institución: institución u organización pública o privada vinculada mediante convenios o protocolos de trabajo con administración interinstitucional del SAP para patrocinar productores. Puede obtener resultados agregados y comparativos de las gestiones de casos que se encuentren patrocinando. No puede ingresar, ni modificar datos. Sólo los productores pueden pedir cambios de patrocinadores. Administrador general (interinstitucional): habilita y deshabilita ingresos de usuarios del SAP. Puede obtener resultados comparativos de casos vinculados al SAP, pero sólo bajo autorización de instituciones patrocinantes.

9 TAREAS DEL ÁREA INFORMÁTICA Programación: Optimización de las funcionalidades ya existentes Incorporación de nuevas funcionalidades Corrección de errores Cambio de formatos Actualización de metodologías y herramientas utilizadas para el desarrollo del SAP Soporte técnico: Asegurar el correcto funcionamiento del servidor Comunicar a usuarios inconvenientes y cambios realizados al sistema. Copias de seguridad periódicas de información almacenada en base de datos. Administración: habilitar y deshabilitar ingresos de usuarios del SAP. Medios para comunicarse E-mail: noe_giova@yahoo.com.ar o rsuarez@ayv.unrc.edu.arnoe_giova@yahoo.com.arrsuarez@ayv.unrc.edu.ar Teléfonos: 0358-4676514 Administración Rural Agronomía UNRC

10 REGISTRO USUARIO PRODUCTOR O TECNICO Recomendación: para mayor seguridad y confiabilidad, disponer información que evite personalizar el caso. Información valida: alguna dirección de e-mail para poder comunicarse.

11 REGISTRO USUARIO PRODUCTOR O TÉCNICO HABILITACIÓN: La administración del SAP se comunica con responsable de la institución colocada como aval en registración, quien autoriza el ingreso del productor. Importante: antes de registrarse, comunicar al responsable institucional el interés de vincularse al SAP. No puede acceder al sistema nadie que no tenga aval de alguna de las instituciones patrocinantes.

12 Ingreso a menú, según el tipo de usuario: productor o técnico. INGRESO COMO USUARIO REGISTRADO Y HABILITADO

13 REGISTROS DE CAMPO Para la recolección de datos de campo se ha diseñado un sistema de registros que reúne la totalidad de tipos de datos que se puede ingresar al SAP. El sistema de registro se encuentra a disposición, ingresando como producto al SAP en complementos. Si no fuera un productor asociado, ingrese como productor “luis”, clave “luis”. El diseño de ese sistema de registro guarda relación con menú que se encuentra en registros de datos del SAP y presenta una breve explicación sobre cual debería ser la condición de cada dato a recoger y los potenciales resultados que podrán disponer de manera permanente luego de ingresados al SAP. Para aprovecharse del SAP no necesariamente se deben registrar todos esos datos. Se pueden ingresar algunos de ellos, obviamente restringiendo posibilidades de generación de información en el SAP.

14 REGISTROS DE CAMPO Recomendaciones: Implementar el sistema de registros de campo del SAP sólo cuando se observe su conveniencia como facilitador de la recolección de datos en casos particulares. Diseñar sistemas de registros adecuados a los casos particulares. Observar en registros de datos que ya están implementados u otros que se vayan a implementar (distintos a los propuestos por el SAP) que se asiente la información solicitada por el SAP. Los casos que dispongan de datos de campo anteriores a esta fecha, podrían ingresarlos al SAP, aprovechando sus potencial de información. En caso de que esa información histórica haya sido almacenada en hojas de cálculo Excel, esto podría exportarse a la base de datos del SAP. Para esta situación comunicarse a rsuarez@ayv.unrc.edu.ar La experiencia indica que a pesar de lo escrito y diseñado, no todos entienden y asientan correctamente los datos.rsuarez@ayv.unrc.edu.ar

15 RECOLECCIÓN DE DATOS El sustrato del sistema de monitoreo son los datos generados por las gestiones de las empresas. El éxito de las experiencias se basa en la sostenibilidad de la recolección de datos en el tiempo. Rol de integrantes de empresas porcinas: garantizar la recolección correcta de datos de manera sostenida. Rol de los técnicos: capacitar, interesar y motivar a los integrantes de las empresas para que logren sostener en forma continua una adecuada recolección de datos. Se recomienda realizar encuentros con los responsables de cada empresa para decidir planes de recolección de datos y evaluar su cumplimiento. Rol de los agentes vinculados a técnicos: capacitar, interesar y motivar a sus técnicos para que estos puedan transmitir a las empresas que se vinculen la importancia de trabajar como principal aspecto crítico del sistema, el lograr sostener de forma continua una adecuada recolección de datos. Se recomienda realizar encuentros con cada técnico para decidir planes para recolección de los datos y evaluar sus cumplimientos. Entender la importancia de adecuar los planes de recolección de datos a las condiciones que se presenten en las empresas, por ejemplo: experiencias que estén desarrollando o hayan desarrollado, interés o desinterés por determinada información, diferentes responsabilidades y capacidades de sus integrantes. Los planes para recolección de datos pueden ser graduales Sólo se podrá sostener la recolección de datos si los beneficios de la información generada, usando el SAP, son superiores a los costos que demanda la misma (dinero, tiempo, etc). Observar la importancia del tiempo dedicado a los análisis de resultados como elemento clave para la recolección de datos.

16 PROGRAMA PARA REGISTRAR DATOS SIN CONEXIÓN A INTERNET SAP V1.5 El SAP V1.5 es un programa de uso opcional que funciona en el programa Access de Microsoft Office Está disponible ingresando como productor al SAP en el menú Complementos. Si no es usuario, puede acceder como productor “luis” y contraseña “luis”. Para facilitar la instalación y el uso de esta herramienta también se dispone de un manual explicativo El programa puede instalarse en cualquier computadora que disponga del Programa Access de Microsoft Office Versión 2000 en adelante. En el programa se encuentran formularios para carga de datos iguales a los dispuestos en el menú registros de datos del SAP, a excepción de existencias inicial de animales, bajas de reproductores, e identificación de insumos alimentarios, datos que solo pueden cargarse desde el SAP en conexión a Internet. Este sistema es sólo para carga de datos, no para modificaciones

17 El SAP permite construcción de innumerables resultados, a partir de la información almacenada, según tipo de usuario. El SAP no almacena resultados, los construye cada vez que se lo solicite, a partir de los datos registrados. Las posibilidades de construcción de resultados que pueden encontrar los usuarios hasta la fecha, responde a las demandas realizadas por las instituciones participantes El sistema esta abierto para incorporar determinación de nuevos resultados sugeridos por usuarios. Bajo la condición de que dichos resultados sean posibles de construir a partir de datos que registra el SAP. CONSTRUCCION DE INFORMES

18 Los informes de resultados son diferentes según los criterios dados como condiciones por los usuarios para sus determinaciones. CONSTRUCCION DE INFORMES

19 En general sus formatos disponen en una primera parte de información agregada y una segunda con mayores detalles. CONSTRUCCION DE INFORMES

20 La información de las tablas pueden trasladarse a archivo Excel o Word (pintar, copiar y pega), para dar mayor posibilidades de construir informes.

21 PROGRAMA PARA GUARDAR RESULTADOS Y VISUALIZARLOS SIN CONEXIÓN A INTERNET Como herramienta de apoyo para guardar informes de resultados generados en el SAP, visualizarlos o imprimirlos sin conexión a Internet se ha dispuesto el programa PDF Creator en el menú Complementos del SAP para ser instalado en cualquier PC. Si no dispone de nombre de usuario y contraseña para ingresar al SAP como productor, utilice el nombre “luis” y contraseña “luis”. Para facilitar la instalación y el uso de esta herramienta también se dispone de un manual explicativo.

22 La necesidad de ajustar la propia capacitación, antes de capacitar a otros. Planificar acciones de capacitación diferenciales según los agentes con los que se relacionen (técnicos, responsables de las empresas, otros integrantes de las empresas, grupos de investigadores, responsables de instituciones, alumnos, etc) con el propósito de lograr vinculaciones de empresas al SAP sostenidas en el tiempo. Ajustar planes de acción observando las condiciones diferentes (fortalezas y debilidades) que se presentarán en cada situación de capacitación. Trabajar acciones para hacer comprender la importancia de vincularse al sistema de monitoreo, pero sobre todo lograr condiciones para sostenerla en el tiempo. Hacer comprende que el sistema de monitoreo es mas que juntar datos y manejar un programa. Los encuentros de capacitación deberían privilegiar aspectos formativos antes que informativos. Capacitar para que se comprenda que las vinculaciones no deben hacerse por favores, sino para lograr generar información en beneficio propio, que también podrá ser de utilidad para cooperar en mejorar las condiciones del sector. PARA PERSONAS QUE VAYAN A CAPACITAR A OTROS

23 LO QUE DEBEN CONOCER PRODUCTORES QUE SE VINCULEN AL SAP Los servicios que se le va a prestar a su empresa para que puedan disponer de manera permanente de información productiva y económica, de trascendental valor para sus decisiones. Que necesitaran organizar personas en la empresa para que recojan los datos necesarios para introducir al SAP (sustrato). Que necesitarán disponer de tiempos para hacer lectura de los resultados (beneficio de todos los esfuerzo) La disposición para cambiar frente a la lectura de los resultados de las gestiones. La importancia de sus esfuerzos para el sostenimiento de la experiencia no solo para beneficio de la empresa, sino también para otros.